Faktura terminowa — co zrobić po 13,4 dniach oczekiwania?

Faktura terminowa ma ustalony termin płatności. Kontrahent może więc zapłacić po dostawie towaru lub wykonaniu usługi. W tym artykule sprawdzisz, jak wyznaczać terminy i pilnować należności. Dowiesz się też, jak ograniczać wpływ odroczonej zapłaty na finanse firmy (Źródło: Identyfikacja strategii kredytowej przedsiębiorstwa wobec kontrahentów – dbc.wroc.pl/Content/123475).

• Sprawdź, jakie informacje o zapłacie należy umieścić na fakturze.
• Dopasuj termin do rodzaju transakcji oraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
• Pilnuj daty wymagalności i aktualnego statusu każdej należności.
• Chroń firmę przed skutkami opóźnień po stronie kontrahentów.
• Porównaj dostępne sposoby finansowania faktur z odroczoną zapłatą.

Dzięki temu sprawniej rozliczysz sprzedaż i zachowasz kontrolę nad płynnością firmy. W IV kwartale 2024 r. przedsiębiorstwa czekały na przelew średnio 13,4 dnia. Business Insider Polska, dane Faktura.pl: businessinsider.com.pl/gospodarka/silne-firmy-kredytuja-sie-w-polsce-kosztem-slabszych-w-tej-branzy-sa-najwieksze/3ellsy4

Faktura terminowa – czym jest i co określa termin płatności?

Faktura terminowa to używane w praktyce określenie dokumentu sprzedaży. Widnieje na nim przyszły termin płatności. Ustawa o VAT nie traktuje jej jako osobnego rodzaju faktury. Wskazana data wyznacza ostatni dzień, w którym kontrahent powinien zapłacić należność.

Data zapłaty musi odpowiadać umowie, zamówieniu albo zaakceptowanym warunkom handlowym. Sprzedawca nie może samym zapisem na fakturze skrócić okresu uzgodnionego wcześniej z nabywcą.
Gdy dokumenty są rozbieżne, liczą się ustalenia stron oraz obowiązujące przepisy. W transakcjach handlowych termin zapłaty co do zasady nie przekracza 60 dni. Strony mogą wyraźnie uzgodnić inaczej. Takie ustalenie nie może być jednak rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 7: eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/424/text.html

Termin płatności odpowiada na pytanie, kiedy należność staje się wymagalna. Forma płatności wskazuje natomiast sposób zapłaty, na przykład przelew lub gotówkę. Jeśli jednorazowa wartość transakcji między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł, pieniądze muszą trafić przez rachunek płatniczy. Prawo przedsiębiorców, art. 19: eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/236/text.html

W praktyce są to dwie odrębne informacje: kiedy kontrahent płaci i w jaki sposób to robi.

Dlaczego termin płatności na fakturze ma znaczenie?

Termin płatności na fakturze wskazuje moment, w którym nabywca powinien wykonać zobowiązanie. Pozwala planować kontrolę należności i wysyłać przypomnienia. Ułatwia też sprawdzenie, czy pieniądze wpłynęły zgodnie z ustaleniami. Od 1 lipca do 31 grudnia 2025 r. stawka wynosiła 15,25% rocznie. Dla podmiotów leczniczych wynosiła 13,25%. Obwieszczenie Ministra Rozwoju i Technologii z 20 czerwca 2025 r.: eli.gov.pl/api/acts/MP/2025/602/text/O/M20250602.pdf

Już następnego dnia po upływie uzgodnionego terminu niezapłacona kwota staje się należnością przeterminowaną. Precyzyjna data ogranicza spory o moment, w którym pieniądze powinny trafić do wierzyciela (Źródło: Kodeks cywilny – art. 110–111, Dz.U. 2026.795 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-cywilny-16785996/ks-1-tyt-5).

Jakie dane, w tym termin zapłaty, powinna zawierać faktura terminowa?

