Faktura zaliczkowa końcowa wzór Excel — VAT 23%

Faktura zaliczkowa końcowa – wzór Excel pomaga rozliczyć otrzymane zaliczki i kwotę pozostałą do zapłaty. W arkuszu uzupełnisz dane stron oraz obliczysz wartości netto, VAT i brutto. Następnie przygotujesz rozliczenie końcowe. Możesz uwzględnić stawki VAT: 23%, 8%, 5% i 0%. (Źródło: Biznes.gov.pl – biznes.gov.pl/pl/portal/00232)

• Sprawdź, kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy dokument końcowy.
• Wpisz dane sprzedawcy, nabywcy, usługi oraz otrzymanych zaliczek.
• Wskaż wcześniejsze faktury zaliczkowe i przypisane do nich kwoty.
• Oblicz pozostałą wartość netto, podatek VAT oraz należność brutto.
• Skontroluj terminy wystawienia dokumentu i wymagania KSeF.

Po przejściu tych kroków przygotujesz w Excelu pełną fakturę końcową. Dokument rozliczy zarówno częściową, jak i pełną przedpłatę.

Czym jest faktura zaliczkowa końcowa i czym różni się od faktury końcowej?

Faktura zaliczkowa końcowa to używana w praktyce nazwa faktury końcowej. Rozlicza ona zaliczki otrzymane przed dostawą lub wykonaniem usługi. Przepisy VAT nie traktują jej jako osobnego rodzaju dokumentu. Sposób rozliczenia opisuje art. 106f ustawy o VAT. (Źródło: Krajowy System e-Faktur – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf)

Faktura końcowa pokazuje pełną wartość zrealizowanego zamówienia. Następnie pomniejsza ją o sumy z wcześniejszych faktur zaliczkowych. Jeśli nie było przedpłaty, wystawiasz zwykłą fakturę sprzedaży. Gdy zaliczki pokryły całą cenę, po sprzedaży co do zasady nie trzeba wystawiać dokumentu końcowego. (Źródło: Krajowy System e-Faktur – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf)

Różnica jest prosta: faktura zaliczkowa potwierdza wpłatę, a końcowa zamyka rozliczenie całej transakcji.

Faktura zaliczkowa – najważniejsze zasady wystawiania

Faktura zaliczkowa potwierdza kwotę otrzymaną przed sprzedażą. Łączy też wpłatę z konkretnym zamówieniem. Trzeba ją wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki. Liczy się rzeczywisty wpływ pieniędzy, a nie sama zapowiedź płatności. (Źródło: Naczelny Sąd Administracyjny – orzeczenia – orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/FEB191180C)

• Ustal, czy pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.
• Połącz zaliczkę z konkretną umową, zamówieniem albo zakresem usług.
• Udokumentuj tylko kwotę, którą rzeczywiście otrzymałeś.
• Wylicz wartość netto, VAT i brutto przypadające na daną wpłatę.
• Zachowaj numer faktury zaliczkowej potrzebny przy rozliczeniu końcowym.
• Skoryguj dokument, gdy klient otrzyma zwrot zaliczki lub zmieni się wartość zamówienia.

Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura zaliczkowa musi zawierać dane zamówienia lub umowy. Dzięki nim wiadomo, czego dotyczyła wpłata. (Źródło: Krajowy System e-Faktur – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf)

Co to jest faktura zaliczkowa i kiedy powstaje obowiązek jej wystawienia?

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje po faktycznym otrzymaniu części albo całości zapłaty. Wpłata musi nastąpić przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Pro forma ani uzgodniony harmonogram płatności nie potwierdzają wpływu przedpłaty. Dokument wystaw do 15. dnia następnego miesiąca. (Źródło: Naczelny Sąd Administracyjny – orzeczenia – orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/FEB191180C)

Otrzymana zaliczka co do zasady powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT w zakresie wpłaconej kwoty. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Faktura pro forma ma jedynie charakter informacyjny. Nie potwierdza sprzedaży ani wpływu pieniędzy. (Źródło: Ministerstwo Finansów – gov.pl/attachment/462eb107-d6cb-4b4d-9eca-4d0be04e194e)

Faktura zaliczkowa opisuje wpłatę otrzymaną przed realizacją. Dokument końcowy zamyka rozliczenie już wykonanej transakcji.

