Faktura korygująca w Rachmistrzu: zapis z ujemną kwotą

Faktura korygująca w Rachmistrzu GT zmienia zapis wcześniej zarejestrowanej faktury zakupu lub sprzedaży. Poniżej sprawdzisz, jak ją zaksięgować i gdzie szukać wpisu – w KPiR oraz rejestrach VAT.
Obowiązek prowadzenia KPiR albo ksiąg rachunkowych przez wskazanych przedsiębiorców wynika z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT (Źródło: OpenLEX – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311/art-24-a).

Jak wprowadzić i zaksięgować fakturę korygującą zakup w Rachmistrzu?

Najpierw wybierz sposób wprowadzenia korekty zakupu w Rachmistrzu GT. Nie możesz poprawić dokumentu źródłowego? Wtedy ujmij zmianę w KPiR jako zapis z ujemną kwotą (Źródło: InsERT, „Rachmistrz GT – Konfiguracja przykładowego schematu importu korekty faktury zakupu” – insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/2458,rachmistrz-gt-%E2%80%93-konfiguracja-przykladowego-schematu-importu-korekty-faktury-zakupu.html).

Przy ręcznym wprowadzaniu korekty zacznij od KPiR. Następnie podaj kwotę ze znakiem minus. Potrzebny będzie też numer dokumentu korygującego:

• Otwórz Ewidencje księgowe – KPiR.
• Wybierz „Dodaj rodzaj zapisu”.
• Wpisz ujemną wartość odpowiadającą korekcie.
• Uzupełnij numer dokumentu korygującego.

Przy imporcie wybierz typ KFZ w schemacie importu. Schemat określa, jak program księguje lub ewidencjonuje dokument w KPiR i ewidencji VAT.
Wskaż też datę z korekty, którą program przepisze jako datę wpisu VAT. Jeśli korekta kosztu nie wynika z błędu ani oczywistej omyłki, ujmij ją w okresie otrzymania faktury korygującej – zgodnie z art. 22 ust. 7c ustawy o PIT (Źródło: Ministerstwo Finansów – Korekta przychodów i kosztów podatkowych – finanse-arch.mf.gov.pl/web/wp/pit).

Po wybraniu wariantu z tabeli sprawdź zakres księgowania. Powinien odpowiadać zmianie kosztu oraz, jeśli dotyczy, rozliczenia VAT (Źródło: InsERT, „Rachmistrz GT – Konfiguracja przykładowego schematu importu korekty faktury zakupu” – insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/2458,rachmistrz-gt-%E2%80%93-konfiguracja-przykladowego-schematu-importu-korekty-faktury-zakupu.html).

Krótko mówiąc: korektę możesz dodać ręcznie albo zaimportować. Od tego wyboru zależy sposób jej wprowadzenia.

Jak ująć fakturę korygującą sprzedaż w Rachmistrzu?

Korektę sprzedaży ujmij w Rachmistrzu GT jako zmianę przychodu, a jeśli dotyczy VAT – także podatku od sprzedaży. Sposób rozliczenia zależy od kierunku zmiany i przyczyny wystawienia dokumentu.
Gdy rośnie podstawa opodatkowania, art. 29a ust. 17 ustawy o VAT nakazuje rozliczyć wzrost w okresie, w którym wystąpiła jego przyczyna (Źródło: Ministerstwo Finansów – Eureka – eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/706826).

• Odszukaj fakturę sprzedaży, której dotyczy korekta, i sprawdź jej numer oraz dane nabywcy.
• Ustal przyczynę korekty: błąd na pierwotnej fakturze albo zdarzenie, które nastąpiło po sprzedaży.
• Porównaj kwoty przed zmianą i po zmianie, a następnie wpisz różnicę we właściwym kierunku.
• Dobierz okres ujęcia przychodu i VAT do przyczyny korekty oraz zasad rozliczenia podatku.

Zapisując korektę, powiąż ją z pierwotną fakturą. O okresie rozliczenia decyduje przyczyna zmiany, nie sam znak kwoty.
Według art. 14 ust. 1m ustawy o PIT korektę przychodu ujmujesz w okresie wystawienia faktury korygującej. Wyjątkiem jest błąd lub oczywista omyłka (Źródło: Ministerstwo Finansów – Korekta przychodów i kosztów podatkowych – finanse-arch.mf.gov.pl/web/wp/pit).

Kwota może rosnąć albo maleć. Sam kierunek zmiany nie przesądza jednak o okresie ujęcia korekty. Sprawdź jej przyczynę.

Jak sprawdzić, czy korekta trafiła do właściwych ewidencji i rejestrów?

Na koniec znajdź korektę w KPiR i rejestrze VAT, po czym porównaj ją z fakturą pierwotną. W danej ewidencji ujmij korektę tylko wtedy, gdy znajduje się tam również pierwotna faktura.
Art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wymaga ewidencji pozwalającej prawidłowo rozliczyć podatek, w tym korekty podatku należnego i naliczonego (Źródło: INFORLEX – ustawa o podatku od towarów i usług – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2022.119.0000931,-1,.html?dok=3470194&nr=109&rodzaj=29).

• Odszukaj fakturę pierwotną i potwierdź, w których ewidencjach została zapisana.
• Znajdź zapis korekty w KPiR i porównaj kwotę oraz numer dokumentu z otrzymaną fakturą korygującą.
• Sprawdź rejestr VAT, jeśli korekta zakupu ma zmieniać rozliczenie tego podatku.
• Skontroluj schemat importu: zaznacz „Import do ewidencji VAT”, jeśli korekta zakupu ma trafić do tego rejestru; przy imporcie wyłącznie do KPiR pomiń tę opcję.
• Porównaj datę wpisu w każdej ewidencji z okresem, w którym rozliczasz korektę.

Kontrolę możesz zakończyć, gdy korekta widnieje we właściwych ewidencjach. Jej kwoty i daty muszą odpowiadać rozliczanemu dokumentowi.
Ewidencję VAT w JPK_V7 przesyła się co miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca; przy rozliczeniach miesięcznych art. 109 ust. 3b wiąże ten termin z deklaracją (Źródło: Ministerstwo Finansów – JPK_VAT z deklaracją – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_vat-z-deklaracja/jpk_vat-z-deklaracja).

Sprawdź kwoty i daty. Potwierdź też powiązanie korekty z fakturą pierwotną. Wtedy wiesz, czy zapis trafił we właściwe miejsce.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy ująć korektę kosztu, jeśli nie wynika z błędu ani oczywistej omyłki?

W okresie otrzymania faktury korygującej.

Czy kierunek korekty sprzedaży „in plus” lub „in minus” sam określa okres jej rozliczenia?

Nie. Okres zależy od przyczyny korekty; przy zwiększeniu podstawy VAT wzrost rozlicza się w okresie wystąpienia jego przyczyny.

Czy każda korekta zakupu powinna trafić do ewidencji VAT?

Nie. Jeśli korekta zmienia koszt, ale nie wpływa na odliczenie VAT, import można ograniczyć do KPiR.

Co oznacza typ KFZ w schemacie importu Rachmistrza?

To typ dokumentu używany dla korekty faktury zakupu.