
Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie służy do rozliczenia podatku. Warto znać jej status prawny i zasady wystawiania. Należy też poznać różnice między nią a fakturą VAT. Trzeba wiedzieć, co zrobić po otrzymaniu zapłaty. Ważne są także zaliczki, archiwizacja oraz KSeF.
Obowiązek wystawienia właściwej faktury przy sprzedaży określa art. 106b ustawy o VAT. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?
Faktura pro forma jest dokumentem handlowym. Przedstawia warunki planowanej transakcji. Nie potwierdza sprzedaży ani wykonania usługi. Dlatego nie stanowi podstawy zapisów w księgach. Dokument księgowy potwierdza dokonaną operację gospodarczą. Musi spełniać wymagania ustawy o rachunkowości.
Art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że zapisy w księgach opierają się na dowodach księgowych. Dowody te muszą potwierdzać dokonanie operacji gospodarczej. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Pro forma opisuje zamiar, a dowód księgowy rzeczywiste zdarzenie. (Źródło: Źródło: ELI – Ustawa o rachunkowości, Dz.U. 2023 poz. 120. eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html)
Pro forma może zawierać kwotę netto, VAT, wartość brutto oraz termin płatności. Taki układ nie zmienia jednak jej charakteru. Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymienia elementy dowodu księgowego. Należą do nich między innymi strony, opis, wartość i data operacji. (Źródło: Źródło: ELI – Ustawa o rachunkowości, Dz.U. 2023 poz. 120. eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html)
W firmowym obiegu oznacz pro formę jako informację handlową. Nie ujmuj jej osobno w ewidencji przychodów, kosztów ani VAT. Zaksięguj dopiero dokument potwierdzający operację gospodarczą.
Warunki odliczenia VAT wynikają z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Obejmują one między innymi otrzymanie faktury. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Czy faktura pro forma to to samo co faktura VAT?
Faktura VAT dokumentuje sprzedaż lub inne zdarzenie wymagające wystawienia faktury. Pro forma pokazuje jedynie warunki przyszłej transakcji. Wymagane elementy faktury VAT określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
| Kryterium | Faktura pro forma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status dokumentu | Dokument handlowy | Dokument potwierdzający sprzedaż |
| Główna funkcja | Przedstawia warunki planowanej transakcji | Dokumentuje dostawę, usługę albo inne zdarzenie wymagające faktury |
| Skutek w VAT | Nie jest podstawą rozliczenia podatku | Uczestniczy w rozliczeniu VAT na zasadach ustawowych |
| Odliczenie VAT | Nie daje prawa do odliczenia | Może być podstawą odliczenia po spełnieniu warunków |
| Korygowanie | Wystawiasz nową albo poprawioną wersję | Stosujesz przepisy o korygowaniu faktur |
Nawet dane typowe dla faktury nie zmienią pro formy w dokument podatkowy. Pro forma nie jest fakturą VAT. Jej nazwa i funkcja powinny jasno wskazywać charakter dokumentu.
Art. 106b ust. 1 ustawy o VAT nakazuje wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż. W określonych sytuacjach nakazuje także dokumentowanie otrzymania zapłaty. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Czy faktura pro forma jest uregulowana w polskim prawie?
Polskie ustawy nie definiują pro formy jako osobnego rodzaju dokumentu. Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT opisuje fakturę jako dokument zawierający dane wymagane ustawą. Nie wymienia jednak pro formy. Strony ustalają więc jej układ i zakres. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
| Zakres porównania | Faktura pro forma | Faktura regulowana ustawą o VAT |
|---|---|---|
| Definicja ustawowa | Brak odrębnej definicji | Definicję zawiera art. 2 pkt 31 ustawy o VAT |
| Zakres danych | Brak ustawowego katalogu | Zakres określa art. 106e ustawy o VAT (Źródło: Krajowy System e-Faktur / Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne) |
| Zasady wystawienia | Wynikają z handlowych ustaleń stron | Wynikają z przepisów podatkowych |
| Wzór dokumentu | Brak | Przepisy wymagają danych, ale nie narzucają wyglądu |
Oznacz dokument wyraźnie jako „pro forma” albo „faktura pro forma”. Nie traktuj go jak faktury wystawionej według ustawy o VAT. Ma to znaczenie, ponieważ art. 108 ust. 1 ustawy o VAT przewiduje obowiązek zapłaty podatku. Obowiązek dotyczy podatku wykazanego na fakturze przez jej wystawcę. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Faktura pro forma – zastosowanie i najważniejsze elementy
Pro forma porządkuje podstawowe warunki planowanej sprzedaży. Obejmuje zakres świadczenia, cenę i termin zapłaty. Przedsiębiorca przekazuje ją kontrahentowi przed właściwym rozliczeniem transakcji. Dzięki temu obie strony pracują na tych samych ustaleniach (Źródło: Biznes.gov.pl, „Sprawozdawczość – najczęściej zadawane pytania” – pliki.biznes.gov.pl/20211216/pliki/Sprawozdawczosc-najczesciej-zadawane-pytania_122021.pdf).
