Co można wrzucić w koszty według art. 23 ust. 1 PIT?

Do kosztów uzyskania przychodów zaliczysz udokumentowane wydatki związane z działalnością gospodarczą. Zakup musi służyć osiągnięciu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła. Nie może też podlegać wyłączeniu wskazanemu w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/592/text.pdf)

• Sprawdź, czy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
• Ustal, czy zakup pomaga osiągać, zachować albo zabezpieczyć przychody.
• Zweryfikuj ustawowe wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów.
• Zachowaj fakturę, rachunek lub inny dowód poniesienia wydatku.
• Rozpatruj osobno ujęcie kosztu w PIT i odliczenie VAT.

Czym są koszty uzyskania przychodów?

Koszty uzyskania przychodów obejmują wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Mogą też służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła. Nie należą do nich pozycje wyłączone przez ustawę. Zasady te określa art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Samo opłacenie zakupu z firmowego konta nie czyni go kosztem podatkowym. Liczy się jego cel gospodarczy oraz faktyczny sposób wykorzystania. Trzeba też dysponować dokumentami, które potwierdzą transakcję.

W skrócie: o rozliczeniu wydatku przesądza jego związek z firmą. Źródło płatności nie wystarczy. Każdy zakup wymaga osobnej oceny.

Przychód to wartość uzyskana przez firmę. Dochód stanowi różnicę między przychodami a kosztami. Te dwa pojęcia wpływają na sposób obliczenia podatku.
Przy skali podatkowej za 2025 r. stawka wynosi 12% do 120 000 zł. Od nadwyżki wynosi 32%.

Koszty uzyskania przychodów a VAT – różnice

VAT naliczony znajdziesz na dokumentach dotyczących zakupów firmowych. VAT należny wynika z kolei ze sprzedaży. Oba podatki rozlicza się według odmiennych zasad (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Odliczenie i zwrot podatku VAT” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/odliczenie-i-zwrot-podatku-vat).

VAT podlegający odliczeniu nie jest kosztem podatkowym. Nieodliczona część VAT może natomiast zwiększyć koszt. Jest to możliwe, gdy sam wydatek spełnia warunki podatkowe (Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 23 ust. 1 pkt 43 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/592/text/I/D20260592.pdf).

Rozdzielenie obu rozliczeń ma praktyczne znaczenie. Koszty w PIT obniżają dochód, a VAT rozliczamy osobno. Jeden zakup może więc trafić do dwóch ewidencji.

Jak koszty obniżają podatek?

Koszt podatkowy zmniejsza dochód, nie zaś sam podatek w relacji 1:1. Jego faktyczny efekt zależy od zastosowanej stawki. Warto o tym pamiętać podczas planowania wydatków (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Dochody z pracy” – podatki.gov.pl/podatki-osobiste/pit/informacje-podstawowe/co-jest-opodatkowane/dochody-z-pracy).

• Zsumuj przychody z danego okresu rozliczeniowego.
• Odejmij koszty przypisane do tego okresu.
• Oblicz uzyskany dochód.
• Zastosuj odpowiednią stawkę podatku.

Przy przychodzie 20 000 zł i kosztach 5 000 zł dochód wynosi 15 000 zł. To od tej kwoty obliczysz zobowiązanie.
Przy stawce liniowej 19% podatek wynosi 2 850 zł. To o 950 zł mniej niż bez kosztów (Źródło: Zintegrowana Platforma Edukacyjna, „Wybór formy opodatkowania dochodów” – zpe.gov.pl/a/wybor-formy-opodatkowania-dochodow/DtfW8JZA8).

Koszt wpływa na wysokość PIT. Odliczenie VAT zmienia natomiast rozliczenie podatku od towarów i usług. Tych skutków nie należy ze sobą utożsamiać (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Odliczenie i zwrot podatku VAT” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/odliczenie-i-zwrot-podatku-vat).

Najczęstsze koszty firmowe

Koszty firmowe mogą obejmować lokal, technologię, sprzedaż, personel, usługi zewnętrzne i finansowanie. Zakres zależy od tego, jak działa Twoja firma. Zakup o wartości początkowej do 10 000 zł może być kosztem w miesiącu oddania składnika do używania.

Zakres kosztów zmienia się zależnie od branży, modelu pracy i sposobu świadczenia usług (Źródło: Biznes.gov.pl, „Najważniejsze zasady opodatkowania według skali podatkowej” – biznes.gov.pl/pl/portal/00264). Księgowość i obsługa prawna mogą zmniejszyć liczbę obowiązków administracyjnych. Mogą też ograniczyć ryzyko prawne (Źródło: Biznes.gov.pl, „Najważniejsze zasady opodatkowania według skali podatkowej” – biznes.gov.pl/pl/portal/00264).
Zawsze sprawdź rzeczywisty zakres wykorzystania zakupu w działalności. To on przesądzi o rozliczeniu (Źródło: Biznes.gov.pl, „Najważniejsze zasady opodatkowania według skali podatkowej” – biznes.gov.pl/pl/portal/00264).

