Faktura proforma wzór Excel — po co napis „PRO FORMA”?

Faktura proforma wzór Excel to edytowalny arkusz, w którym przygotujesz proformę dotyczącą sprzedaży towaru lub usługi. Wpiszesz dane stron, obliczysz kwoty i zapiszesz gotowy plik. Poniższa instrukcja pomoże Ci stworzyć kompletny dokument do wysłania kontrahentowi.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma jest handlowym dokumentem informacyjnym. Przedstawia warunki planowanej sprzedaży towaru lub usługi. Sprzedawca przekazuje ją kontrahentowi przed zawarciem albo rozliczeniem transakcji. Ustawa o VAT nie zawiera legalnej definicji faktury proforma.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – KSeF – ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne)

Przepisy ustawy o VAT nie definiują proformy i nie wskazują jej obowiązkowego wzoru. O charakterze pisma przesądza wyraźny napis „PRO FORMA”. To on odróżnia dokument od faktury potwierdzającej czynność gospodarczą. Art. 106e ustawy o VAT wymienia dane wymagane na fakturze. Nie wprowadza jednak wzoru faktury proforma.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text.pdf)

Proforma może być kalkulacją, potwierdzeniem uzgodnionych warunków albo wezwaniem do przedpłaty. Jej wystawienie nie potwierdza jednak dostawy towaru, wykonania usługi ani wpływu pieniędzy. Zgodnie z art. 19a ust. 1 i 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje przy dostawie lub usłudze. Przy przedpłacie powstaje w chwili jej otrzymania.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Proforma opisuje planowane warunki transakcji, lecz sama jej nie rozlicza.

Dlaczego faktura proforma nie jest dokumentem księgowym?

Proforma nie jest dokumentem księgowym, bo nie potwierdza przeprowadzenia operacji gospodarczej. Dowód księgowy stanowi podstawę zapisania zdarzenia w ewidencji rachunkowej. Proforma dotyczy dopiero planowanej czynności. Księgowy nie ujmuje jej w księgach rachunkowych, KPiR, rejestrze VAT ani pliku JPK_V7. Art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości wskazują, że zapisy opiera się na dowodach potwierdzających dokonanie operacji gospodarczej.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o rachunkowości – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/120/text.html)

Samo przygotowanie proformy nie powoduje powstania przychodu ani obowiązku podatkowego w VAT. Zgodnie z zasadami zawartymi w art. 19a ustawy o VAT liczy się wykonanie czynności lub otrzymanie przedpłaty. Nie liczy się wystawienie dokumentu informacyjnego. Proforma nie może więc stanowić podstawy rozliczenia podatku.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Czy faktura proforma zastępuje fakturę VAT?

Proforma nie zastępuje faktury VAT. Oba dokumenty mają inne znaczenie podatkowe i ewidencyjne. Art. 106b ustawy o VAT wskazuje przypadki, w których podatnik musi wystawić fakturę.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text.pdf)

Proforma informuje o warunkach, a faktura VAT dokumentuje zdarzenie rozliczane podatkowo. Sprzedawca wystawia właściwą fakturę, gdy przepisy wymagają potwierdzenia sprzedaży lub otrzymanej płatności.
Zasadniczo robi to do 15. dnia następnego miesiąca po sprzedaży. Przy zaliczce wystawia ją po jej otrzymaniu, zgodnie z art. 106i ust. 1–2.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text.pdf)

Krótko mówiąc: proforma zapowiada transakcję, natomiast faktura VAT dokumentuje ją do celów podatkowych.

Czym różni się faktura proforma od faktury VAT i zaliczkowej?

Art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nakazuje wystawić fakturę po otrzymaniu całości lub części zapłaty przed dostawą bądź usługą.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text.pdf)

Wpłata na podstawie proformy może oznaczać konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Dzieje się tak, jeśli otrzymane środki są przedpłatą objętą VAT. Przy częściowej zaliczce faktura końcowa pomniejsza wartość transakcji i podatek o kwoty ujęte wcześniej w dokumentach zaliczkowych. Proforma nie zastępuje żadnego z nich.

(Źródło: Źródło: art. 106f ust. 3 ustawy o VAT – dziennikustaw.gov.pl/DU/2024/361/D2024000036101.pdf)

Faktura proforma wzór Excel – pobierz i uzupełnij

Arkusz pozwala sporządzić dokument w pliku XLSX i automatycznie oblicza wartości poszczególnych pozycji. Pobierz wzór, przygotuj kopię roboczą, a dane wpisuj tylko w komórkach przeznaczonych do edycji. Dzięki temu nie naruszysz formuł.

