Zapłacona proforma: kiedy wystawić fakturę do 15. dnia?

Zapłacona proforma nie zastępuje faktury. Sprzedawca zasadniczo wystawia właściwy dokument do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu przedpłaty, dostawie towaru albo wykonaniu usługi. Kolejność tych zdarzeń decyduje o potrzebnym rodzaju faktury. Termin wynika z art. 106i ust. 1–2 ustawy o VAT. (Źródło: Obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o VAT – eli.gov.pl/eli/DU/2025/775/ogl/pol/pdf)

Czym jest faktura pro forma i do czego służy?

Faktura pro forma jest dokumentem handlowym, który przedstawia planowane warunki sprzedaży towaru lub usługi. Powstaje przed zawarciem albo wykonaniem transakcji. Sprzedawca może przekazać ją nabywcy jako ofertę cenową, potwierdzenie zamówienia lub wezwanie do zapłaty.

Proforma zwykle zawiera dane stron, nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę netto oraz stawkę i kwotę VAT. Znajdziemy w niej także wartość brutto i warunki płatności. Oznaczenie „PRO FORMA” wyraźnie odróżnia dokument od faktury potwierdzającej sprzedaż.
Obowiązkowe dane faktury wymienia art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Należą do nich numer, data, dane stron, NIP i kwoty VAT. (Źródło: Obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o VAT – eli.gov.pl/eli/DU/2025/775/ogl/pol/pdf)

Przed zapłatą nabywca może sprawdzić kwotę, numer rachunku i zakres zamówienia. To prosty sposób na wychwycenie pomyłki. Sprzedawca może z kolei zarezerwować towar albo rozpocząć uzgodnioną usługę (Źródło: Allegro.pl, „Faktura pro forma – co to jest i kiedy się ją wystawia?” – allegro.pl/artykuly/sprzedajacy/faktura-pro-forma-co-to-jest-i-kiedy-sie-ja-wystawia-8dGbMOd8dTm).

Proforma porządkuje ustalenia między stronami. Nie potwierdza jednak sprzedaży ani zapłaty w rozumieniu przepisów podatkowych. Pełni wyłącznie funkcję handlową.

Faktura pro forma w przepisach – status dokumentu

Ustawa o VAT nie zawiera osobnej definicji proformy. Taki dokument nie jest też fakturą w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług. Art. 106e ustawy o VAT wskazuje elementy faktury. Nie reguluje jednak wystawiania proform. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument papierowy lub elektroniczny. Musi zawierać dane wymagane ustawą. (Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/683404)

• Oznacz dokument czytelnym nagłówkiem „PRO FORMA”. Dzięki temu nabywca nie pomyli go z fakturą.
• Prowadź osobną numerację proform. Nie łącz jej z kolejnymi numerami faktur sprzedażowych.
• Gdy powstanie zdarzenie wymagające udokumentowania, wystaw właściwą fakturę. Nie zmieniaj jedynie nazwy istniejącej proformy.

Samo wystawienie proformy nie powoduje skutków właściwych dla faktury VAT. Nie tworzy więc obowiązku rozliczenia podatku. Dyrektor KIS potwierdził, że dokument „pro forma” nie jest fakturą VAT. (Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS nr 0114-KDIP1-1.4012.458.2025.1.MM – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/699891)

Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Poprawnie wystawiona faktura może potwierdzać zdarzenie gospodarcze w księgach i ewidencji VAT. Podstawą zapisów są dowody źródłowe. Należą do nich między innymi dokumenty otrzymane od kontrahentów. Mówi o tym art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. (Źródło: Ustawa o rachunkowości – tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html)

Potwierdzenie przelewu dowodzi zapłaty, ale nie zmienia proformy w dokument księgowy. Koszt i podatek ujmujesz na podstawie właściwego dowodu. Musi on potwierdzać zdarzenie gospodarcze. Z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że podatek naliczony obejmuje kwoty wykazane na otrzymanych fakturach. (Źródło: Ustawa o VAT – tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Wniosek: proforma pomaga ustalić warunki sprzedaży. Nie służy do księgowania transakcji ani odliczania VAT. Art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT łączy prawo do odliczenia z zakupami opodatkowanymi i otrzymanymi fakturami. (Źródło: Ustawa o VAT – tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Zapłacona proforma: jak dobrać fakturę i uzupełnić jej dane?