Na pro formie wpisz dane sprzedawcy i nabywcy. Dodaj opis towaru lub usługi, ilość oraz cenę jednostkową. Uwzględnij wartość zamówienia, walutę, sposób płatności i numer rachunku. Możesz też podać stawkę VAT oraz kwoty netto i brutto. Katalog danych wymaganych na fakturze określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Nadaj pro formie własny numer porządkowy. Pozwoli ci to powiązać dokument z zamówieniem, korespondencją oraz późniejszą fakturą. Wymóg kolejnego numeru dla faktur wynika z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Czy fakturę pro forma trzeba księgować?
Faktury pro forma nie księgujesz. W księgach ujmujesz właściwy dowód potwierdzający operację gospodarczą. Stosuj zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych albo KPiR. Art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że zapisy w księgach opierają się na dowodach księgowych. (Źródło: Źródło: ELI – Ustawa o rachunkowości, Dz.U. 2023 poz. 120. eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html)
| Kryterium | Faktura pro forma | Właściwy dowód księgowy |
|---|---|---|
| Ujęcie w księgach | Nie podlega księgowaniu | Jest podstawą zapisu po spełnieniu wymogów |
| Miejsce rejestracji | System zamówień, CRM lub rejestr handlowy | Księgi rachunkowe albo KPiR |
| Funkcja | Opisuje planowane warunki | Dokumentuje zrealizowane zdarzenie gospodarcze |
| Działanie | Zachowaj ją do kontroli ustaleń | Przekaż do dokumentacji księgowej |
W standardowym faktoringu faktor finansuje wierzytelność z wystawionej faktury sprzedażowej. Nie finansuje kwoty podanej wyłącznie na pro formie. Taki dokument nie potwierdza bowiem wierzytelności. Możesz prowadzić jej ewidencję pomocniczą. Nie wykazuj jej jednak jako przychodu ani kosztu.
Co to jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?
Sprzedawca wystawia pro formę przed realizacją zamówienia lub sporządzeniem właściwego dokumentu sprzedaży. Co do zasady fakturę wystawia się do 15. dnia następnego miesiąca. Termin ten wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. (Źródło: Źródło: ISAP – Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz.U. 2025 poz. 775. isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf)
Przygotuj pro formę po uzgodnieniu zakresu zamówienia. Przyda się, gdy kontrahent potrzebuje zestawienia ceny i danych do płatności. Ustal też termin ważności warunków. Jest to ważne, jeśli zmienią się cena, dostępność albo kurs waluty.
Kiedy wystawić dokument pro forma?
Wystaw pro formę, gdy strony uzgadniają warunki przyszłej sprzedaży. Dostawa, usługa lub płatność nie powinny być jeszcze właściwie udokumentowane. Dokument sprawdzi się przed akceptacją zamówienia. Możesz go wykorzystać także tuż po jego przyjęciu.
Kiedy można wystawić fakturę pro forma?
- Przed akceptacją zamówienia – przekaż klientowi kalkulację potrzebną do zatwierdzenia zakupu.
- Po przyjęciu zamówienia – potwierdź kwotę, termin realizacji oraz warunki handlowe.
- Przed rozpoczęciem usługi – przedstaw wynagrodzenie i zakres prac, które klient ma zaakceptować (Źródło: Kancelaria Adwokacka DMS Legal, „Faktura pro forma definicja” – dmslegal.pl/definicje/faktura-pro-forma).
- Przy produkcji na zamówienie – podaj wartość produktu przygotowywanego według specyfikacji.
- Przed kolejnym okresem współpracy – przedstaw cenę odnowienia abonamentu, licencji albo usługi cyklicznej.
- Przy sprzedaży w walucie obcej – określ walutę i zasady ustalenia należnej kwoty.
Przed wygenerowaniem pro formy sprawdź etap transakcji. Czy pieniądze są już na rachunku albo towar został wydany? Jeśli tak, przekaż sprawę księgowości. Powinna ona ustalić obowiązek wystawienia właściwej faktury. Tak samo postąp po wykonaniu usługi.
