Zalando faktura — kiedy można odliczyć VAT?

Faktura z Zalando dokumentuje zakup dokonany w serwisie. Pozwala też sprawdzić szczegóły transakcji. Warto ją przejrzeć, aby potwierdzić dane sprzedawcy i nabywcy, numer NIP oraz możliwość rozliczenia VAT.
Art. 86 ustawy o VAT pozwala odliczyć VAT naliczony. Warunkiem jest wykorzystanie zakupu do czynności opodatkowanych.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – interpretacja indywidualna – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/692646)

• Upewnij się, że dokument dotyczy Twojego zamówienia.
• Porównaj dane nabywcy i numer NIP zapisany na fakturze.
• Sprawdź, jak poprawić błędne informacje albo otrzymać brakujący dokument.
• Oceń prawo do odliczenia podatku zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Po przejściu tych kroków ocenisz kompletność faktury. Sprawdzisz też, czy można na jej podstawie rozliczyć zakup. Wymagane elementy dokumentu wskazuje art. 106e ustawy o VAT.

Liczy się nie samo posiadanie pliku, ale zgodność faktury z rzeczywistą transakcją.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Czym jest faktura z Zalando?

Faktura jest dowodem księgowym. Stanowi podstawę zapisania transakcji w ewidencji firmy. Zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru, cenę oraz datę sprzedaży. Jej treść pokazuje, który podmiot odpowiada za sprzedaż produktu.

Art. 106e wymaga między innymi daty wystawienia i numeru faktury. Wymaga także danych stron, NIP, nazwy towaru lub usługi oraz kwot podatku.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Na fakturze jako sprzedawca może widnieć Zalando albo partner oferujący produkty przez platformę. O stronie transakcji rozstrzygają dane wystawcy na dokumencie. Nie decyduje adres sklepu, w którym złożono zamówienie.
Nazwa wystawcy wpływa także na identyfikację transakcji w księgowości.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Faktura ma inne zadanie niż potwierdzenie zamówienia czy płatności. Samo potwierdzenie zamówienia nie jest fakturą. Nie musi też zawierać wszystkich danych wymaganych przez art. 106e ustawy o VAT.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Przy księgowaniu zakupu opieraj się na treści faktury i danych jej wystawcy. Dokument powinien identyfikować sprzedawcę przez nazwę, adres i NIP.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/361/text.html)

Krótko mówiąc: faktura potwierdza sprzedaż, a pozostałe dokumenty pomagają sprawdzić zamówienie i płatność.

Czym jest Zalando?

Zalando jest europejską platformą handlu elektronicznego. Skupia się na produktach z kategorii mody i stylu życia. Serwis działa jako sklep internetowy oraz kanał sprzedaży dla zewnętrznych partnerów. Obecnie Zalando prowadzi działalność na 29 rynkach w Europie.

(Źródło: Źródło: Zalando Jobs – jobs.zalando.com/en?tags=PostgreSQL+9.2)

Platforma prezentuje oferty, obsługuje zamówienia i przekazuje informacje o ich realizacji. Towary mogą pochodzić od różnych sprzedawców. Dlatego zakupy w jednym serwisie nie zawsze oznaczają jednego wystawcę dokumentów. Zalando współpracuje z ponad 7 000 marek.

(Źródło: Źródło: Zalando Jobs – jobs.zalando.com/en?tags=PostgreSQL+9.2)

Sprzedawcę odpowiedzialnego za konkretne zamówienie wskaże faktura przypisana do tej transakcji.

Jak pobrać fakturę z Zalando i poprawić dane nabywcy?

Dokument pobierzesz w szczegółach właściwego zamówienia. Jeśli dane nabywcy są błędne, zgłoś to obsłudze serwisu. Dotyczy to nazwy osoby lub firmy oraz adresu przypisanego do transakcji.
Nie zmieniaj samodzielnie pobranego pliku PDF. Taka edycja nie tworzy prawidłowego dokumentu księgowego.

Art. 106j ustawy o VAT przewiduje wystawienie faktury korygującej. Stosuje się ją, gdy po sporządzeniu dokumentu wykryto pomyłkę.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2013/35/text.html)

Wykonaj po kolei te czynności:

• Zaloguj się na konto użyte przy zakupie.
• Wejdź do historii zamówień i wybierz odpowiedni numer.
• Kliknij przycisk prowadzący do faktury lub dokumentów sprzedaży.
• Zapisz udostępniony plik na swoim urządzeniu.
• Porównaj dane nabywcy z informacjami wpisanymi podczas składania zamówienia.
• Zgłoś różnice, podając numer zamówienia i prawidłowe dane.

Jeśli faktura została już wystawiona, poproś o dokument korygujący. Zmiana informacji w profilu klienta nie poprawi wcześniejszej faktury. Zachowaj pierwotny plik razem z otrzymaną korektą. Oba dokumenty opisują tę samą transakcję.

(Źródło: Źródło: Ministerstwo Finansów – broszura KSeF – ksef.podatki.gov.pl/media/kmriagdg/broszura-informacyjna-dotyczaca-struktury-logicznej-fa-3.pdf)

Dane zmienione na koncie będą dotyczyć przyszłych zakupów, nie faktury wystawionej wcześniej.

Co zrobić, gdy faktura za zamówienie z Zalando nie dotarła lub nie jest dostępna?

Najpierw przejrzyj wiadomości e-mail, łącznie z folderem spam. Jeśli dokumentu tam nie ma, zgłoś jego brak przez kanał obsługi klienta. Podaj numer zamówienia, datę zakupu oraz adres e-mail użyty podczas transakcji. Gdy w szczegółach zamówienia brakuje przycisku pobierania, dołącz zrzut ekranu.

