Import usług z USA a VAT — kiedy działa art. 28b?

Import usług z USA rozlicza w Polsce nabywca, jeśli miejscem świadczenia jest Polska. Transakcję wykazuje jako VAT należny. Po spełnieniu warunków wykazuje ją także jako VAT naliczony. Trzeba przy tym sprawdzić miejsce opodatkowania, moment powstania obowiązku podatkowego, stawkę, kurs waluty oraz zapis w ewidencji i JPK_VAT.
Art. 28b ust. 1 ustawy o VAT wskazuje Polskę jako miejsce świadczenia usług B2B, gdy usługobiorca ma tu siedzibę.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – tekst jednolity ustawy o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Czym jest rozliczenie VAT przy imporcie usług z USA?

Rozliczenie VAT przy imporcie usług z USA wymaga od polskiego nabywcy samodzielnego ustalenia podstawy opodatkowania. Należy też określić właściwą stawkę i kwotę podatku. Sprzedawca mający siedzibę w USA nie rozliczy za ciebie polskiego VAT. Ten obowiązek po stronie nabywcy wynika z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – tekst jednolity ustawy o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Jeśli zakup służy czynnościom opodatkowanym, tę samą kwotę możesz ująć jako VAT naliczony. Przy pełnym prawie do odliczenia rozliczenie pozostaje co do zasady neutralne podatkowo. Gdy prawo do odliczenia nie przysługuje albo jest ograniczone, trzeba zapłacić całość lub część VAT.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – Eureka – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/707019)

W praktyce najpierw trzeba poprawnie ustalić miejsce świadczenia. Następnie należy określić moment rozliczenia.

Na czym polega odwrotne obciążenie VAT przy zakupie usługi od firmy z USA?

Odwrotne obciążenie przy imporcie usług oznacza, że VAT oblicza i wykazuje polski nabywca, a nie firma z USA. Amerykański kontrahent zwykle wystawia dokument bez polskiego podatku. Nabywca przelicza wtedy wartość usługi na złote i stosuje odpowiednią stawkę krajową. Podstawowa stawka VAT wynosi 23%. Wyjątkiem jest usługa objęta stawką obniżoną lub zwolnieniem.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – Podatki.gov.pl – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/stawki-i-limity)

Brak polskiego VAT na fakturze zagranicznego usługodawcy nie zwalnia cię z rozliczenia zakupu. Art. 86 ust. 10b pkt 3 ustawy o VAT pozwala odliczyć podatek naliczony. Warunkiem jest wykazanie VAT należnego w deklaracji właściwej dla tej transakcji.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – uzasadnienie projektu nowelizacji ustawy o VAT – orka.sejm.gov.pl/Druki9ka.nsf/0/A6E95D316361433BC12586E70032C0DB/%24File/1236.pdf)

Kiedy usługa z USA podlega VAT w Polsce?

W transakcjach między przedsiębiorcami decyduje miejsce świadczenia. Jest to kraj, który ma prawo opodatkować usługę. Zgodnie z regułą B2B jest nim państwo siedziby usługobiorcy. Usługa kupiona przez polskiego przedsiębiorcę od firmy z USA zwykle podlega więc VAT w Polsce. Wynika to z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – tekst jednolity ustawy o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Nie zawsze działa jednak zasada ogólna. Przepisy szczególne obejmują między innymi usługi związane z nieruchomościami, wstęp na wydarzenia, usługi restauracyjne i krótkoterminowy wynajem środków transportu. Sama faktura wystawiona przez firmę z USA nie przesądza zatem, że zakup trzeba opodatkować w Polsce.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – tekst jednolity ustawy o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

W skrócie: o polskim VAT nie decyduje wyłącznie kraj kontrahenta. Liczą się rodzaj usługi oraz właściwa reguła ustalania miejsca świadczenia.

Jak sprawdzić, czy usługa kupiona od kontrahenta z USA podlega VAT w Polsce?

Jak sprawdzić taką transakcję? Przejdź kolejno przez poniższe punkty. Obowiązek rozliczenia VAT przez nabywcę określa art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

(Źródło: Źródło: Sejm RP – tekst jednolity ustawy o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

• Potwierdź, że kupujesz usługę jako podatnik VAT i robisz to w związku z działalnością gospodarczą.
• Sprawdź siedzibę usługodawcy. Ustal też, czy ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w wykonaniu usługi.
• Określ faktyczny charakter usługi na podstawie umowy, zamówienia oraz wykonanych prac.
• Zastosuj regułę z art. 28b ustawy o VAT, jeśli usługa nie podlega żadnemu przepisowi szczególnemu.
• Sprawdź wyjątki. Usługę dotyczącą nieruchomości przypisz do kraju jej położenia. Wstęp na wydarzenie przypisz do miejsca organizacji, a usługę restauracyjną do miejsca wykonania.
• Ustal, czy dostawca naliczył polski VAT ze względu na rejestrację w Polsce. Błędnie dodany podatek zagraniczny nie zastępuje poprawnego rozliczenia w naszym kraju.