Na fakturze muszą znaleźć się dane wymagane dla faktury VAT. Warto też podać informacje potrzebne do rozliczenia. Należą do nich termin zapłaty, forma płatności i rachunek bankowy. Dokładny zakres danych zależy od transakcji oraz statusu jej stron (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – art. 106e – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.pdf).

Art. 106e ustawy o VAT nie zalicza terminu ani formy zapłaty do podstawowych elementów każdej faktury. Wpisanie tych danych porządkuje rozliczenie. Nie zastępuje jednak postanowień umowy czy zamówienia. Katalog z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT nie obejmuje terminu ani formy płatności. Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf

Wystawianie faktur z odroczonym terminem płatności i zabezpieczanie zapłaty

Fakturę z odroczonym terminem płatności wystaw po wykonaniu transakcji, zgodnie z regułami fakturowania. Zabezpieczenia uzgodnij wcześniej, przed wydaniem towaru lub rozpoczęciem usługi. Daty wystawienia dokumentu nie uzależniaj od chwili otrzymania pieniędzy. Co do zasady fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 1: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf

Ogólna zasada mówi, że fakturę wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Wyjątki obejmują między innymi usługi budowlane, dostawy energii, najem oraz usługi ciągłe. Zawsze sprawdź regułę odpowiednią dla swojej transakcji.
Przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych fakturę można wystawić najpóźniej 30. dnia od wykonania usługi. Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 3 pkt 1: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf

Odroczenie zapłaty tworzy kredyt kupiecki. Sprzedawca bezpośrednio finansuje wtedy kontrahenta. Ryzyko ograniczysz, sprawdzając nabywcę i ustalając limit ekspozycji. Potwierdź też warunki handlowe na piśmie. Punktem odniesienia pozostaje termin 60 dni. Wyjątki trzeba wyraźnie uzgodnić i nie mogą być rażąco nieuczciwe. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, art. 7: eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/424/text.html

Odroczenie nie jest wyłącznie warunkiem handlowym. Rozstrzyga też, kto przez pewien czas finansuje sprzedaż.

Kiedy zaksięgować fakturę z odroczonym terminem płatności?

Fakturę zaksięguj w okresie wynikającym z daty sprzedaży, powstania przychodu albo obowiązku podatkowego. Nie czekaj z tym do otrzymania zapłaty. Sam odroczony termin nie przesuwa automatycznie momentu ujęcia przychodu, kosztu czy VAT. Zasadniczo obowiązek podatkowy VAT powstaje w chwili dostawy towarów lub wykonania usługi. Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 19a ust. 1: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf

• Odszukaj w dokumentacji datę dostawy towaru albo wykonania usługi.
• Ustal moment powstania przychodu według zasad podatku dochodowego.
• Rozpoznaj obowiązek podatkowy VAT stosownie do rodzaju sprzedaży, niezależnie od daty przelewu.
• Po stronie sprzedawcy ujmij kwotę jako należność, a po stronie nabywcy jako zobowiązanie.
• Późniejszą zapłatę rozlicz jako spłatę należności albo zobowiązania.

Osobno sprawdź reguły dotyczące zaliczek, usług ciągłych i transakcji zagranicznych. Zweryfikuj też szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego. Jeśli faktura obejmuje świadczenia rozliczane na różnych zasadach, przekaż ją księgowej lub doradcy podatkowemu. Przy zaliczce obowiązek podatkowy co do zasady powstaje w dniu otrzymania całości albo części zapłaty. Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 19a ust. 8: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf

Jak przyspieszyć zapłatę za fakturę z odroczonym terminem płatności?

