Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy — z paragonu

Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, powstaje na podstawie paragonu fiskalnego. Paragon dokumentuje sprzedaż wcześniej zarejestrowaną na kasie. Fakturę wykazujesz w ewidencji VAT w okresie jej wystawienia. Nie zwiększasz ponownie wartości sprzedaży ani podatku należnego. Ta transakcja została już rozliczona. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 109 ust. 3d – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

• Sprawdź, czy faktura jest powiązana z konkretnym paragonem fiskalnym.
• Ustal okres, w którym wystawiono dokument.
• Zweryfikuj, jak dane należy wykazać w ewidencji sprzedaży VAT.

Te trzy kroki wystarczą, aby właściwie zaklasyfikować dokument i przygotować go do rozliczenia. Zachowaj przy tym spójność danych na fakturze i paragonie. Najważniejsze jest uniknięcie podwójnego wykazania tej samej sprzedaży.

Czym jest faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT?

Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, potwierdza sprzedaż wcześniej zarejestrowaną przy użyciu kasy rejestrującej. Chodzi o faktury wskazane w art. 106h ust. 1–3. Od 1 sierpnia 2026 r. zasady przechowywania tej dokumentacji określa art. 106h ust. 1. Ust. 2 i 3 zostały uchylone. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 106h – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

Co przesądza o kwalifikacji dokumentu? Decyduje jego związek z konkretnym paragonem fiskalnym. Nie decydują nazwa ani szata graficzna. Przy fakturze papierowej sprzedawca dołącza paragon do egzemplarza przechowywanego w swojej dokumentacji.
W przypadku faktury elektronicznej przechowuje dane pozwalające połączyć oba dokumenty. Od 1 sierpnia 2026 r. dokumentacja obejmuje dane identyfikujące fakturę i paragon papierowy. Obejmuje też numery widoczne na paragonie elektronicznym. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 106h ust. 1 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

Paragon z NIP nabywcy o wartości do 450 zł albo 100 euro może spełniać warunki faktury uproszczonej. W takim przypadku nie jest osobną fakturą wystawioną do paragonu. Sam pełni funkcję faktury. Limit dla faktury uproszczonej wynosi 450 zł albo 100 euro, jeżeli należność podano w euro. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 106e ust. 5 pkt 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

Numer NIP nie rozstrzyga więc sprawy samodzielnie. Liczy się sposób, w jaki dokument odnosi się do zarejestrowanej sprzedaży. W praktyce właśnie ten związek decyduje o rodzaju dokumentu.

Jak rozpoznać fakturę, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy?

Najpierw sprawdź, czy faktura obejmuje tę samą sprzedaż, którą wcześniej zarejestrowano na kasie. Wygląd formularza nie wystarczy do prawidłowej kwalifikacji dokumentu. Potrzebne jest rzeczywiste powiązanie obu dokumentów. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 106h ust. 1 i art. 109 ust. 3d – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

• Upewnij się, że sprzedaż została wcześniej zarejestrowana na kasie rejestrującej.
• Porównaj kwotę, datę oraz przedmiot sprzedaży podane na fakturze i paragonie.
• Sprawdź, czy papierowy paragon dołączono do egzemplarza faktury przechowywanego przez sprzedawcę.
• Przy dokumentach elektronicznych zweryfikuj dane identyfikujące paragon, numer dokumentu i unikatowy numer kasy.
• Wyklucz paragon z NIP, który spełnia warunki faktury uproszczonej.

Po wykonaniu tych czynności ujmij fakturę w okresie jej wystawienia. Nie zwiększaj wartości sprzedaży ani podatku należnego. W przeciwnym razie wykazałbyś je drugi raz. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 109 ust. 3d – eli.gov.pl/api/acts/DU/109 ust. 3d – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

Czym jest art. 109 ust. 3d ustawy o VAT i jakich obowiązków podatnika dotyczy?

