Przejdź do treści
Menu

Poradnik dla przedsiębiorców

Co musi być na fakturze? Wymogi z art. 106e ust. 1

Wojciech MatułaAktualizacja: 14 min czytania

Faktura ma wskazywać, kto sprzedaje, kto kupuje i czego dotyczy transakcja. Musi też zawierać dane potrzebne do rozliczenia. Podstawowy wykaz znajdziesz w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e).

Zanim wystawisz dokument, sprawdź jego rodzaj, dane stron i kwoty. Pomocna będzie krótka lista:

  • Ustal, czy wystawiasz fakturę standardową, uproszczoną, korygującą czy zaliczkową.
  • Sprawdź dane stron, numer dokumentu i daty.
  • Porównaj opis towarów lub usług z rzeczywistą sprzedażą.
  • Zweryfikuj kwoty i sposób wykazania podatku.
  • Dodaj oznaczenia wymagane dla tej transakcji.

Czym są obowiązkowe dane na fakturze i jakie terminy trzeba znać?

Obowiązkowe dane na fakturze pozwalają rozpoznać transakcję i prawidłowo ją rozliczyć. Należą do nich numer dokumentu, daty, dane stron, opis sprzedaży i odpowiednie kwoty. Ich zakres określa ustawa o VAT.

Data wystawienia to dzień sporządzenia faktury, a data sprzedaży wskazuje dostawę towaru lub wykonanie usługi. Gdy te zdarzenia przypadają w różnych dniach, nie łącz dat w jednym polu.
Art. 106e ust. 1 pkt 6 nakazuje podać datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29).

Termin wystawienia zależy od rodzaju transakcji oraz daty dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Sprawdź, czy dla danej czynności nie obowiązuje termin szczególny. Co do zasady fakturę wystawia się do 15. dnia następnego miesiąca. Wynika to z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.i&rodzaj=29).

Najpierw ustal, co dokumentujesz i kiedy nastąpiło zdarzenie. Dopiero potem wyznacz termin wystawienia.

Jak oznaczyć fakturę i które daty na niej podać?

Nadaj fakturze kolejny numer w przyjętej serii, który pozwoli ją jednoznacznie odnaleźć. Wpisz również datę wystawienia. Zasady numeracji określa art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (Źródło: Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf).

  • Wpisz numer zgodny z numeracją prowadzoną w firmie.
  • Podaj dzień wystawienia dokumentu.
  • Dodaj datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia.

Jak opisać towary lub usługi na fakturze?

Opisz towary lub usługi na tyle dokładnie, by nabywca wiedział, za co płaci. Przy każdej pozycji wpisz nazwę, a także miarę i ilość towarów albo zakres usług. Tych danych wymaga ustawa o VAT, art. 106e ust. 1 pkt 7–8 (Źródło: sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e).

  • Nazwij towar faktycznie sprzedany lub usługę rzeczywiście wykonaną.
  • Wpisz jednostkę miary i liczbę jednostek towaru.
  • Opisz zakres usługi, jeśli sam skrót nie wyjaśnia, jaką pracę wykonano (Źródło: Nazwa towaru lub usługi na fakturze ustrukturyzowanej – efekta.waw.pl/nazwa-towaru-lub-uslugi-na-fakturze-ustrukturyzowanej).

Nazwa lub rodzaj towaru albo usługi nie są więc dodatkiem do faktury. Ich podania wymaga art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT (Źródło: Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf).

Termin wystawienia faktury – jak go ustalić?

Przed wystawieniem faktury sprawdź datę dokumentowanego zdarzenia i właściwy termin. Co do zasady nie możesz wystawić jej wcześniej niż 60 dni przed dostawą, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty.
Art. 106i ust. 7 ustawy o VAT wyznacza ten limit. Wynosi on 60 dni również w przypadku zaliczki (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.i&rodzaj=29).

  • Ustal, czy dokumentujesz sprzedaż, czy zapłatę otrzymaną przed sprzedażą.
  • Sprawdź datę dostawy, wykonania usługi albo wpływu pieniędzy.
  • Zweryfikuj, czy dla tej czynności obowiązuje termin szczególny.