Chcesz szybciej otrzymać pieniądze? Skróć obieg dokumentu i usuń przeszkody. Przez nie nabywca może potrzebować kolejnych akceptacji. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Ministerstwo Finansów, KSeF: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef

• Wystaw fakturę od razu po dostawie towaru lub odbiorze usługi.
• Przekaż dokument osobie odpowiedzialnej za księgowość i wpisz wymagany numer zamówienia.
• Potwierdź odbiór faktury oraz kompletność załączonych dokumentów.
• Przed terminem wyślij przypomnienie z kwotą, numerem dokumentu i rachunkiem bankowym.
• Zaproponuj skonto, czyli rabat za wcześniejszą zapłatę, jeżeli koszt rabatu jest niższy niż koszt oczekiwania na pieniądze (Źródło: Wystawienie faktury korygującej dokumentującej udzielenie skonta – KIP – izbapodatkowa.pl/baza-wiedzy/wystawienie-faktury-korygujacej-dokumentujacej-udzielenie-skonta).
• Przedstaw dane do przelewu w prostym, czytelnym układzie.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu, w którym KSeF nada jej numer identyfikujący. Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106na ust. 3: eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf

Jak zabezpieczyć terminową płatność faktury?

O terminową zapłatę zadbaj jeszcze przed sprzedażą. Oceń kontrahenta, ogranicz wartość otwartych należności i dopasuj zabezpieczenie do kwoty transakcji. Po spełnieniu pozostałych wymogów ustawowych wpis przedsiębiorcy do BIG wymaga zaległości wynoszącej co najmniej 500 zł. Wymaga też 30 dni wymagalności. Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych: eli.gov.pl/eli/DU/2025/85/ogl

• Zweryfikuj kontrahenta w CEIDG albo KRS, na białej liście podatników VAT i w rejestrach długów.
• Wyznacz limit kupiecki, czyli najwyższą łączną wartość niezapłaconych faktur jednego odbiorcy.
• Pobierz zaliczkę, gdy zamówienie wymaga zakupu materiałów lub zajmuje znaczną część zasobów firmy.
• Potwierdź zakres świadczenia, cenę, odbiór i zasady zapłaty w umowie, zamówieniu lub protokole.
• Przy transakcjach o dużej wartości rozważ gwarancję bankową, poręczenie albo ubezpieczenie należności.
• Zastrzeż własność sprzedanego towaru do pełnej zapłaty, jeśli pozwala na to charakter dostawy.

Jak ustalić i wpisać termin płatności na fakturze?

Najpierw odczytaj zaakceptowane warunki transakcji. Potem oblicz konkretną datę płatności i wpisz ją w osobnym polu faktury.

• Sprawdź w umowie lub zamówieniu długość okresu płatności i zdarzenie, od którego zaczyna on biec.
• Wylicz datę od wskazanego zdarzenia, na przykład wystawienia faktury, dostawy albo odbioru usługi.
• Podaj konkretną datę w formacie dziennym, na przykład „Termin płatności: 17.06.2025”.
• Wpisz formę zapłaty oraz prawidłowy rachunek bankowy.
• Porównaj datę w pliku PDF, systemie księgowym i wiadomości wysłanej nabywcy.

Jeżeli warunek brzmi „14 dni od wystawienia”, a fakturę wystawiono 3 czerwca 2025 roku, wpisz datę zapłaty 17 czerwca 2025 roku. Jedna jasno podana data usuwa różnice w liczeniu okresu przez obie strony (Źródło: Kodeks cywilny – art. 110–111, Dz.U. 2025 poz. 1071 – isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001071/T/D20251071L.pdf).

Skuteczne zarządzanie terminami płatności faktur

Zarządzanie terminami płatności faktur zaczyna się od jednego rejestru. Powinien on zawierać numer dokumentu, kontrahenta, kwotę, datę zapłaty i bieżący status należności. Aktualizuj dane po wystawieniu faktury, zmianie warunków oraz zaksięgowaniu przelewu.

Do każdej faktury przypisz osobę odpowiedzialną za kontakt z odbiorcą. Każdego dnia zestawiaj wpływy na rachunku z otwartymi należnościami. Jeśli klient wpłacił część kwoty, odejmij ją od salda. Osobno oznacz dokumenty opłacone, oczekujące, częściowo rozliczone i przeterminowane.

Przygotowuj raport wiekowania należności. Jest to zestawienie dokumentów według czasu do zapłaty albo liczby dni opóźnienia. Podziel faktury na koszyki: przed terminem, 1–7 dni po terminie, 8–30 dni oraz powyżej 30 dni.