Art. 109 ust. 3d ustawy o VAT dotyczy podatnika prowadzącego ewidencję sprzedaży VAT. Przepis obejmuje podatnika, który wystawia faktury wskazane w art. 106h ust. 1–3. Określa moment wykazania dokumentu oraz jego wpływ na sprzedaż i podatek należny. Fakturę ujmujesz w okresie jej wystawienia. Nie doliczasz jednak ponownie wartości transakcji ani VAT. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 109 ust. 3d – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

Dlaczego nie powstaje nowa kwota podatku? Sprzedaż znalazła się już w ewidencji na podstawie danych z kasy. Późniejsza faktura nie oznacza więc drugiej transakcji.
Sprzedaż z kasy wykaż zbiorczo jako RO. Fakturę do paragonu oznacz jako FP. Wartości z FP nie mogą ponownie zwiększyć podatku należnego. (Źródło: (Ministerstwo Finansów – Broszura JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r – podatki.gov.pl/media/wgbkrejs/broszura-jpk_vat-z-deklaracj%C4%85-od-1-lutego-2026-r.pdf)

Obowiązek ewidencyjny spoczywa na sprzedawcy prowadzącym ewidencję zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Rozliczenie podatku naliczonego przez nabywcę regulują inne przepisy. Art. 109 ust. 3d nie zajmuje się tą kwestią. Z kolei art. 109 ust. 3 wymaga odpowiednich danych w ewidencji. Dane te są potrzebne do prawidłowego rozliczenia VAT i sporządzenia informacji podsumowującej. (Źródło: (Dziennik Ustaw – ustawa o VAT, art. 109 ust. 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/T/D20250775L.pdf)

Art. 109 ust. 3d nakazuje wykazać fakturę w ewidencji. Jednocześnie zabrania ponownego zwiększenia sprzedaży i VAT należnego. Dokument ma być widoczny, lecz jego kwoty nie tworzą kolejnego obrotu (Źródło: Ministerstwo Finansów, „JPK_VAT z deklaracją. Broszura informacyjna” – gov.pl/attachment/f4efbf35-f085-4a8f-9d2c-ff67c45a701e).

To prosta zasada, choć program księgowy może powodować błędy. Faktura trafia do ewidencji, ale nie podwaja rozliczenia. Nie powstaje nowy obrót.

Jak ewidencjonować fakturę wystawioną do paragonu?

Fakturę wystawioną do paragonu wprowadź jako osobny zapis w części ewidencyjnej JPK_V7. Jest to plik obejmujący ewidencję i deklarację VAT. Zapis oznacz symbolem FP. Symbol wskazuje fakturę dotyczącą sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Samą sprzedaż fiskalną wykazujesz zbiorczo dokumentem RO. Dokument ten odpowiada okresowemu raportowi z kasy rejestrującej. (Źródło: (Ministerstwo Finansów – Broszura JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r – podatki.gov.pl/media/wgbkrejs/broszura-jpk_vat-z-deklaracj%C4%85-od-1-lutego-2026-r.pdf)

• Utwórz oddzielny zapis na podstawie danych z faktury, nie z paragonu.
• Wpisz numer dokumentu, datę wystawienia, dane kontrahenta oraz kwoty netto i VAT.
• W polu rodzaju dokumentu sprzedaży dodaj oznaczenie FP.
• Zastosuj odpowiednie oznaczenia GTU i procedur szczególnych, jeśli dana sprzedaż spełnia warunki wskazane w przepisach (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Pytania i odpowiedzi – JPK_VAT z deklaracją” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_vat-z-deklaracja/pytania-i-odpowiedzi).
• Połącz zapis FP z paragonem i raportem fiskalnym w dokumentacji księgowej.
• Skontroluj ustawienia programu, aby kwoty z pozycji FP nie trafiły ponownie do rozliczenia podatku.
• Porównaj łączną sprzedaż fiskalną oznaczoną RO z raportami przechowywanymi w pamięci kasy.

Jeśli faktura trafiła do ewidencji bez symbolu FP albo zawiera błędne dane, popraw zapis. Następnie prześlij korektę części ewidencyjnej JPK_V7 za odpowiedni okres. Zmiana samego oznaczenia nie wpływa na część deklaracyjną. Warunkiem jest, aby kwoty podatku pozostały takie same (Źródło: Ministerstwo Finansów, „JPK_VAT z deklaracją. Broszura informacyjna” – gov.pl/attachment/f4efbf35-f085-4a8f-9d2c-ff67c45a701e).

Podstawą stosowania oznaczeń „RO” i „FP” jest § 10 ust. 5 rozporządzenia o ewidencji VAT. Przepis wskazuje sposób identyfikacji dokumentów w ewidencji. (Źródło: (Dziennik Ustaw – rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych w ewidencji VAT – eli.gov.pl/api/acts/DU/2019/1988/text.html)

Na koniec sprawdź trzy rzeczy. Faktura powinna mieć osobny zapis i oznaczenie FP. Jej wartości nie mogą drugi raz zwiększyć VAT. Jeden paragon oznacza jedno rozliczenie sprzedaży.