Ten sam wydatek nie zawsze wywoła identyczny skutek podatkowy. Decyduje sposób jego wykorzystania. Znaczenie ma też ewentualny użytek prywatny.

Które wydatki można ująć w kosztach?

Zaliczaj do kosztów wydatki racjonalne gospodarczo i związane z przychodami. Zakupy prywatne nie spełniają tego warunku. Poza kosztami pozostają również pozycje wyłączone przez ustawę.

Co rozstrzyga o kwalifikacji zakupu? Najpierw jego gospodarczy cel. Potem możliwość wykazania związku z działalnością.

Kiedy wydatek spełnia warunki kosztu podatkowego?

Wydatek powinien mieć definitywny charakter i pozostawać w związku z działalnością. Musi być racjonalny gospodarczo oraz prawidłowo udokumentowany. Nie może również należeć do pozycji wyłączonych przez przepisy.

• Określ biznesowy cel zakupu.
• Oddziel wykorzystanie firmowe od prywatnego.
• Sprawdź wszystkie wyłączenia ustawowe.
• Zachowaj fakturę, umowę, korespondencję lub raport wykonania.
• Ustal prawidłowy moment ujęcia wydatku w ewidencji.

Ogólny opis na fakturze może nie wyjaśniać, czego dotyczyła usługa. W takiej sytuacji dołącz dokumenty wskazujące jej zakres. Powinny też potwierdzać zastosowanie usługi w firmie (Źródło: Ordynacja podatkowa, art. 180–181 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2015/613/text.html).

Dodatkowe dokumenty oznaczają więcej pracy, ale pomagają uzasadnić koszt. Pokazują, za co zapłaciliśmy. Potwierdzają też związek wydatku z działalnością.

Koszty firmowe w PIT i VAT

Przy samochodzie osobowym używanym służbowo i prywatnie odliczysz co do zasady 50% VAT. Pozostała część może wpłynąć na wartość kosztu.
Pełne 100% odliczenia VAT wymaga wyłącznego wykorzystania auta w działalności. Wymaga też prowadzenia ewidencji przebiegu oraz zgłoszenia VAT-26.

Status VAT wpływa na kwotę ujmowaną w PIT. Przy pełnym odliczeniu kosztem jest zwykle wartość netto. Brak odliczenia oznacza rozliczenie kwoty brutto.

Wydatki wyłączone z kosztów podatkowych

Przed zaksięgowaniem wydatku sprawdź ograniczenia z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Sam związek zakupu z firmą nie zawsze wystarczy. Ustawa wskazuje wydatki, których nie rozliczymy.

• Wyłącz wartość własnej pracy przedsiębiorcy.
• Nie ujmuj podatku dochodowego ani zaliczek na PIT.
• Nie ujmuj grzywien, kar pieniężnych ani odsetek od zaległości publicznoprawnych.
• Wyłącz prywatną część wydatków mieszanych.
• Zapłać przez rachunek płatniczy za transakcję przekraczającą 15 000 zł.

Pozycję, która nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, oznacz jako NKUP. Takie oznaczenie porządkuje ewidencję. Pozwala też oddzielić wydatki księgowe od podatkowych.

Wyłączenia należy sprawdzić przed ujęciem zakupu w ewidencji. Późniejsza korekta wymaga dodatkowej pracy. Lepiej zweryfikować wydatek od razu.

Koszty w JDG

Pełne księgi mogą stać się obowiązkowe po przekroczeniu limitu odpowiadającego 2,5 mln euro. Próg przelicza się na złote.
Dla ksiąg otwieranych w 2025 roku wynosi on 10 711 500 zł (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Limity w działalności gospodarczej za rok 2024” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/pit/stawki-i-limity/limity-z-dzialalnosci-gospodarczej-za-lata-poprzednie).

Forma opodatkowania decyduje, czy wydatki obniżą dochód. Przy skali i podatku liniowym rozliczamy koszty. Na ryczałcie nie pomniejszają one przychodu.

Dokumentowanie kosztów

Dokument powinien wskazywać strony transakcji, datę, przedmiot oraz wartość zakupu. Musi potwierdzać, że wydatek rzeczywiście poniesiono. Z dokumentacji powinien też wynikać jego gospodarczy cel.

Dokumentacja nie powinna ograniczać się do potwierdzenia płatności. Musi opisywać sam zakup. Powinna też wskazywać jego firmowe przeznaczenie.