Sama data na fakturze nie wystarczy. Potrzebujesz aktualnej informacji o wpływach i wciąż otwartych kwotach.

Termin płatności faktury a sprawne fakturowanie

Termin płatności usprawnia fakturowanie, gdy system oblicza go automatycznie. System powinien też nadawać dokumentowi status i łączyć należność z przelewem bankowym.

• Załóż w programie kartę kontrahenta z zaakceptowanym okresem płatności.
• Ustaw regułę, która obliczy konkretną datę na podstawie zapisanych warunków.
• Zablokuj wysyłkę, gdy brakuje numeru zamówienia, danych odbiorcy lub wymaganej akceptacji.
• Połącz program do faktur z rachunkiem bankowym, aby automatycznie kojarzyć przelewy.
• Dodaj oddzielny status przeznaczony dla płatności częściowych.
• Przed końcem dnia roboczego sprawdzaj dokumenty bez przypisanej daty zapłaty.

Jak sprawdzić datę wymagalności i ustalić, czy faktura jest przeterminowana?

Sprawdź datę wymagalności w dokumentach dotyczących transakcji. Następnie oblicz koniec uzgodnionego okresu. Porównaj go z dniem otrzymania pełnej kwoty. Wymagalność to chwila, od której wierzyciel może domagać się wykonania świadczenia zgodnie z ustaleniami.

• Ustal, czy termin biegnie od wystawienia lub doręczenia faktury, dostawy czy odbioru usługi.
• Potwierdź datę zdarzenia, od którego zaczyna się liczenie terminu.
• Przy terminie określonym w dniach nie uwzględniaj dnia zdarzenia początkowego.
• Gdy ostatni dzień wypada w sobotę lub ustawowo wolny dzień, przesuń termin na kolejny dzień roboczy.
• Zestaw obliczoną datę z dniem uznania rachunku pełną kwotą.
• Przy częściowej wpłacie jako przeterminowane oznacz tylko niespłacone saldo.

Reguły pomijania dnia początkowego oraz przesuwania końca terminu określają art. 111 i art. 115 Kodeksu cywilnego. Jeśli pozostała choć część należności, faktura staje się przeterminowana następnego dnia. Liczy się prawidłowo ustalona data zapłaty.

Minimalny termin płatności faktury – kiedy ma znaczenie?

Minimalny termin płatności faktury nie jest taki sam dla każdej transakcji. Liczy się okres zapisany w umowie, regulaminie zamówienia lub przepisie szczególnym. Strony mogą ustalić płatność natychmiastową. Mogą też przyznać określoną liczbę dni na przelew.

• Sprawdź, czy umowa ramowa gwarantuje odbiorcy minimalny czas na wykonanie płatności.
• Przeczytaj specyfikację zamówienia oraz warunki przetargu.
• Przy sprzedaży objętej szczególnymi zasadami sprawdź przepisy branżowe.
• Określ prawo właściwe dla umowy, jeżeli strony działają w różnych państwach.
• Nie myl minimalnego okresu dla kontrahenta z ustawowym limitem maksymalnego oczekiwania na zapłatę.

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych określa przede wszystkim maksymalne okresy zapłaty. Poproś prawnika o ocenę umowy, jeśli strony mają odmienny status. Zrób to także, gdy nabywcą jest podmiot publiczny albo stosuje się prawo zagraniczne.

Rozliczanie faktur i konsekwencje opóźnionych płatności

Rozliczenie faktury terminowej wymaga przypisania wpłaty do odpowiedniego dokumentu. Wymaga też wyliczenia pozostałego salda i zachowania dowodu zapłaty. Jeśli do dnia wymagalności nie wpłynie pełna kwota, pojawiają się skutki prawne, podatkowe oraz windykacyjne.

