Faktura zwolniona z VAT — wzór PDF, art. 113 i 240 000 zł

Faktura zwolniona z VAT dokumentuje sprzedaż przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia na podstawie art. 113 ustawy o VAT. Jak przygotować taki dokument? Dobierz właściwy wzór, uzupełnij dane i wskaż zwolnienie. Następnie sprawdź gotową fakturę.
Od 1 stycznia 2026 r. roczny limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł. Wcześniej wynosił 200 000 zł. Dziennik Ustaw: ustawa z 24 czerwca 2025 r. (Źródło: o zmianie ustawy o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/896/text.pdf)

• Upewnij się, że Twoja sprzedaż podlega zwolnieniu wskazanemu w art. 113.
• Porównaj wymagane pola z danymi widocznymi we wzorze PDF.
• Wpisz dane sprzedawcy i nabywcy oraz opis usług lub dostarczonych towarów.
• Sprawdź dokument przed wysłaniem go kontrahentowi i zapisaniem w archiwum.

W ten sposób przygotujesz prawidłową fakturę. Dokument będzie odpowiadał rodzajowi sprzedaży i właściwej podstawie zwolnienia.

Czym jest faktura zwolniona z VAT na podstawie art. 113?

Faktura zwolniona z VAT na podstawie art. 113 potwierdza dostawę towarów lub świadczenie usług przez podatnika objętego zwolnieniem podmiotowym. O zwolnieniu decydują status sprzedawcy i wartość sprzedaży. Dlatego dokument nie wykazuje naliczonego VAT. Od 2026 r. limit wynosi 240 000 zł. Kwota 200 000 zł obowiązywała do 31 grudnia 2025 r. Ministerstwo Finansów: podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/zwolnienie-podmiotowe-od-podatku-vat

Prawo do zwolnienia wynika z art. 113 ustawy o VAT, a nie z faktu wystawienia dokumentu. Najpierw sprawdź, czy spełniasz ustawowe warunki. Dopiero potem dokumentuj sprzedaż bez VAT. Jeśli rozpoczynasz działalność w ciągu roku, limit z art. 113 ust. 9 obliczysz proporcjonalnie. Uwzględnij okres prowadzenia działalności. Tekst jednolity ustawy o VAT: isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf

Trzeba oddzielić prawo do zwolnienia od technicznego sposobu wystawienia dokumentu. Sprzedaż wykazana na fakturze zgodnie z art. 113 nadal podlega ustawie o VAT. Podatnik korzysta jednak ze zwolnienia przewidzianego w jej przepisach. Art. 5 ust. 1 ustawy o VAT obejmuje m.in. odpłatną dostawę towarów. Obejmuje także świadczenie usług na terytorium kraju. Tekst jednolity ustawy o VAT: isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf

Art. 113 określa status podatnika, który wystawia dokument sprzedaży bez naliczonego VAT. Z kolei art. 113 ust. 1 wprowadza zwolnienie podmiotowe dla sprzedaży mieszczącej się w ustawowym limicie. To właśnie te warunki należy sprawdzić przed wystawieniem faktury. Dziennik Ustaw: api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/896/text.pdf

Art. 113 ustawy o VAT – jak prawidłowo wskazać podstawę zwolnienia?

Podstawy zwolnienia z art. 113 nie trzeba umieszczać na fakturze wystawianej w ramach zwolnienia podmiotowego. Możesz jednak podać ją dobrowolnie. W takim przypadku wpisz dokładne odwołanie do przepisu. Powinno ono odpowiadać sytuacji Twojej firmy. Wyjątek przewidziany w § 3 pkt 3 rozporządzenia dotyczy faktur dokumentujących zwolnienie z art. 113 ust. 1 i 9. Rozporządzenie: eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html

• Ustal, który ustęp art. 113 ustawy o VAT jest podstawą Twojego zwolnienia.
• Dodaj adnotację: „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT”.
• Wpisz właściwy ustęp, jeśli zależy Ci na precyzyjnym wskazaniu podstawy prawnej.
• Nie powołuj art. 43 ustawy o VAT, gdy zwolnienie wynika ze statusu podatnika, a nie z rodzaju sprzedaży.
• Używaj tej samej podstawy na kolejnych dokumentach, dopóki status podatkowy firmy pozostaje bez zmian.