Faktura zaliczkowa końcowa – wzór w Excelu do rozliczenia zaliczek

Arkusz powinien pokazywać pełną wartość transakcji i wcześniejsze faktury zaliczkowe. Powinien też wskazywać saldo pozostałe do zapłaty. Użyj formuły: wartość brutto sprzedaży – suma zaliczek brutto = kwota do zapłaty. Jeżeli zaliczki pokrywają 100% wartości zamówienia, po sprzedaży co do zasady nie wystawia się faktury końcowej. (Źródło: Krajowy System e-Faktur – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf)

Podziel skoroszyt na trzy czytelne części: dane transakcji, rejestr zaliczek oraz podsumowanie. Kwoty wpisuj w wyznaczonych komórkach. Sumowanie i odejmowanie powierz formułom. Dzięki temu łatwiej sprawdzisz wynik.

Pozycje objęte różnymi stawkami VAT rozlicz oddzielnie. Przypisz je do stawek 23%, 8%, 5%, 0% albo do zwolnienia z VAT. Dopiero wtedy arkusz prawidłowo wyliczy podatek. (Źródło: Podatki.gov.pl – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/stawki-i-limity)

Dobrze ułożony arkusz zmniejsza ryzyko pomyłki: ty wpisujesz dane, a formuły obliczają podatek i końcowe saldo.

Jak wykazać wcześniejsze faktury zaliczkowe i odliczyć je od wartości końcowej?

Wcześniejsze faktury zaliczkowe wpisz do osobnej tabeli w arkuszu. Ich łączną wartość odejmij w podsumowaniu od pełnej ceny zamówienia. Faktura końcowa powinna podawać numery dokumentów, które rozlicza. (Źródło: Krajowy System e-Faktur – ksef.podatki.gov.pl/jednostki-samorzadu-terytorialnego-jst)

• Umieść każdą fakturę zaliczkową w osobnym wierszu.
• Wpisz numer dokumentu, datę wystawienia i kwotę otrzymanej zaliczki.
• Przypisz wartości netto, VAT oraz brutto do odpowiednich stawek podatku.
• Zsumuj kwoty zaliczek za pomocą formuły SUMA.
• Odejmij łączną wartość wpłat od ceny całej dostawy albo usługi.
• Porównaj saldo z kwotą, która rzeczywiście pozostała do zapłaty.

Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT dokument wystawiony po realizacji sprzedaży pomniejsza wartość towarów lub usług oraz podatek. Podstawą są kwoty wykazane na fakturach zaliczkowych. Należy wskazać numery tych faktur.

Jakie dane i pozycje powinien zawierać wzór faktury zaliczkowej końcowej w Excelu?

Wzór powinien obejmować dane stron i oznaczenie dokumentu. Powinien też zawierać informacje o sprzedaży, wykaz towarów lub usług, zaliczki oraz końcową kwotę do zapłaty. Stałe pola umieść w nagłówku. Sprzedaż i wpłaty pokaż w tabelach. Wyniki powinny trafiać do podsumowania obliczanego automatycznie.

Przygotuj osobne komórki na wartości netto, VAT i brutto. Warto zablokować komórki zawierające formuły. Użytkownik powinien edytować wyłącznie pola przeznaczone na dane.

Jak rozliczyć VAT i kwoty na fakturze zaliczkowej końcowej?

VAT na fakturze zaliczkowej końcowej rozlicz oddzielnie dla każdej stawki. Od podatku należnego za całą sprzedaż odejmij VAT wykazany wcześniej przy zaliczkach. W ten sam sposób pomniejsz kwoty netto i brutto.

