Sprawozdanie o zatorach płatniczych — termin do 30 kwietnia

Sprawozdanie o zatorach płatniczych to raport o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Pokazuje wartość świadczeń pieniężnych. Obejmuje też świadczenia, które firma spełniła albo których nie spełniła w danym roku. W tym tekście sprawdzisz, kogo obejmuje obowiązek, jakie dane zebrać i jak nie przegapić terminu.
Sprawozdanie składa się do 30 kwietnia roku następującego po roku objętym raportem. (ISAP / ELI – Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 13a ust. (Źródło: 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1790/text.html)

• Sprawdź, czy Twoja firma ma obowiązek raportowania za poprzedni rok kalendarzowy.
• Zbierz dane o fakturach, płatnościach oraz terminach zapisanych w umowach handlowych.
• Podziel świadczenia według terminów zapłaty i statusu: zapłacone albo niespełnione.
• Porównaj kwoty z systemu księgowego z wartościami, które trafią do sprawozdania.
• Ustal datę złożenia raportu i przygotuj dane zgodnie z wymaganiami ustawy.

Po lekturze ustalisz, czy musisz złożyć sprawozdanie. Sprawdzisz też, co wpisać w formularzu. Dzięki temu zmniejszysz ryzyko pomyłek.

Czym jest sprawozdanie o zatorach płatniczych?

Sprawozdanie o zatorach płatniczych jest ustawowym raportem z grupy sprawozdań o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Pokazuje, jak duży podmiot płaci własne zobowiązania. Pokazuje też, jak szybko dostaje pieniądze od kontrahentów. Obowiązek wynika z art. 13a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. (ISAP / ELI – Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. (Źródło: 13a – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1790/text.html)

Zator płatniczy powstaje wtedy, gdy spóźniona płatność jednej firmy osłabia płynność kolejnych uczestników obrotu. Świadczenie pieniężne to kwota z faktury, rachunku albo umowy. Jedna strona transakcji ma ją zapłacić drugiej. Termin zapłaty oznacza datę albo okres płatności wskazany w umowie, zamówieniu lub fakturze (Źródło: ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (tekst jednolity / ISAP) oraz portal gov.pl o sprawozdaniu o terminach zapłaty – isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230001790/O/D202301790.pdf).

Raport układa dane według wartości świadczeń, terminów płatności i statusu rozliczenia. Obejmuje kwoty otrzymane, kwoty zapłacone kontrahentom oraz pozycje niespełnione w terminie.
Dzięki temu widzisz nie tylko sprzedaż z odroczoną płatnością. Widzisz też faktyczną dyscyplinę płatniczą firmy.

Ten raport skupia się na praktykach płatniczych, nie na wyniku finansowym przedsiębiorstwa. Dane pomagają ocenić, czy firma trzyma krótkie terminy zapłaty. Pokazują też, czy finansuje działalność kosztem dostawców. Najprościej: raport pokazuje, kto płaci na czas, kto czeka na pieniądze i jaka kwota nadal jest po terminie.

Które podmioty są zobowiązane do przygotowania sprawozdania o zatorach płatniczych?

Sprawozdanie o zatorach płatniczych przygotowują podmioty wskazane w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Chodzi głównie o największe jednostki objęte publiczną identyfikacją podatkową. Obowiązek dotyczy m.in. podatkowych grup kapitałowych oraz podatników CIT, których przychody przekroczyły równowartość 50 mln euro. Za raport odpowiada kierownik podmiotu. To osoba albo organ prowadzący sprawy jednostki, na przykład zarząd spółki (Źródło: portal gov.pl „Złóż sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych” – gov.pl/web/rozwoj-technologia/zloz-sprawozdanie-o-terminach-zaplaty-w-transakcjach-handlowych).

Obowiązek ciąży na podmiocie, a nie na samym dziale księgowym. Dlatego dane zwykle zbiera księgowość, sprzedaż, zakupy i controlling. Każdy z tych działów ma inną część układanki.
Sprawozdanie składa się elektronicznie w terminie do 30 kwietnia za rok objęty raportowaniem. Status firmy sprawdzisz, łącząc kryteria podatkowe z listą podmiotów publikowaną przez administrację skarbową. Obowiązek dotyczy podatników CIT, których przychody netto przekroczyły 50 mln euro. (Źródło: (Ministerstwo Rozwoju i Technologii (gov.pl) – gov.pl/web/rozwoj-technologia/najwieksze-firmy-beda-musialy-skladac-sprawozdania-dot-swoich-praktyk-platniczych-dopiero-w-styczniu-2021-r)

W praktyce nie chodzi więc o każdą firmę. Dotyczy to podmiotów spełniających konkretne warunki podatkowe i organizacyjne.