Kiedy wystawić fakturę po sprzedaży lub otrzymaniu zaliczki?

Zaliczka jest zapłatą otrzymaną przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Fakturę po sprzedaży albo otrzymaniu zaliczki wystawiasz co do zasady do 15. dnia następnego miesiąca. Odpowiednie terminy wskazuje art. 106i ust. 1 i 2 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.i&rodzaj=29).

Co dokumentujesz Od którego zdarzenia liczysz termin
Sprzedaż Dostawa towaru lub wykonanie usługi
Zaliczka Otrzymanie zapłaty przed sprzedażą

Datę sprawdzisz w dokumentach sprzedaży lub na potwierdzeniu wpływu pieniędzy. Przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych obowiązuje inny termin. Fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od wykonania usługi (Źródło: Ministerstwo Finansów, Przewodnik podatkowy inwestora – VAT – podatki.gov.pl/media/eulinfzg/przewodnik-podatkowy-inwestora-podatek-vat.pdf).

Czym jest faktura VAT i co musi być na fakturze uproszczonej?

Faktura VAT potwierdza sprzedaż i zawiera dane potrzebne do rozliczenia podatku. Faktura uproszczona ma mniej pól. Możesz ją wystawić, gdy należność ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, jeśli została określona w euro. Limity 450 zł i 100 euro wskazuje art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e).

Rodzaj faktury Co sprawdzić Zakres danych
Standardowa Dane stron, transakcji i rozliczenia VAT Pola wymagane dla dokumentowanej sprzedaży
Uproszczona Limit należności i możliwość ustalenia podatku dla poszczególnych stawek Niektóre pola można pominąć, ale NIP nabywcy musi pozostać

Na fakturze uproszczonej można pominąć część danych nabywcy i rozliczenia. Zakres tego wyjątku określa art. 106e ust. 5 pkt 3. Dotyczy danych z pkt 3 oraz pkt 8, 9 i 11–14 ust. 1 (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e).

Sprawdź też, czy wolno Ci wystawić fakturę na papierze lub elektronicznie poza KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana powstaje przy użyciu KSeF i otrzymuje od systemu numer identyfikujący. Definicję zawiera art. 2 pkt 32a ustawy o VAT (Źródło: Ministerstwo Finansów, Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FA – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa).

O rodzaju faktury decyduje nie tylko kwota. Liczą się również warunki transakcji.

Jakie elementy zawiera prawidłowa faktura VAT?

Zacznij od danych sprzedawcy i nabywcy oraz ich numerów identyfikacji podatkowej. Potem sprawdź numer faktury, daty, opis sprzedaży i dane do rozliczenia podatku. NIP nabywcy porównaj z danymi kontrahenta, żeby przypisać dokument właściwej firmie.

W części dotyczącej kwot wpisz cenę, rabaty, podstawę opodatkowania, stawkę, VAT i należność ogółem. Jeżeli transakcję obejmują szczególne zasady, dodaj wymagane oznaczenia. Sama poprawna suma nie wystarczy, gdy brakuje informacji o sposobie rozliczenia.

Jak wykazać kwoty, stawki i wartość VAT na fakturze?

Nabywca powinien bez trudu odczytać trzy kwoty: wartość przed opodatkowaniem, podatek i sumę do zapłaty. Sprawdź po kolei:

  • Wpisz cenę jednostkową netto, czyli bez VAT.
  • Uwzględnij rabaty, których nie ma w cenie jednostkowej.
  • Oblicz podstawę opodatkowania – wartość, od której liczysz VAT – i przypisz jej właściwą stawkę.
  • Wykaż kwotę podatku oddzielnie dla każdej zastosowanej stawki.
  • Podaj należność ogółem, czyli łączną kwotę do zapłaty.

Na koniec porównaj należność ogółem z kwotą uzgodnioną z nabywcą. Rozbieżność wyjaśnij przed wysłaniem dokumentu.

W jakiej formie można wystawić fakturę VAT?