Najpierw sprawdź stawkę VAT każdej pozycji. Następnie przypisz do niej odpowiednią część zaliczki. Nie łącz w jednym działaniu wpłat dotyczących sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami. Taki skrót prowadzi do błędnego wyniku.

• Ustal pełną wartość netto sprzedaży osobno dla każdej stawki VAT.
• Oblicz VAT należny od całej wartości zamówienia.
• Odczytaj wartości netto i VAT z wcześniejszych faktur zaliczkowych.
• Odejmij zaliczkowe netto od pełnej wartości netto w tej samej stawce.
• Pomniejsz VAT należny za całą transakcję o podatek wykazany przy zaliczkach.
• Dodaj końcowe netto i VAT, aby otrzymać kwotę brutto do zapłaty.

Jeśli znasz tylko kwotę brutto zaliczki, wylicz podatek według wzoru: VAT = brutto × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT). Następnie zastosuj formułę: netto = brutto – VAT. Otrzymany wynik zaokrąglij do dwóch miejsc po przecinku.

Stawka VAT przy sprzedaży musi być taka sama jak przy przypisanej do niej zaliczce.

Darmowy wzór faktury VAT rozliczeniowej do pobrania

Darmowy wzór faktury VAT rozliczeniowej pobierz jako plik XLSX. Ten format zachowa formuły liczące saldo netto, VAT i brutto. Przed rozpoczęciem pracy zapisz kopię dla danego zamówienia. Plik źródłowy pozostaw bez danych klientów.

• Otwórz plik w programie obsługującym format XLSX.
• Wybierz stawki VAT właściwe dla sprzedawanych towarów albo usług.
• Wprowadź pełną wartość sprzedaży w odpowiednich wierszach podatkowych.
• Wpisz kwoty z faktur zaliczkowych, nie zmieniając komórek z formułami.
• Porównaj wyliczone saldo z ewidencją wpłat oraz umową zawartą z klientem.
• Zapisz gotowy dokument jako PDF, aby zachować jego układ.

Jakie elementy musi zawierać faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa musi identyfikować dokument i strony transakcji. Powinna też zawierać dane o wpłacie, wyliczony VAT oraz opis zamówienia lub umowy. Obowiązkowe elementy wskazuje art. 106f ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106f ust. 1 (wersja obowiązująca od 1 lutego 2026 r.) – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.f&rodzaj=29).

• datę wystawienia faktury;
• kolejny numer nadany w ramach jednej albo kilku serii;
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy oraz nabywcy wraz z adresami;
• NIP sprzedawcy i NIP nabywcy, jeżeli nabywca używa go w tej transakcji;
• datę otrzymania zaliczki, jeśli jest inna niż data wystawienia dokumentu;
• kwotę otrzymanej części albo całości zapłaty;
• kwotę podatku obliczoną od otrzymanej wpłaty;
• nazwę lub rodzaj zamówionego towaru albo usługi;
• cenę jednostkową netto oraz ilość zamówionych towarów lub zakres usług; (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106f ust. 1 pkt 4 – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.f&rodzaj=29)
• wartość zamówienia netto, stawki VAT, kwoty podatku oraz wartość brutto umowy albo zamówienia.

Porównaj opis sprzedaży z umową, ofertą lub zamówieniem klienta. Wpisz także rabaty i obniżki, jeśli cena jednostkowa netto jeszcze ich nie uwzględnia (Źródło: Faktury zaliczkowe w KSeF. Jak prawidłowo wystawiać i rozliczać – INFORLEX – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007366056,Faktury-zaliczkowe-w-KSeF-Jak-prawidlowo-wystawiac-i-rozliczac.html).

Faktura końcowa po zaliczkach – rozliczenie częściowej i pełnej przedpłaty

Faktura końcowa po zaliczkach pokazuje saldo do zapłaty tylko wtedy, gdy przedpłaty nie objęły całej wartości sprzedaży. Przy wpłatach częściowych pozostaje dodatnia należność. Przedpłata pokrywająca 100% ceny zamyka rozliczenie bez kolejnej zapłaty.

