Faktura za najem lokalu użytkowego — dane z art. 106e

Faktura za najem lokalu użytkowego dokumentuje czynsz należny za udostępnienie lokalu najemcy. Kiedy ją wystawić i co na niej wpisać? Przed przygotowaniem dokumentu sprawdź umowę i sposób rozliczenia VAT. Sprawdź też dane wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Źródło: Ustawa o VAT, art. 106e – INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29

• Sprawdź w umowie okres rozliczeniowy i termin płatności.
• Zbierz dane wynajmującego i najemcy oraz adres lokalu.
• Porównaj kwotę na fakturze z czynszem i opłatami zapisanymi w umowie.

Czym jest faktura za najem lokalu użytkowego?

Faktura dotyczy odpłatnego udostępnienia lokalu na cele inne niż mieszkaniowe, na przykład na biuro, sklep lub magazyn. Zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT obejmuje najem na cele mieszkaniowe. Nie stosuje się go z samego tego tytułu do lokalu przeznaczonego na biuro czy sklep. Źródło: Ministerstwo Finansów – interpretacja ogólna dotycząca wynajmu mieszkań – podatki-arch.mf.gov.pl/media/7283/interpretacja-ogolna-wynajem-mieszkan.pdf

Na fakturze podaj strony transakcji, nazwę usługi, okres najmu i należną kwotę. Jeśli umowa najmu przewiduje osobne rozliczanie mediów, ustal, jak je dokumentować.
Warto też wpisać adres wynajmowanego lokalu, żeby łatwo powiązać dokument z nieruchomością. Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wymaga adresów stron, ale nie wskazuje adresu lokalu jako obowiązkowej danej. Źródło: Ustawa o VAT, art. 106e – INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29

Umowa określa zasady korzystania z lokalu, a faktura dokumentuje należność. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego wynajmujący oddaje rzecz do używania. Najemca zobowiązuje się w zamian płacić umówiony czynsz. Źródło: Kodeks cywilny, art. 659 – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-cywilny-16785996/art-659

Faktura potwierdza należność; po warunki najmu trzeba sięgnąć do umowy.

Kiedy wystawić fakturę za najem lokalu użytkowego?

Fakturę wystaw najpóźniej w dniu upływu terminu płatności czynszu. Taką zasadę przewiduje art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT. Termin znajdziesz w umowie, dlatego sprawdź go przed przygotowaniem dokumentu. Źródło: GOFIN – Terminy wystawiania faktur w świetle ustawy o VAT – gofin.pl/temat-dnia/49616/terminy-wystawiania-faktur-w-swietle-ustawy-o-vat

• Sprawdź w umowie termin płatności za dany okres najmu.
• Ustal, jakiego okresu dotyczy czynsz wykazany na fakturze.
• Jeśli wystawiasz fakturę wcześniej, wskaż na niej okres rozliczeniowy. Możesz wtedy wystawić ją także wcześniej niż 60 dni przed terminem płatności.

Porównaj datę wystawienia z terminem płatności zapisanym w umowie. Jeśli na fakturze widnieje inny termin, wyjaśnij różnicę z najemcą i sprawdź potrzebę korekty.
Art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT przewiduje korektę pomyłki na fakturze. Sam termin płatności nie należy jednak do jej obowiązkowych elementów. Źródło: INFORLEX – Komentarz do VAT 2026, art. 106j – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007425870,Komentarz-do-VAT-2026-Art-106j.html

Czy wynajem mieszkania wymaga wystawienia e-faktury?

To, że faktura dotyczy najmu, nie przesądza o obowiązku użycia KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Liczą się status wynajmującego, odbiorca dokumentu oraz przepisy dotyczące systemu.
Art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza z tego obowiązku faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Źródło: Ustawa o VAT, art. 106ga – INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.ga&rodzaj=29

Sprawdź odbiorcę faktury oraz status wynajmującego. Nawet bez zarejestrowanej działalności gospodarczej wynajmujący może być podatnikiem VAT. Samo określenie „najem prywatny” nie rozstrzyga więc sposobu fakturowania.
Art. 15 ust. 2 ustawy o VAT uznaje ciągłe wykorzystywanie majątku do celów zarobkowych za działalność gospodarczą na potrzeby VAT. Źródło: Ustawa o VAT, art. 15 – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-15

Najpierw ustal, czy wystawiasz fakturę i kto ją otrzyma. Dopiero potem sprawdź obowiązek użycia KSeF. Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nakazuje dokumentować fakturą sprzedaż na rzecz innego podatnika. Źródło: Ustawa o VAT, art. 106b – INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.b&rodzaj=29

W praktyce o użyciu KSeF rozstrzyga przede wszystkim to, kto wystawia fakturę i kto ją otrzymuje.

Faktura za najem lokalu użytkowego: VAT i zapisy umowy

Przed wystawieniem faktury sprawdź status podatkowy wynajmującego oraz czynsz zapisany w umowie. Ustal też sposób rozliczania opłat dodatkowych. W 2026 r. limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł. Wynika to z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Źródło: Ministerstwo Finansów – Zwolnienie podmiotowe od podatku VAT – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/zwolnienie-podmiotowe-od-podatku-vat

Porównaj opłaty na fakturze z zapisami umowy. Gdy strony rozliczają media według faktycznego zużycia, sprawdź, czy są świadczeniami odrębnymi od najmu. Ten sposób rozliczenia wskazano jako istotny w wyroku TSUE C-42/14. Źródło: Wyrok TSUE z 16 kwietnia 2015 r., C-42/14 – INFORLEX – inforlex.pl/dok/tresc,OTS.2015.001.001010631,Wyrok-Trybunalu-trzecia-izba-z-dnia-16-kwietnia-2015-r-Minister-Finansow-przeciwko-Wojskowa-Agencja-Mieszkaniowa-w-Warszawie-Sprawa-C-42-14-sygn-C-42-14.html

Sprawdź również, czy umowa podaje czynsz jako kwotę netto czy brutto.
Od tego zapisu zależy wyliczenie należności. Różnicę pokazuje poniższe zestawienie.

