Nota korygująca — kto wystawia przy błędach formalnych?

Notę korygującą wystawiał nabywca faktury, gdy znalazł w niej błędy formalne. Błędy te nie mogły zmieniać wartości sprzedaży ani podatku. Do 31 stycznia 2026 r. takie uprawnienie wynikało z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

• Najpierw sprawdź rodzaj błędu na fakturze.
• Ustal, czy korekta obejmuje tylko dane formalne.
• Na tej podstawie wybierz właściwy dokument korygujący.

Do 31 stycznia 2026 r. obowiązywał jasny podział między dwoma dokumentami. Art. 106j ustawy o VAT regulował fakturę korygującą wystawianą przez sprzedawcę. Art. 106k dotyczył noty sporządzanej przez nabywcę. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Czym była nota korygująca i kto ją wystawiał?

Nota korygująca pozwalała nabywcy poprawić pomyłki na otrzymanej fakturze. Nie dotyczyła jednak danych wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT. Wyłączenie obejmowało między innymi ilość towaru i cenę jednostkową. Dotyczyło też wartości sprzedaży oraz kwot podatku. Art. 106k ust. 1 odsyłał do ośmiu punktów: art. 106e ust. 1 pkt 8–15. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Nota była ściśle związana z fakturą pierwotną. Nie potwierdzała nowej sprzedaży. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT wystawca faktury musiał ją zaakceptować. Przepisy nie narzucały jednak formy potwierdzenia. (Źródło: Art. 106k ust. 2 wprost wymagał takiej akceptacji.
Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Najpierw trzeba było odpowiedzieć na jedno pytanie: czy błąd dotyczył tylko opisu? Czy wpływał również na rozliczenie? To rozróżnienie przesądzało o wyborze dokumentu.

Kto mógł wystawić notę korygującą?

Notę korygującą mógł wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę z dopuszczalną pomyłką. Liczyła się jego rola w danej transakcji. Nie miał znaczenia status czynnego podatnika VAT. Przepis wskazywał po prostu nabywcę towaru lub usługi. Nie wymagał rejestracji jako czynny podatnik VAT. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Nabywca mógł skorygować oznaczenie strony transakcji, jeśli rzeczywisty kupujący pozostawał ten sam. Nie wolno było zastąpić go innym podmiotem za pomocą noty. Sprzedawca porównywał dokument z wystawioną fakturą. Następnie akceptował go albo odmawiał akceptacji (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).

Kiedy nabywca powinien był wystawić notę korygującą?

Nabywca mógł sporządzić notę korygującą, jeśli pomyłka nie zmieniała podstawy opodatkowania. Nie mogła też zmieniać stawki VAT, podatku ani należności ogółem. Jak to sprawdzić? Przed przygotowaniem dokumentu określ zakres błędu. Następnie zestaw dane z dokumentami źródłowymi (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).

• Sprawdź nazwę, adres oraz NIP nabywcy i sprzedawcy.
• Porównaj informacje z umową, zamówieniem, CEIDG, KRS albo wykazem podatników VAT.
• Oceń, czy chodzi o literówkę lub pomyłkę w pojedynczym elemencie danych.
• Upewnij się, że korekta nie zmieni faktycznej strony sprzedaży.
• Sprawdź, czy błąd nie obejmuje ilości, ceny, rabatu, wartości netto, stawki VAT, podatku lub wartości brutto.

Jeżeli błąd wpływa na podatek albo wskazuje niewłaściwego nabywcę, skontaktuj się ze sprzedawcą. W takiej sytuacji poproś o fakturę korygującą. Nota nie będzie właściwym dokumentem.
Art. 106j ust. 1 nakazywał podatnikowi wystawić fakturę korygującą po zmianie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Czy sprzedawca mógł wystawić notę korygującą?

Sprzedawca nie wystawiał noty korygującej do własnej faktury sprzedaży. Robił to nabywca. Gdy trzeba było usunąć błąd z dokumentu pierwotnego, sprzedawca sporządzał fakturę korygującą. W stanie prawnym obowiązującym do 31 stycznia 2026 r. art. 106k ust. 1 wskazywał nabywcę jako wystawcę noty. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

O wyborze dokumentu decydowały dwie kwestie. Były to rola podmiotu oraz wpływ błędu na wartości wykazane na fakturze. Art. 106j odnosił się do faktury korygującej wystawianej przez podatnika. Art. 106k dotyczył noty nabywcy. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Jakie elementy zawierała nota korygująca i czym różniła się od faktury korygującej?

Nota podawała zarówno błędną informację, jak i jej prawidłowe brzmienie. Nie zastępowała faktury pierwotnej. Wskazywała ją przez numer, datę wystawienia oraz dane stron. Art. 106k ust. 3 pkt 2–4 wymagał numeru i daty noty. Wymagał też danych stron oraz danych korygowanej faktury. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Zakres noty określał art. 106k ustawy o VAT. Reguły dotyczące faktury korygującej zawierał art. 106j ustawy o VAT. Nota poprawiała dane, które nie zmieniały rozliczenia kwotowego. Faktura korygująca mogła natomiast zmienić podstawę opodatkowania, podatek oraz należność za sprzedaż (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).