Forma Co sprawdzić
Papierowa Czy tę transakcję wolno dokumentować poza KSeF
Elektroniczna poza KSeF Czy odbiorca ją akceptuje oraz czy zapewnisz czytelność, autentyczność pochodzenia i integralność treści
Ustrukturyzowana w KSeF Czy dokument ma wymagany format i czy system go przyjął

Formę dokumentu wybierz po sprawdzeniu obowiązków dotyczących transakcji. Nie wystarczy zapisać faktury jako PDF. Taki plik sam w sobie nie jest fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przez KSeF.

Co powinna zawierać faktura uproszczona?

Na fakturze uproszczonej zachowaj NIP nabywcy oraz dane pozwalające ustalić podatek dla poszczególnych stawek. Nie musisz natomiast wpisywać między innymi jego nazwy i adresu. Najpierw upewnij się, że dokument mieści się w ustawowym limicie.

Paragon z NIP nabywcy może być fakturą uproszczoną, jeśli spełnia limit należności i zawiera pozostałe wymagane dane. Paragon bez tego numeru nie dokumentuje w ten sposób zakupu firmowego. Sprawdź NIP już przy wystawianiu paragonu.

Faktura standardowa, korygująca i konsumencka – czym się różnią?

Rodzaj dokumentu dobierz do tego, co ma potwierdzać. Innego dokumentu potrzebujesz przy sprzedaży, a innego przy zmianie danych wcześniejszej faktury (Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, część II, Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf).

Rodzaj dokumentu Co dokumentuje Co sprawdzić w pierwszej kolejności
Faktura standardowa Sprzedaż towaru lub usługi Zgodność danych z transakcją
Faktura korygująca Zmianę danych faktury pierwotnej Powiązanie z poprawianym dokumentem (Podstawa: ustawa o VAT, art. 106j ust. 2 pkt 2a i 3 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-j)
Faktura dla konsumenta Sprzedaż osobie kupującej prywatnie Dane nabywcy; nie wymagaj NIP, jeśli nabywca się nim nie posługuje

Korekta nie usuwa faktury pierwotnej. Oba dokumenty razem zapisują przebieg tej samej transakcji.

Jak oznaczyć korektę i wskazać fakturę pierwotną?

Korekta potrzebuje własnego numeru i daty wystawienia. Musi też wskazywać fakturę pierwotną. Dzięki temu możesz przypisać zmianę do konkretnej sprzedaży.

  • Wpisz numer i datę wystawienia korekty.
  • Przywołaj numer i datę wystawienia faktury pierwotnej.
  • Przenieś wymagane dane stron i datę sprzedaży z poprawianego dokumentu (Podstawa: ustawa o VAT, art. 106j ust. 2 pkt 3 w związku z art. 106e ust. 1 pkt 1–5 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-j).
  • Dodaj numer KSeF faktury pierwotnej, jeśli system go nadał, a przepisy wymagają podania go na korekcie.

Kiedy faktura korygująca wymaga dodatkowych informacji?

Najpierw ustal zakres zmiany: kwoty, inne dane albo wszystkie dostawy lub usługi dla odbiorcy w danym okresie. Od tego zależy treść korekty. Wymagane dane wskazuje art. 106j ust. 2 pkt 5–6 ustawy o VAT (Źródło: sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-j).

Rodzaj zmiany Co podać na korekcie
Zmiana podstawy opodatkowania lub VAT Kwoty korekty z podziałem na właściwe stawki i sprzedaż zwolnioną
Poprawienie danych bez wpływu na te kwoty Prawidłową treść korygowanych pozycji (Podstawa: ustawa o VAT, art. 106j ust. 2 pkt 6 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-j)
Korekta zbiorcza obejmująca wszystkie dostawy lub usługi dla odbiorcy Także okres objęty korektą

Porównaj korektę z fakturą pierwotną i dokumentem potwierdzającym zmianę, na przykład uzgodnieniem rabatu lub potwierdzeniem zwrotu. Jeśli zmienia się rozliczenie VAT, sprawdź sposób ujęcia korekty z osobą prowadzącą księgowość. To pozwoli uniknąć poprawiania tego samego błędu po raz kolejny.

