Czy faktura przesłana mailem jest ważna? Sprawdź 3 rzeczy

Faktura przesłana mailem może być ważna, jeśli spełnia wymogi dotyczące faktur. Trzeba też móc potwierdzić jej pochodzenie i niezmienność treści. Zasady zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności określa art. 106m ust. 1a ustawy o VAT.

(Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa z 16 czerwca 2023 r – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1598/text/U/D20231598Lj.pdf)

Zanim ujmiesz fakturę w rozliczeniach, wykonaj trzy proste czynności:

• Porównaj dane sprzedawcy, nabywcy i transakcji z zamówieniem.
• Otwórz załącznik i sprawdź, czy cała treść jest czytelna.
• Zachowaj wiadomość oraz fakturę, żeby można je było później odszukać.

Czym jest faktura przesłana mailem i kiedy jest ważna?

Dokument wystawiony i otrzymany w formacie elektronicznym to faktura elektroniczna. Faktura przesłana mailem mieści się w tej definicji. Może mieć na przykład postać pliku PDF dołączonego do wiadomości. Definicję podaje art. 2 pkt 32 ustawy o VAT.

(Źródło: OpenLEX – ustawa o podatku od towarów i usług, art. 2 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-2)

Sam adres e-mail nadawcy nie potwierdza pochodzenia faktury. Jak sprawdzić, czy dokument dotyczy naszej transakcji? Porównaj go z zamówieniem, umową i potwierdzeniem wykonania usługi lub sprzedaży. Takie kontrole biznesowe mogą tworzyć wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją. Przewiduje je art. 106m ust. 4 ustawy o VAT.

(Źródło: INFORLEX – ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106m – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.m&rodzaj=29)

Podpis elektroniczny nie jest obowiązkowy na każdej fakturze wysłanej mailem. Ustawa wymienia jednak kwalifikowany podpis elektroniczny jako jeden ze sposobów potwierdzenia pochodzenia i niezmienności dokumentu. Stanowi o tym art. 106m ust. 5 ustawy o VAT.

(Źródło: INFORLEX – ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106m – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.m&rodzaj=29)

Nie decyduje więc sam sposób wysłania pliku. Trzeba móc powiązać fakturę z transakcją oraz potwierdzić, że pozostała czytelna i niezmieniona.

Co przepisy mówią o wysyłaniu faktur mailem?

Ustawa o podatku od towarów i usług wymaga zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pozwala ustalić wystawcę. Integralność oznacza, że wymagane dane nie zostały zmienione.
Te cechy trzeba zachować od wystawienia dokumentu do końca okresu jego przechowywania. Wymogi wynikają z art. 2 pkt 32 oraz art. 106m ustawy o VAT.

Sprawdź też, czy transakcja podlega obowiązkowi wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jeśli tak, plik PDF wysłany mailem nie zastąpi wystawienia faktury w systemie. Podstawę tego obowiązku określa art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT.

(Źródło: INFORLEX – ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106ga – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.ga&rodzaj=29)

E-mail może posłużyć do przekazania dokumentu. Nie zastąpi jednak wymaganej procedury wystawienia faktury w KSeF.

Czy nabywca musi zaakceptować otrzymywanie faktur e-mailem?

Art. 106n ustawy o VAT przewidywał akceptację odbiorcy dla faktur elektronicznych. Jego ust. 1 uchylono jednak 1 lutego 2026 r. Dlatego nie opieraj aktualnej oceny obowiązku uzyskania akceptacji wyłącznie na tym przepisie.

(Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa z 16 czerwca 2023 r – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/1598/text/U/D20231598Lj.pdf)

Ustal z nabywcą adres do odbioru faktur. Zachowaj też potwierdzenie tego uzgodnienia. To, co warto przechować lub sprawdzić, zależy od sposobu współpracy:

Najczęściej zadawane pytania

Czy wydruk faktury otrzymanej mailem zastępuje plik elektroniczny?

Nie. Warto zachować oryginalny plik, ponieważ wydruk nie zastępuje elektronicznej wersji faktury.

Co zrobić, gdy faktura przesłana mailem trafiła do spamu?

Sprawdź, czy wiadomość i załącznik są autentyczne, a następnie przenieś je do właściwego folderu i przekaż do księgowości.

Czy trzeba przechowywać wiadomość e-mail z fakturą?

Nie zawsze — najważniejsze jest zachowanie samej faktury w sposób zapewniający jej czytelność i integralność. Wiadomość warto zachować, jeśli pomaga potwierdzić pochodzenie dokumentu.

Co zrobić, jeśli fakturę wysłano na błędny adres e-mail?

Poproś wystawcę o ponowne przesłanie faktury na prawidłowy adres i zachowaj korespondencję dotyczącą pomyłki.