Jakie dane i wskaźniki zawiera sprawozdanie o zatorach płatniczych?

Sprawozdanie o zatorach płatniczych zawiera dane identyfikacyjne firmy, wartości świadczeń pieniężnych oraz wskaźniki terminowości rozliczeń. Raport oddziela płatności otrzymane od kontrahentów od płatności wykonanych wobec dostawców. Pokazuje też kwoty niespełnione w umownym terminie. Chodzi o należności albo zobowiązania pozostające po dacie zapłaty.

Dane grupuje się według przedziałów czasowych, bo sam łączny obrót nie pokaże ryzyka zatorów. Firma z wysoką sprzedażą i krótkim cyklem inkasa ma inną płynność niż firma z tą samą sprzedażą, ale z fakturami po terminie. Wskaźniki procentowe pokazują udział opóźnionych kwot w wartości świadczeń danego rodzaju. To często najważniejszy sygnał dla zarządu.

Jak sprawdzić, czy dana firma musi złożyć sprawozdanie o zatorach płatniczych?

Sprawozdanie o zatorach płatniczych wymaga najpierw ustalenia, czy firma spełnia ustawowe kryteria raportowania. Sprawdź status podmiotu zanim zaczniesz zbierać dane. Błędna kwalifikacja oznacza dwa ryzyka. Możesz pominąć obowiązek albo wykonać niepotrzebną pracę operacyjną. Obowiązek obejmuje podatników CIT, których przychody netto przekroczyły 50 mln euro. (Źródło: (Ministerstwo Rozwoju i Technologii (gov.pl) – gov.pl/web/rozwoj-technologia/najwieksze-firmy-beda-musialy-skladac-sprawozdania-dot-swoich-praktyk-platniczych-dopiero-w-styczniu-2021-r)

• Sprawdź formę prawną firmy i ustal, czy podmiot działa jako spółka kapitałowa, grupa kapitałowa albo inny podatnik CIT.
• Porównaj przychody podatkowe z progiem wskazanym dla największych podatników.
• Zweryfikuj, czy firma znajduje się w publicznym wykazie podatników, o którym mówi art. 27b ustawy o CIT.
• Ustal, kto pełni funkcję kierownika podmiotu i kto podpisze raport w imieniu jednostki.
• Sprawdź, czy w systemie księgowym oddzielisz należności, zobowiązania, daty faktur, daty wymagalności i daty faktycznej zapłaty.

Po takiej weryfikacji dostajesz jasną odpowiedź. Firma składa raport albo zapisuje brak obowiązku na potrzeby kontroli wewnętrznej.

Znaczenie sprawozdawczości dla praktyk płatniczych w Polsce

Sprawozdanie o zatorach płatniczych zwiększa przejrzystość praktyk płatniczych dużych firm i daje mniejszym kontrahentom konkretne dane. Możesz użyć raportów przy ocenie ryzyka przed podpisaniem umowy z odbiorcą, który oczekuje odroczonego terminu płatności. Czy warto sprawdzić te liczby przed udzieleniem kredytu kupieckiego? Zwykle tak, bo opóźnienia szybko przechodzą na Twoją płynność (Źródło: portal gov.pl „Ponad 2,8 tys. sprawozdań o terminach płatności przedsiębiorców wpłynęło do MRiT” – gov.pl/web/rozwoj-technologia/ponad-28-tys-sprawozdan-o-terminach-platnosci-przedsiebiorcow-wplynelo-do-mrit).

• Sprawdź udział płatności po terminie przed przyznaniem kontrahentowi kredytu kupieckiego.
• Porównaj deklarowane terminy płatności z faktycznymi danymi ze sprawozdania.
• Ustal krótszy termin zapłaty w umowie, jeżeli raport pokazuje wysoką wartość przeterminowanych zobowiązań.
• Zabezpiecz sprzedaż zaliczką, limitem kupieckim albo cesją należności, gdy kontrahent wydłuża cykl płatności.
• Monitoruj zmianę wskaźników rok do roku, ponieważ pogorszenie terminowości sygnalizuje presję na płynność.

Sprawozdawczość płatnicza zamienia opóźnienia w mierzalne dane. Pomagają one ograniczyć ryzyko utraty płynności.

Jak przygotować sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych?

Sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przygotujesz poprawnie, gdy najpierw zbudujesz roboczą ewidencję faktur. Dopiero potem przenieś zagregowane wartości do formularza. Cel jest prosty. Trzeba przypisać każdą płatność do właściwego przedziału czasowego. Należy też potwierdzić zgodność raportu z księgami (Źródło: artykuł RP o wypełnianiu sprawozdania oraz materiał instruktażowy Symfonii/INFOR – pro.rp.pl/cit-8-e-deklaracje-i-terminy/art43878761-jak-wypelnic-sprawozdanie-o-terminach-zaplaty-w-transakcjach-handlowych).