Źródło: ifirma.pl – Najem lokalu użytkowego a podatek VAT – ifirma.pl/blog/najem-lokalu-uzytkowego-a-podatek-vat

Wyraźny zapis o kwocie netto lub brutto ułatwi rozliczenie czynszu i podatku.

Jak rozliczyć VAT od najmu lokalu użytkowego?

Jeśli wynajmujący rozlicza najem lokalu użytkowego na zasadach ogólnych, zastosuj stawkę 23% VAT. Przed wystawieniem dokumentu sprawdź jednak jego status podatkowy. Od niego zależy sposób wykazania sprzedaży.

• Sprawdź, czy wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT, czy jest podatnikiem VAT czynnym.
• Ustal podstawę opodatkowania na podstawie należności zapisanej w umowie.
• Zastosuj właściwą stawkę albo oznacz sprzedaż jako zwolnioną, jeśli spełniasz warunki zwolnienia.
• Sprawdź datę powstania obowiązku podatkowego. Przy najmie jest nią dzień wystawienia faktury. Jeśli nie wystawisz jej na czas, obowiązek powstaje z upływem terminu płatności.
• Uwzględnij sprzedaż w ewidencji VAT i deklaracji za właściwy okres, jeśli rozliczasz VAT jako podatnik czynny.

Art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b i ust. 7 ustawy o VAT wiąże obowiązek podatkowy z wystawieniem faktury. Przy spóźnieniu znaczenie ma termin płatności. Źródło: Rzeczpospolita – VAT: Obowiązek podatkowy z tytułu najmu – pro.rp.pl/podatki/art4897441-vat-obowiazek-podatkowy-z-tytulu-najmu-od-1-stycznia-2014

Jakie zapisy powinien zawierać wzór umowy najmu lokalu użytkowego?

We wzorze umowy najmu lokalu użytkowego określ strony, lokal i jego przeznaczenie. Wpisz wysokość czynszu, termin płatności oraz zasady rozliczania mediów. Określ też czas trwania najmu oraz wysokość i zasady zwrotu kaucji. Wskaż odpowiedzialność za naprawy i warunki wypowiedzenia.

Przy czynszu zaznacz, czy podana kwota jest netto czy brutto. Ustal również, jak strony rozliczą zmianę stawki VAT. Jeśli opłaty za energię lub wodę zależą od zużycia, opisz odczyt liczników i przekazywanie kosztów najemcy.

Kiedy najem lokalu jest zwolniony z VAT?

Najem lokalu użytkowego może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT, jeśli wynajmujący spełnia jego warunki. Sam użytkowy charakter lokalu nie daje zwolnienia przedmiotowego. Dlatego przed wystawieniem faktury sprawdź sytuację wynajmującego.

• Sprawdź wartość sprzedaży w danym roku podatkowym i porównaj ją z obowiązującym limitem zwolnienia podmiotowego.
• Uwzględnij obrót z najmu nieruchomości przy ocenie limitu, jeśli transakcja nie ma charakteru pomocniczego.
• Ustal, czy wynajmujący nie zrezygnował ze zwolnienia i nie utracił prawa do niego.

Osobno sprawdź zwolnienie dla najmu nieruchomości mieszkalnych. Obejmuje ono wynajem na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe. Nie obejmuje udostępnienia lokalu użytkowego na biuro lub sklep.
Gdy zmienia się sposób wykorzystania nieruchomości albo obrót zbliża się do limitu, zweryfikuj prawo do zwolnienia przed kolejną fakturą.

O rozliczeniu decydują status wynajmującego, warunki umowy i sposób wykorzystania lokalu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy osoba fizyczna, która wynajmuje lokal użytkowy firmie, musi wystawiać faktury w KSeF?

Brak działalności zarejestrowanej w CEIDG sam w sobie nie zwalnia z KSeF. Obowiązek zależy od statusu wynajmującego jako podatnika i wdrażany jest etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, z przewidzianymi wyjątkami przejściowymi.

Czy zwrotną kaucję za lokal użytkowy dokumentuje się fakturą?

Co do zasady nie, ponieważ zwrotna kaucja nie jest zapłatą za najem. Jeśli zostanie zaliczona na czynsz, tę kwotę należy rozliczyć jako należność za najem.

Czy fakturę za najem lokalu można wystawić w walucie obcej?

Tak, czynsz można wykazać w walucie obcej. Kwotę VAT należy jednak przeliczyć na złote według właściwego kursu, zgodnie z zasadami VAT.

Jak skorygować fakturę za najem, gdy zmieniła się kwota czynszu?

Jeśli faktura zawiera błędną kwotę albo później uzgodniono zmianę rozliczenia, wystaw fakturę korygującą. Powinna wskazywać fakturę pierwotną i przyczynę korekty.