Na korekcie podajesz dane odpowiadające zmianie i jej wpływowi na rozliczenie.

Faktura dla konsumenta – z jakich uproszczeń można skorzystać?

Na fakturze dla konsumenta wpisz imię, nazwisko i adres nabywcy. Nie żądaj NIP od osoby, która kupuje prywatnie. Pozostałe pola wypełnij stosownie do dokumentowanej sprzedaży.

Co do zasady wystaw fakturę na żądanie konsumenta zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży lub otrzymania zapłaty. Jeśli wcześniej wystawisz paragon bez NIP, nie traktuj go jako podstawy późniejszej faktury firmowej z NIP. Ustal cel zakupu przed wystawieniem dokumentu.

Obowiązkowe elementy faktury korygującej – lista do sprawdzenia

  • Sprawdź własny numer i datę wystawienia korekty.
  • Porównaj przywołane dane faktury pierwotnej z dokumentem źródłowym.
  • Wskaż nazwę towaru lub usługi objętych zmianą, uwzględniając zasady dotyczące korekt zbiorczych.
  • Wpisz kwoty korekty albo prawidłową treść poprawianych danych, zależnie od rodzaju zmiany (Podstawa: ustawa o VAT, art. 106j ust. 2 pkt 5–6 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-j).

Faktura elektroniczna, rachunek, VAT RR i mały podatnik – szczególne zasady

Nie myl rodzaju faktury z jej formą ani sposobem rozliczania podatku. Faktura elektroniczna wskazuje formę dokumentu, a oznaczenie „metoda kasowa” odnosi się do rozliczenia VAT. Z kolei fakturę VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych.

Forma, metoda rozliczenia i rodzaj transakcji odpowiadają na trzy różne pytania.

Faktura elektroniczna – jakie wymogi musi spełniać?

Faktura elektroniczna musi pozostać czytelna od wystawienia do końca okresu przechowywania. Przez cały ten czas zapewnij też autentyczność pochodzenia i integralność treści. Pierwsza daje pewność co do tożsamości wystawcy, druga – że wymagane dane nie zostały zmienione.

Sprawdź, czy potrafisz odtworzyć dokument i powiązać go z zamówieniem, umową lub potwierdzeniem dostawy. Przy fakturach elektronicznych wystawianych poza obowiązkowym KSeF potrzebujesz akceptacji odbiorcy. Samo przechowywanie pliku nie zastępuje tych warunków.

Faktura czy rachunek – który dokument wystawić?

Najpierw sprawdź, czy sprzedaż wymaga wystawienia faktury. Brak naliczonego VAT nie daje sam w sobie podstawy do zastąpienia jej rachunkiem. Znaczenie ma obowiązek dokumentowania danej sprzedaży.

Dokument Kiedy go wybierasz Kluczowa cecha
Faktura Gdy dokumentujesz sprzedaż zgodnie z przepisami o VAT Obowiązują zasady wystawiania faktur, również przy sprzedaży zwolnionej z VAT
Rachunek Gdy przychód nie wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury Obowiązują zasady określone w Ordynacji podatkowej

Co wyróżnia fakturę VAT małego podatnika?

Dodaj oznaczenie „metoda kasowa”, gdy mały podatnik wybrał tę metodę rozliczania VAT. Moment rozliczenia podatku wiąże się wtedy z otrzymaniem zapłaty, zgodnie z ustawą o VAT. Nie decyduje o tym sama nazwa faktury.

Sprawdź sposób rozliczania zgłoszony przez podatnika. Status małego podatnika nie oznacza automatycznie stosowania metody kasowej. Również termin płatności nie zastępuje wymaganego oznaczenia.

Jakie dane trzeba podać na fakturze VAT RR?

Faktura VAT RR potwierdza zakup produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Chodzi o rolnika korzystającego ze szczególnego zwolnienia z VAT. Dokument wystawia nabywca produktów, nie sprzedający je rolnik.

Wpisz „VAT RR”, dane stron, daty oraz nazwy, jednostki miary, ilości, ceny i wartości produktów. Podaj stawkę i kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku oraz należność ogółem. Dodaj też wymagane oświadczenie rolnika o zwolnieniu. Zadbaj również o podpisy zgodnie z zasadami właściwymi dla formy dokumentu.

