Faktura celna — przygotuj ją przed zgłoszeniem celnym

Faktura celna to potoczna nazwa faktury, z której podczas odprawy czerpie się dane o towarach i transakcji. Art. 145 ust. 1 rozporządzenia 2015/2447 wymaga faktury dotyczącej deklarowanej wartości transakcyjnej jako dokumentu uzupełniającego zgłoszenie celne. Warto więc przygotować ją razem z pozostałymi dokumentami przesyłki. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Kompendium tekstów dotyczących ustalania wartości celnej” – podatki.gov.pl/media/mxvduvqq/kompendium-tekst%C3%B3w-dotycz%C4%85cych-ustalania-warto%C5%9Bci-celnej-2025.pdf)

• Ustal kraj nadania i kraj odbiorcy przesyłki.
• Przygotuj dokumenty potwierdzające transakcję i wartość towarów.
• Porównaj dane na fakturze z zawartością przesyłki.

Po sprawdzeniu danych przekaż dokumenty przewoźnikowi lub agencji celnej. Zrób to przed złożeniem zgłoszenia.
Zgodnie z art. 163 ust. 1 zgłaszający musi wtedy posiadać wymagane dokumenty i udostępnić je organom celnym. (Źródło: Unijny kodeks celny, art. 163 ust. 1 – lexlege.pl/unijny-kodeks-celny/art-163)

Czym jest faktura celna i do czego służy?

Przy sprzedaży zagranicznej rolę faktury celnej pełni zwykle faktura handlowa, którą sprzedawca wystawia kupującemu. To z niej można odczytać cenę uzgodnioną przez strony. Art. 70 ust. 1 wskazuje wartość transakcyjną jako zasadniczą podstawę wartości celnej. Jest nią cena faktycznie zapłacona lub należna, w razie potrzeby skorygowana. (Źródło: EUR-Lex, unijny kodeks celny, art. 70 ust. 1 – eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX%3A02013R0952-20161224)

Organ celny sprawdza na podstawie faktury opis towaru i zadeklarowaną wartość. Kwota z dokumentu nie zawsze odpowiada wartości celnej, od której oblicza się należności celne.
Art. 71 ust. 1 lit. e przewiduje doliczenie kosztów transportu i ubezpieczenia przywożonych towarów. Chodzi o koszty poniesione do miejsca wprowadzenia towarów na obszar celny Unii. Dlatego przy sprawdzaniu ceny trzeba uwzględnić także warunki dostawy. (Źródło: EUR-Lex, unijny kodeks celny, art. 71 ust. 1 lit. e – eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX%3A02013R0952-20161224)

Faktura nie zastępuje zgłoszenia celnego ani dokumentów wymaganych dla konkretnej przesyłki. Art. 158 ust. 1 wymaga zgłoszenia właściwego dla procedury, z wyjątkiem procedury wolnego obszaru celnego. Są to więc dokumenty o różnych zadaniach. (Źródło: Unijny kodeks celny, art. 158 ust. 1 – arslege.pl/zgloszenie-celne-towarow-i-dozor-celny-towarow-unijnych/k2154/a150486)

Faktura dostarcza danych do odprawy, ale nie zastępuje pozostałych wymaganych dokumentów.

Jakie dane powinna zawierać faktura celna?

Wpisz dane sprzedawcy i odbiorcy, numer i datę dokumentu oraz nazwę, ilość, cenę i walutę każdej pozycji. Podaj też wartość całej transakcji.
Sam opis „części” mówi niewiele; wskaż nazwę towaru, materiał i przeznaczenie. Art. 106e ust. 1 pkt 7–8 ustawy o VAT określa dane wymagane na fakturze. Należą do nich nazwa lub rodzaj towaru oraz jego miara i ilość. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e)

Podaj kraj pochodzenia towaru, jeśli go znasz, oraz uzgodnione warunki dostawy. Określają one, jak strony dzielą koszty i ryzyko transportu. Te informacje pomagają ustalić koszty uwzględniane przy odprawie. Incoterms 2020 obejmują 11 reguł opisujących między innymi taki podział. (Źródło: ICC Polska – iccpolska.pl/node/6?eid=47)

Czym faktura celna różni się od faktury handlowej i pro forma?

Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Warto o tym pamiętać, wybierając dokument dla przesyłki bez sprzedaży. (Źródło: Ministerstwo Finansów, KSeF – ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne)

Jakie skutki mogą mieć brak faktury lub błędy w jej danych?

Brak faktury lub rozbieżności w danych mogą zatrzymać odprawę do czasu złożenia wyjaśnień albo poprawionego dokumentu. Przesyłka może wtedy dłużej czekać na dostawę. Takie opóźnienie może też zwiększyć koszty jej przechowywania. (Źródło: Sea Cargo Operations, „Procedura naprawcza w imporcie – czym jest i jak sobie z nią poradzić” – seacargoo.com/procedura-naprawcza-w-imporcie-czym-jest-i-jak-sobie-z-nia-poradzic)

Nieprawidłowa wartość może zmienić wysokość obliczonych należności celnych. Jeśli zauważysz błąd przed zgłoszeniem, poproś wystawcę o poprawienie faktury. Zrób to, zanim przekażesz jej dane. (Źródło: DTA Group, „Faktura handlowa do odprawy celnej” – dtalogistics.co.uk/pl/faktura-handlowa-do-odprawy-celnej)

Jak sprawdzić, czy dokument do odprawy celnej jest kompletny?

Porównaj fakturę z warunkami transakcji i rzeczywistą zawartością przesyłki. To ważne również dla osoby składającej zgłoszenie. Art. 15 ust. 2 unijnego kodeksu celnego przypisuje zgłaszającemu odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność podanych w nim informacji. (Źródło: EUR-Lex, unijny kodeks celny, art. 15 ust. 2 – eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex%3A32013R0952)

• Sprawdź nazwy i adresy sprzedawcy oraz odbiorcy.
• Porównaj nazwy, ilości i ceny towarów z zamówieniem.
• Potwierdź walutę, wartość łączną i warunki dostawy.
• Sprawdź, czy dokument wskazuje kraj pochodzenia, jeśli jest znany.
• Zapytaj agencję celną lub przewoźnika o dodatkowe dokumenty wymagane dla przesyłki.

Gdy faktura zgadza się z przesyłką i warunkami sprzedaży, łatwiej przygotować zgłoszenie.

Jak przygotować fakturę handlową do odprawy celnej?

Przygotuj fakturę na podstawie uzgodnionej sprzedaży. Opisz towary na tyle dokładnie, by osoba sporządzająca zgłoszenie mogła powiązać każdą pozycję z przesyłką.
Art. 162 unijnego kodeksu celnego wymaga, by standardowe zgłoszenie zawierało dane potrzebne do zastosowania właściwej procedury celnej. (Źródło: Unijny kodeks celny, art. 162 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-UE/rozporzadzenie-952-2013-ustanawiajace-unijny-kodeks-celny-68359246/tyt-5-roz-2)

• Potwierdź warunki sprzedaży w zamówieniu lub umowie.
• Wystaw dokument dla właściwego nabywcy.
• Przypisz każdej pozycji cenę zgodną z transakcją.
• Przekaż fakturę osobie przygotowującej zgłoszenie przed odprawą.

Przy sprzedaży poza UE sprawdź osobno zasady rozliczenia VAT od eksportu. Samo wystawienie faktury nie potwierdza wywozu towaru.
Potrzebujesz dokumentu, który potwierdzi sam wywóz.

W praktyce każdą pozycję faktury trzeba powiązać z towarem i warunkami sprzedaży. To najprostszy punkt kontroli przed przekazaniem dokumentu do odprawy.

Jak wypełnić fakturę do zgłoszenia celnego?