Porównaj wpływ z należnością po uwzględnieniu korekt, rabatów i wcześniejszych wpłat. Nie zamykaj dokumentu, gdy kontrahent zapłacił jedynie część kwoty. To samo dotyczy przelewu obejmującego kilka faktur. Jego opis może nie pozwalać rozdzielić pieniędzy.

Zachowaj wyciąg z banku, potwierdzenie wpłaty gotówkowej lub dokument kompensaty. Kompensata polega na potrąceniu wzajemnych należności bez wykonywania dwóch osobnych przelewów. Dokument rozliczeniowy powinien zawierać numery faktur, kwoty i datę potrącenia.

Jak przygotować się do rozliczenia faktury terminowej?

• Ustal, czy po wystawieniu dokumentu pojawiła się korekta zmieniająca należną kwotę.
• Porównaj numer faktury, dane płatnika, kwotę i tytuł przelewu z ewidencją.
• Rozdziel jeden wpływ między kilka dokumentów zgodnie z opisem otrzymanym od kontrahenta.
• Przypisz częściową wpłatę do wskazanej faktury, pozostawiając otwarte niespłacone saldo.
• Zapłatę gotówką potwierdź podpisanym dowodem kasowym, a potrącenie oświadczeniem lub porozumieniem.
• Wyjaśnij nadpłatę i zaksięguj ją jako kwotę do zwrotu albo zaliczenia.
• Zamknij fakturę dopiero po rozliczeniu pełnej należności.

Jakie konsekwencje grożą za nieterminową płatność faktury?

Nieterminowa płatność faktury prowadzi do naliczenia odsetek i kosztów odzyskiwania należności. Może też zakończyć się postępowaniem sądowym oraz egzekucją. W transakcjach handlowych wierzyciel może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych bez wcześniejszego wezwania. Musi wykonać świadczenie i nie otrzymać zapłaty w terminie. Stopa odpowiada stopie referencyjnej NBP powiększonej zasadniczo o 10 punktów procentowych. Dla publicznego podmiotu leczniczego wynosi 8 punktów procentowych.

Rekompensatę przelicza się według średniego kursu euro NBP. Stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Gdy uzasadnione koszty odzyskania należności są wyższe, wierzyciel może dochodzić nadwyżki. Po upływie 90 dni od terminu zapłaty ulga na złe długi może pozwolić wierzycielowi skorygować VAT należny. Dłużnik może natomiast zostać zobowiązany do korekty odliczonego VAT, jeśli spełniono warunki ustawowe.

Błędnie wskazany termin płatności: skutki i sposób korekty

Błędny termin płatności na fakturze może skutkować złym oznaczeniem należności, przedwczesnym wezwaniem lub nieprawidłowym naliczeniem odsetek. Literówka nie zmienia automatycznie warunków uzgodnionych przez strony. Utrudnia jednak wykazanie właściwej daty wymagalności. Dlatego sprawdź umowę, zamówienie i korespondencję potwierdzającą zaakceptowany termin.

• Jako sprzedawca wystaw fakturę korygującą, jeśli podałeś niewłaściwą datę zapłaty.
• Wpisz numer faktury pierwotnej i prawidłowy termin płatności.
• Wyślij korektę kontrahentowi, a następnie zachowaj dowód jej przekazania.
• Popraw termin w ewidencji należności, programie księgowym i automatycznych regułach płatności.
• Jeżeli jesteś nabywcą, przekaż notę korygującą i uzyskaj akceptację wystawcy.
• Zmianę terminu uzgodnioną po wystawieniu faktury potwierdź osobnym porozumieniem.

Wpisanie 30 sierpnia zamiast uzgodnionego 30 września skraca termin w systemie o 31 dni. Nie zastępuj pierwotnego pliku poprawioną wersją bez pozostawienia śladu. Po korekcie anuluj błędne działania windykacyjne. Następnie ponownie oblicz należności od właściwego terminu (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – art. 106j – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.pdf).