Faktury zaliczkowe, imienne i KSeF – wymagane dane i typowe błędy

Na fakturze zaliczkowej sprawdź wpłatę i podatek, na imiennej dane nabywcy, a w KSeF także potwierdzenie przyjęcia dokumentu.

Dokument Co dokumentuje lub wskazuje Co sprawdzić
Faktura zaliczkowa Wpłatę otrzymaną przed sprzedażą Kwotę wpłaty, przypadający na nią podatek i dane zamówienia
Faktura imienna Osobę fizyczną jako nabywcę Imię, nazwisko, adres i cel zakupu
Faktura w KSeF Transakcję zapisaną w strukturze systemu Dane transakcji, format i potwierdzenie przyjęcia

Jeśli po otrzymaniu zaliczki wystawiasz fakturę końcową, uwzględnij wcześniejsze wpłaty i powiąż ją z fakturami zaliczkowymi. Rozliczenie obejmie wtedy całą transakcję.

Przed wysłaniem faktury do KSeF porównaj ją z zamówieniem i kartą kontrahenta. Odróżnij dane wymagane przepisami od pól technicznych struktury. Po przyjęciu dokumentu nie poprawisz danych przez edycję wysłanego pliku (Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, część II, Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf).

Sprawdź dane przed wysłaniem, a potem upewnij się, że system przyjął dokument.

Jakie dane są obowiązkowe na fakturze w KSeF?

W KSeF uzupełnij pola dotyczące stron, dat, przedmiotu sprzedaży i rozliczenia zgodnie z wymaganiami dla transakcji oraz obowiązującą strukturą logiczną. Przy fakturze zaliczkowej podaj też dane otrzymanej wpłaty.

Twój numer faktury różni się od numeru KSeF, który system nadaje dopiero po przyjęciu dokumentu. Sprawdź komunikat zwrotny: samo wysłanie pliku nie potwierdza wystawienia faktury w KSeF.

Co powinna zawierać faktura imienna dla osoby fizycznej?

Na fakturze imiennej wpisz imię, nazwisko i adres nabywcy oraz pozostałe dane właściwe dla sprzedaży. Przed wystawieniem potwierdź adres z kupującym, zamiast przepisywać go z niepełnego zamówienia.

Nie zastępuj danych nabywcy numerem PESEL – standardowa faktura go nie wymaga. Jeśli osoba fizyczna kupuje na potrzeby działalności, najpierw ustal jej dane firmowe.

Jakich błędów w danych faktury KSeF unikać?

Przed wysłaniem faktury sprawdź dane nabywcy, transakcję, kwoty i numer dokumentu; po wysłaniu zweryfikuj jego status w KSeF.

  • Porównaj identyfikator nabywcy z zamówieniem i kartą kontrahenta.
  • Sprawdź rodzaj transakcji, daty i zgodność pozycji z podsumowaniem kwot.
  • Nie wpisuj numeru KSeF w polu własnego numeru faktury.
  • Nie uznawaj odrzuconego pliku za wystawioną fakturę.
  • Jeśli system przyjął fakturę z błędnymi danymi, wystaw korektę. Nie wysyłaj zmienionego pliku ponownie pod tym samym numerem.

Potwierdź przyjęcie dokumentu przez system. Samo wysłanie nie kończy sprawdzania jego statusu (Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, część II, Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf).

Pozycje faktury (FaWiersze) – jak opisać sprzedaż?

Pozycje sprzedaży trafiają w KSeF do części FaWiersz struktury faktury. Nazwij tam towar lub usługę tak, by dało się powiązać pozycję z transakcją. Poprawny format pola nie naprawi niejasnego opisu (Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, część II, Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf).

  • Wpisz nazwę identyfikującą towar lub usługę, a nie samo „towar” albo „usługa”.
  • Porównaj opis i ilość z zamówieniem oraz potwierdzeniem dostawy lub wykonania pracy.
  • Oddziel pozycje dotyczące różnych towarów, usług lub sposobów opodatkowania.
  • Sprawdź, czy wartości pozycji zgadzają się z podsumowaniem faktury.