Najpierw sprawdź ich działanie na jednej pozycji kontrolnej. Porównaj wartość brutto z własnym obliczeniem. W ten sposób wychwycisz nadpisaną formułę, zły format procentowy lub nieprawidłowe zaokrąglenie. Kwoty na fakturze zaokrągla się do groszy: poniżej 0,5 grosza w dół, od 0,5 grosza w górę, zgodnie z art. 106e ust. 11.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – Dziennik Ustaw, ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/775/text.pdf)

Gotowy arkusz zachowaj w formacie XLSX. Wersję dla kontrahenta wyeksportuj natomiast do PDF. W ten sposób pozostawisz sobie plik do edycji, a odbiorca dostanie dokument o stałym układzie.

Pobierz darmowy wzór faktury proforma w formacie XLSX

Darmowy wzór faktury proforma w formacie XLSX pobierz z sekcji zawierającej plik źródłowy. Zapisz go na dysku, zanim zaczniesz edycję. Potem wykonaj kopię roboczą.

• Wybierz plik oznaczony rozszerzeniem .xlsx.
• Przed otwarciem sprawdź nazwę oraz rozszerzenie pobranego dokumentu.
• Otwórz arkusz w programie Microsoft Excel, LibreOffice Calc lub innym zgodnym edytorze.
• Włącz edycję tylko wtedy, gdy plik pochodzi z zaufanego źródła.
• Zapisz wersję roboczą pod nową nazwą, a pobrany wzór pozostaw bez zmian.

Format XLSX przechowuje układ arkusza, formatowanie oraz formuły. Nie obsługuje jednak makr VBA. Pliki zawierające makra mają rozszerzenie .xlsm.

Gdzie znaleźć lub jak przygotować wzór faktury proforma w Excelu?

Wzór faktury proforma w Excelu możesz znaleźć na stronie dostawcy programu księgowego, w serwisie dla przedsiębiorców albo stworzyć w pustym skoroszycie. Przed pobraniem upewnij się, że strona oferuje bezpośredni plik XLSX. Plik nie powinien wymagać instalatora ani dodatkowego programu. To ograniczy ryzyko otwarcia niepotrzebnych plików.

• Utwórz pusty skoroszyt i nazwij arkusz „Proforma”.
• Podziel go na nagłówek, dane stron transakcji, tabelę pozycji i podsumowanie.
• Zaznacz zakres pozycji i użyj skrótu Ctrl+T, aby utworzyć tabelę rozszerzającą się po dodaniu kolejnego wiersza (Źródło: Microsoft Support – „Wstawianie tabeli”; „Zmienianie rozmiaru tabeli przez dodawanie lub usuwanie wierszy i kolumn w programie Excel” – support.microsoft.com/pl-PL/Excel/resize-a-table-by-adding-or-removing-rows-and-columns-in-excel).
• Oznacz komórki przeznaczone do wpisywania danych jednym kolorem wypełnienia.
• Zablokuj komórki z formułami, a pola wejściowe pozostaw odblokowane.
• Zapisz wzorzec jako .xltx, jeśli chcesz tworzyć nowe dokumenty bez zmieniania pliku bazowego.

Własny szablon pozwala utrzymać powtarzalny układ. Zmniejsza też ryzyko przypadkowego usunięcia formuł przy wystawianiu kolejnej proformy. Raz przygotowany plik wykorzystasz ponownie.

Jak ustawić w Excelu obliczanie wartości netto, VAT i brutto na fakturze proforma?

Arkusz automatycznie obliczy kwoty, jeśli utworzysz osobne kolumny dla ilości, ceny jednostkowej netto, wartości netto, stawki VAT, podatku i wartości brutto. Netto to kwota bez podatku. VAT oznacza kwotę podatku, a brutto jest sumą netto i VAT. Każda wartość ma więc własne miejsce.

• Wpisz ilość w komórce C2, a cenę jednostkową netto w E2.
• W komórce F2 oblicz wartość netto formułą =C2*E2.
• Wprowadź właściwą stawkę podatku w G2 i ustaw procentowy format komórki.
• W komórce H2 oblicz VAT formułą =ZAOKR(F2*G2;2).
• W komórce I2 oblicz wartość brutto formułą =F2+H2.
• Przeciągnij formuły do kolejnych wierszy uchwytem w prawym dolnym rogu zaznaczenia.
• Podsumuj kolumny formułami =SUMA(F2:F20), =SUMA(H2:H20) oraz =SUMA(I2:I20).