• Wyeksportuj z systemu księgowego rejestr sprzedaży i zakupów z numerem dokumentu, NIP kontrahenta, datą wystawienia, datą wymagalności i datą faktycznej zapłaty.
• Oznacz datę wymagalności, czyli dzień, od którego płatność staje się przeterminowana po braku zapłaty.
• Oddziel transakcje handlowe od płatności publicznoprawnych, wynagrodzeń, pożyczek i rozliczeń wewnętrznych poza zakresem raportowania.
• Przypisz każdą pozycję do przedziału terminu zapłaty zgodnego z formularzem raportowym.
• Zsumuj wartości pieniężne osobno dla pozycji przychodowych i kosztowych, bez mieszania należności z zobowiązaniami.
• Porównaj sumy z obrotami kont rozrachunkowych, aby wykryć brakujące faktury, korekty i rozliczenia częściowe.
• Zapisz plik roboczy z datą wygenerowania danych, ponieważ archiwum ułatwia wyjaśnienie różnic podczas kontroli.

Przedsiębiorca, który widzi w zestawieniu wysoki udział faktur po terminie, może równolegle ocenić finansowanie należności. Jednym z takich narzędzi jest faktoring jawny, czyli finansowanie faktur z informacją dla kontrahenta o cesji wierzytelności.
Dobrze przygotowane sprawozdanie daje liczby do raportu. Pokazuje też, gdzie firma traci płynność.

To może brzmieć technicznie, ale w praktyce chodzi o porządek w danych, zgodność z księgami i czytelny raport.

Jakie informacje zawierają sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty?

Sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty zawierają identyfikację podmiotu, zagregowane kwoty płatności oraz podział rozliczeń według przedziałów terminów. Formularz pokazuje, jaka część rozliczeń mieści się w krótkich terminach. Wskazuje też, jaka część przekracza daty z dokumentów handlowych. Dane trafiają do raportu zbiorczo, więc pojedyncze numery faktur zostają w dokumentacji roboczej firmy.

Przygotuj osobny arkusz kontrolny dla korekt, kompensat i płatności częściowych, bo te operacje zmieniają wartość rozliczenia bez zwykłego przelewu. Kompensata oznacza potrącenie wzajemnych należności dwóch stron bez przepływu środków przez rachunek bankowy. Taki podział zmniejsza ryzyko zawyżenia albo zaniżenia kwot w sprawozdaniu (Źródło: INFORFK.pl o sprawozdaniu i płatnościach częściowych / materiał praktyczny o raportowaniu korekt i kompensat – inforfk.pl/dok/tresc%2CFOB0000000000005712576%2CSprawozdanie-o-stosowanych-terminach-zaplaty-i-postepowanie-w-sprawie-nadmiernego-opozniania-sie-ze-spelnieniem-swiadczen-pienieznych-zasady-przeliczania-kwot-w-walutach-obcych.html).

Najczęściej zadawane pytania

Jak krok po kroku przygotować sprawozdanie o zatorach płatniczych?

Najpierw zbierz dane o wszystkich transakcjach handlowych z danego okresu, a potem uporządkuj je według kontrahentów, terminów i statusu płatności. Następnie uzupełnij formularz zgodnie z wymaganym zakresem i sprawdź, czy wartości są spójne z ewidencją księgową.

Do kiedy i w jaki sposób należy złożyć sprawozdanie o zatorach płatniczych?

Sprawozdanie składa się raz w roku, w terminie ustawowym liczonym po zakończeniu roku obrotowego. Składa się je elektronicznie, za pośrednictwem właściwego systemu wskazanego przez administrację publiczną.

Jakie informacje trzeba zebrać przed sporządzeniem sprawozdania o zatorach płatniczych?

Warto przygotować listę faktur i innych należności z datami wystawienia, terminami płatności, datami faktycznej zapłaty oraz informacją, czy płatność była częściowa. Przydatne będą też dane kontrahentów i podział na transakcje krajowe oraz zagraniczne, jeśli występują.

Jak sprawdzić, czy sprawozdanie o zatorach płatniczych zostało wypełnione prawidłowo?

Najprościej porównać je z rejestrami księgowymi i sprawdzić, czy nie ma brakujących transakcji, błędnych dat ani rozbieżności w kwotach. Dobrą praktyką jest też weryfikacja przez drugą osobę lub konsultacja z działem księgowym przed wysyłką.