NIP w USA — EIN ma 9 cyfr, polski NIP 10

NIP w USA nie ma ścisłego odpowiednika prawnego. Firmy identyfikuje się tam między innymi za pomocą EIN (Employer Identification Number), który pełni funkcję zbliżoną do polskiego NIP-u. Zanim rozpoczniesz współpracę z amerykańską firmą, sprawdź, jakim numerem się posługuje.
EIN ma 9 cyfr, a polski NIP – 10 (Źródło: IRS; Ministerstwo Finansów – irs.gov/instructions/iss4).

Czym jest odpowiednik NIP w USA i jak go sprawdzić?

Amerykański numer podatkowy sprawdzaj w dwóch krokach: najpierw ustal jego rodzaj, potem porównaj go z nazwą podmiotu w dokumentach. Sam numer nie dowodzi, że firma działa ani że osoba, która go podała, może podpisać umowę.
Przy weryfikacji kontrahenta warto oddzielić te kwestie. IRS TIN Matching jest dostępny dla uprawnionych płatników składających deklaracje informacyjne oraz ich pełnomocników. Usługa sprawdza zgodność nazwy z numerem, lecz nie uprawnienie do podpisania umowy (Źródło: IRS – irs.gov/tax-professionals/taxpayer-identification-number-tin-matching).

Amerykański numer identyfikacji podatkowej (TIN) – co oznacza?

TIN to skrót od Taxpayer Identification Number, czyli numeru identyfikacji podatkowej w USA. Nie oznacza jednego identyfikatora przyznawanego wszystkim podatnikom. To, jakiego numeru używasz, zależy między innymi od tego, czy dokumenty dotyczą firmy, czy osoby fizycznej. IRS wymienia pięć rodzajów TIN: SSN, EIN, ITIN, ATIN i PTIN (Źródło: IRS – irs.gov/tin/taxpayer-identification-numbers-tin).

EIN jako odpowiednik polskiego NIP dla firm

Gdy potrzebujesz identyfikatora podatkowego amerykańskiej firmy, poproś o EIN. W dokumentach możesz spotkać także skrót FEIN, rozwijany jako Federal Employer Identification Number. Nazwa Federal Tax Identification Number również bywa używana w odniesieniu do EIN, więc sprawdź numer wpisany w formularzu.
FEIN to inne określenie 9-cyfrowego federalnego EIN, a nie osobny numer, o który firma musi wystąpić (Źródło: IRS – irs.gov/instructions/iss4).

Czy w USA istnieje jeden odpowiednik polskiego NIP?

W USA nie ma jednego numeru podatkowego dla wszystkich podatników. Poniższa tabela rozdziela ogólną nazwę kategorii od konkretnych identyfikatorów. EIN dotyczy podmiotu; SSN i ITIN identyfikują osoby fizyczne (Źródło: IRS – irs.gov/tin/taxpayer-identification-numbers-tin).

Jeśli firma podaje „TIN”, dopytaj, jaki to rodzaj numeru. Samo oznaczenie kategorii nie identyfikuje konkretnego podatnika. EIN, SSN i ITIN mają po 9 cyfr, więc długość również nie pozwoli Ci ich rozróżnić (Źródło: IRS – irs.gov/pub/irs-pdf/p2108.pdf).

Jak zweryfikować amerykański numer podatkowy?

EIN sprawdzaj, porównując numer i nazwę firmy w otrzymanych dokumentach. Dane podmiotu potwierdź też w odpowiednim rejestrze. Numer znaleziony w internecie nie dowodzi, że należy do Twojego kontrahenta.
W formularzu W-9 nazwę wpisuje się w polu 1, a EIN w części I; dane te muszą być zgodne (Źródło: IRS, formularz W-9 – irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf).

• Poproś o formularz W-9 – amerykańska firma wpisuje do niego swoją nazwę i numer identyfikacji podatkowej.
• Porównaj nazwę z umową i fakturą – sprawdź, czy dokumenty dotyczą tego samego podmiotu, a nie właściciela lub firmy o podobnej nazwie.
• Sprawdź rejestr właściwego stanu – potwierdź dane spółki niezależnie od otrzymanego numeru.
• Jeśli sprawdzasz własny EIN, zajrzyj do dokumentów podatkowych – numer znajdziesz między innymi w piśmie o jego nadaniu lub wcześniejszych deklaracjach firmy.
• Jeśli jako uprawniony płatnik korzystasz z IRS TIN Matching, porównaj numer z nazwą – wynik potwierdza zgodność tych danych, nie wiarygodność firmy.