Status dokumentu pro forma w przepisach, KSeF i archiwizacji
Pro formę obsługuj oddzielnie w programie sprzedażowym, archiwum oraz KSeF. Przypisz ją do dokumentów handlowych, nie do ewidencji sprzedaży. Osobny typ dokumentu ograniczy ryzyko pomylenia jej z fakturą wymagającą rozliczenia.
Jak wystawić fakturę pro forma w systemie Symfonia eBiuro?
Fakturę pro forma w Symfonia eBiuro wystawisz w module sprzedażowym. Wybierz właściwy typ dokumentu. Następnie uzupełnij dane planowanej transakcji. Przed wysłaniem sprawdź kwoty i rachunek bankowy.
- Zaloguj się do Symfonia eBiuro i otwórz moduł Sprzedaż.
- Wybierz nowy dokument, a potem typ Faktura pro forma.
- Wskaż nabywcę z kartoteki albo wprowadź jego dane.
- Dodaj towary lub usługi, po czym uzupełnij ilość, cenę, stawkę VAT i walutę.
- Ustal termin oraz formę płatności, a następnie zweryfikuj rachunek bankowy.
- Zapisz dokument i pobierz PDF albo wyślij go kontrahentowi z systemu.
- Po zakończeniu sprzedaży wystaw właściwy dokument na podstawie pro formy, jeśli używany wariant programu udostępnia taką funkcję.
Co mówią interpretacje organów podatkowych o fakturze pro forma?
Organy podatkowe traktują pro formę jako dokument bez statusu faktury. Warunkiem jest jej nazwa i funkcja, które wyraźnie wskazują wstępny charakter. Pozycje netto, stawki VAT oraz wartości brutto nie zmieniają jej automatycznie w fakturę. Taka faktura dokumentowałaby sprzedaż. Liczy się więc nie sam układ tabeli, lecz rola dokumentu.
Interpretacja indywidualna jest stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Dyrektor wydaje ją na wniosek podatnika. Chroni tylko wnioskodawcę działającego zgodnie z opisanym stanem faktycznym. Jeśli twój model rozliczeń jest nietypowy, złóż własny wniosek o interpretację.
Czy faktury pro forma trzeba przechowywać?
Pro forma nie ma osobnego, ustawowego okresu przechowywania. Warto ją jednak zachować ze względów dowodowych, umownych i organizacyjnych. Może potwierdzić cenę, zakres zamówienia oraz przebieg uzgodnień.
| Kryterium | Faktura pro forma | Faktura lub dowód księgowy |
|---|---|---|
| Obowiązek ustawowy | Brak obowiązku wynikającego wyłącznie ze statusu pro formy | Obowiązek wynika z właściwych przepisów |
| Cel archiwizacji | Potwierdzenie ustaleń i przebiegu zamówienia | Kontrola rozliczeń i dokumentowanie operacji |
| Okres podatkowy | Brak samodzielnego terminu podatkowego | Zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Działanie | Ustal okres w instrukcji obiegu dokumentów | Stosuj terminy właściwe dla dokumentacji |
Dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą art. 118 Kodeksu cywilnego przewiduje zasadniczo 3 lata. Przepisy szczególne mogą jednak określać inny termin. Przechowuj pro formę przynajmniej do zakończenia transakcji. Sprawdź też okres właściwy dla danej umowy.
Czy faktura pro forma trafia do KSeF?
Faktura pro forma nie trafia do KSeF. System przyjmuje faktury ustrukturyzowane. Nie przyjmuje dokumentów handlowych opisujących przyszłe warunki sprzedaży. Pro formę wysyłasz klientowi innym kanałem.
| Kryterium | Faktura pro forma | Faktura ustrukturyzowana |
|---|---|---|
| Wysyłka do KSeF | Nie | Tak |
| Format | PDF, wydruk lub inny format handlowy | Plik zgodny z aktualną strukturą logiczną FA |
| Numer KSeF | Nie otrzymuje numeru KSeF | Otrzymuje numer po przyjęciu przez system |
| Miejsce przechowywania | System sprzedażowy lub firmowe archiwum | Krajowy System e-Faktur oraz system przedsiębiorcy |
Faktura ustrukturyzowana powstaje według schemy FA i jest przesyłana do KSeF. Nie wysyłaj pro formy jako takiej faktury. Przyjęty plik otrzyma bowiem numer KSeF. Uzyska też status wystawionej faktury.