Rodzaj dokumentu dobierz do kolejności zapłaty i wykonania transakcji. Najpierw sprawdź, czy pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Potem porównaj otrzymaną sumę z pełną wartością zamówienia. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT przedpłata powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Dotyczy on otrzymanej kwoty. (Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/702542)

Nie przepisuj danych z proformy bez ich sprawdzenia. Nabywca mógł wpłacić inną kwotę, a zakres zamówienia mógł się zmienić. Fakturę przygotuj na podstawie wyciągu bankowego, umowy i zamówienia. Sięgnij też po dokument potwierdzający dostawę albo wykonanie usługi (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury” – podatki.gov.pl/media/4546/zasady-wystawiania-faktur1.pdf).

• Ustal dokładną datę uznania rachunku sprzedawcy.
• Porównaj zapłatę z kwotą brutto wskazaną na proformie.
• Sprawdź dzień dostawy towaru albo zakończenia usługi.
• Zweryfikuj nazwę, adres i NIP nabywcy przed wystawieniem faktury.

Zebrane informacje pokazują faktyczny przebieg transakcji. Na ich podstawie wybierzesz właściwy rodzaj faktury. Sama data proformy nie rozstrzyga tej kwestii.

Najważniejsza jest chronologia. Najpierw ustal dzień wpływu środków, potem moment sprzedaży. Dopiero wtedy wybierz odpowiedni dokument.

Jak ustalić rodzaj faktury po częściowej zapłacie proformy?

Częściowa zapłata proformy przed sprzedażą jest zaliczką na konkretną przyszłą dostawę lub usługę. Zasadniczo trzeba wystawić fakturę zaliczkową na rzeczywiście otrzymaną kwotę. Jeśli dostawa lub wykonanie usługi nastąpiły wcześniej, wystaw fakturę sprzedażową na pełną wartość świadczenia. Nieuregulowane saldo nie zmienia tej zasady. Termin wystawienia faktury zaliczkowej określa art. 106i ust. 2 ustawy o VAT. Dokument wystaw do 15. dnia następnego miesiąca. (Źródło: Obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o VAT – eli.gov.pl/eli/DU/2025/775/ogl/pol/pdf)

Co przesądza o wyborze dokumentu? Liczą się data wpływu środków i dzień sprzedaży, a nie data wpisana na proformie. Art. 19a ust. 1 ustawy o VAT wiąże obowiązek podatkowy z dostawą lub usługą. Ust. 8 wiąże go z otrzymaniem przedpłaty. (Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/702542)

Jakie daty i dane musi zawierać faktura wystawiona po opłaceniu proformy?

Faktura wystawiona po opłaceniu proformy musi zawierać datę wystawienia, kolejny numer, dane stron i NIP. Podaj też opis świadczenia, wartości netto, stawki i kwoty VAT oraz wartość brutto. Na fakturze zaliczkowej wpisz datę otrzymania zapłaty. Na fakturze sprzedażowej podaj datę dostawy lub wykonania usługi. Zrób to, jeśli data różni się od dnia wystawienia. Obowiązkowe elementy faktury określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. (Źródło: Obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o VAT – eli.gov.pl/eli/DU/2025/775/ogl/pol/pdf)

Na fakturze zaliczkowej wskaż otrzymaną sumę i odpowiadającą jej kwotę podatku. Dodaj dane, które pozwolą rozpoznać przyszłe zamówienie. Faktura końcowa powinna zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych. Należność trzeba pomniejszyć o udokumentowane wpłaty. Zasady te określa art. 106f ust. 1 i 3 ustawy o VAT. (Źródło: Obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o VAT – eli.gov.pl/eli/DU/2025/775/ogl/pol/pdf)

Sprawdź dane nabywcy w rejestrze podatników VAT. Kwoty przepisz z faktycznej zapłaty i wykonanej sprzedaży, nie tylko z proformy. Art. 96b ustawy o VAT ustanawia elektroniczny wykaz podatników VAT. Możesz w nim sprawdzić kontrahenta według NIP. (Źródło: Obwieszczenie Marszałka Sejmu w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o VAT – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/I/D20250775.pdf)

Co zrobić, gdy sprzedawca nie wystawia faktury po opłaceniu proformy?

Wyślij sprzedawcy pisemne wezwanie do wystawienia faktury. Do wiadomości dołącz proformę, potwierdzenie przelewu i dane zamówienia. Wskaż datę zapłaty, kwotę, przedmiot transakcji, dane nabywcy oraz adres przekazania dokumentu.

Sprzedawca twierdzi, że fakturę już wystawił? Poproś o ponowne przesłanie dokumentu albo o duplikat. Jeśli przedsiębiorca nie reaguje na wezwanie, zachowaj korespondencję. Następnie zgłoś sprawę do właściwego urzędu skarbowego. Nie wolno samodzielnie przerabiać proformy na fakturę.