Wypełnij fakturę tak, aby każda pozycja odpowiadała określonej grupie sprzedawanych towarów. Zanim ją wyślesz, sprawdź poniższe dane. Dzięki temu odbiorca i agent celny będą pracować na tym samym opisie przesyłki.

• Wpisz numer i datę faktury zgodnie z ewidencją sprzedaży.
• Rozdziel towary o różnych nazwach, cenach lub krajach pochodzenia na osobne pozycje.
• Wskaż jednostkę miary używaną przy sprzedaży, na przykład sztuki lub kilogramy.
• Podaj warunki dostawy wraz z uzgodnionym miejscem, na przykład FCA Warszawa.
• Przekaż agentowi celnemu kod taryfowy, jeśli został już zweryfikowany. Nie wybieraj go wyłącznie na podstawie podobnej nazwy produktu.

Czym faktura handlowa różni się od innych dokumentów eksportowych?

Odbiorca może potrzebować dowodu pochodzenia, by ubiegać się o preferencyjną stawkę celną. W takiej sytuacji sama faktura go nie zastąpi. Każdy z tych dokumentów potwierdza coś innego.

Jakie elementy faktury handlowej są ważne przy odprawie?

Sprawdź opis towaru, warunki dostawy i strukturę ceny. Czy cena obejmuje transport lub ubezpieczenie? Jeśli tak, wyodrębnij te kwoty zgodnie z dokumentami transakcji. Agent celny będzie mógł wtedy ustalić, jak uwzględnić je przy odprawie.

Porównaj nazwę nabywcy z danymi strony sprzedaży. Firma przyjmująca przesyłkę nie musi być nabywcą. To rozróżnienie ma znaczenie przy wypełnianiu dokumentów.
Kod taryfowy oznacza towar w taryfie celnej. Jeśli masz wątpliwości co do klasyfikacji, uzgodnij kod z osobą sporządzającą zgłoszenie.

Jak wystawić fakturę handlową dla kontrahenta zagranicznego?

Wystaw fakturę zgodnie z rzeczywistą sprzedażą oraz ustalonym sposobem rozliczenia podatku i płatności. Dane kontrahenta weź z zamówienia. Przed wysłaniem dokumentu sprawdź też walutę, termin płatności i zasady opodatkowania.

• Ustal pełne dane kontrahenta na podstawie zamówienia.
• Sprawdź zasady opodatkowania dla kraju przeznaczenia i rodzaju dostawy.
• Wpisz uzgodnioną walutę oraz termin płatności.
• Ustal z odbiorcą język faktury akceptowany przy odprawie w kraju importu.
• Wyślij odbiorcy wersję faktury zgodną z dokumentem przekazanym do zgłoszenia.

Jeśli rozliczasz sprzedaż jako eksport ze stawką 0% VAT, zachowaj dokument potwierdzający wywóz. Faktura nie potwierdzi za niego opuszczenia obszaru celnego UE. Trzymaj ją razem z dokumentacją tej samej przesyłki.

Faktura, dowód pochodzenia i potwierdzenie wywozu pełnią różne role. Jeden dokument nie zastąpi pozostałych.

Faktury celne online: szablony i cyfrowy obieg dokumentów

Przygotuj fakturę w szablonie, który pozwala zapisać dokument i nanieść poprawki. Odbiorcy oraz agencji celnej przekaż potem tę samą wersję. Rozbieżne pliki łatwo pomylić podczas przygotowywania zgłoszenia. (Źródło: Faktoringdlafirm.com, „Faktura handlowa – wartość transakcyjna według art. 70 UKC” – faktoringdlafirm.com/blog/faktura-handlowa-wartosc-transakcyjna-wedlug-art-70-ukc)

• Utwórz fakturę na podstawie danych zatwierdzonej transakcji.
• Zapisz dokument w formacie PDF, aby zachować układ pól podczas przesyłania.
• Oznacz poprawioną wersję, aby odbiorca i agent celny nie korzystali ze starszego pliku.
• Przechowuj wersję przekazaną do odprawy i dotyczącą jej korespondencję razem z dokumentacją przesyłki.