Porównaj wszystkie faktycznie otrzymane wpłaty z końcową ceną dostawy lub usługi. Jeśli zakres zamówienia zmienił się podczas realizacji, przyjmij rzeczywistą wartość sprzedaży. Następnie rozlicz nadpłatę albo niedopłatę (Źródło: Jak wystawić fakturę końcową po zaliczce w KSeF? – KSeFGPT – ksefgpt.pl/pl/wiedza/poradnik/faktura-koncowa-po-zaliczce-ksef).

Rozdziel rozliczenie handlowe od rozliczenia płatności. Pierwsze pokazuje cenę wykonanego świadczenia. Drugie wskazuje sumę pozostałą do uregulowania. W faktoringu finansowaniem można objąć wyłącznie nieopłacone saldo z dokumentu końcowego.

Faktura końcowa podaje pełną wartość transakcji, lecz klient płaci już tylko nierozliczoną różnicę.

Jak rozliczyć częściowe zaliczki na fakturze końcowej?

Częściowe zaliczki na fakturze końcowej rozlicz razem. Zsumuj wszystkie przedpłaty, a wynik odejmij od ostatecznej wartości zrealizowanego zamówienia.

• Ustal końcową cenę dostarczonych towarów lub wykonanych usług.
• Zbierz wszystkie wpłaty odnoszące się do tego samego zamówienia.
• Pomiń kwoty zwrócone klientowi przed zakończeniem transakcji.
• Przypisz każdą przedpłatę do pozycji z odpowiednią stawką VAT.
• Odejmij sumę rozliczonych wpłat od ceny końcowej.
• Pokaż dodatnią różnicę jako należność klienta, a ujemną jako nadpłatę do zwrotu.

Przy cenie 24 600 zł brutto oraz wpłatach 6 150 zł i 3 690 zł klient musi dopłacić 14 760 zł.

Zaliczka 100% a faktura końcowa – jak wygląda rozliczenie?

Zaliczka 100% pokrywa pełną cenę zamówienia. Po wykonaniu świadczenia nie zostaje więc nic do zapłaty. Trzeba jednak sprawdzić cenę, zakres zamówienia i stawki podatku. Żaden z tych elementów nie powinien zmienić się między przyjęciem przedpłaty a sprzedażą (Źródło: 100% zaliczka a obowiązek wystawienia faktury „końcowej” – ISP Modzelewski – isp-modzelewski.pl/serwis/100-zaliczka-a-obowiazek-wystawienia-faktury-koncowej).

• Porównaj pełną przedpłatę z rzeczywistą wartością wykonanego świadczenia.
• Upewnij się, że kwota wpłacona przez klienta odpowiada ostatecznej cenie.
• Rozlicz dopłatę, gdy wykonane zamówienie jest droższe niż przedpłata.
• Zwróć nadpłatę i wystaw korektę, jeśli wartość świadczenia się obniżyła (Źródło: Korekta faktury zaliczkowej przy zmianie umowy – Poradnik Przedsiębiorcy – poradnikprzedsiebiorcy.pl/-korekta-faktury-zaliczkowej-kiedy-jest-konieczna-przy-zmianie-ceny).
• Pozostaw saldo 0,00 zł, jeżeli cena po otrzymaniu pełnej zapłaty się nie zmieniła.

Czy po otrzymaniu zaliczki 100% trzeba wystawić fakturę końcową?

Faktury końcowej po zaliczce 100% nie trzeba obowiązkowo wystawiać, jeśli faktury zaliczkowe objęły całą należność za dostawę albo usługę. Dokument końcowy będzie potrzebny dopiero wtedy, gdy wcześniejsze wpłaty nie pokryją pełnej ceny.

To saldo przesądza, czy dokument końcowy jest potrzebny. 100% przedpłaty nie powoduje powstania kolejnej należności. Niedopłatę trzeba jednak rozliczyć po realizacji.

Jak wystawić fakturę końcową „na zero”?

