Faktura dwuwalutowa — PLN i EUR na jednym dokumencie

Faktura dwuwalutowa pokazuje wartości jednej transakcji w dwóch walutach. Jakie dane trzeba dodać? Który kurs wybrać i jak przeliczyć netto, VAT oraz brutto? Najpierw ustal walutę rozliczenia. Potem wystaw dokument i sprawdź wszystkie kwoty. (Źródło: Źródło: Fakturownia, „Faktura dwuwalutowa – dwie waluty na jednym dokumencie”, pomoc.fakturownia.pl/pomoc.fakturownia.pl/3224356-Faktura-dwuwalutowa-dwie-waluty-na-jednym-dokumencie)

Czym jest faktura dwuwalutowa?

To odmiana faktury sprzedażowej, która przedstawia jedną transakcję w dwóch walutach. Przykładem są PLN i EUR. Przy tych samych pozycjach widnieją równoległe kwoty w obu walutach. (Źródło: Kolumny oznacz kodami ISO 4217: PLN – 985, EUR – 978. Dzięki temu odbiorca od razu wie, którą wartość czyta. Źródło: SIX Financial Information, ISO 4217 Maintenance Agency, six-group.com/dam/download/financial-information/data-center/iso-currrency/lists/list-one.xml)

W drugiej walucie możesz podać ceny jednostkowe, wartość netto, podatek VAT i kwotę brutto. Każdą wartość opisz symbolem lub kodem waluty. Dwie sąsiednie kolumny łatwo pomylić.
Jeśli fakturę wystawiono w walucie obcej, kwotę podatku trzeba wykazać w złotych. Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e ust. 11, eli.gov.pl/eli/DU/2004/535.

Nadal jest to jeden dokument. Ma jeden numer, jedną datę wystawienia i jeden zestaw pozycji. Samo przeliczenie nie tworzy osobnej faktury ani kolejnej transakcji. Numer musi być kolejny w danej serii lub kilku seriach. Musi też jednoznacznie identyfikować dokument. Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e ust. 1 pkt 2, eli.gov.pl/eli/DU/2004/535.

Krótko mówiąc: jedna transakcja może być opisana w dwóch walutach, ale pozostaje jednym dokumentem.

Jakie dane i kwoty musi zawierać faktura dwuwalutowa?

Dokument powinien zawierać dane wymagane na zwykłej fakturze VAT. Powinien też czytelnie przedstawiać kwoty w obu walutach. Wykaz obowiązkowych informacji znajdziesz przede wszystkim w art. 106e ustawy o VAT. Źródło: ustawa o VAT, art. 106e ust. 1 i ust. 11, eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text/O/D20240361.pdf.

• Wpisz datę wystawienia, kolejny numer faktury oraz datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli jest inna niż data wystawienia.
• Podaj nazwy, adresy i numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy oraz nabywcy.
• Dodaj nazwę towaru lub usługi, jednostkę miary, ilość i cenę jednostkową netto.
• Wykaż rabaty, wartość sprzedaży netto oraz sumy netto z podziałem na stawki VAT.
• Wpisz stawkę VAT, kwotę podatku i całkowitą należność brutto.
• Każdą kolumnę oznacz kodem waluty, na przykład PLN albo EUR.

Przy fakturze wystawionej w walucie obcej pokaż podatek VAT także w złotych. Wymaga tego art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Numer rachunku i termin płatności nie należą do podstawowego katalogu z art. 106e. Warto je jednak podać. Odbiorca łatwiej rozliczy wtedy dokument. Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e ust. 11, eli.gov.pl/eli/DU/2004/535.

Jak przeliczyć netto, VAT i brutto na drugą walutę?

Fakturę dwuwalutową przelicz według jednego kursu i jasno opisanej metody notowania. Jeżeli kurs podaje liczbę jednostek drugiej waluty za jednostkę waluty bazowej, pomnóż kwotę bazową przez ten kurs. VAT co do zasady przelicza się po średnim kursie NBP. Przyjmij kurs z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 31a ust. 1, eli.gov.pl/eli/DU/2004/535.