Konsument może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy. Termin liczy się od końca miesiąca wykonania usługi, dostarczenia towaru albo otrzymania całości lub części zapłaty. Po jego upływie sprzedawca nadal może wystawić dokument, ale robi to dobrowolnie.

Dobierz fakturę do momentu zapłaty i sprzedaży. Każdą datę oraz kwotę porównaj z dokumentami źródłowymi. To one pokazują rzeczywisty przebieg transakcji.

Terminy wystawienia faktury po zapłaceniu proformy i rozliczenie VAT

Zapłaconą proformę rozlicza się według dnia faktycznego otrzymania pieniędzy. Data utworzenia dokumentu handlowego nie przesądza o okresie rozliczenia. Sprzedawca wykazuje VAT od otrzymanej kwoty. Wystawia też właściwą fakturę w terminie przewidzianym przez ustawę o VAT.

Obowiązek podatkowy od zaliczki powstaje zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jest to dzień otrzymania całości lub części zapłaty. Podatek dotyczy pobranej kwoty. Przy przelewie sprawdź datę uznania rachunku. W przypadku gotówki liczy się dzień przyjęcia pieniędzy.

• Ustal, czy wpłata nastąpiła przed wykonaniem świadczenia.
• Sprawdź, jaką część ceny pokrywa otrzymana suma.
• Rozlicz VAT tylko od faktycznie otrzymanej zaliczki.
• Po wykonaniu zamówienia ustal, czy pozostałą kwotę trzeba wykazać na fakturze końcowej.

Data wpływu pieniędzy wyznacza okres rozliczenia VAT. Stopień wykonania zamówienia decyduje z kolei o rodzaju faktury. Oba momenty trzeba ustalić oddzielnie.
W praktyce liczą się dwa zdarzenia: wpływ pieniędzy i wykonanie świadczenia.

Czy po opłaceniu proformy wystawić fakturę zaliczkową czy końcową?

Fakturę zaliczkową wystaw po otrzymaniu płatności przed dostawą albo wykonaniem usługi. Faktura końcowa będzie potrzebna po realizacji świadczenia, jeżeli wcześniejsze zaliczki nie pokryły całej ceny. Decydują więc moment sprzedaży i część wartości zamówienia opłacona na podstawie proformy.

Faktura końcowa nie wykazuje ponownie opodatkowanej zaliczki. Obejmuje jedynie część ceny, której nie ujęto na wcześniejszych fakturach zaliczkowych. Jeśli te dokumenty pokryły całe wynagrodzenie, zakończenie dostawy lub usługi nie wymaga kolejnej faktury.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową wystaw najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty. Zasada obowiązuje, gdy pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT możesz wystawić dokument wcześniej. Nie możesz jednak wystawić go wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem wpłaty.

• Sprawdź datę otrzymania środków na wyciągu bankowym albo w raporcie kasowym.
• Powiąż wpłatę z konkretnym zamówieniem, towarem lub zakresem usługi.
• Ustal, czy sprzedaż nastąpi w tym samym miesiącu co płatność. W takim przypadku przepisy zasadniczo pozwalają pominąć fakturę zaliczkową.
• Sprawdź, czy transakcja nie należy do ustawowych wyjątków. Dotyczą one między innymi WDT, najmu, leasingu, usług telekomunikacyjnych i dostaw mediów.

Przy zaliczkach w walucie obcej lub kilku stawkach VAT warto skonsultować rozliczenie z księgowym albo doradcą podatkowym. Takiej kontroli wymagają też sprzedaż międzynarodowa i usługi ze szczególnym momentem powstania obowiązku podatkowego. Te transakcje mogą podlegać innym regułom niż standardowa dostawa krajowa.

Jak rozliczyć wpłatę z proformy na fakturze zaliczkowej i końcowej?

Wpłatę z proformy rozlicz od kwoty brutto faktycznie otrzymanej przez sprzedawcę. Na fakturze końcowej odejmij wykazane wcześniej wartości netto i VAT. Nieopłacona część proformy nie jest otrzymaną zaliczką. Nie należy jej więc tak rozliczać.

• Na fakturze zaliczkowej wpisz pełną kwotę faktycznie otrzymanej wpłaty brutto.
• Podziel zaliczkę między towary lub usługi objęte różnymi stawkami VAT.
• Oblicz podatek metodą „w stu” według wzoru: kwota VAT = kwota zaliczki brutto × stawka VAT ÷ 100 + stawka VAT.
• Wykaż fakturę zaliczkową w JPK_V7 za okres powstania obowiązku podatkowego.
• Na fakturze końcowej odejmij sumę netto i VAT ze wszystkich faktur zaliczkowych.
• Jeśli sprzedawca zwróci zaliczkę po anulowaniu zamówienia, wystaw fakturę korygującą.