Jeżeli miejsce świadczenia leży poza Polską, zakup nie stanowi polskiego importu usług. Z art. 28b ust. 1 wynika, że przy usłudze B2B miejscem opodatkowania może być państwo siedziby zagranicznego usługobiorcy.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – Podatki.gov.pl – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/miejsce-swiadczenia-opodatkowania)

Kiedy należy wykazać VAT należny od importu usług?

VAT należny od importu usług wykazujesz zasadniczo w okresie wykonania usługi. Jeśli zapłacisz wcześniej, obowiązek podatkowy powstanie w odniesieniu do przekazanej kwoty. Sama data wystawienia faktury nie wyznacza momentu rozliczenia.

• Przy usłudze jednorazowej przyjmij dzień zakończenia świadczenia. Potwierdź go protokołem, raportem albo innym dowodem wykonania.
• Przy płatności zaliczkowej rozpoznaj obowiązek podatkowy w dniu zapłaty. Dotyczy to tylko części objętej zaliczką.
• Przy następujących po sobie okresach rozliczeniowych przyjmij koniec każdego okresu. Dotyczy to okresów, których dotyczą płatności lub rozliczenia.
• Przy usłudze ciągłej trwającej ponad rok przyjmij koniec każdego roku podatkowego. Zasada ta dotyczy usług bez terminów płatności i rozliczeń. Stosuj ją aż do zakończenia świadczenia.
• Porównaj datę wykonania, harmonogram rozliczeń oraz historię płatności. Wybierz zdarzenie, z którym art. 19a ustawy o VAT łączy obowiązek podatkowy.

Wystąp o interpretację indywidualną, jeśli umowa łączy abonament, wdrożenie, licencję i wynagrodzenie zależne od efektu. Warto to zrobić, gdy dokumenty nie określają osobnych momentów wykonania poszczególnych świadczeń.

Kiedy zakup usługi jest importem usług, a kiedy wewnątrzwspólnotowym nabyciem?

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dotyczy odpłatnego przemieszczania towarów pomiędzy państwami Unii Europejskiej. Usług kupowanych z USA nie rozliczamy jako WNT. To inny rodzaj transakcji.

Najpierw sprawdź, czy przedmiotem transakcji jest usługa, czy towar. Sprawdź też, gdzie rozpoczyna się transport. Przy świadczeniu złożonym ustal jego dominujący element. Jeśli jedno wynagrodzenie obejmuje sprzęt, licencję i wdrożenie, rozważ uzyskanie interpretacji.

Jak wykazać import usług z USA w ewidencji VAT i pliku JPK_VAT?

Import usług z USA w JPK_V7 ujmij w ewidencji sprzedaży. Jeśli masz prawo do odliczenia, ujmij go także w ewidencji zakupu. Najpierw sprawdź, czy transakcja podlega regule z art. 28b ustawy o VAT. Od tego zależy wybór właściwych pól ewidencyjnych.

• Wprowadź do ewidencji sprzedaży podstawę opodatkowania w złotych oraz obliczoną kwotę VAT należnego.
• Dla usług objętych art. 28b zastosuj pola K_29 dla podstawy oraz K_30 dla podatku.
• Dla pozostałego importu usług zastosuj pola K_27 i K_28.
• Podatek podlegający odliczeniu wpisz w ewidencji zakupu w polach K_42 i K_43. Przy zakupie zaliczanym do środków trwałych użyj pól K_40 i K_41.
• Zachowaj numer faktury zagranicznego dostawcy. Użyj dokumentu wewnętrznego z oznaczeniem WEW, jeśli rozliczenie nie opiera się na otrzymanej fakturze.

Podatnik zwolniony z VAT, który nie składa JPK_V7, rozlicza podatek należny w deklaracji VAT-9M. Nie może odliczyć go jako podatku naliczonego. Deklarację VAT-9M należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – formularz VAT-9M – finanse-arch.mf.gov.pl/documents/766655/959758/VAT-+9M%287%29.pdf)

Najpierw wybierz właściwe pole dla VAT należnego. Dopiero później oceń, czy możesz odliczyć ten sam podatek.

Jak udokumentować import usług z USA i przeliczyć dolary na złote dla celów VAT?