Fakturę końcową „na zero” przygotuj tylko jako dokument rozliczeniowy. Ma to sens, gdy kontrahent lub system księgowy wymaga potwierdzenia zamknięcia transakcji mimo pełnej przedpłaty. Taka faktura nie może drugi raz zwiększyć sprzedaży ani wcześniej wykazanego podatku (Źródło: Czy „zerową” fakturę końcową należy wykazać w ewidencji VAT – INFORLEX – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006922046,Czy-zerowa-fakture-koncowa-nalezy-wykazac-w-ewidencji-VAT.html).

• Wpisz rzeczywistą wartość wykonanego zamówienia.
• Dodaj wszystkie rozliczone przedpłaty pokrywające pełną cenę.
• Ustaw należność na 0,00 zł.
• Oznacz dokument jako rozliczenie wcześniejszych wpłat.
• Upewnij się, że dokument nie tworzy drugiego zapisu sprzedaży w księgach.
• Przechowuj go razem z fakturami zaliczkowymi i potwierdzeniami przelewów.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową i końcową, aby dotrzymać terminów?

Fakturę zaliczkową wystaw co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania przedpłaty. Termin dla faktury końcowej upływa 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi. Zasady te wynikają z art. 106i ustawy o VAT.

Dokument zaliczkowy możesz wystawić przed wpływem pieniędzy. Zasadniczo nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Osobno kontroluj dzień wpływu środków i dzień realizacji zamówienia. To dwie różne daty.

W praktyce pilnujesz dwóch zdarzeń: otrzymania przedpłaty oraz wykonania dostawy albo usługi.

Faktura końcowa – najważniejsze informacje przed wystawieniem

Fakturę końcową wystaw po wykonaniu świadczenia, jeśli wcześniejsze wpłaty nie pokryły całej ceny. Najpierw potwierdź datę sprzedaży oraz ostateczny zakres zamówienia (Źródło: Faktura zaliczkowa i końcowa – jak wystawić – Luno-Group – luno-group.com/poradnik/faktura-zaliczkowa-i-koncowa).

• Sprawdź protokół odbioru, dokument wydania towaru lub potwierdzenie wykonania usługi.
• Porównaj końcową cenę z umową i wszystkimi zaakceptowanymi zmianami.
• Upewnij się, że każdą zaliczkę zaksięgowano na koncie właściwego kontrahenta.
• Ustal, czy klient dostał zwrot części przedpłaty albo dokonał kolejnej wpłaty.
• Wystaw dokument do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu realizacji sprzedaży.
• Skontroluj ciągłość numeracji oraz zgodność dat z ewidencją VAT.

Data realizacji, końcowa cena i suma wpłat określają termin oraz zakres faktury końcowej. Sprawdź wszystkie trzy wartości przed jej wystawieniem (Źródło: Jak wystawić fakturę końcową po zaliczce w KSeF? – KSeFGPT – ksefgpt.pl/pl/wiedza/poradnik/faktura-koncowa-po-zaliczce-ksef).

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury końcowej?

• Pełne pokrycie ceny – faktury zaliczkowe objęły całą zapłatę za niezmieniony zakres zamówienia (Źródło: 100% zaliczka a obowiązek wystawienia faktury „końcowej” – ISP Modzelewski – isp-modzelewski.pl/serwis/100-zaliczka-a-obowiazek-wystawienia-faktury-koncowej).
• Brak przedpłaty – sprzedaż potwierdza zwykła faktura, bez oznaczenia jej jako końcowej.
• Brak realizacji – zwrot przedpłaty rozlicza faktura korygująca, nie dokument końcowy.

Porównaj sumę udokumentowanych wpłat z rzeczywistą ceną i statusem wykonania zamówienia. Gdy zaliczka dotyczy kilku umów, zmieniły się stawki VAT lub część świadczenia anulowano, skonsultuj rozliczenie z księgowym albo doradcą podatkowym.

Kiedy wystawienie faktury zaliczkowej nie jest obowiązkowe?