Dla przedsiębiorców kontynuujących działalność właściwy jest art. 113 ust. 1. Jeśli firma rozpoczyna działalność w ciągu roku, zastosowanie ma art. 113 ust. 9. Tekst jednolity ustawy o VAT: isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf

Dobrowolna adnotacja porządkuje fakturę. Pomaga też kontrahentowi szybko ocenić sposób rozliczenia transakcji.

Czym jest faktura bez VAT w zakresie stawek, kwot i podstawy zwolnienia?

Faktura bez VAT wystawiana przy zwolnieniu podmiotowym potwierdza sprzedaż bez wskazywania stawki i kwoty podatku. Sprzedawca wpisuje pełną należność za towary lub usługi, ale nie dolicza VAT. Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT zalicza stawkę i kwotę podatku do standardowych elementów faktury. Tekst jednolity ustawy o VAT: isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/T/D20250775L.pdf

Symbol „zw.” oznacza zwolnienie. Stawka 0% odnosi się natomiast do sprzedaży opodatkowanej stawką zerową. Nie zastępuj zwolnienia stawką 0%. Zmieniłoby to podatkową kwalifikację transakcji. Stawka 0% pozostaje stawką VAT. Stosuje się ją np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. Ustawa o VAT, art. 41: eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1570/text.html

Kwota do zapłaty to cała należność wobec sprzedawcy, bez osobno wyodrębnionego podatku. Podatnik korzystający z art. 113 nie oblicza VAT od ceny podanej na takim dokumencie. Zwolnienie z art. 113 ust. 1 obejmuje sprzedaż podatnika mieszczącą się w limicie. Nie dotyczy wyłącznie jednej pozycji na fakturze. Dziennik Ustaw: api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/896/text.pdf

Krótko mówiąc: „zw.” wskazuje na zwolnienie, a „0%” nadal jest stawką VAT.

Czy na fakturze trzeba podać podstawę zwolnienia z VAT?

Podstawa zwolnienia z VAT zależy od rodzaju stosowanej preferencji. Przy zwolnieniu podmiotowym z art. 113 ustawy o VAT nie musisz jej podawać. Przy zwolnieniu przedmiotowym co do zasady należy wskazać właściwy przepis. § 3 pkt 3 rozporządzenia zwalnia faktury z art. 113 ust. 1 i 9 z obowiązku podawania podstawy prawnej. Rozporządzenie: eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html

Brak obowiązku wskazywania przepisu przy art. 113 wynika z § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Czy warto mimo to podać podstawę? Jeśli program księgowy ma odpowiednie pole, wpisz dokładną jednostkę ustawy. Nie używaj ogólnej frazy „sprzedaż bez VAT”. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 1979: eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html

Przy zwolnieniu podmiotowym możesz dobrowolnie wskazać art. 113. Nie zastępuj go jednak stawką 0%. Stawka 0% oznacza sprzedaż opodatkowaną, a art. 113 przewiduje zwolnienie podmiotowe z VAT. Ustawa o VAT: eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1570/text.html

Co wynika z art. 113 ust. 1 pkt 9 ustawy o VAT?

Art. 113 ust. 1 pkt 9 ustawy o VAT nie istnieje jako jedna jednostka redakcyjna. Poprawne odwołanie powinno osobno wskazywać art. 113 ust. 1 albo art. 113 ust. 9. Ustęp 1 określa roczny limit zwolnienia podmiotowego. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi on 240 000 zł (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Zwolnienie podmiotowe od podatku VAT” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/zwolnienie-podmiotowe-od-podatku-vat).

Art. 113 ust. 9 dotyczy podatnika, który rozpoczyna działalność w ciągu roku. W takim przypadku limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży. Zastosuj wzór: 240 000 zł × liczba dni prowadzenia działalności w roku ÷ liczba dni danego roku. Przekroczenie obliczonej wartości skutkuje utratą zwolnienia na zasadach zapisanych w ustawie.

Czym jest faktura bez VAT i jakie elementy musi zawierać?

Faktura bez VAT jest dokumentem księgowym potwierdzającym rzeczywistą sprzedaż. Może dotyczyć podatnika korzystającego ze zwolnienia albo transakcji zwolnionej przedmiotowo. Przy zwolnieniu podmiotowym z art. 113 dokument może mieć uproszczony zakres danych. Zakres ten określają przepisy wykonawcze (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Informacje podstawowe VAT” oraz rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/informacje-podstawowe).