Pro formę przekaż bezpośrednio kontrahentowi, poza KSeF.
Obieg faktury pro forma w firmie
Uporządkowany obieg pro formy pozwala zachować jedną aktualną wersję warunków. Korzysta z niej klient i zespół sprzedaży. Dzięki temu zamówienie nie zostanie zrealizowane według starej ceny lub nieaktualnego zakresu. Historia zmian pokaże też, co strony faktycznie zaakceptowały.
- Wyznacz właściciela dokumentu – przypisz osobę odpowiedzialną za kontakt oraz aktualizowanie ustaleń.
- Nadaj jeden z 5 statusów – stosuj oznaczenia: robocza, wysłana, zaakceptowana, odrzucona lub wygasła.
- Kontroluj wersje – każdą zmianę ceny, ilości albo zakresu oznacz kolejnym numerem wersji.
- Zapisz akceptację klienta – dołącz e-mail, potwierdzenie systemowe lub zaakceptowane zamówienie.
- Oznacz nieaktualną pro formę – ustaw status „zastąpiona” albo „anulowana”, zamiast usuwać dokument.
- Ogranicz uprawnienia do edycji – przyznaj je osobom odpowiedzialnym za sprzedaż i rozliczenie.
- Przeglądaj otwarte dokumenty co tydzień – zamykaj pozycje odrzucone, wygasłe oraz zastąpione.
Nie edytuj wersji przekazanej kontrahentowi bez zachowania historii zmian. Zamiast tego utwórz nową wersję. Wyraźnie wskaż, który dokument zawiera aktualne warunki transakcji.
Rozliczenia i płatności na podstawie pro formy
Sama pro forma nie powoduje rozliczenia podatkowego. Zapłata dokonana na jej podstawie może jednak być zaliczką. Może ona wywołać obowiązki po stronie sprzedawcy. Decydują wpływ pieniędzy i rodzaj przyszłej transakcji. Data sporządzenia dokumentu nie ma tu znaczenia.
Po otrzymaniu pieniędzy ustal, czy wpłata dotyczy konkretnego towaru lub usługi. Sprawdź też opłaconą część ceny i datę wpływu środków na rachunek. Następnie powiąż przelew z numerem zamówienia oraz pro formy.
Jakie skutki podatkowe ma faktura pro forma?
Pro forma nie powoduje powstania przychodu, kosztu ani obowiązku VAT. Sama nie dokumentuje bowiem czynności opodatkowanej. Sprzedawca nie wykazuje na jej podstawie VAT należnego. Nabywca nie może też odliczyć podanej w niej kwoty podatku.
Skutki podatkowe może wywołać otrzymanie zaliczki, wydanie towaru albo wykonanie usługi. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT zapłata przed dostawą lub usługą powoduje obowiązek podatkowy. Obowiązek dotyczy otrzymanej kwoty. Ustawa przewiduje od tej zasady wyjątki. Zaliczka na przyszłe świadczenie nie jest przychodem w PIT lub CIT. Wynika to z art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT i art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT.
Jak rozliczyć płatność otrzymaną na podstawie faktury pro forma?
- Sprawdź datę wpływu – odczytaj dzień uznania rachunku, nie datę zlecenia przelewu.
- Określ charakter wpłaty – przypisz kwotę jako zaliczkę, przedpłatę albo pełną zapłatę za zamówienie.
- Oblicz VAT od kwoty brutto – przy stawce 23% użyj wzoru: kwota brutto × 23/123; z wpłaty 1 230 zł podatek wynosi 230 zł (Źródło: Akcyza Warszawa, „VAT 23% jak obliczyć – wzory netto-brutto, kalkulator i tabele przykładów 2026” – akcyzawarszawa.pl/vat-23-jak-obliczyc).
- Sprawdź wyjątki ustawowe – zweryfikuj szczególny moment powstania obowiązku podatkowego dla danej czynności.
- Wystaw fakturę zaliczkową – przygotuj ją najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpływu, jeśli przepisy nie zwalniają cię z tego obowiązku.
- Ujmij zdarzenie w ewidencji – zaksięguj wyciąg bankowy i rozlicz VAT na podstawie właściwych dokumentów.
- Rozlicz pozostałą cenę – na fakturze końcowej pomniejsz należność o udokumentowaną zaliczkę.
Split payment a faktura pro forma – czy można zastosować podzieloną płatność?