Art. 106i ustawy o VAT co do zasady wyznacza termin wystawienia faktury. Upływa on 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy lub wykonania usługi.

(Źródło: Źródło: Kancelaria Sejmu – ustawa o VAT – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2013/35/text.html)

Sprawdź także etap realizacji zamówienia. Dokument może pojawić się dopiero po zmianie jego statusu. Czy zakup podzielono na kilka przesyłek? W takim przypadku przejrzyj osobno dokumenty przypisane do każdej części zamówienia.

Jak sprawdzić, czy faktura do zamówienia w Zalando została wystawiona?

Status faktury możesz sprawdzić na koncie klienta. Możesz też oprzeć się na odpowiedzi otrzymanej od obsługi serwisu.

• Znajdź zamówienie według numeru, daty lub kwoty.
• Rozwiń szczegóły transakcji i otwórz sekcję dokumentów.
• Sprawdź, czy widzisz aktywny link albo przycisk pobrania faktury.
• Otwórz plik i upewnij się, że dotyczy wybranego zamówienia.
• Poproś obsługę o potwierdzenie wystawienia faktury, jeśli na koncie nie ma żadnego pliku.

Dostępny dokument lub jasna odpowiedź obsługi potwierdzą status faktury dla konkretnego zamówienia.

Faktura z Zalando a NIP i odliczenie VAT

Prawo do odliczenia VAT przysługuje tylko po spełnieniu warunków z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Sam numer NIP i posiadanie faktury nie wystarczą. Zakup musi służyć działalności obejmującej czynności opodatkowane. Chodzi o sprzedaż rozliczaną z podatkiem należnym.

Podatek naliczony oznacza VAT związany z zakupem. Podatnik rozlicza go według zasad zapisanych w ustawie. Sprawdź swój status w dniu transakcji, rzeczywisty związek wydatku z firmą oraz zgodność faktury z dostawą.
Uwzględnij także ograniczenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

NIP nabywcy identyfikuje firmę uczestniczącą w transakcji. Nie potwierdza jednak biznesowego celu wydatku. Błędny numer zgłoś wystawcy, zanim ujmiesz podatek w ewidencji. Zachowaj dowody firmowego użycia produktów. Mogą to być ewidencja wyposażenia, dokumentacja sesji produktowej albo potwierdzenie dalszej odsprzedaży.

Odlicz VAT dopiero po potwierdzeniu statusu podatnika i celu zakupu. Sprawdź także zgodność dokumentu z przebiegiem transakcji.

Sam NIP nie daje prawa do odliczenia – decyduje faktyczny związek zakupu z działalnością.

Czy odliczenie VAT z faktury Zalando wiąże się z ryzykiem?

Ryzyko podatkowe rośnie, gdy faktura, status podatnika lub sposób użycia zakupu nie spełniają warunków określonych w ustawie.

Najważniejszy jest rzeczywisty związek wydatku ze sprzedażą opodatkowaną. NIP identyfikuje firmę, lecz nie zamienia prywatnego zakupu w koszt związany z działalnością. Co pokażesz podczas ewentualnej kontroli? Przygotuj dokumenty potwierdzające sposób wykorzystania produktów przez firmę.

Adnotacja „brak możliwości odliczenia VAT” na fakturze Zalando – interpretacja nr 0111-KDIB3-1.4012.613.2022.1.IK

Interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB3-1.4012.613.2022.1.IK wskazuje, że adnotacja „brak możliwości odliczenia VAT” nie odbiera sama prawa do odliczenia. Dotyczy to opisanego stanu faktycznego. O wyniku rozliczenia przesądzają przepisy. Znaczenie ma związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi oraz brak ustawowych wyłączeń.

• Sprawdź, czy faktura zawiera kwotę VAT możliwą do rozliczenia.
• Ustal, czy produkty kupiono na potrzeby działalności opodatkowanej.
• Potwierdź status podatnika VAT czynnego na moment rozliczenia.
• Porównaj okoliczności swojej transakcji z opisem zawartym we wniosku o interpretację.
• Poproś wystawcę o podanie podstawy umieszczenia tej adnotacji na fakturze.
• Wystąp o własną interpretację indywidualną, gdy kwota jest istotna albo okoliczności różnią się od opisanych w sprawie.

Interpretacja indywidualna chroni jej adresata, jeśli rzeczywiste okoliczności są zgodne z opisem przekazanym organowi. Inny przedsiębiorca nie uzyska automatycznej ochrony tylko przez powołanie się na jej numer.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie mogę znaleźć faktury w Zalando Lounge?

Zaloguj się do konta Zalando Lounge i przejdź do sekcji „Moje zamówienia”. Przy zamówieniu, dla którego dokument jest dostępny, znajdziesz opcję jego pobrania.

Czy na Zalando można na fakturę?

Tak, podczas składania zamówienia można podać dane firmy i poprosić o fakturę. Możliwość jej wystawienia może zależeć od sprzedawcy oraz rodzaju produktu.

Czy Zalando wystawia jedną fakturę za kilka zamówień?

Zazwyczaj faktura jest wystawiana osobno do każdego zamówienia lub przesyłki. Nie należy zakładać, że kilka zakupów zostanie ujętych na jednym dokumencie.

Jak długo należy przechowywać fakturę z Zalando?

Fakturę warto przechowywać przez okres wymagany przepisami podatkowymi, co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokument elektroniczny można zachować w oryginalnym pliku PDF.