Funkcja ZAOKR ogranicza kwotę podatku do dwóch miejsc po przecinku. Format walutowy ujednolica sposób wyświetlania wartości.
Po podaniu ilości, ceny oraz stawki arkusz wyliczy netto, VAT i brutto bez ręcznego sumowania (Źródło: Microsoft Support – „ZAOKR, funkcja”; „Wprowadzanie formuły” – support.microsoft.com/pl-pl/office/zaokr-funkcja-c018c5d8-40fb-4053-90b1-b3e7f61a213c).

Jak edytować, zapisać i wydrukować fakturę proforma w Excelu?

Edytuj wyłącznie komórki wejściowe i zachowaj dokument jako plik XLSX. Przed wydrukiem ustaw obszar oraz skalowanie strony. Warto też sprawdzić podgląd całego dokumentu.

• Uzupełnij pola tekstowe i wartości pozycji, nie usuwając komórek zawierających formuły.
• Nadaj plikowi nazwę z numerem dokumentu oraz nazwą kontrahenta.
• Zapisz arkusz przez „Plik → Zapisz jako” i pozostaw format XLSX.
• Zaznacz dokument, po czym wybierz „Układ strony → Obszar wydruku → Ustaw obszar wydruku”.
• Dobierz orientację pionową lub poziomą do szerokości tabeli.
• Ustaw skalowanie do szerokości jednej strony, aby kolumny nie trafiały na oddzielne kartki.
• Obejrzyj podgląd wydruku, a potem wydrukuj dokument lub wyeksportuj go do PDF.

Plik XLSX pozostanie edytowalny, więc w razie potrzeby poprawisz jego zawartość. PDF utrzyma natomiast stały układ podczas wysyłki i drukowania. Odbiorca zobaczy dokładnie tę wersję, którą przygotujesz.

Faktura proforma wzór Excel – jakie dane powinien zawierać?

Dokument powinien zawierać napis „PRO FORMA”, numer, datę wystawienia, dane stron oraz opis planowanej sprzedaży. Potrzebne są również kwoty, waluta, warunki płatności i zasady realizacji. Uzupełniając arkusz, korzystaj z poniższej listy kontrolnej.

Sprawdź krajowy NIP, który składa się z 10 cyfr, oraz polski NRB zawierający 26 cyfr. Przy płatności zagranicznej wpisz rachunek w formacie IBAN. Dodaj też trzyliterowy kod waluty zgodny z ISO 4217, np. PLN lub EUR.

Jeśli stosujesz kilka stawek podatku, podsumuj podstawę opodatkowania i VAT osobno dla każdej z nich. Oznaczenia 0% oraz NP nie znaczą tego samego. 0% jest stawką podatku, a NP opisuje czynność niepodlegającą VAT. Rabat pokaż przed obliczeniem podatku, aby jego wpływ na cenę był jasny.

Jeżeli późniejsza faktura sprzedażowa zostanie objęta faktoringiem, zachowaj zgodność danych kontrahenta i warunków handlowych. Informacje na proformie, zamówieniu oraz fakturze powinny się zgadzać. Kompletny arkusz pozwoli odbiorcy szybko sprawdzić przedmiot, cenę i zasady planowanej transakcji.
Dobrze wypełniona proforma ogranicza pytania przed rozpoczęciem realizacji.

Kiedy warto wystawić fakturę proforma?

Wystaw proformę, jeśli sprzedaż nie została jeszcze zrealizowana. Kontrahent może potrzebować uzgodnionych warunków do akceptacji, płatności lub zatwierdzenia zakupu. Dokument sprawdzi się wtedy, gdy odbiorca wybrał już konkretny towar albo usługę. Nie powinien natomiast oczekiwać kilku wariantów oferty.