Dokument powinien bez wątpliwości wskazywać sprzedawcę, nabywcę oraz przedmiot transakcji. Musi również zawierać kolejny numer i datę wystawienia. Potrzebne są też zakres sprzedaży oraz łączna kwota należności (Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, § 3 pkt 1 i 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html).

Fakturę możesz przygotować na papierze lub elektronicznie, również jako plik PDF. Przez cały okres przechowywania zapewnij autentyczność pochodzenia i integralność treści. Dokument musi też pozostać czytelny.

Format pliku ma mniejsze znaczenie. Liczy się kompletność dokumentu, jego czytelność oraz możliwość późniejszego odtworzenia.

Jakie wymogi prawne dotyczą faktur bez VAT?

Wymogi prawne dotyczące faktur bez VAT określają ustawa o VAT i rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Przy sprzedaży zwolnionej na podstawie art. 113 minimalny zestaw informacji wskazuje § 3 pkt 3 rozporządzenia. Od tego przepisu warto zacząć kontrolę wzoru (Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, § 1 i § 3 pkt 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html).

Uproszczona faktura podatnika zwolnionego podmiotowo nie musi zawierać numerów NIP stron ani daty sprzedaży. Przepisy nie wymagają też terminu płatności czy numeru rachunku bankowego. Wpisz te dane, gdy przewiduje je umowa, system księgowy albo procedura płatnicza kontrahenta.

Najważniejsze elementy faktury zwolnionej z VAT – lista obowiązkowych danych

Faktura zwolniona z VAT na podstawie art. 113 musi zawierać wskazane niżej informacje. Jest to minimalny zestaw wymagany przez rozporządzenie. Przed wysłaniem dokumentu sprawdź każde pole.

• Wpisz datę wystawienia dokumentu.
• Nadaj kolejny numer, który pozwoli jednoznacznie rozpoznać fakturę.
• Podaj imiona i nazwiska albo nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
• Określ nazwę lub rodzaj towaru albo usługi.
• Wskaż miarę i ilość towarów lub zakres wykonanych usług (Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, § 3 pkt 1 lit. e w zw. z § 3 pkt 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html).
• Wpisz cenę jednostkową towaru albo usługi.
• Podaj ogólną kwotę należności wynikającą ze sprzedaży.

Taki zestaw danych spełnia minimalne wymagania dla faktury objętej zwolnieniem z art. 113. Możesz rozszerzyć go o pola potrzebne w swojej firmie (Źródło: Ministerstwo Finansów, odpowiedź z 26 stycznia 2026 r. dotycząca faktur podatników zwolnionych z VAT – skwp.pl/content/uploads/2026/01/MF-do-SKwP-odpowiedz-na-pismo-SKwP.pdf).

Czym różni się faktura bez VAT od faktury VAT?

Faktura bez VAT nie wykazuje podatku należnego. Faktura VAT zawiera natomiast podstawę opodatkowania, odpowiednią stawkę i obliczoną kwotę podatku. Ta różnica zmienia zakres danych dokumentu. Wpływa także na prawo nabywcy do odliczenia podatku naliczonego (Źródło: Ustawa o VAT, art. 106e ust. 1, oraz Ministerstwo Finansów, „Odliczenie i zwrot podatku VAT” – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/odliczenie-i-zwrot-podatku-vat).

Status VAT dokumentu nie przekreśla możliwości finansowania wierzytelności przez faktoring. Faktor bada przede wszystkim, czy należność istnieje. Sprawdza też jej wymagalność oraz bezsporność.

Wystawianie faktury bez VAT krok po kroku

Wystawianie faktury bez VAT zacznij od potwierdzenia prawa do zwolnienia na dzień sprzedaży. Następnie wpisz dane transakcji do aktualnego wzoru. Na końcu upewnij się, że sposób rozliczenia dokumentu odpowiada statusowi podatkowemu sprzedawcy.

