Rozrachunki z pracownikami — co księgować na koncie 234?

Rozrachunki z pracownikami obejmują należności i zobowiązania między firmą a zatrudnionymi w niej osobami. Nie każda taka kwota dotyczy pensji. Konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań z innych tytułów. Poniżej wyjaśniamy, co obejmują te rozliczenia, skąd biorą się nierozliczone salda i czym rozrachunki z tytułu wynagrodzeń różnią się od pozostałych (Źródło: GOFIN, „234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (2026) – indeksksiegowan.gofin.pl/budzet/konto/154/234).

Czym są rozrachunki z pracownikami i co obejmują?

W rozrachunkach firma ujmuje kwoty do wypłaty pracownikom oraz te, które pracownicy muszą jej zwrócić lub rozliczyć. Zakładowy plan kont – firmowy wykaz kont księgowych – powinien przewidywać osobne konta dla wynagrodzeń i pozostałych tytułów. Wymaga tego podziału także dokumentacja: art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości wskazuje, że zasady rachunkowości mają obejmować plan kont z wykazem kont księgi głównej (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html).

W księgach rozliczenia te trafiają do zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”. O wyborze konta decyduje tytuł operacji. Z kolei porównanie zapisów z dokumentami źródłowymi pozwala sprawdzić, czy saldo jest prawidłowe (Źródło: Jak-księgować.pl, „Plan kont 2026”; ustawa o rachunkowości, tekst jednolity z 2026 r – jak-ksiegowac.pl/plan-kont.php).

Każdą kwotę trzeba więc powiązać z tytułem i dokumentem. Bez tego trudno wyjaśnić saldo. Sam zapis na koncie nie wystarczy.

Jakie należności i zobowiązania wchodzą w skład rozrachunków z pracownikami?

Do rozrachunków z pracownikami należą między innymi podróże służbowe, świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i odpłatne świadczenia na rzecz pracowników. Firma może ujmować pozostałe rozrachunki na koncie 234, jeśli przewidziała je w planie kont.

Strona Wn pokazuje obciążenie pracownika, a strona Ma – jego rozliczenie lub zobowiązanie firmy. Dla przykładu dieta za dobę krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł (Źródło: Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, § 7 ust. 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/2190/text.html).

Jak rozliczyć zaliczkę pracownika i udokumentować wydatki?

Zaliczkę pracownika rozlicz przez porównanie wypłaconej kwoty z wydatkami poniesionymi w ustalonym celu, na przykład w podróży służbowej. Najpierw potrzebujesz dokumentów potwierdzających te wydatki. Koszty podróży krajowej lub zagranicznej pracownik rozlicza najpóźniej w ciągu 14 dni od jej zakończenia (Źródło: Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, § 5 ust. 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/2190/text.html).

• Ustal kwotę i cel zaliczki na podstawie dokumentu wypłaty.
• Zbierz faktury, rachunki i dokumenty podróży potwierdzające wydatki.
• Porównaj sumę zaakceptowanych wydatków z kwotą zaliczki.
• Udokumentuj zwrot niewykorzystanej kwoty albo wypłatę różnicy należnej pracownikowi.

Zaliczkę w walucie obcej można do czasu rozliczenia ujmować w równowartości w złotych ustalonej przy wypłacie. Po rozliczeniu sprawdź dokumenty wydatków i zwrotu. To pozwoli wyjaśnić zmianę salda pracownika.

Zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia podróż zagraniczną rozlicza się w walucie zaliczki, walucie wymienialnej albo złotych. W ostatnim przypadku stosuje się średni kurs z dnia wypłaty zaliczki (Źródło: Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, § 20 ust. 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/2190/text.html).

Jak uzgodnić salda rozrachunków z pracownikami z dokumentami księgowymi?

Salda rozrachunków z pracownikami uzgodnij osobno dla każdej osoby i każdego tytułu. Porównaj zapisy na koncie z dokumentami księgowymi. Art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości przewiduje weryfikację odpowiednich sald na ostatni dzień roku obrotowego przez porównanie zapisów z dokumentami (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 26 ust. 1 pkt 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/522/text/U/D20260522Lj.pdf).

• Sprawdź dokumenty wypłat, zwrotów, wydatków i innych operacji przypisanych pracownikowi.
• Porównaj daty i kwoty dokumentów z zapisami po stronach Wn i Ma.
• Wyjaśnij zapisy bez dokumentu oraz dokumenty, których nie ujęto na koncie.
• Potwierdź tytuł każdej nierozliczonej kwoty.

Saldo Wn konta 234 oznacza należności i roszczenia wobec pracowników. Saldo Ma wskazuje natomiast zobowiązania firmy wobec nich.

Przy uzgadnianiu ustal zarówno kwotę, jak i podstawę rozliczenia. Nie łącz należności ze zobowiązaniami: zgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości ustala się je oddzielnie, bez kompensowania (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 7 ust. 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html).

Jak dobrać konto księgowe do rodzaju rozrachunku z pracownikiem?

Konto księgowe dla rozrachunku z pracownikiem wybierz według tytułu operacji i zakładowego planu kont. Plan może wskazywać konto 23 jako grupę rozrachunków, a 23-4 lub 234 jako konto pozostałych rozrachunków. O numeracji decyduje firma.

Kierownik jednostki ustala na piśmie i aktualizuje dokumentację zasad rachunkowości, w tym zakładowy plan kont. Stanowi o tym art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 10 ust. 2 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/522/text/U/D20260522Lj.pdf).

• Sprawdź tytuł operacji w dokumencie źródłowym.
• Przypisz operację do konta przewidzianego dla tego tytułu w planie kont.
• Prowadź ewidencję szczegółową konta 234 tak, aby ustalić należności, roszczenia i zobowiązania według tytułów rozrachunków.