• Nowy kontrahent – podaj kwotę przed rozpoczęciem realizacji zamówienia wymagającego przedpłaty.
• Produkcja na zamówienie – potwierdź ustalony zakres przed zakupem materiałów lub rezerwacją mocy produkcyjnych.
• Zakup firmowy – przekaż dokument pracownikowi kontrahenta, który uzyskuje zgodę działu zakupów albo księgowości.
• Transakcja zagraniczna – zapisz ustaloną walutę, warunki dostawy oraz zakres świadczenia przed realizacją (Źródło: AIN Kurier – formularz „Proforma” – ainkurier.pl/files/media/pliki/proforma.pdf).
• Rezerwacja towaru lub terminu – określ zasady utrzymania dostępności produktu, miejsca lub okresu wykonania usługi.
• Zamówienie o zmiennej wartości – przygotuj proformę po zatwierdzeniu ostatecznej specyfikacji, liczby sztuk albo zakresu prac.

Sprawdź status zamówienia w systemie sprzedażowym, termin wykonania usługi i historię rachunku bankowego. Zapytaj odbiorcę, czy dokument ma służyć akceptacji warunków. Być może oczekuje już dokumentu podatkowego.

Gdy dostawa została wykonana, usługa zakończona albo przedpłata wpłynęła, sprawdź obowiązek wystawienia właściwego dokumentu podatkowego. Przy eksporcie, transakcji wewnątrzwspólnotowej, odwrotnym obciążeniu lub rozliczeniu w obcej walucie skonsultuj się z księgowym. Każda z tych sytuacji może wymagać osobnego rozliczenia.

Najważniejszy jest etap transakcji: proforma poprzedza sprzedaż, lecz jej nie zastępuje.

Jak wygląda faktura proforma?

Proforma przypomina standardowy dokument sprzedażowy, ale informacje powinny pojawiać się w jasnej kolejności. Najpierw odbiorca musi zobaczyć oznaczenie dokumentu. Później powinien zobaczyć dane transakcji i warunki realizacji. Czytelny układ przyspiesza sprawdzanie treści.

• Umieść duży napis „PRO FORMA” u góry strony.
• Ustaw dane identyfikacyjne dokumentu obok tytułu, aby odbiorca znalazł je bez przeszukiwania arkusza.
• Rozmieść dane stron w dwóch osobnych blokach: sprzedawca i nabywca.
• Pokaż pozycje transakcji w tabeli, wpisując jeden produkt lub rodzaj usługi w każdym wierszu.
• Umieść podsumowanie kwot bezpośrednio pod tabelą, najlepiej po jej prawej stronie.
• Dodaj warunki płatności, realizacji oraz uwagi w dolnej części dokumentu.
• Zmieść krótką proformę na jednej stronie A4, a przy dłuższej tabeli powtarzaj nagłówki kolumn na następnych stronach.

Taki układ prowadzi odbiorcę przez cały dokument. Najpierw identyfikuje on proformę, później sprawdza zamówienie, a na końcu kwoty i warunki. Niczego nie musi szukać.

Wystawianie, ważność i przechowywanie faktury proforma

Proforma wymaga wewnętrznej procedury: zatwierdzania warunków, wysyłki, kontroli ważności oraz archiwizacji. Każdemu dokumentowi przypisz właściciela odpowiedzialnego za kontakt z kontrahentem. Ta osoba powinna również aktualizować jego status.

Stosuj oznaczenia „wersja robocza”, „wysłana”, „zaakceptowana”, „odrzucona” i „wygasła”. Pozwolą one oddzielić aktualne propozycje od tych, które już nie obowiązują. Zapisuj datę każdej zmiany. Przechowuj kolejne wersje po modyfikacji ceny, zakresu zamówienia lub terminu. Nie nadpisuj zaakceptowanego dokumentu nowymi warunkami.

Spójna procedura pokazuje, która proforma obowiązywała w chwili zaakceptowania warunków.

Czy faktura proforma rodzi obowiązek zapłaty?

Sama proforma nie powoduje obowiązku zapłaty. Zobowiązanie wynika z zawartej umowy, zaakceptowanego zamówienia albo przyjętej oferty. Termin płatności wpisany w dokumencie nie tworzy długu, jeśli strony nie uzgodniły warunków.

Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie zawierające istotne postanowienia umowy jest ofertą. Musi jednak wyrażać wolę jej zawarcia. Proforma może spełniać tę funkcję, gdy zawiera dostatecznie konkretne warunki, a kontrahent je zaakceptuje. O obowiązku zapłaty rozstrzyga więc relacja umowna, nie samo wystawienie dokumentu.

Jak zadbać o profesjonalny wygląd faktury proforma zgodny z marką?