W skrócie: liczył się rodzaj błędu i jego wpływ na kwoty. To wystarczało, by rozstrzygnąć, którego dokumentu użyć.

Nota korygująca a faktura korygująca – najważniejsze różnice

Jak wybrać właściwy sposób poprawienia pomyłki? Porównaj jej rodzaj, podmiot sporządzający dokument oraz wpływ zmiany na wartości faktury (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).

Zawsze sprawdź, czy błąd zmienia rozliczenie. Korektę kwotową pozostaw sprzedawcy. Noty używaj tylko dla dozwolonych informacji.
Wartość netto, stawka oraz kwota podatku należały do danych z art. 106e ust. 1 pkt 8–15. Nota nie mogła ich zmieniać. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Jakie elementy musiała zawierać nota korygująca?

Nota korygująca musiała zawierać pięć grup informacji wskazanych w art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Dane miały jednoznacznie identyfikować dokument i fakturę pierwotną. Miały też wskazywać strony transakcji oraz poprawianą treść. Art. 106k ust. 3 wymieniał pięć obowiązkowych grup danych. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

• Wpisz oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”.
• Nadaj dokumentowi kolejny numer i podaj datę jego wystawienia.
• Wskaż imiona i nazwiska albo nazwy nabywcy i sprzedawcy, ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej.
• Przenieś z faktury dane wymagane przez art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT, w tym jej datę i numer.
• Podaj treść błędną oraz prawidłową, aby zakres zmiany nie budził wątpliwości (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).

Przepisy nie wymagały na nocie pieczęci ani odręcznego podpisu. Warto było jednak zachować dowód akceptacji. Należało go przechowywać razem z notą i fakturą, której dotyczył.
Art. 106k ust. 3 nie wskazywał podpisu ani pieczęci wśród obowiązkowych elementów dokumentu. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Treść zmiany nie mogła być domyślna ani nieprecyzyjna. Art. 106k ust. 3 pkt 5 wymagał podania informacji korygowanej. Wymagał także jej właściwego brzmienia. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Kiedy wystawiało się notę korygującą do faktury?

Notę korygującą wystawiało się po otrzymaniu faktury i wykryciu dopuszczalnej pomyłki. Pomyłka nie mogła dotyczyć pozycji zarezerwowanych dla faktury korygującej. Ustawa o VAT nie przewidywała terminu 7, 14 ani 30 dni na jej sporządzenie. Dokument można było więc przygotować po stwierdzeniu dopuszczalnego błędu.

• Nazwa firmy lub nazwisko: popraw literówkę, jeśli rzeczywisty nabywca się nie zmienia (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).
• Adres strony transakcji: skoryguj nieaktualną ulicę, numer budynku, kod pocztowy lub miejscowość.
• Numer identyfikacji podatkowej: popraw pomyłkę w NIP, o ile dokument nadal dotyczy tego samego podmiotu.
• Data: popraw datę wystawienia, sprzedaży albo wykonania usługi na podstawie dokumentów źródłowych (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef).
• Nazwa towaru lub usługi: usuń błąd pisarski. Nie zastępuj rzeczywistego przedmiotu sprzedaży innym świadczeniem.
• Informacje dodatkowe: popraw termin lub sposób płatności, jeżeli na fakturze znalazł się błędny zapis.

Porównaj fakturę z dokumentem WZ, protokołem odbioru lub potwierdzeniem wykonania usługi. Następnie oblicz różnice przed korektą i po niej.
Wartość netto, VAT oraz kwota brutto powinny wykazać po 0,00 zł różnicy. Dane te były wyłączone z noty przez art. 106e ust. 1 pkt 8–15. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Jeśli test wykaże zmianę choćby jednej kwoty, liczby towarów lub faktycznej strony transakcji, przekaż sprawę sprzedawcy. Przy fakturze zgłoszonej do faktoringu sprawdź też umowę z faktorem. Zaakceptowaną korektę prześlij, gdy zmienia dane identyfikujące wierzytelność. Art. 106j ust. 1 przewidywał fakturę korygującą również przy błędzie w dowolnej pozycji faktury. (Źródło: Dziennik Ustaw / ELI – ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)

Nota poprawiała opis istniejącej transakcji. Nie mogła zmienić jej rozliczenia. To była najważniejsza granica. (Źródło: Krajowy System e-Faktur – Zakres obowiązkowego KSeF – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef)

Najczęściej zadawane pytania

Czy obecnie można wystawić notę korygującą?

Nie. Od 1 października 2021 r. przepisy nie przewidują not korygujących; błędy poprawia się odpowiednim dokumentem korygującym, najczęściej fakturą korygującą.

Czy sprzedawca musiał zaakceptować notę korygującą?

Tak. Nota korygująca wymagała akceptacji sprzedawcy, która mogła zostać wyrażona również elektronicznie lub w inny uzgodniony sposób.

Co się działo, gdy sprzedawca nie zaakceptował noty korygującej?

Nota nie wywoływała skutków jako uzgodniona korekta. W takiej sytuacji należało uzyskać akceptację albo poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej.

Czy notę korygującą można było wystawić elektronicznie?

Tak, przepisy nie wymagały wyłącznie papierowej formy. Elektroniczna nota powinna pozwalać na ustalenie jej wystawcy, treści i związku z konkretną fakturą.