• Ustal kwotę netto w walucie bazowej.
• Zapisz kierunek kursu, na przykład 1 EUR = 4,30 PLN.
• Pomnóż netto przez kurs i wylicz wartość w drugiej walucie.
• Oblicz VAT oddzielnie dla każdej stawki podatku.
• Dodaj przeliczone netto i VAT, aby uzyskać kwotę brutto.
• Zaokrąglij podatek w złotych do pełnych groszy: część poniżej pół grosza pomiń, a pół grosza lub więcej podnieś do pełnego grosza.

W tym przykładzie kurs 4,30 PLN za 1 EUR pokazuje jedynie sposób liczenia. Wartości netto, VAT i brutto pozostają matematycznie zgodne w obu walutach.

Najważniejsze zasady faktury dwuwalutowej

• Używaj kodów walut, takich jak PLN, EUR lub USD, zamiast nazw, które można różnie zrozumieć.
• Wartości w obu walutach umieść w osobnych kolumnach albo wyraźnie wydzielonych sekcjach.
• Zapisz zastosowany kurs oraz kierunek przeliczenia.
• W obu częściach dokumentu zachowaj te same nazwy pozycji, ilości, jednostki miary i stawki VAT.
• Nie dodawaj w jednym polu kwot wyrażonych w różnych walutach.
• Sprawdź osobno dla każdej waluty, czy netto powiększone o VAT daje wartość brutto.

Faktura dokumentuje jedną sprzedaż, choć pokazuje jej wartość w dwóch jasno oznaczonych walutach. To podstawowa zasada, o której warto pamiętać podczas jej przygotowywania.

Czym różni się waluta prezentacji od waluty rozliczenia?

Waluta prezentacji podaje pomocniczą wartość transakcji. Natomiast waluta rozliczenia wskazuje, ile i w jakiej walucie nabywca ma zapłacić. Dodanie równowartości w drugiej walucie nie zmienia waluty należności. Zobowiązanie wyrażone w walucie obcej można uregulować w złotych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa, orzeczenie lub umowa wymaga płatności wyłącznie w tej walucie. Źródło: Kodeks cywilny, art. 358 § 1, eli.gov.pl/eli/DU/1964/93.

Walutę rozliczenia określają umowa, zamówienie oraz warunki płatności zapisane na dokumencie. Faktura może pokazywać 10 000 EUR i informacyjnie 43 000 PLN. Jeśli warunki wskazują EUR, nabywca płaci w euro na rachunek przeznaczony dla tej waluty.
Wymóg zapłaty wyłącznie w EUR musi wynikać z umowy albo innej podstawy prawnej. Taka podstawa musi wyłączać płatność w PLN. Źródło: Kodeks cywilny, art. 358 § 1, eli.gov.pl/eli/DU/1964/93.

Ryzyko kursowe pojawia się, gdy wartość należności zmienia się wraz z kursem między sprzedażą a zapłatą. Sprzedawca może ponosić koszty w PLN, ale przyjmować płatność w EUR. Po przeliczeniu otrzyma wtedy inną kwotę w złotych. U podatników CIT różnice kursowe wynikają z różnicy między przychodem należnym a jego wartością w dniu zapłaty. (Źródło: Źródło: ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 15a ust. 1–3, eli.gov.pl/eli/DU/1992/86)

Przy faktoringu walutowym finansowane są faktury rozliczane w walucie obcej. Sprawdź listę walut obsługiwanych przez faktora. Dodatkowa kolumna w PLN nie zmieni należności rozliczanej w EUR w należność złotową.

Waluta rozliczenia określa sposób zapłaty, a waluta prezentacji pomaga odczytać wartość dokumentu. Czy sam zapis waluty na fakturze wymusza płatność tylko w niej? Nie. Art. 358 § 1 KC co do zasady pozwala zapłacić w PLN. Źródło: Kodeks cywilny, art. 358 § 1, eli.gov.pl/eli/DU/1964/93.

Jak wystawić fakturę dwuwalutową krok po kroku?

Najpierw przypisz transakcji walutę rozliczenia, dodatkową walutę prezentacji oraz odpowiedni kurs. Zachowaj jeden zestaw danych sprzedażowych. Kwoty umieść w dwóch wyraźnie oddzielonych sekcjach. Dla VAT stosuj średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego. Wybierz dzień przed powstaniem obowiązku podatkowego. Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 31a ust. 1, eli.gov.pl/eli/DU/2004/535.