1. Sprawdź wartość sprzedaży w ewidencji, a rodzaj działalności porównaj z wyłączeniami z art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.
2. Ustal, czy dana transakcja nie powoduje przekroczenia limitu. Jeśli tak się stanie, opodatkowaniu podlega czynność, którą przekroczono limit.
3. Pobierz bieżący formularz i wypełnij go na podstawie umowy, zamówienia albo protokołu odbioru.
4. Przypisz fakturze unikalny numer zgodny z używaną serią numeracji.
5. Porównaj należność z dokumentami źródłowymi, zapisz fakturę w PDF i wyślij ją uzgodnionym kanałem.

Kontroluj dokument w stałej kolejności: status podatnika, limit, dane transakcji, a na końcu kwotę należności.

Kiedy można wystawić fakturę bez VAT?

Fakturę bez VAT możesz wystawić w dwóch sytuacjach. Pierwsza to korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w dniu dokonania sprzedaży. Druga występuje wtedy, gdy konkretna czynność podlega innemu zwolnieniu zapisanemu w ustawie.

• Upewnij się, że nie zrezygnowałeś ze zwolnienia ani nie zarejestrowałeś się jako podatnik VAT czynny.
• Porównaj bieżącą wartość sprzedaży z limitem dla pełnego roku lub okresu działalności rozpoczętej w jego trakcie.
• Sprawdź, czy towary albo usługi nie należą do katalogu wyłączeń z art. 113 ust. 13.
• Ustal, czy miejsce świadczenia, sprzedaż zagraniczna lub status nabywcy nie zmieniają sposobu opodatkowania.
• Potwierdź, że w dniu transakcji nadal przysługiwało Ci prawo do zwolnienia.

Podatnik zwolniony może dobrowolnie wystawiać faktury. Musi to zrobić na żądanie nabywcy, jeśli wpłynie ono w ciągu 3 miesięcy. Termin liczy się od końca miesiąca sprzedaży albo otrzymania zapłaty. Gdy żądanie pojawi się przed końcem miesiąca transakcji, wystaw dokument do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli wpłynie później, masz 15 dni od zgłoszenia.

Przed wystawieniem dokumentu porozmawiaj z księgowym, jeśli prowadzisz sprzedaż mieszaną lub zawierasz transakcje zagraniczne. Konsultacja przyda się również wtedy, gdy zbliżasz się do utraty zwolnienia. Pozwoli to uniknąć błędnego rozliczenia.

Faktura bez VAT – gdzie pobrać darmowy wzór?

Darmowy wzór faktury bez VAT znajdziesz na aktualizowanym portalu księgowym, w serwisie formularzy GOFIN albo w bezpłatnym programie do fakturowania. Nie istnieje jeden urzędowy formularz. Dlatego dostępne wzory różnią się układem oraz zakresem pól dodatkowych.

PDF sprawdzi się, gdy zamierzasz wydrukować i ręcznie uzupełnić dokument. XLSX, DOCX lub formularz online będzie wygodniejszy przy automatycznym obliczaniu należności. Przed użyciem sprawdź datę aktualizacji, zgodność z art. 113 oraz warunki licencji.

Jak prawidłowo wystawić i wypełnić fakturę zwolnioną z VAT?

Fakturę zwolnioną z VAT uzupełnij danymi rejestrowymi obu stron. Sięgnij również do dokumentów potwierdzających wykonanie transakcji. Dzięki temu ograniczysz ryzyko pomyłki.

• Ustal dzień sprzedaży i potwierdź obowiązujący wtedy status zwolnienia.
• Nadaj dokumentowi kolejny numer zgodny z chronologiczną serią używaną w firmie.
• Przenieś nazwy i adresy stron z rejestru przedsiębiorców, umowy lub zamówienia.
• Opisz sprzedaż tak, aby można było rozpoznać dostarczony towar albo wykonaną usługę.
• Przepisz ilość, zakres i cenę z zamówienia, cennika bądź protokołu odbioru (Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, § 3 pkt 1 lit. d–g w zw. z § 3 pkt 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/1979/text.html).
• Oblicz należność, mnożąc liczbę jednostek przez cenę i uwzględniając uzgodnione rabaty.
• Zapisz dokument jako nieedytowalny PDF i zachowaj kopię identyczną z wersją wysłaną kontrahentowi.

Faktura zwolniona z VAT – wzór PDF i narzędzia do wystawienia

Fakturę zwolnioną z VAT przygotujesz w edytowalnym wzorze PDF lub w programie do fakturowania. Program może automatycznie obsługiwać numerację, dane kontrahentów i eksport plików. Wybór zależy głównie od liczby wystawianych dokumentów.