Jeśli przekazujesz fakturę do faktoringu, sprawdź pozycje także z dokumentami potwierdzającymi odbiór przez kontrahenta. Porównuj treść dokumentów, nie tylko ich sumy.

Faktury zagraniczne i pro forma – kiedy potrzebne są dodatkowe informacje?

Faktura zagraniczna może wymagać dodatkowych danych lub oznaczeń. Zależy to od sposobu rozliczenia transakcji. Pro forma przedstawia planowaną sprzedaż, lecz nie jest fakturą, która ją dokumentuje.

Przed wystawieniem faktury ustal kraj opodatkowania, status nabywcy i podmiot rozliczający podatek. Zagraniczny adres kontrahenta sam nie rozstrzyga, co wpisać na dokumencie. Decydują zasady właściwe dla transakcji.

O oznaczeniach przesądza sposób rozliczenia, a nie sam adres nabywcy.

Kiedy na fakturze VAT trzeba podać dodatkowe oznaczenia?

Transakcja lub procedura Co sprawdzić lub dodać
Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) Sprawdź numery VAT UE obu stron i wpisz właściwe prefiksy państw.
Odwrotne obciążenie Dodaj oznaczenie „odwrotne obciążenie”, gdy zgodnie z zasadami transakcji podatek rozlicza nabywca.
Samofakturowanie Dodaj to oznaczenie, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy.
Procedura marży Użyj oznaczenia właściwego dla procedury, na przykład „procedura marży – towary używane”.

Porównaj warunki transakcji z umową, dokumentami dostawy i statusem podatkowym kontrahenta. Przy WDT zweryfikuj numer nabywcy w systemie VIES i zbierz dowody wywozu towarów.
Jeżeli nie masz pewności co do miejsca opodatkowania, ustal sposób rozliczenia przed wystawieniem faktury.

Co powinno znaleźć się na fakturze pro forma?

Na dokumencie umieść wyraźny napis „pro forma”. Wpisz dane stron, opis towarów lub usług, ilości, ceny, walutę i proponowaną sumę do zapłaty. Gdy oczekujesz wpłaty, podaj także termin i sposób płatności.

Pro forma nie potwierdza sprzedaży ani nie daje podstawy do odliczenia VAT. Po otrzymaniu pieniędzy lub dokonaniu sprzedaży sprawdź, czy trzeba wystawić właściwą fakturę. To ona dokumentuje transakcję.

Najczęściej zadawane pytania

Czy PESEL na fakturze jest obowiązkowy?

Nie. Zwykła faktura nie wymaga PESEL-u; nie wpisuj go bez uzasadnionej potrzeby i podstawy prawnej.

Czy faktura musi być opatrzona podpisem lub pieczątką?

Nie. Przepisy co do zasady nie wymagają podpisu ani pieczątki na fakturze.

Czy na fakturze trzeba podać numer rachunku bankowego?

Nie jest to ogólny obowiązkowy element faktury VAT. Numer rachunku warto dodać, jeśli płatność ma być wykonana przelewem.

Czy termin płatności musi znaleźć się na fakturze?

Nie należy do podstawowych obowiązkowych danych faktury VAT. Warto go wskazać, gdy płatność jest odroczona.

Czy na fakturze trzeba podać telefon lub adres e-mail?

Nie. Dane kontaktowe mogą ułatwić kontakt, ale co do zasady nie są wymaganym elementem faktury.

Czy można dodać na fakturze informacje, których przepisy nie wymagają?

Tak, o ile są zgodne z prawdą i nie wprowadzają w błąd. Nie powinny zastępować ani zmieniać obowiązkowych danych faktury.

Pomoc w wyborze faktoringu

Porównaj finansowanie dla swojej firmy

Zostaw kontakt i opisz, czego potrzebujesz. Pomożemy Ci porównać warunki dostępnych ofert.

Poproś o pomoc w wyborze →
Bezpłatne zapytanie · bez zobowiązań · decyzję o finansowaniu podejmuje faktor