Mechanizm podzielonej płatności można zastosować do zaliczki wskazanej na pro formie. Sama pro forma nie pełni jednak funkcji faktury w przelewie. O dobrowolnym lub obowiązkowym użyciu split payment rozstrzygają parametry transakcji.
| Sytuacja | Zastosowanie split payment | Warunek |
|---|---|---|
| Zaliczka za czynność opodatkowaną VAT | Dobrowolne | Płatność B2B w złotych na rachunek z rachunkiem VAT |
| Towar lub usługa z załącznika nr 15 do ustawy o VAT | Obowiązkowe | Łączna kwota należności przekracza 15 000 zł brutto |
| Transakcja spoza załącznika nr 15 albo poniżej progu | Dobrowolne | Nabywca wybiera komunikat przelewu MPP |
| Sprzedaż zwolniona z VAT | Brak wydzielenia VAT | Płatność nie obejmuje VAT |
Przy obowiązkowym MPP sprawdź klasyfikację towaru lub usługi. Sprawdź także łączną wartość transakcji. Pro forma nie blokuje podzielonej płatności. Nie zastępuje jednak faktury w komunikacie przelewu.
Jak działa mechanizm podzielonej płatności przy fakturze pro forma?
Przy przelewie zaliczki bank kieruje kwotę netto na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy. Część odpowiadająca VAT trafia na jego rachunek VAT. Dane w komunikacie muszą odpowiadać konkretnej płatności.
- Zweryfikuj transakcję – ustal, czy płacisz zaliczkę za czynność objętą VAT.
- Sprawdź rachunek odbiorcy – porównaj numer z rachunkiem podanym przez sprzedawcę i wykazem podatników VAT.
- Wybierz komunikat MPP – uruchom w bankowości przelew podzielonej płatności.
- Wpisz NIP sprzedawcy – podaj numer identyfikacji podatkowej odbiorcy środków.
- Podaj identyfikator płatności – przy zaliczce wpłacanej przed otrzymaniem faktury wpisz „zaliczka” w polu numeru faktury, zgodnie z art. 108a ust. 3c ustawy o VAT.
- Wprowadź kwoty – wskaż pełną wartość przelewu i część odpowiadającą VAT.
- Zatwierdź przelew – zachowaj potwierdzenie bankowe oraz powiąż je z zamówieniem.
Dokument pro forma w codziennej praktyce firmy
Użyj pro formy, gdy klient potrzebuje dokumentu z zaakceptowanym zakresem, wartością i warunkami współpracy. Nie wykazuj nieopłaconej pro formy w raporcie przeterminowanych należności. Samo wystawienie dokumentu nie potwierdza wymagalnej wierzytelności (Źródło: Kancelaria Adwokacka DMS Legal, „Faktura pro forma definicja” – dmslegal.pl/definicje/faktura-pro-forma).
Monitoruj pro formę w lejku sprzedażowym jako ofertę, zamówienie oczekujące lub dokument zaakceptowany. Po akceptacji przenieś jej dane do dokumentów potrzebnych do realizacji. Nie zmieniaj nazwy istniejącego pliku na „faktura”. Właściwy dokument wygeneruj jako osobną pozycję w systemie.
Przykłady zastosowania faktury pro forma w praktyce
- Sprzedaż hurtowa – wystaw pro formę na 100 sztuk produktu po 40 zł, aby odbiorca zatwierdził wartość przed kompletacją dostawy.
- Usługa projektowa – przedstaw kwotę 12 000 zł za wykonanie strony internetowej i rozpisz zakres na etapy prac (Źródło: Kancelaria Adwokacka DMS Legal, „Faktura pro forma definicja” – dmslegal.pl/definicje/faktura-pro-forma).
- Szkolenie firmowe – wyślij dokument dla 20 uczestników, podając cenę jednostkową oraz termin zajęć.
- Rezerwacja urządzenia – wskaż model, liczbę dni wynajmu i koszt transportu przed zablokowaniem terminu.
- Produkcja niestandardowa – opisz parametry techniczne, liczbę egzemplarzy oraz wartość wykonania.
- Zamówienie finansowane z budżetu działu – przekaż pro formę pracownikowi klienta, aby mógł uzyskać wewnętrzną zgodę zakupową.
Dokument daje stronom pisemne potwierdzenie kalkulacji. W praktyce ogranicza spory o zakres i cenę zamówienia. Warunki pozostają zapisane w jednym miejscu (Źródło: Biznes.gov.pl, „Sprawozdawczość – najczęściej zadawane pytania” – pliki.biznes.gov.pl/20211216/pliki/Sprawozdawczosc-najczesciej-zadawane-pytania_122021.pdf) (Źródło: Polskie ePłatności, „Faktura pro forma – czym jest i kiedy ją wystawić?” – pep.pl/poradnik/faktura-proforma-czym-jest-i-kiedy-ja-wystawic).