IRS nie prowadzi publicznej wyszukiwarki EIN wszystkich firm. Przy ocenie kontrahenta opieraj się więc na dokumentach i danych rejestrowych, nie tylko na numerze. Przepis 26 U.S.C. § 6103 chroni informacje z deklaracji podatkowych, ale nie czyni każdego EIN tajnym (Źródło: Kodeks Stanów Zjednoczonych – uscode.house.gov/view.xhtml?req=%28title%3A26+section%3A6103%29).

Numer pomaga ustalić, o którego podatnika chodzi. Nie zastępuje sprawdzenia firmy ani osoby, która ją reprezentuje.

Jak dobrać i uzyskać numer podatkowy w USA?

O EIN występujesz do IRS, czyli Internal Revenue Service – amerykańskiego urzędu podatkowego. Urząd nadaje numer na wniosek. Samo założenie firmy nie uruchamia tego procesu automatycznie.
IRS ogranicza nadawanie EIN do jednego numeru dziennie na osobę odpowiedzialną za podmiot, bez względu na sposób złożenia wniosku (Źródło: IRS – irs.gov/instructions/iss4).

Najpierw ustal, kogo mają identyfikować dokumenty podatkowe: firmę czy osobę fizyczną. Jeśli składasz wniosek dla firmy, przygotuj jej dane i wskaż osobę odpowiedzialną przed IRS. W formularzu SS-4 jej imię i nazwisko wpisuje się w polu 7a, a identyfikator lub wymagane oznaczenie – w polu 7b (Źródło: IRS, formularz SS-4 – irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf).

Jak uzyskać EIN w USA krok po kroku?

Aby uzyskać EIN, przygotuj i złóż w IRS formularz SS-4.
Przed wysłaniem sprawdź zgodność wpisanych danych. Jeśli składasz SS-4 faksem, IRS zasadniczo odsyła EIN w ciągu około 4 dni roboczych (Źródło: IRS – irs.gov/instructions/iss4).

• Ustal rodzaj podmiotu i sprawdź, czy wniosek dotyczy firmy, a nie właściciela jako osoby fizycznej.
• Wypełnij formularz SS-4 danymi podmiotu, osoby odpowiedzialnej i informacją o celu złożenia wniosku.
• Sprawdź dostępny sposób złożenia wniosku w instrukcji IRS; dopuszczalna metoda zależy od sytuacji wnioskodawcy.
• Wyślij wniosek do IRS i zachowaj kopię formularza oraz otrzymane potwierdzenie.

Według Floryda.eu uzyskanie EIN po wysłaniu wniosku faksem zajmuje 3–4 dni robocze. Nie myl kosztu nadania numeru z ceną usługi firmy, która przygotuje dokumenty: (Źródło: Floryda.eu, „Co to jest numer EIN w USA” – floryda.eu/co-to-jest-numer-ein-w-usa)

Gdy otrzymasz EIN, dołącz potwierdzenie z IRS do dokumentów firmy.

Jakie dane firmy są potrzebne do wniosku o EIN?

Formularz SS-4 zawiera dane, na podstawie których IRS rozpatruje wniosek o EIN. Zbierz je, zanim zaczniesz go wypełniać.
SS-4 ma 18 ponumerowanych pozycji. Pytania dotyczą między innymi rodzaju podmiotu i powodu ubiegania się o EIN (Źródło: IRS, formularz SS-4 – irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf).

• Pełną nazwę podmiotu oraz nazwę handlową, jeśli jest inna.
• Adres firmy i adres do korespondencji, jeśli się różnią.
• Rodzaj podmiotu oraz datę rozpoczęcia działalności.
• Dane osoby odpowiedzialnej za podmiot, wymagane w formularzu.
• Powód złożenia wniosku i opis głównej działalności.

Przed wysłaniem SS-4 porównaj wpisaną nazwę i adres z dokumentami firmy. Rozbieżności mogą później utrudnić korzystanie z potwierdzenia nadania EIN.
W SS-4 sprawdź nazwę prawną w polu 1, adres korespondencyjny w polach 4a–4b oraz, jeśli go podajesz, adres fizyczny w polach 5a–5b (Źródło: IRS, formularz SS-4 – irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf).

Przygotuj dane wcześniej. Łatwiej wtedy wychwycisz różnice między formularzem a dokumentami firmy.