Zakup udokumentuj fakturą handlową, umową albo zamówieniem. Zachowaj także potwierdzenie wykonania i zapłaty. Kwoty w dolarach przelicz na złote zgodnie z art. 31a ustawy o VAT. Brak faktury nie znosi obowiązku podatkowego, jeśli inne dokumenty potwierdzają wykonanie odpłatnej usługi.

Zgodnie z art. 31a ust. 1 stosujemy średni kurs NBP. Przyjmujemy kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – objaśnienia SLIM VAT – podatki-arch.mf.gov.pl/media/6939/objasnienia-slim-vat-23-04-2021.pdf)

• Ustal dzień, w którym dla kupionej usługi powstał obowiązek podatkowy.
• Zastosuj średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed tym dniem.
• Jeżeli kontrahent wystawił fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, zastosuj kurs z ostatniego dnia roboczego przed datą wystawienia dokumentu.
• Możesz wybrać ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny. Dolary przelicz wówczas według kursu względem euro.
• Przygotuj kalkulację zawierającą kwotę w USD, przyjęty kurs oraz podstawę opodatkowania w PLN. Uwzględnij też stawkę oraz kwotę podatku.

Przechowuj cały zestaw dokumentów razem z tabelą kursową. Pozwoli ci to powiązać wartość faktury z kwotami wpisanymi do ewidencji VAT. Art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wymaga prowadzenia ewidencji z danymi potrzebnymi do prawidłowego rozliczenia podatku.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – Eureka – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/680810)

Jak ustalić stawkę VAT i sprawdzić prawo do odliczenia podatku przy imporcie usług z USA?

Stawkę VAT dla importowanej usługi ustal według reguł obowiązujących dla takiego samego świadczenia w Polsce. Prawo do odliczenia zależy od związku zakupu ze sprzedażą opodatkowaną. Standardowa stawka wynosi 23%. Klasyfikacja usługi może jednak prowadzić do stawki obniżonej albo zwolnienia (Źródło: INFORLEX, „PRAKTYCZNY LEKSYKON VAT 2026 – Rozdział XVIII. Import i świadczenie usług” – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007583617,PRAKTYCZNY-LEKSYKON-VAT-2026-Rozdzial-XVIII-Import-i-swiadczenie-uslug-art-2-pkt-8-art-17-ust-1-pkt-4-art-19a-ust-1-8-11-art-28a-28n-ustawy-o-VAT.html).

• Ustal faktyczny zakres usługi na podstawie umowy, faktury oraz warunków zamówienia.
• Sprawdź krajową stawkę dla danego świadczenia. Uwzględnij jego klasyfikację i możliwe zwolnienie.
• Powiąż zakup z konkretną sprzedażą opodatkowaną, zwolnioną lub działalnością pozostającą poza VAT.
• Zastosuj proporcję, jeśli usługa służy zarazem działalności dającej prawo do odliczenia i działalności bez takiego prawa.
• Sprawdź ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT. W określonych przypadkach wyłączają one odliczenie.

Podstawę odliczenia stanowi art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Warunkiem jest wykorzystanie usługi do czynności opodatkowanych.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – Podatki.gov.pl – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/odliczenie-i-zwrot-podatku-vat)

Podsumowanie: VAT należny trzeba wykazać. To, czy go odliczysz, zależy od sposobu wykorzystania usługi i ustawowych ograniczeń.

Najczęściej zadawane pytania

Czy import usług z USA trzeba wykazywać w informacji VAT-UE?

Nie. VAT-UE dotyczy transakcji wewnątrzwspólnotowych, więc usług nabywanych od kontrahenta z USA nie wykazuje się w tej informacji.

Czy zakup usługi z USA przez osobę prywatną zawsze oznacza import usług?

Nie. Import usług dotyczy co do zasady nabycia przez podatnika działającego w ramach działalności gospodarczej; przy zakupie prywatnym stosuje się odrębne zasady opodatkowania.

Czy amerykański podatek sales tax można odliczyć w polskim VAT?

Nie. Sales tax nie jest polskim VAT i nie podlega odliczeniu w polskiej deklaracji; w określonych przypadkach może być natomiast kosztem podatkowym.

Czy import usług z USA może powodować obowiązek podatku u źródła?

Tak, niezależnie od VAT. Niektóre usługi niematerialne mogą podlegać podatkowi u źródła, z uwzględnieniem umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i certyfikatu rezydencji.

Co zrobić, gdy amerykański kontrahent zwróci część zapłaty za usługę?

Należy odpowiednio skorygować rozliczenie importu usług oraz ewidencję VAT w okresie właściwym dla przyczyny korekty, np. uznania rabatu lub zwrotu.