Jedna aktualna wersja dokumentu ogranicza pomyłki przy przekazywaniu danych. Po poprawce sprawdź, czy każdy korzysta już z właściwego pliku. Starsza wersja nie powinna trafić do zgłoszenia.

Jak wybrać cyfrowy szablon faktury do odprawy celnej?

Cyfrowy szablon faktury ułatwia przygotowanie i eksport dokumentu. Przyda się szczególnie wtedy, gdy regularnie wystawiasz faktury do odprawy. Najpierw sprawdź jednak, czy po zapisaniu pliku nie znikają żadne dane.

• Sprawdź, czy obsługuje wiele pozycji bez ucinania opisów.
• Ustal, czy pozwala wpisać walutę, warunki dostawy i kraj pochodzenia przy właściwych pozycjach.
• Przetestuj obliczanie wartości pozycji i sumy na przykładowych danych.
• Porównaj wyeksportowany plik z wymaganiami agencji celnej lub przewoźnika.
• Sprawdź sposób przechowywania danych kontrahentów i uprawnienia do zmiany dokumentu.

Wybierz szablon, który zachowuje komplet informacji po eksporcie. Porównaj gotowy plik z tym, co wpisano w formularzu. Szczególnie sprawdź opisy pozycji i wartości. (Źródło: Solidny Biznes, „Jakie są najważniejsze elementy celnych dokumentów dla eksportu?” – solidnybiznes.pl/artykul/jakie-sa-najwazniejsze-elementy-celnych-dokumentow-dla-eksportu-893214)

Plik przekazany do odprawy musi zachować wszystkie potrzebne dane.

Faktura i packing list: które dane muszą się zgadzać?

Packing list to lista zawartości opakowań. Porównaj ją z fakturą, by potwierdzić rodzaj i ilość wysyłanych towarów. Oba dokumenty opisują tę samą przesyłkę z różnych stron.

Przy porównywaniu dokumentów rozróżnij rodzaje wagi. Waga netto nie obejmuje opakowania. Waga brutto uwzględnia je razem z towarem.

Różnica między wagą netto a brutto nie oznacza błędu. Wynika z uwzględnienia opakowania.
Jeśli wysyłasz tylko część zamówienia, dopasuj oba dokumenty do tej dostawy, nie do całego zamówienia.

Faktura opisuje sprzedawane towary, a packing list pokazuje ich rozmieszczenie w przesyłce. Porównaj nazwy i ilości w obu dokumentach. Muszą odpowiadać temu, co rzeczywiście wysyłasz.

Najczęściej zadawane pytania

Czy FedEx wystawia fakturę celną?

Nie wystawia faktury handlowej za nadawany towar — przygotowuje ją sprzedawca lub nadawca. FedEx może pomóc w obsłudze dokumentów celnych na podstawie przekazanych informacji.

Czy faktura celna jest potrzebna przy wysyłce prezentu?

Tak, przesyłka może wymagać dokumentu z opisem i wartością towaru. Należy zaznaczyć, że jest to prezent, ale nie wpisywać wartości zerowej.

Czy próbki handlowe można wykazać na fakturze jako bezwartościowe?

Nie. Nawet bezpłatne próbki mają wartość celną, którą należy określić na potrzeby odprawy.

Czy do faktury celnej przy zwrocie towaru trzeba dołączyć dodatkowe informacje?

Warto jasno oznaczyć przesyłkę jako zwrot i podać powód oraz numer pierwotnego zamówienia lub faktury. Ułatwia to prawidłowe rozliczenie celne.

Czy faktura celna jest wymagana przy wysyłce towaru między krajami UE?

Zwykle nie, jeśli towary przemieszczają się między krajami UE i nie podlegają szczególnym procedurom. Wyjątkiem mogą być m.in. niektóre terytoria o odrębnym statusie podatkowym lub celnym.