Przydatne formularze

Wybór formularza zależy od formy opodatkowania. Znaczenie ma również rodzaj rozliczanego podatku. Każdy dokument ma odrębne zastosowanie.

Ulgi i odliczenia dla firmy jednoosobowej

Jednoosobowa firma może rozliczać koszty, odliczenia od dochodu, ulgi podatkowe oraz VAT. Ulga na dzieci przysługuje przy rozliczeniu według skali (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Ulga na dziecko PIT” – podatki.gov.pl/ulgi-i-odliczenia/ulga-na-dziecko-pit).
Stratę z działalności rozliczysz przez 5 kolejnych lat. Musisz jednak uwzględnić ustawowe limity (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Odliczenie straty PIT” – podatki.gov.pl/ulgi-i-odliczenia/odliczenie-straty-pit).

Nie każda ulga jest dostępna przy każdej formie opodatkowania. Zakres odliczeń zależy od wybranego sposobu rozliczenia. Warto sprawdzić go przed złożeniem zeznania.

Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt ewidencjonowany jest podatkiem od przychodu. Z tego powodu sprzęt, lokal, reklama, leasing, księgowość ani faktoring nie zmniejszą podstawy opodatkowania. Limit uprawniający do ryczałtu w 2025 roku wynosi 8 569 200 zł (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Limity w działalności gospodarczej za rok 2024” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/pit/stawki-i-limity/limity-z-dzialalnosci-gospodarczej-za-lata-poprzednie).

Przed wyborem ryczałtu porównaj podatek od przychodu z podatkiem liczonym od dochodu. W drugim wariancie uwzględnisz rzeczywiste koszty swojej firmy. Wynik może przesądzić o opłacalności danej formy.

Czy brak możliwości rozliczania kosztów będzie dla firmy korzystny? Odpowiedź zależy od wysokości przychodów i wydatków. Najpierw policz oba warianty.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów działalności?

Najczęstsze błędy to ujmowanie wydatków prywatnych, rozliczanie pełnej kwoty przy wykorzystaniu mieszanym oraz nieuwzględnianie limitów. Problemy powoduje też zaliczanie do kosztów wydatków opłaconych lub rozliczonych w niewłaściwym momencie.

Jakie koszty pracownicze można zaliczyć do kosztów firmy?

Kosztem mogą być m.in. wynagrodzenia, składki ZUS finansowane przez pracodawcę, szkolenia, świadczenia pracownicze i wyposażenie stanowiska pracy. Wydatki muszą mieć związek z zatrudnieniem i działalnością firmy.

Jakie koszty uzyskania przychodu przysługują na umowie o pracę?

Pracownikowi przysługują standardowo miesięczne koszty uzyskania przychodu: 250 zł, a 300 zł przy dojazdach z innej miejscowości, jeśli nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Wyższe koszty mogą dotyczyć twórców przenoszących prawa autorskie.

Dywidenda krok po kroku – kiedy można ją wypłacić, ile wynosi i jaki podatek trzeba zapłacić?

Dywidendę mogą wypłacić wspólnicy spółki kapitałowej po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podjęciu uchwały o podziale zysku, o ile umowa spółki oraz przepisy na to pozwalają. Jej wysokość zależy od zysku przeznaczonego do podziału i udziałów wspólnika, a wypłata jest co do zasady objęta 19% podatkiem dochodowym pobieranym przez spółkę.

Jakie koszty uzyskania przychodu wiążą się z eksploatacją i utrzymaniem działalności?

Do takich kosztów mogą należeć m.in. czynsz za biuro, media, telefon i internet, paliwo, naprawy firmowego sprzętu lub auta, materiały eksploatacyjne, abonamenty oraz usługi księgowe. Wydatek musi być związany z osiąganiem albo zabezpieczeniem przychodów, właściwie udokumentowany i niewyłączony z kosztów przez ustawę.

Jak wypłacić dywidendę i jaki podatek trzeba zapłacić?

Dywidendę można wypłacić ze zysku wykazanego w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym, po podjęciu uchwały wspólników. Spółka pobiera zwykle 19% podatku od wypłacanej kwoty; sama dywidenda nie jest kosztem podatkowym spółki.

Jakie wydatki na eksploatację i utrzymanie firmy są kosztem?

Do tej grupy należą np. czynsz za biuro, media, telefon, internet, paliwo, serwis sprzętu, materiały eksploatacyjne i oprogramowanie. Przy użyciu prywatnym lub mieszanym koszt rozlicza się tylko w części firmowej.

Czy kaucję za wynajem lokalu można wrzucić w koszty?

Co do zasady nie, ponieważ kaucja ma charakter zwrotny i nie jest definitywnym wydatkiem. Może stać się kosztem dopiero wtedy, gdy zostanie zatrzymana lub zaliczona na należności związane z działalnością.