Skąd pochodzi saldo danego pracownika? Odpowiedź daje konto dobrane do tytułu operacji oraz ewidencja szczegółowa. Art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości przewiduje konta pomocnicze dla rozrachunków z pracownikami, w szczególności imienną ewidencję wynagrodzeń (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 17 ust. 1 pkt 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html).

Dlaczego w rozrachunkach z pracownikami powstają błędy i nierozliczone salda oraz jakie mają skutki?

Błędy w rozrachunkach z pracownikami często zaczynają się od wypłaty lub wydatku, których firma nie powiązała z właściwym dokumentem. Saldo pozostaje wtedy niewyjaśnione. Nieujęty zwrot zawyża należność od pracownika, a pominięty rachunek pozostawia zaliczkę jako nierozliczoną. Zapis na koncie niewłaściwej osoby utrudnia ustalenie, kto ma zwrócić pieniądze. Tymczasem art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wymaga, by zapisy opierały się na dowodach księgowych potwierdzających operację gospodarczą (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 20 ust. 2 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html).

Nierozliczone saldo może opóźnić zamknięcie ksiąg albo wywołać spór o kwotę należną firmie lub pracownikowi. Należność z tytułu nierozliczonej zaliczki można potrącić z wynagrodzenia, ale najpierw trzeba ustalić podstawę i kwotę długu. Należy też zachować ograniczenia z art. 87 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 87 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy potrącenie zaliczki pieniężnej nie może przekroczyć połowy wynagrodzenia (Źródło: Kodeks pracy, art. 87 § 3 pkt 2 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2022/1510/text.html).

Co mówi samo saldo? Pokazuje kwotę, lecz nie wyjaśnia jej podstawy. Dlatego trzeba sprawdzić dokumenty.

Powiąż każdy zapis z dokumentem, zanim rozliczysz saldo z pracownikiem. Sprawdź także, jak ujęto dowód w księgach. Co do zasady powinien on wskazywać miesiąc i sposób ujęcia, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 21 ust. 1 pkt 6 i ust. 1a – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text/O/D20230120.pdf).

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń a pozostałe rozliczenia z pracownikami

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń dotyczą kwot należnych za pracę. Pozostałe rozliczenia wynikają z innych zdarzeń między firmą a pracownikiem. Ten podział pozwala odróżnić zobowiązanie z listy płac od kwoty wymagającej innego dokumentu.

Wynagrodzenie za pracę – inaczej niż kwoty wynikające z pozostałych zdarzeń – wypłaca się co najmniej raz w miesiącu (Źródło: Kodeks pracy, art. 85 § 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2022/1510/text.html).

Rodzaj rozrachunku wskazuje, którego dokumentu szukać. Od niego zależy też wybór konta. Nie każdą wypłatę ujmiesz więc tak samo.

Wynagrodzenie za pracę wykonaną i zakończoną w danym okresie zalicza się do tego okresu, niezależnie od terminu wypłaty. Data przelewu nie przesuwa kosztu pracy do kolejnego okresu. Wynika to z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości: koszty dotyczące danego roku obrotowego ujmuje się niezależnie od terminu zapłaty (Źródło: Ustawa o rachunkowości, art. 6 ust. 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html).

Zasiłki wypłacane przez pracodawcę w imieniu ZUS trafiają na konto rozrachunków z tytułu wynagrodzeń. Nie są jednak ani składnikiem wynagrodzenia, ani kosztem działalności firmy. Samo konto nie przesądza więc o zaliczeniu wypłaty do kosztów wynagrodzeń. Prawo do zasiłków ustala i wypłaca je płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z ustawowym wyjątkiem (Źródło: Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, art. 61 ust. 1 pkt 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/501/text/U/D20250501Lj.pdf).

Jak ewidencjonować rozrachunki z tytułu wynagrodzeń w księgach?

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ewidencjonuj na przeznaczonym do tego koncie, na przykład koncie 230. Podstawą zapisu jest zatwierdzona do wypłaty lista płac. Miesięczne wynagrodzenie wypłaca się z dołu, najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (Źródło: Kodeks pracy, art. 85 § 2 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2022/1510/text.html).

• Sprawdź zatwierdzenie listy płac przed ujęciem wynikających z niej kwot.
• Zaksięguj należne wynagrodzenia w kwocie brutto po stronie Ma konta.
• Ujmij wypłaty wynagrodzeń, potrącenia z list płac i zaliczki na poczet wynagrodzeń po stronie Wn.
• Porównaj zapisy na koncie z listą płac i dokumentami potwierdzającymi wypłatę.

Po zestawieniu stron Ma i Wn sprawdź saldo wynagrodzeń pozostających do rozliczenia. Porównaj je z listą płac i dokumentami wypłaty. Zobaczysz wtedy, czy pracownikowi pozostała kwota do wypłaty.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zaliczkę w walucie obcej można ująć w księgach w złotych przed jej rozliczeniem?

Tak. Do czasu rozliczenia można ją ujmować w równowartości w złotych ustalonej przy wypłacie.

Czy zasiłek wypłacany przez pracodawcę w imieniu ZUS jest kosztem działalności firmy?

Nie. Trafia na konto rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, ale nie jest wynagrodzeniem ani kosztem działalności firmy.

Kto ustala i wypłaca zasiłki, gdy pracodawca jest płatnikiem?

Zasiłki ustala i wypłaca płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z ustawowym wyjątkiem.

Jakie informacje dotyczące księgowania powinien zawierać dowód księgowy?

Co do zasady powinien wskazywać miesiąc i sposób ujęcia w księgach.