Faktura zaliczkowa nie jest obowiązkowa, jeśli wpłata i dostawa towaru albo wykonanie usługi przypadają w tym samym miesiącu kalendarzowym. Całą transakcję możesz wtedy ująć na jednej fakturze sprzedaży. Taką możliwość przewiduje art. 106b ust. 1a ustawy o VAT.

• Wpłata i realizacja w jednym miesiącu – jedna faktura potwierdza sprzedaż oraz kwotę otrzymaną wcześniej.
• Sprzedaż na rzecz konsumenta – fakturę wystawia się na żądanie złożone w ustawowym terminie, z uwzględnieniem wyjątków.
• Sprzedaż zwolniona z VAT – dokument wystawia się na żądanie nabywcy, o ile przepisy nie nakładają osobnego obowiązku.
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – otrzymana przedpłata nie powoduje obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.
• Świadczenia rozliczane według szczególnego momentu VAT – dotyczy to między innymi najmu, leasingu, usług telekomunikacyjnych i dostawy mediów.

Wymogi formalne faktur zaliczkowych i obsługa w KSeF

Faktura zaliczkowa w KSeF jest fakturą ustrukturyzowaną. Jest to plik XML zgodny z bieżącą strukturą logiczną Ministerstwa Finansów. Excel przyda się do obliczeń i zebrania danych. Nie zastąpi jednak pliku XML wysyłanego do systemu.

Numer KSeF jest unikalnym identyfikatorem faktury przyjętej przez system. Nie zastępuje numeru nadanego dokumentowi przez sprzedawcę. Jeśli KSeF odrzuci plik z powodu błędnej struktury lub braku uprawnień, faktura nie zostanie skutecznie wystawiona.

Zachowaj UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru potwierdzające przyjęcie dokumentu. Dane z UPO łączą fakturę z identyfikatorem systemowym. Pozwalają też sprawdzić datę przesłania.

Excel przygotuje dane, ale formalne wystawienie faktury w KSeF następuje dopiero po przyjęciu prawidłowego pliku.

Jak wystawiać faktury zaliczkowe w KSeF?

Fakturę zaliczkową wystawisz w aplikacji Ministerstwa Finansów lub programie księgowym połączonym z API systemu. Przed wysyłką sprawdź dane i swoje uprawnienia.

• Zweryfikuj uprawnienia osoby albo programu do wystawiania faktur w imieniu firmy.
• Wybierz w programie rodzaj dokumentu właściwy dla faktury zaliczkowej.
• Wpisz dane zamówienia oraz kwotę rzeczywiście otrzymanej przedpłaty.
• Sprawdź wartości dokumentu przed utworzeniem pliku XML.
• Wyślij fakturę do KSeF i obserwuj status jej przetwarzania.
• Pobierz numer KSeF oraz UPO po przyjęciu dokumentu.
• Zapisz identyfikator systemowy w rejestrze zaliczek.

Podgląd PDF ani plik czekający na wysyłkę nie są jeszcze dokumentami przyjętymi przez KSeF. Skuteczne wystawienie potwierdzają dopiero pozytywny status i numer nadany przez system.

Jak ująć numery KSeF na fakturze końcowej?

Do wszystkich faktur zaliczkowych wystawionych w systemie przypisz ich numery KSeF. Chodzi o dokumenty związane z rozliczaną dostawą albo usługą. Pamiętaj, że numer własny sprzedawcy i identyfikator KSeF to dwa odrębne oznaczenia.

• Odszukaj każdą fakturę zaliczkową związaną z końcowym rozliczeniem.
• Porównaj numer własny z numerem KSeF zapisanym w UPO albo rejestrze systemowym.
• Wpisz identyfikator KSeF wcześniejszego dokumentu w odpowiednim polu struktury faktury końcowej.
• Dodaj osobne odwołanie do każdej zaliczki uwzględnionej w rozliczeniu.
• Porównaj identyfikatory z kwotami przypisanymi do danej transakcji.
• Wyślij dokument końcowy i zachowaj jego numer KSeF wraz z potwierdzeniem przyjęcia.