NIP w USA a EIN, SSN i ITIN – najważniejsze różnice

Polski NIP oraz amerykańskie EIN, SSN i ITIN należą do różnych systemów. Nie można używać ich zamiennie. Gdy współpracujesz z podmiotem z USA, ustal, czy otrzymany numer dotyczy firmy, czy osoby fizycznej.
Polski NIP ma 10 cyfr, a EIN, SSN i ITIN po 9. Długość odróżnia systemy, ale nie wskazuje rodzaju amerykańskiego numeru (Źródło: IRS; Ministerstwo Finansów – irs.gov/tin/taxpayer-identification-numbers-tin).

Czym różnią się polski NIP i amerykański EIN?

EIN nie jest więc uniwersalnym tłumaczeniem NIP-u. Wybierz identyfikator właściwy dla podatnika i urzędu, z którym się rozliczasz.

EIN, SSN i ITIN – do czego służą poszczególne numery?

PESEL identyfikuje osoby fizyczne w Polsce, lecz nie pełni funkcji amerykańskiego SSN ani ITIN. Podobnie numer osoby reprezentującej spółkę nie staje się numerem spółki.

Amerykański odpowiednik NIP – najważniejsze wnioski

Amerykański odpowiednik NIP wybieraj według podatnika i celu użycia, nie według polskiej nazwy dokumentu. Jak odczytać oznaczenie, które podaje kontrahent? Pomoże Ci poniższe zestawienie:

Co warto wiedzieć o EIN przed współpracą z firmą z USA?

EIN identyfikuje podmiot do celów podatkowych. Nie mówi jednak nic o jego wypłacalności ani o prawie rozmówcy do podpisania umowy. Przed współpracą zestaw nazwę strony umowy z danymi do płatności i danymi podmiotu, którego numer otrzymujesz.
Jeśli planujesz faktoring należności od odbiorcy z USA, zapytaj też, czy faktor akceptuje tego kontrahenta. Ustal, jakich dokumentów potwierdzających sprzedaż będzie wymagał.

Kontrahenta oceń osobno. Numer podatkowy nie zastąpi sprawdzenia firmy ani warunków transakcji.

To jeden z elementów weryfikacji, nie jej wynik.

Faktury w transakcjach z USA: wystawianie i rozliczanie VAT

Faktura z USA może dokumentować transakcję z amerykańskim kontrahentem bez polskiego NIP-u. O rozliczeniu VAT decydują rodzaj transakcji, miejsce opodatkowania i dane stron. Sama obecność numeru podatkowego na fakturze nie rozstrzyga tej kwestii.

Czy faktura z USA bez polskiego NIP jest poprawna?

Faktura z USA może być poprawna, choć kontrahent nie podał polskiego NIP-u. Zamiast niego na dokumencie zwykle widnieje jeden z amerykańskich numerów identyfikacji podatkowej: (Źródło: Małe Podatki, „Faktura z USA. Jak ją zaksięgować?” – malepodatki.pl/faktura-z-usa-jak-ja-zaksiegowac)

Sprawdź nazwę wystawcy lub nabywcy, opis świadczenia i kwotę. Te dane powinny pozwalać ustalić, kto wystawił dokument i czego dotyczy transakcja. Brak polskiego NIP-u amerykańskiej strony sam w sobie nie oznacza błędu, ale pozostałe dane nadal wymagają oceny.

Jak ująć fakturę z USA w rozliczeniach firmy?

Fakturę z USA najpierw przypisz do odpowiedniego rodzaju zakupu lub sprzedaży. Dopiero potem ustal sposób rozliczenia VAT. Sam kraj kontrahenta nie wystarcza, by zakwalifikować transakcję.

• Ustal, czy dokument dotyczy towaru, czy usługi. Przy towarze sprawdź kierunek przemieszczenia, a przy usłudze – jej rodzaj i miejsce świadczenia.
• Przy zakupie towaru sprawdź dokumenty celne. Są potrzebne do rozliczenia importu i pozwalają powiązać fakturę z odprawą.
• Przy zakupie usługi oceń, czy występuje import usług. Sprawdź zasadę ustalania miejsca świadczenia właściwą dla danej usługi.
• Przy sprzedaży towaru zachowaj potwierdzenie wywozu poza UE. Adres nabywcy w USA sam nie potwierdza eksportu.
• Przy sprzedaży usługi ustal status nabywcy i miejsce opodatkowania. Nie przyjmuj automatycznie polskiej stawki VAT tylko dlatego, że fakturę wystawia polska firma.