Faktura terminowa a płynność finansowa firmy

Faktura terminowa przesuwa wpływ pieniędzy na później. Firma potrzebuje więc więcej kapitału obrotowego. Do dnia zapłaty sprzedaż pozostaje należnością. Nie opłacisz z niej wynagrodzeń, podatków ani faktur dostawców (Źródło: Identyfikacja strategii kredytowej przedsiębiorstwa wobec kontrahentów – dbc.wroc.pl/Content/123475).

Okres między poniesieniem wydatku a przelewem od odbiorcy tworzy lukę płynnościową. Powiększają ją trzy czynniki: duży udział sprzedaży terminowej, długie okresy płatności i opóźnienia klientów. Firma może wykazywać zysk, a mimo to nie mieć pieniędzy na bieżące rachunki.

Ryzyko rośnie również wtedy, gdy większość należności przypada na jednego odbiorcę. Rozkładaj sprzedaż między klientów. Określ też maksymalny udział jednej należności w planowanych wpływach (Źródło: Agora S.A. – jednostkowe sprawozdanie finansowe za 2025 r – raportcsr.agora.pl/download/pobierz/agora-s-a-jednostkowe-sprawozdanie-finansowe-za-2024-r).

Zysk w księgach nie zawsze oznacza gotówkę na rachunku. O zdolności do zapłaty decydują realne przepływy.

Jak faktura terminowa wpływa na zarządzanie płynnością finansową?

• Przygotuj kroczącą prognozę przepływów pieniężnych na następne 13 tygodni.
• Każdą należność wpisz według spodziewanego dnia wpływu, a nie tylko daty widocznej na fakturze.
• Uwzględnij tygodniowe wydatki na pensje, podatki, raty, czynsze i dostawców.
• Co miesiąc obliczaj DSO, czyli średni czas oczekiwania na zapłatę: średni stan należności podziel przez sprzedaż terminową i pomnóż przez liczbę dni okresu.
• Sprawdź warianty, w których wpływy przesuwają się o 7, 14 i 30 dni.
• Wyznacz minimalną rezerwę gotówki i saldo uruchamiające finansowanie zewnętrzne.
• Porównuj udział pięciu największych odbiorców w całej puli należności.

Jak ustalić optymalny termin płatności faktury?

Optymalny termin płatności faktury powinien dać odbiorcy czas na akceptację dokumentu. Nie może jednak przekraczać możliwości finansowych sprzedawcy ani ustawowego limitu. Przy ustalaniu daty uwzględnij koszt zamówienia, marżę i historię wpłat kontrahenta. Weź też pod uwagę status prawny stron.

Koszt odroczenia oblicz według wzoru: wartość należności × roczny koszt finansowania × liczba dni ÷ 365. Dla faktury na 100 000 zł, kosztu kapitału 12% rocznie i terminu 60 dni finansowanie odbiorcy wyniesie około 1 972,60 zł. Zanim zgodzisz się na dłuższy okres, porównaj tę kwotę z marżą transakcji (Źródło: Kredyt kupiecki – co trzeba wiedzieć? – banki.waw.pl/kredyt-kupiecki-podstawy-i-porady).

Nie stosuj jednej reguły wobec wszystkich klientów. Nowym lub nieregularnie płacącym odbiorcom wyznacz krótszy okres. Dłuższy termin możesz przyznać firmom z potwierdzoną historią terminowych rozliczeń. Każdy wyjątek zatwierdź przed rozpoczęciem realizacji zamówienia.

Dobry termin daje klientowi wygodę, ale nie odbiera sprzedawcy finansowego bezpieczeństwa.

Jak dopasować termin płatności do specyfiki sprzedaży?

• Ustal, kiedy firma ponosi największe koszty wykonania danego zamówienia.
• Sprawdź, ilu dni klient potrzebuje na odbiór świadczenia i zatwierdzenie dokumentacji.
• Zestaw marżę z kosztem finansowania należności w całym okresie odroczenia.
• Przeanalizuj historię faktycznych wpłat danego kontrahenta.
• Przy projekcie etapowym przypisz oddzielną płatność do każdego odebranego zakresu.