• Sprawdź w umowie walutę ceny oraz płatności.
• Wybierz kontrahenta, datę sprzedaży i datę wystawienia dokumentu.
• Dodaj towary lub usługi wraz z ilością, ceną i stawką podatku.
• Ustaw podstawową walutę faktury oraz opcję wyświetlania wartości w drugiej walucie.
• Wprowadź kurs, jego źródło i datę obowiązywania.
• Wskaż rachunek bankowy obsługujący walutę płatności.
• Wygeneruj podgląd faktury, a następnie porównaj go z umową lub zamówieniem.

Jeśli program nie obsługuje faktur dwuwalutowych, przygotuj własny szablon z dwiema kolumnami. Następnie przenieś dane z ewidencji sprzedaży. Nie poprawiaj ręcznie kwot w gotowym pliku PDF. Przestaną wtedy odpowiadać zapisom w systemie księgowym. Błąd na wystawionym dokumencie popraw fakturą korygującą zgodnie z art. 106j ustawy o VAT. Nie edytuj PDF. Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106j, eli.gov.pl/eli/DU/2004/535.

Otrzymujesz jedną fakturę, czytelne wartości i jednoznaczną instrukcję płatności.

Kiedy faktura dwuwalutowa będzie lepsza niż dokument w jednej walucie?

Wybierz ten format, gdy strony używają innych walut operacyjnych. Pozwala on czytać wartości transakcji bez samodzielnego przeliczania.

• Sięgnij po niego, gdy cena w umowie jest podana w euro, a odbiorca kontroluje budżet w złotych.
• Zastosuj go, jeśli zagraniczna centrala analizuje koszty w jednej walucie, a polska spółka księguje dokument w innej.
• Użyj go, gdy kontrahent oczekuje równoległych wartości w walucie kontraktu oraz walucie raportowej.
• Pozostań przy jednej walucie, jeśli dodatkowa kolumna nie pomaga w księgowaniu, płatności ani kontroli budżetu.

Przed wyborem formatu porównaj wymagania umowy, odbiorcy i używanego programu księgowego. Porozmawiaj z księgowym lub doradcą podatkowym, jeśli transakcja obejmuje zaliczkę albo korektę. Konsultacji wymaga też sytuacja, gdy obowiązek podatkowy powstaje w innym dniu niż data wystawienia.

Jaki kurs waluty zastosować przy wystawianiu faktury dwuwalutowej?

Kurs waluty dla VAT ustal według art. 31a ustawy o VAT. Kurs służący tylko do pomocniczej prezentacji opisz na dokumencie jako informacyjny. Podstawowa metoda opiera się na średnim kursie NBP. Przyjmij kurs z ostatniego dnia roboczego przed momentem powstania obowiązku podatkowego.
Jeśli wystawisz fakturę wcześniej, przyjmij kurs z ostatniego dnia roboczego przed datą jej wystawienia.

Gdy druga waluta ma wyłącznie znaczenie handlowe, strony mogą ustalić własny kurs prezentacyjny. Podaj jego kierunek i datę. Wyraźnie oznacz też ten kurs. Odbiorca nie powinien pomylić go z kursem podatkowym.

Jak sprawdzić poprawność wystawienia i przeliczenia faktury dwuwalutowej?

Zanim wyślesz dokument, zestaw go z danymi źródłowymi. Sprawdź także ustawienia kursu, obliczone wartości oraz instrukcję płatności.

• Porównaj dane faktury z umową, zamówieniem i protokołem odbioru.
• Upewnij się, że data kursu odpowiada dacie wymaganej przez wybraną metodę podatkową.
• Skontroluj kierunek notowania kursu, aby nie pomnożyć kwoty, gdy trzeba ją podzielić.
• Przelicz niezależnie jedną pozycję oraz podsumowanie dla każdej stawki VAT.
• Porównaj dane zapisane w systemie księgowym z wartościami widocznymi w wygenerowanym pliku.
• Sprawdź, czy rachunek bankowy przyjmuje walutę podaną w warunkach płatności.
• Oceń, czy opis kursu pozwala odtworzyć źródło oraz datę przeliczenia.