Przy zaliczce 1 230 zł brutto i stawce 23% podstawa opodatkowania wynosi 1 000 zł. Kwota VAT to 230 zł. Jeżeli pełna cena wynosi 6 150 zł brutto, faktura końcowa obejmie pozostałe 4 920 zł brutto (Źródło: Internetowy System Aktów Prawnych, ustawa o VAT, art. 106f; Ministerstwo Finansów, „Informacje podstawowe VAT” – eli.gov.pl/api/acts/DU/2013/35/text.html).

Przedsiębiorca może finansować końcową należność przez faktoring. Wtedy przekazuje faktorowi tylko nieopłacone saldo. Część pokryta zaliczką nie jest już wierzytelnością wobec nabywcy.

VAT należy rozliczyć od otrzymanej wpłaty. Faktura końcowa obejmuje wyłącznie nierozliczoną część ceny. Nie wykazuj tej samej kwoty drugi raz.

Jak wystawić proformę i fakturę VAT w programie SzybkaFaktura.pl?

SzybkaFaktura.pl pozwala utworzyć proformę w module sprzedaży. Po zarejestrowaniu wpłaty można na jej podstawie wystawić właściwą fakturę. Powiązanie dokumentów ogranicza ręczne przepisywanie danych kontrahenta, pozycji zamówienia i kwot (Źródło: Pomoc SzybkaFaktura.pl, „W jaki sposób wystawić fakturę proforma?” – pomoc.szybkafaktura.pl/sposob-wystawic-fakture-faktury-proforma).

• Zaloguj się do programu, otwórz dokumenty sprzedaży i wybierz formularz nowej proformy.
• Wybierz nabywcę z bazy kontrahentów albo dodaj jego aktualne dane firmowe.
• Dodaj towary lub usługi. Uzupełnij ilości, ceny, stawki VAT i uzgodnione warunki płatności.
• Zapisz proformę, sprawdź podgląd dokumentu i przekaż nabywcy plik PDF.
• Po wpływie pieniędzy otwórz zapisaną proformę. Zarejestruj kwotę, która rzeczywiście wpłynęła.
• Uruchom wystawianie dokumentu na podstawie proformy. Wybierz fakturę zaliczkową, sprzedażową albo końcową odpowiednio do etapu zamówienia.
• Porównaj dokument z płatnością, zatwierdź go i przekaż nabywcy. Następnie wyślij go do obsługi księgowej.

Przed zatwierdzeniem sprawdź powiązanie z proformą, rodzaj faktury i kwotę rozliczonej wpłaty. Zweryfikuj też saldo pozostałe do zapłaty. Przy częściowej płatności wpisz tylko otrzymaną sumę. Resztę rozlicz po wykonaniu transakcji.
Taka kolejność pozwala dokumentom wiernie odzwierciedlić płatność i sprzedaż.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są przepisy dotyczące wystawienia faktury pro forma?

Faktura pro forma nie jest uregulowana jako faktura w przepisach i jej wystawienie nie jest obowiązkowe. Ma charakter informacyjny, nie dokumentuje sprzedaży ani nie daje prawa do odliczenia VAT.

Ile czasu na wystawienie faktury po proformie?

Jeżeli wpłata z proformy jest zaliczką, fakturę zaliczkową wystawia się co do zasady najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania pieniędzy. Sama proforma nie rozpoczyna tego terminu.

Czy kaucja wpłacona na podstawie proformy jest zaliczką?

Nie, jeśli kaucja ma charakter zwrotny i nie stanowi zapłaty za przyszłą dostawę. Obowiązek rozliczenia VAT powstaje dopiero wtedy, gdy kaucja zostanie zatrzymana lub zaliczona na poczet sprzedaży.

Co zrobić, gdy klient opłacił proformę, ale zrezygnował z zakupu?

Jeśli nie doszło do sprzedaży, należy zwrócić wpłatę i nie wystawiać faktury sprzedaży. Gdy faktura zaliczkowa została już wystawiona, trzeba ją odpowiednio skorygować po zwrocie pieniędzy.

Czy numer proformy trzeba powtórzyć na fakturze?

Nie, proforma może mieć własną numerację, a faktura musi otrzymać odrębny numer zgodny z serią faktur sprzedażowych. Numer proformy można wskazać na fakturze dodatkowo, aby ułatwić powiązanie dokumentów.