Powiązanie płatności z cyklem sprzedaży skraca czas finansowania kosztów z własnych pieniędzy (Źródło: Faktoring – g.infor.pl/p/_wspolne/pliki/225000/faktoring_225634.pdf).

Na jak długo można odroczyć płatność faktury?

Płatność faktury możesz odroczyć na okres zaakceptowany przez strony i zgodny z prawem. Firma musi jednak mieć środki potrzebne do finansowania należności aż do dnia zapłaty.

• Ustal, czy nabywca jest przedsiębiorcą, dużym przedsiębiorcą, podmiotem publicznym lub publicznym podmiotem leczniczym.
• Określ status swojej firmy: mikroprzedsiębiorca, mały, średni albo duży przedsiębiorca.
• Przed użyciem polskich limitów sprawdź kraj oraz prawo właściwe dla umowy.
• Policz koszt pełnego okresu odroczenia i zestaw go z zyskiem ze sprzedaży.
• Sprawdź, jak odbiorca regulował wcześniejsze dokumenty o podobnej wartości.
• Wyznacz najdłuższy okres, który nie tworzy ujemnego salda w prognozie przepływów.

Jakie terminy płatności faktur wynikają z przepisów?

Terminy płatności faktur w polskich transakcjach handlowych wynoszą zasadniczo do 60 dni. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, limit wynosi do 30 dni. Dla publicznego podmiotu leczniczego wynosi 60 dni. Dokładne reguły zależą od statusu wierzyciela oraz dłużnika (Źródło: Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1790/text.html).

Limity określa ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Jeśli okres przekracza 30 dni, a dłużnik nie jest podmiotem publicznym, wierzyciel może żądać ustawowych odsetek. Może to zrobić po 30 dniach od wykonania świadczenia i doręczenia faktury. Może więc wystąpić z żądaniem przed uzgodnioną datą. Dłuższy termin oceń również pod kątem klauzuli rażąco nieuczciwej wobec wierzyciela.

Czy faktura z 90-dniowym terminem płatności jest ważna?

Faktura z 90-dniowym terminem płatności nadal jest ważnym dokumentem sprzedaży. Wpisana data wiąże jednak strony tylko wtedy, gdy taki okres jest prawnie dozwolony. Musi też zostać skutecznie uzgodniony.

90 dni można zastosować wyłącznie w relacji, która dopuszcza przekroczenie podstawowego okresu. Potrzebne jest też wyraźne uzgodnienie. Nie może ono naruszać ochrony wierzyciela.

Odroczony termin płatności a faktoring

Faktoring pozwala zamienić fakturę z odroczonym terminem na pieniądze dostępne przed zapłatą kontrahenta. Przedsiębiorca przenosi prawo do należności na firmę faktoringową. Po sprawdzeniu dokumentu oraz odbiorcy otrzymuje uzgodnioną część wartości faktury.

Faktor jest firmą finansującą dokument, a faktorant przedsiębiorcą korzystającym z tej usługi. Dłużnik faktoringowy to odbiorca zobowiązany do zapłaty. Faktor przyznaje też limit faktoringowy. Jest to najwyższa kwota finansowania dla klienta lub konkretnego kontrahenta.

Na cenę usługi wpływają czas finansowania, ocena płatnika i liczba faktur. Wpływa na nią również zakres przejętego ryzyka oraz dodatkowe opłaty. Porównaj prowizję, odsetki, koszt limitu i wymagany minimalny obrót. Sprawdź także opłatę za niewykorzystane finansowanie.

Faktoring obejmuje przede wszystkim bezsporne należności z wykonanych transakcji między przedsiębiorstwami. Warunki finansowania sprawdź, zanim przyznasz klientowi długi okres płatności.

Faktoring nie likwiduje kosztu odroczenia. Może za to znacznie skrócić oczekiwanie na gotówkę.

Jakie wyzwania wiążą się z odroczonym terminem płatności?

Odroczony termin płatności wydłuża okres narażenia na brak zapłaty, spór handlowy i pogorszenie sytuacji finansowej odbiorcy. Im późniejsza data wymagalności, tym dłużej sprzedawca finansuje wykonaną sprzedaż z własnych środków.