Dopasuj dokument do identyfikacji wizualnej firmy, ale nie rezygnuj z czytelności. Proforma musi wyglądać dobrze na ekranie, w PDF oraz na wydruku. Najpierw liczy się treść.

• Wstaw logo w proporcjach oryginalnego pliku i wybierz grafikę o rozdzielczości co najmniej 150 dpi do wydruku biurowego.
• Użyj jednej rodziny pisma oraz rozmiaru 10–11 pkt dla treści i 14–18 pkt dla tytułu.
• Zastosuj jeden kolor firmowy w nagłówkach, obramowaniach lub polach podsumowania.
• Zapisz kolor marki w formacie HEX albo RGB, by wszystkie dokumenty miały ten sam odcień.
• Ustaw jednolity zapis dat, walut, miejsc dziesiętnych oraz numerów dokumentów.
• Dodaj w stopce adres strony internetowej, e-mail i numer telefonu do obsługi zamówienia.
• Sprawdź wydruk w skali szarości, aby tekst pozostał czytelny bez kolorowej drukarki.

Zachowaj gotowe style jako szablon Excela. Kolejne proformy otrzymają wtedy ten sam wygląd bez ręcznego formatowania. Oszczędzisz też czas przy następnych dokumentach.

Kto musi wystawiać fakturę proforma?

Żaden przedsiębiorca nie ma ustawowego obowiązku wystawiania proformy. Zasada ta dotyczy czynnych podatników VAT oraz podmiotów korzystających ze zwolnienia. Przepisy nie wymagają takiego dokumentu.

Konieczność przygotowania proformy może jednak wynikać z umowy, regulaminu zamówień, procedury zakupowej kontrahenta lub warunków przetargu. Sprzedawca może również używać jej dobrowolnie w swoim procesie handlowym. Prośba klienta o proformę nie jest ustawowym żądaniem wystawienia faktury.

Jak długo ważna jest faktura proforma i jak ją przechowywać?

Proforma jest ważna przez okres określony przez wystawcę. Przepisy nie ustalają jednego terminu obowiązywania ani archiwizacji tego dokumentu. Wskaż datę końcową, gdy mogą zmienić się cena, kurs waluty, dostępność towaru lub termin usługi.

• Wpisz datę jako „warunki ważne do: DD-MM-RRRR” albo podaj liczbę dni od wystawienia.
• Zapisz datę wysłania oraz sposób przekazania dokumentu kontrahentowi.
• Przechowuj zaakceptowaną wersję wraz z zamówieniem, umową i korespondencją potwierdzającą ustalenia.
• Archiwizuj edytowalny plik XLSX oraz niezmienną wersję PDF przekazaną odbiorcy.
• Nazwij plik, podając rok, numer proformy i skróconą nazwę kontrahenta.
• Ogranicz prawa do edycji i trzymaj drugą kopię na innym nośniku albo w repozytorium chmurowym.
• W standardowych relacjach B2B zachowaj dokumentację przez co najmniej 3 lata, zgodnie z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wskazanym w art. 118 Kodeksu cywilnego.

Jeśli umowa, dotacja lub procedura branżowa wymaga dłuższego okresu, odpowiednio wydłuż czas przechowywania. Zachowana dokumentacja pozwoli później odtworzyć uzgodnione warunki transakcji. Dotyczy to także proformy, która już wygasła.

Najczęściej zadawane pytania

Czy fakturę proforma można wystawić w walucie obcej?

Tak, proforma może być wystawiona w euro, dolarach lub innej walucie. Warto wskazać także sposób przeliczenia kwoty na złote, jeśli wymaga tego rozliczenie transakcji.

Czy faktura proforma wymaga podpisu wystawcy lub odbiorcy?

Nie, przepisy co do zasady nie wymagają podpisu na fakturze proforma. Podpis można dodać dobrowolnie, jeśli jest elementem procedur firmy lub ustaleń z kontrahentem.

Czy w jednym arkuszu Excel można przygotować proformę z kilkoma stawkami VAT?

Tak, arkusz może zawierać pozycje z różnymi stawkami VAT, na przykład 23%, 8% i 0%. Należy obliczać wartości netto, VAT i brutto osobno dla każdej stawki.

Czy fakturę proforma można wysłać klientowi jako PDF?

Tak, po uzupełnieniu arkusza Excel dokument można zapisać lub wyeksportować do PDF i przesłać elektronicznie. Przed wysyłką warto sprawdzić, czy wszystkie dane i kwoty są poprawne.