Jeśli wyniki się zgadzają, dokument jest spójny z umową, regułami podatkowymi i zapisami księgowymi. Kontrola przed wysyłką zmniejsza ryzyko późniejszej korekty.

Jak wygląda faktura po zmianie waluty lub kursu?

Po zmianie waluty lub kursu dokument powinien zawierać nowe oznaczenia. Powinien też pokazywać przeliczone wartości i aktualną informację o podstawie obliczeń. Jeśli faktura została już wystawiona, zachowaj jej pierwotną wersję. Zmianę udokumentuj fakturą korygującą.

• Sprawdź, czy dokument pozostaje wersją roboczą, czy został już wystawiony.
• Ustal, czy modyfikujesz walutę prezentacji, walutę rozliczenia, czy tylko kurs.
• Ponownie przelicz wszystkie wartości zależne od zmienionego parametru.
• Wystaw korektę, jeśli pierwotna faktura trafiła już do nabywcy.
• Nadaj korekcie oddzielny numer oraz podaj numer i datę faktury pierwotnej.
• Prześlij aktualny dokument kontrahentowi oraz swojej księgowości.

Na korekcie pokaż dane lub kwoty sprzed zmiany. Obok wpisz wartości prawidłowe. Odbiorca będzie mógł bez trudu ustalić różnicę. Nota korygująca nie służy do zmiany wartości netto, VAT, brutto ani waluty należności. Korektę liczbową wystawia sprzedawca. Źródło: Ministerstwo Finansów, „Podręcznik KSeF 2.0”, oraz ustawa o VAT, art. 106j, ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf.

Przy indywidualnej fakturze korygującej w walucie obcej zastosuj dla VAT kurs przyjęty dla pierwotnej podstawy opodatkowania. Wynika to z art. 31b ustawy o VAT. Dla zbiorczej faktury korygującej obejmującej kilka faktur tego samego odbiorcy przepisy wskazują inny kurs. Jest to kurs z ostatniego dnia roboczego przed jej wystawieniem.

Zmiana kursu rynkowego między wystawieniem faktury a otrzymaniem zapłaty nie zmienia treści dokumentu. Pojawiają się za to różnice kursowe. Są to różnice między wartością należności ujętą w księgach a kwotą rozliczoną w dniu płatności.

Jeśli należność finansuje firma faktoringowa, wyślij jej korektę przed rozliczeniem płatności. Zmieniona waluta lub kwota wpływa na wartość wierzytelności objętej finansowaniem.

Wersję roboczą możesz zaktualizować. Wystawioną fakturę zmieniasz korektą.

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura dwuwalutowa może być wystawiona konsumentowi?

Tak. W przypadku sprzedaży konsumenckiej należy jednak zapewnić prezentację ceny w złotych, a drugą walutę można podać dodatkowo.

Jak rozliczyć różnicę między kwotą na fakturze a kwotą otrzymaną od kontrahenta?

Różnica wynikająca ze zmiany kursu przy zapłacie może stanowić dodatnią lub ujemną różnicę kursową. Ujmuje się ją zgodnie z zasadami rachunkowości i wybraną metodą rozliczeń podatkowych.

Czy do faktury dwuwalutowej można wystawić fakturę korygującą?

Tak, korekta może dotyczyć faktury dwuwalutowej. Powinna jasno wskazywać korygowane wartości oraz zachować spójność między walutą podstawową i dodatkową.

Czy faktura dwuwalutowa może być fakturą pro forma?

Tak, można przygotować pro formę w dwóch walutach, ale nie jest ona dokumentem księgowym ani podstawą do rozliczenia VAT. Właściwą fakturę należy wystawić po powstaniu obowiązku fakturowania.

Czy faktura dwuwalutowa może obejmować zaliczkę?

Tak, zaliczkę można udokumentować fakturą dwuwalutową. Późniejsza faktura końcowa powinna uwzględniać otrzymaną zaliczkę w sposób spójny z dokumentem zaliczkowym.