Nie każdą fakturę da się sfinansować. Przeszkodą może być zapis ograniczający cesję wierzytelności. Oznacza ona przeniesienie prawa do należności na inną firmę. Faktor sprawdzi też dowód wykonania usługi i udział jednego odbiorcy w sprzedaży. Oceni również jego wcześniejsze opóźnienia.

Odroczony termin płatności – przykład w praktyce

• Wystaw fakturę na 80 000 zł z terminem płatności wynoszącym 45 dni.
• Przekaż ją faktorowi, który zaakceptował płatnika i udostępnił odpowiedni limit.
• Otrzymaj zaliczkę faktoringową równą 90% należności, czyli 72 000 zł.
• Poczekaj na wpłatę przez kontrahenta pełnych 80 000 zł na rzecz faktora.
• Rozlicz pozostałe 8 000 zł, pomniejszone o koszt usługi wynoszący 1,5%, czyli 1 200 zł.

Łącznie przedsiębiorca otrzymuje 78 800 zł. Najpierw otrzymuje 72 000 zł zaliczki, a później 6 800 zł rozliczenia końcowego. Przed podpisaniem umowy sprawdź, czy cena uwzględnia VAT od usługi. Zweryfikuj też opłatę za limit, ubezpieczenie i dodatkową obsługę dokumentów.

Jak faktoring pomaga finansować faktury z odroczonym terminem płatności?

• Przekaż faktorowi fakturę razem z dokumentem potwierdzającym wykonanie transakcji.
• Poczekaj, aż sprawdzi odbiorcę, należność oraz dostępny limit faktoringowy.
• Potwierdź cesję wierzytelności zgodnie z procedurą opisaną w umowie.
• Odbierz zaliczkę po potrąceniu opłat pobieranych przy uruchamianiu finansowania.
• Skieruj zapłatę kontrahenta na rachunek podany przez faktora, jeśli wymaga tego wybrany wariant.
• Po spłacie faktury odbierz zatrzymaną część należności, pomniejszoną o końcowe koszty.

Przed wyborem faktoringu porównaj koszt, zakres regresu, dostępny limit i odpowiedzialność za niewypłacalność kontrahenta. Kluczowe są warunki umowy.

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi maksymalny termin płatności faktury?

Nie ma jednego maksymalnego terminu dla wszystkich transakcji, ale przepisy ograniczają go w niektórych relacjach. Przykładowo wobec podmiotu publicznego termin wynosi co do zasady 30 dni, a wobec podmiotu leczniczego 60 dni; w relacji dużego przedsiębiorcy z małym lub średnim przedsiębiorcą zasadniczo nie powinien przekraczać 60 dni.

Czy termin płatności przypadający w sobotę lub święto przesuwa się na kolejny dzień?

Tak. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, płatności można dokonać w najbliższym dniu roboczym.

Czy termin płatności na fakturze pro forma jest wiążący?

Sama faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym ani podstawą dochodzenia należności jak zwykła faktura. Wskazany na niej termin może jednak obowiązywać, jeśli wynika z zawartej umowy lub ustaleń stron.

Czy można ustalić na jednej fakturze płatność w ratach?

Tak, sprzedawca i nabywca mogą uzgodnić kilka rat z odrębnymi datami zapłaty. Warto jasno wskazać kwotę każdej raty oraz jej termin, aby uniknąć wątpliwości co do wymagalności.

Czy termin płatności wyrażony w dniach oznacza dni kalendarzowe?

Co do zasady tak, chyba że strony wyraźnie zastrzegą dni robocze. Przy liczeniu terminu nie uwzględnia się dnia, od którego termin zaczyna biec.

Czy zakwestionowanie faktury automatycznie wstrzymuje obowiązek zapłaty?

Nie. Samo zgłoszenie zastrzeżeń nie przesuwa terminu płatności, chyba że strony uzgodnią inaczej albo spór dotyczy zasadności całej należności.