Jeśli wcześniejszą fakturę wystawiono poza KSeF w dozwolonym trybie, zachowaj jej numer własny. Użyj też oznaczeń przewidzianych dla takiego sposobu wystawienia. Numeru KSeF nie wolno tworzyć samodzielnie. Nadaje go wyłącznie system.

Jak wystawić fakturę końcową z zaliczkowej w OnlineFakturowanie.pl?

Fakturę końcową w OnlineFakturowanie.pl utwórz z poziomu zapisanej faktury zaliczkowej. Program przeniesie dane kontrahenta i powiąże dokumenty. Nie zaczynaj od nowej, niezależnej faktury sprzedaży.

• Zaloguj się do OnlineFakturowanie.pl i przejdź do listy wystawionych faktur zaliczkowych.
• Znajdź dokument po numerze, danych nabywcy lub oznaczeniu zamówienia.
• Otwórz właściwą zaliczkę i wybierz opcję utworzenia powiązanego dokumentu końcowego.
• Dodaj pozostałe faktury zaliczkowe, jeśli klient wpłacał pieniądze w kilku częściach.
• Uzupełnij datę realizacji, rzeczywisty zakres towarów lub usług i warunki zapłaty salda.
• Przed zatwierdzeniem sprawdź podgląd, powiązania z zaliczkami oraz końcową należność.
• Zapisz fakturę, pobierz plik PDF i przekaż go nabywcy zgodnie z przyjętym obiegiem dokumentów.

Jeżeli w panelu nie ma opcji dokumentu końcowego, sprawdź status zaliczki oraz jej powiązanie z kontrahentem i zamówieniem. Nie zmieniaj zatwierdzonego dokumentu źródłowego tylko po to, by zamknąć sprzedaż. Użyj funkcji dokumentu powiązanego albo skontaktuj się z pomocą techniczną serwisu.

Najczęściej zadawane pytania

Jak z faktury zaliczkowej zrobić końcową?

Nie przerabia się wystawionej faktury zaliczkowej, lecz wystawia fakturę końcową, wskazując wcześniejsze faktury i odejmując ich wartości od całej transakcji. W arkuszu Excel można wykorzystać do tego automatyczne formuły.

Czy FV zaliczkowa może być końcowa?

Nie, faktura zaliczkowa pozostaje dokumentem potwierdzającym otrzymanie przedpłaty. Jeśli zaliczka obejmuje 100% wartości zamówienia, odrębna faktura końcowa co do zasady nie jest wymagana.

Czy wzór Excel można stosować przy transakcjach w walucie obcej?

Tak, arkusz powinien umożliwiać wpisanie waluty, kursu oraz przeliczenie wartości VAT na złote. Warto sprawdzić, czy formuły stosują właściwy kurs dla danego obowiązku podatkowego.

Jak uniknąć błędów zaokrągleń w fakturze końcowej z Excela?

Należy stosować jedną metodę obliczeń: od wartości netto albo od wartości brutto pozycji. Kwoty po zaokrągleniu powinny być kontrolowane przed zapisaniem dokumentu, a nie ręcznie zmieniane w kilku miejscach.

Co zrobić, gdy zaliczka została zwrócona przed wystawieniem faktury końcowej?

Zwrot należy udokumentować korektą faktury zaliczkowej i odpowiednio zmniejszyć rozliczaną wartość. Faktura końcowa powinna uwzględniać wyłącznie faktycznie zatrzymane zaliczki.

Czy fakturę przygotowaną w Excelu trzeba podpisywać?

Co do zasady podpis nie jest wymagany. Należy jednak zapewnić dokumentowi numerację, czytelność, możliwość identyfikacji wystawcy oraz niezmienność danych po jego wystawieniu.

Czy wzór Excel można dostosować do sprzedaży zwolnionej z VAT?

Tak, trzeba wyłączyć obliczanie podatku i wskazać właściwą podstawę zwolnienia. Arkusz nie powinien prezentować kwoty VAT, jeśli transakcja rzeczywiście korzysta ze zwolnienia.