Rozliczenie oprzyj na tym, jak przebiegła transakcja, oraz na dokumentach potwierdzających dostawę lub usługę. To ważniejsze niż posiadanie polskiego NIP-u przez amerykańskiego kontrahenta.

Rodzaj transakcji i potwierdzające ją dokumenty przesądzają o dalszych krokach.

Jak wygląda amerykański odpowiednik NIP? Format numeru EIN?

EIN ma 9 cyfr. Zwykle zapisuje się go z łącznikiem po drugiej cyfrze, na przykład 12-3456789. Gdy odczytujesz numer z dokumentu amerykańskiej firmy, zwróć uwagę zarówno na zapis, jak i nazwę pola.

• Odczytaj nazwę pola – szukaj oznaczenia EIN lub FEIN.
• Policz cyfry – łącznik tylko je rozdziela i nie stanowi części numeru.
• Porównaj zapis z dokumentem źródłowym firmy – sprawdź, czy przy przepisywaniu nie przestawiono cyfr.
• Powiąż numer z nazwą podmiotu – prawidłowy format nie potwierdza jeszcze, do której firmy należy EIN (Źródło: Wise, „Weryfikacja Twojego numeru identyfikacyjnego pracodawcy (EIN)” – wise.com/pl/help/articles).

Format EIN pozwala wychwycić błąd w zapisie. Nie potwierdza tożsamości kontrahenta.

Łącznik ułatwia czytanie numeru, ale nie wskazuje jego właściciela.

SSN i ITIN a spółka w USA – kiedy są potrzebne?

SSN lub ITIN identyfikuje właściciela spółki jako osobę fizyczną, nie samą spółkę. Właściciel mieszkający w Polsce może wystąpić o EIN dla podmiotu w USA. W określonych sytuacjach złoży wniosek bez SSN.

ITIN potrzebuje osoba, która musi posługiwać się amerykańskim numerem podatkowym, lecz nie kwalifikuje się do SSN. Samo posiadanie spółki w USA nie tworzy obowiązku uzyskania ITIN.

Czy właściciel spółki w USA może uzyskać SSN?

Właściciel spółki w USA może otrzymać SSN, jeśli spełnia warunki nadania tego numeru osobie fizycznej. Założenie spółki samo w sobie nie daje takiego prawa.

Administracja Ubezpieczeń Społecznych nadaje SSN osobom fizycznym, w tym obywatelom USA i stałym mieszkańcom. Przepisy przewidują też wyjątki dla innych osób. O numerze właściciela decyduje jego sytuacja, a nie status spółki.

Wymagania dotyczące właściciela sprawdź osobno. Spółka nie potrzebuje jego SSN wyłącznie dlatego, że działa w USA.

Posiadanie spółki nie przesądza ani o prawie właściciela do SSN, ani o potrzebie uzyskania ITIN.

Do jakich formalności firmy w USA służy EIN?

EIN identyfikuje podmiot w federalnych rozliczeniach podatkowych i przy formalnościach związanych z prowadzeniem firmy w USA. Korzystają z niego nie tylko spółki LLC. Numer ten mają także organizacje i trusty.

Większość banków w USA wymaga EIN przy otwieraniu firmowego rachunku bankowego. Bank może poprosić również o dokumenty rejestracyjne, dane właścicieli i informacje o działalności. Sam numer nie gwarantuje otwarcia konta.

W dokumentach podatkowych EIN pozwala przypisać zgłoszenie do właściwego podmiotu. W kontaktach biznesowych pomaga odróżnić dane firmy od danych osoby działającej w jej imieniu.

EIN identyfikuje podmiot, ale nie zastępuje dokumentów wymaganych przez urząd lub bank.

Traktuj go jako część potrzebnej dokumentacji, nie jako gwarancję zakończenia formalności.

Najczęściej zadawane pytania

Czy tax ID to NIP?

Nie. Tax ID oznacza amerykański numer identyfikacji podatkowej, ale nie wskazuje konkretnego rodzaju numeru. Dla firmy może to być EIN, a dla osoby fizycznej między innymi SSN lub ITIN.

Czy USA mają NIP?

W USA nie ma jednego numeru będącego ścisłym odpowiednikiem polskiego NIP-u. Firmy identyfikuje się między innymi za pomocą EIN.