Jakie elementy powinna zawierać faktura pro forma?
Umieść na dokumencie widoczny nagłówek „FAKTURA PRO FORMA”. Odbiorca nie powinien pomylić go z właściwą fakturą. Dodaj dane pozwalające rozpoznać strony, przedmiot sprzedaży, wartość oraz warunki realizacji.
- numer pro formy oraz datę wystawienia,
- termin ważności przedstawionych warunków,
- nazwę, adres i NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
- nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary i ilość,
- cenę jednostkową, rabaty i wartość netto,
- stawkę i kwotę VAT oraz łączną wartość brutto,
- walutę, termin zapłaty i formę płatności,
- numer rachunku bankowego oraz tytuł przelewu,
- planowany termin dostawy albo wykonania usługi,
- numer zamówienia, oferty lub umowy.
Przy płatności w walucie obcej określ, czy cena pozostaje stała do wskazanego dnia. Jeśli dostawa będzie częściowa, podziel pozycje na etapy. Klient zobaczy wtedy zakres obejmowany przez każdą kwotę.
Czym różni się faktura pro forma od faktury zaliczkowej?
Faktura zaliczkowa dokumentuje pieniądze otrzymane przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi. Pro forma wskazuje jedynie planowaną płatność. To dwa dokumenty o innych skutkach.
| Kryterium | Faktura pro forma | Faktura zaliczkowa |
|---|---|---|
| Moment wystawienia | Przed otrzymaniem środków | Po otrzymaniu całości albo części zapłaty |
| Wskazana kwota | Planowana cena albo oczekiwana przedpłata | Faktycznie otrzymana zaliczka |
| Funkcja | Przekazuje warunki handlowe | Dokumentuje otrzymanie części ceny |
| Rozliczenie końcowe | Nie pomniejsza wartości faktury końcowej | Pomniejsza kwotę pozostałą do rozliczenia |
| Zmiana danych | Sprzedawca tworzy poprawioną wersję dokumentu (Źródło: Krajowy System e-Faktur / Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/?query=logowanie) | Sprzedawca stosuje zasady korygowania faktur |
Jeśli zaliczka oraz dostawa lub wykonanie usługi przypadają w tym samym miesiącu, obowiązuje wyjątek. Art. 106b ust. 1a ustawy o VAT zwalnia wtedy sprzedawcę z wystawienia faktury zaliczkowej. Wyjątkiem są czynności wskazane w przepisach. Pro forma nie zastępuje faktury zaliczkowej, gdy powstał obowiązek jej wystawienia.
Najczęściej zadawane pytania
Czy fakturę proformę można zaksięgować?
Nie, ponieważ pro forma nie jest dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy ujęcia kosztu ani przychodu w księgach. Można ją jedynie zarejestrować pomocniczo, np. w obiegu dokumentów.
Czy faktura pro forma jest dowodem zakupu?
Nie. Pro forma ma charakter informacyjny i nie potwierdza dokonania zakupu ani poniesienia kosztu.
Czy faktura proforma jest dowodem zakupu?
Nie, sama pro forma nie dokumentuje sprzedaży ani nabycia towaru lub usługi. Dowodem zakupu może być właściwa faktura, rachunek albo inny dokument spełniający wymogi księgowe.
Czy pro formę można anulować?
Tak. Ponieważ nie jest fakturą księgową, nie wymaga formalnej korekty ani faktury korygującej; wystarczy oznaczyć ją jako anulowaną lub nieaktualną.
Czy pro forma potwierdza zawarcie umowy?
Nie. Jej wystawienie samo w sobie nie potwierdza zawarcia umowy, chyba że strony wyraźnie nadały jej takie znaczenie w odrębnym porozumieniu.
Czy pro forma może zawierać błędne dane bez skutków podatkowych?
Błąd na pro formie nie powoduje skutków właściwych dla błędnej faktury VAT. Warto jednak poprawić dokument, aby nie wprowadzał kontrahenta w błąd i nie utrudniał późniejszego wystawienia faktury.
Porównaj finansowanie dla swojej firmy
Zostaw kontakt i opisz, czego potrzebujesz. Pomożemy Ci porównać warunki dostępnych ofert.
Poproś o pomoc w wyborze →