Faktura za pobraniem — wystaw do 15. dnia po dostawie

Faktura za pobraniem dokumentuje sprzedaż towaru, za który klient płaci przewoźnikowi przy odbiorze przesyłki. Przewoźnik przyjmuje pieniądze, a potem przekazuje je sprzedawcy. Fakturę wystawia się co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru.

(Źródło: Ministerstwo Finansów – KSeF – ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/wystawianie-i-otrzymywanie-faktur)

• Podaj na fakturze sposób i termin płatności.
• Sprawdź, czy klient zapłacił przy odbiorze oraz czy przewoźnik przekazał pobraną kwotę.
• Uzgodnij z klientem inną formę zapłaty, jeśli paczkę nadano bez pobrania.

Jak działa płatność za pobraniem?

Sposób zapłaty określają warunki zamówienia i nadania paczki. Sam napis „za pobraniem” na fakturze o nim nie decyduje. Klient płaci przy odbiorze, a przelew od przewoźnika na konto sprzedawcy przychodzi później.
Dlatego sprawdź oba etapy osobno: pobranie pieniędzy od klienta i przekazanie ich firmie.

W usłudze InPost Kurier limit pobrania zależy od rodzaju klienta. Kwoty są następujące:

(Źródło: InPost – cennik usług kurierskich od 1 marca 2026 r – inpost.pl/sites/default/files/docs/regulaminy/cennik-uslug-inpost-kurier-obowiazujacy-od-01032026-2317020.pdf)

Potwierdzenie zapłaty przez klienta i wpływ pieniędzy na rachunek firmy to dwa różne dokumenty. Sprawdź oba. InPost przekazuje pobraną kwotę w ciągu 5 dni roboczych od jej opłacenia, a nie od doręczenia przesyłki.

(Źródło: InPost – regulamin usług pocztowych i przewozowych – inpost.pl/sites/default/files)

Faktura dokumentuje sprzedaż, lecz nie dowodzi, że pieniądze już dotarły. Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje obowiązkowe dane faktury. Nie wymaga potwierdzenia zapłaty.
Fakturę i faktyczny wpływ środków trzeba więc rozliczyć osobno.

(Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e)

Jak wystawić fakturę za pobraniem i określić sposób oraz termin płatności?

Na fakturze wpisz dane sprzedaży oraz sposób i termin płatności zgodne z zamówieniem. Te dwie informacje pomagają później rozliczyć należność. Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT nie zalicza ich jednak do obowiązkowych danych faktury.

(Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106e – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e)

• Porównaj z zamówieniem dane nabywcy, towar i kwotę do zapłaty.
• Jako sposób płatności wpisz „za pobraniem” lub „płatność przy odbiorze przesyłki”.
• Wskaż odbiór przesyłki jako termin płatności, jeśli klient ma wtedy zapłacić.
• Nie oznaczaj faktury jako opłaconej, dopóki nie potwierdzisz pobrania pieniędzy od klienta.

Jak sprawdzić, czy odbiorca zapłacił za przesyłkę pobraniową?

Najpierw sprawdź status pobrania w panelu przewoźnika. Następnie potwierdź wpływ pieniędzy na rachunku bankowym firmy. Każde źródło potwierdza inny etap rozliczenia:

Odszukaj numer przesyłki i porównaj pobraną kwotę z kwotą na fakturze. Potem dopasuj rozliczenie przewoźnika do wpływu na konto.
Faktury i pozostałe dokumenty związane z rozliczeniem VAT przechowuj do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wymaga tego art. 112 ustawy o VAT.

(Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 112 – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=112&rodzaj=29)

Nie wybrano pobrania przy wysyłce – co zrobić z fakturą za pobraniem?

Zachowaj fakturę jako dokument sprzedaży i ustal z klientem inną formę zapłaty, jeśli paczka została nadana bez pobrania. Brak pobrania w zleceniu przewozowym nie unieważnia faktury. Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT wiąże obowiązek jej wystawienia ze sprzedażą na rzecz wskazanych nabywców, a nie z usługą pobrania. Zmienia się sposób rozliczenia, nie fakt sprzedaży.

(Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106b – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.b&rodzaj=29)

Najpierw zapytaj przewoźnika, czy może dodać pobranie przed doręczeniem. Jeśli nie ma takiej możliwości, podaj klientowi kwotę i numer rachunku do przelewu. Uprzedź go, że przy odbiorze nie zapłaci kurierowi.

Jeśli nie otrzymałeś pieniędzy, a status „zapłacono” widnieje tylko w ewidencji, usuń go i wyjaśnij klientowi rozbieżność. Gdy informacja o zapłacie znalazła się na wystawionej fakturze, rozpatrz fakturę korygującą. Art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT przewiduje korektę pomyłki w treści faktury. Sama zmiana sposobu zapłaty nie wymaga korygowania prawidłowych danych sprzedaży ani kwot.

(Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106j – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-j)

Należność rozlicz bezpośrednio z klientem, zamiast czekać na przelew od przewoźnika. Przy transakcji między przedsiębiorcami sprawdź jej jednorazową wartość. Jeśli przekracza 15 000 zł, dopilnuj płatności przez rachunek płatniczy zgodnie z art. 19 Prawa przedsiębiorców.

(Źródło: Prawo przedsiębiorców, art. 19 – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/1480/text/O/D20251480.pdf)

Najczęściej zadawane pytania

Na kogo wystawić fakturę za pobraniem, jeśli paczkę odbiera inna osoba?

Fakturę wystaw na dane nabywcy, a dane odbiorcy przesyłki możesz podać osobno.

Czy koszt dostawy i pobrania należy uwzględnić na fakturze?

Jeśli obciążasz nimi nabywcę, uwzględnij je w podstawie opodatkowania — jako osobne pozycje lub część ceny.

Co zrobić z fakturą, gdy klient odmówi odbioru przesyłki pobraniowej?

Jeśli sprzedaż nie doszła do skutku, skoryguj fakturę. Sposób korekty zależy od tego, czy dokument został już przekazany nabywcy.

Czy nabywca firmowy może odliczyć VAT z faktury za pobraniem przed zapłatą?

Co do zasady tak — sama zapłata nie warunkuje odliczenia. Nabywca musi jednak spełnić pozostałe wymogi, w tym otrzymać towar i fakturę.