• Oznacz profil sprzedawcy jako podatnik zwolniony z VAT.
• Utwórz osobną serię numeracji dla dokumentów wystawianych w danym roku.
• Wygeneruj fakturę testową i obejrzyj jej podgląd przed rozpoczęciem pracy.

Odpowiednie narzędzie zmniejsza liczbę ręcznych błędów. Nadal trzeba jednak kontrolować status podatkowy sprzedawcy.

Najlepsze programy do wystawiania faktur bez VAT

Program do wystawiania faktur bez VAT powinien obsługiwać sprzedaż zwolnioną, korekty i własne serie numeracji. Przydadzą się także baza kontrahentów oraz eksport do PDF. Przed wyborem sprawdź połączenie z księgowością i Krajowym Systemem e-Faktur.

Przed wyborem programu porównaj aktualny cennik i miesięczny limit dokumentów. Sprawdź też eksport danych oraz sposób obsługi KSeF. Dopiero wtedy wybierz wariant dla swojej firmy.

Faktura bez VAT a zgłoszenie na formularzu VAT-R

Formularz VAT-R nie jest obowiązkowy dla osoby, która rozpoczyna działalność i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113. Można go jednak użyć do dobrowolnej rejestracji. W takim przypadku przedsiębiorca uzyska status podatnika VAT zwolnionego.

• Przed konfiguracją programu sprawdź status firmy w wykazie podatników VAT.
• Wystawiaj faktury bez podatku, jeśli zachowujesz zwolnienie i nie złożyłeś rezygnacji.
• Złóż VAT-R, gdy chcesz zarejestrować się jako podatnik VAT zwolniony albo zacząć rozliczać VAT czynny.
• Wpisz w formularzu podstawę oraz datę zmiany statusu zgodną z rzeczywistym przebiegiem sprzedaży.
• Zachowaj UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu elektronicznego.
• Zmień ustawienia programu od dnia, w którym rezygnacja lub utrata prawa do zwolnienia staje się skuteczna.

VAT-R potwierdza albo zmienia status rejestracyjny przedsiębiorcy. Sam formularz nie daje jednak prawa do zwolnienia z art. 113. O tym prawie decydują warunki ustawy.

Jak sprawdzić, czy faktura zwolniona z VAT została wystawiona prawidłowo?

• Potwierdź prawo do zwolnienia na dzień dostawy towaru albo wykonania usługi.
• Porównaj dane obu stron z umową, zamówieniem lub rejestrem przedsiębiorców.
• Sprawdź, czy numer jest unikalny, a daty odpowiadają chronologii dokumentów.
• Zweryfikuj opis świadczenia, ilość, zakres, cenę oraz uwzględnione rabaty (Źródło: Ustawa o VAT, art. 106e ust. 1 pkt 7–10 – isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000775/O/D20250775.pdf).
• Samodzielnie przelicz ogólną należność, niezależnie od wyniku podanego przez program.
• Usuń omyłkowo wpisaną stawkę albo kwotę VAT, jeśli sprzedaż korzysta ze zwolnienia.
• Sprawdź podstawę prawną, gdy dobrowolnie umieściłeś ją na dokumencie.

Faktury bez VAT: uprawnienia, błędy i archiwizacja

Faktury bez VAT mogą potwierdzać przychód sprzedawcy oraz koszt podatkowy nabywcy. Warunkiem jest udokumentowanie rzeczywistej transakcji związanej z działalnością. Zwolnienie sprzedawcy z VAT nie pozbawia faktury wartości dowodowej.

Błędną cenę, ilość, należność lub dane transakcji popraw za pomocą faktury korygującej. Dokument powinien wskazywać fakturę pierwotną. Musi też jasno przedstawiać informacje przed zmianą i po niej.

Archiwum powinno pozwalać przypisać każdą fakturę do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dokument trzeba też szybko udostępnić organowi podatkowemu, gdy o niego poprosi. Porządek w dokumentacji pomaga przy windykacji należności. Ułatwia też przekazywanie faktur do finansowania.

Samo prawidłowe wystawienie faktury nie kończy pracy. Równie istotne są późniejsza kontrola i bezpieczne przechowywanie dokumentu.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury zwolnionej z VAT – na co uważać w 2026 roku?

Błędy na fakturach zwolnionych z VAT w 2026 roku mają kilka powtarzalnych przyczyn. Najczęściej chodzi o nieaktualny status podatkowy, złe obliczenie wartości sprzedaży albo niewłaściwe ustawienia programu. Każdy z tych problemów można wychwycić przed wysłaniem dokumentu.

• Stosowanie limitu z 2025 roku – zaktualizuj arkusz lub program do wartości obowiązującej w 2026 roku.
• Liczenie wpływów zamiast sprzedaży ustawowej – ustal limit według zasad z art. 113, a nie na podstawie sumy przelewów.
• Dzielenie jednej sprzedaży na kilka faktur – zsumuj wartość czynności, bo liczba dokumentów nie przesuwa momentu przekroczenia limitu.
• Pominięcie wyłączeń branżowych – przeczytaj art. 113 ust. 13 przed rozpoczęciem sprzedaży nowych towarów lub usług.
• Wykazanie VAT bez podstawy – usuń podatek przed wysłaniem faktury, ponieważ art. 108 ustawy może zobowiązać wystawcę do jego zapłaty.
• Uznanie VAT-R za źródło zwolnienia – oceniaj swoje prawo na podstawie rzeczywistej sprzedaży i ustawowych warunków.
• Pominięcie KSeF – sprawdź termin objęcia firmy obowiązkiem, bo zwolnienie podmiotowe nie wyłącza automatycznie Krajowego Systemu e-Faktur.

Ustaw alert informujący o zbliżaniu się do limitu wartości sprzedaży. Wprowadź też osobną kontrolę czynności wyłączonych ze zwolnienia. To proste zabezpieczenie.

Jak długo i w jaki sposób przechowywać faktury bez VAT?

Faktury bez VAT przechowuj do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co do zasady okres ten wynosi 5 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.

• Podziel archiwum według lat, miesięcy i stosowanych serii numeracji.
• Nadawaj plikom nazwy zawierające numer faktury, datę i skróconą nazwę kontrahenta.
• Zapisuj dokumenty w formacie, który zachowa czytelność przez cały wymagany okres.
• Utwórz przynajmniej jedną kopię zapasową w osobnej lokalizacji lub usłudze chmurowej.
• Ogranicz możliwość edytowania i usuwania plików osobom odpowiedzialnym za dokumentację.
• Co najmniej raz w roku sprawdzaj, czy można odtworzyć kopię zapasową.
• Przed usunięciem faktur upewnij się, że bieg przedawnienia nie został zawieszony ani przerwany.

Najczęściej zadawane pytania

Jak dokumentować sprzedaż przez podatnika zwolnionego z VAT?

Sprzedaż można dokumentować fakturą bez VAT, a na rzecz osób prywatnych – także paragonem, jeśli przepisy wymagają kasy fiskalnej. Podatnik powinien prowadzić ewidencję sprzedaży i wystawić fakturę na żądanie nabywcy.

Czy faktura zwolniona z VAT wymaga podpisu lub pieczęci?

Nie. Przepisy nie wymagają podpisu ani pieczęci sprzedawcy lub nabywcy, aby faktura była ważna.

Czy osobie prywatnej można wystawić fakturę bez VAT?

Tak, podatnik zwolniony z VAT może wystawić ją konsumentowi. Na żądanie nabywcy fakturę trzeba wystawić w terminie przewidzianym w przepisach, z uwzględnieniem obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie.

Czy nabywca może odliczyć VAT z faktury wystawionej na podstawie art. 113?

Nie, ponieważ taka faktura nie zawiera podatku VAT do odliczenia. Cała kwota brutto stanowi dla nabywcy koszt tylko na zasadach wynikających z jego rozliczeń podatkowych.

Co zrobić, gdy podatnik przekroczy limit zwolnienia podmiotowego?

Zwolnienie traci moc od czynności, którą przekroczono limit, dlatego sprzedaż po tej chwili należy rozliczać z VAT. Podatnik powinien zarejestrować się jako podatnik VAT czynny i odpowiednio skorygować sposób fakturowania.

Czy fakturę zwolnioną z VAT można wystawić w walucie obcej?

Tak, faktura może być wystawiona w walucie obcej. Ponieważ nie wykazuje się na niej podatku VAT, nie ma potrzeby przeliczania kwoty podatku na złote.