Faktura do USA — jaki numer musi zawierać?

Wzór faktury do USA pomaga udokumentować sprzedaż dla amerykańskiego kontrahenta. Na przykładowej fakturze spółki Sukces znajdziesz dane stron, numer dokumentu, daty wystawienia i sprzedaży oraz termin płatności. Pozycje opisano po polsku i angielsku.
Znaczenie mają też waluta, VAT i język dokumentu. Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga kolejnego numeru, który jednoznacznie identyfikuje fakturę (Źródło: Tekst ustawy o VAT – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29).

Czym jest faktura do USA i co powinien zawierać jej wzór?

Faktura do USA dokumentuje sprzedaż polskiej firmy na rzecz kontrahenta w Stanach Zjednoczonych. Z jej treści musi wynikać, kto sprzedaje, kto kupuje i czego dotyczy transakcja. Potrzebne są również kwota oraz warunki płatności. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT faktura powinna zawierać nazwę lub rodzaj towaru albo usługi (Źródło: Tekst ustawy o VAT – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29).

Stosujesz angielskie nazwy pól? Sprzedawcę oznacz jako biller, a nabywcę jako customer. Jeśli odbiorcą jest spółka LLC zarejestrowana w Delaware, wpisz pełną nazwę i adres podane do fakturowania. Sama nazwa stanu nie wystarczy.
Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga imion i nazwisk lub nazw obu stron oraz ich adresów (Źródło: Tekst ustawy o VAT – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29).

Wzór faktury za usługi różni się od wzoru dla eksportu towarów. Inaczej opiszesz przedmiot sprzedaży; przy towarach dochodzą informacje potrzebne do odprawy. Art. 2 pkt 8 ustawy o VAT definiuje eksport jako dostawę towarów wywożonych z Polski poza UE, której wywóz potwierdza właściwy organ celny (Źródło: Dziennik Ustaw – tekst jednolity ustawy o VAT – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf).

Czym faktura handlowa dla odbiorcy w USA różni się od faktury krajowej?

Faktura handlowa, czyli commercial invoice, może być potrzebna przy odprawie towarów wysyłanych do USA. Faktura krajowa dokumentuje sprzedaż, ale nie zawiera danych wymaganych do takiej odprawy. Gdy sprzedajesz usługę, nie wpisuj kodu towaru ani kraju jego pochodzenia tylko z powodu adresu klienta.
Przepis 19 CFR § 141.86 wymaga na fakturze importowej m.in. danych transakcji, szczegółowego opisu towarów, ich ilości i ceny (Źródło: Electronic Code of Federal Regulations – ecfr.gov/current/title-19/chapter-I/part-141/subpart-F/section-141.86).

Przy eksporcie towarów poza UE możesz spotkać w wfirma.pl stawkę 0% Exp. Jej zastosowanie wymaga dokumentu potwierdzającego wywóz. Adres nabywcy w USA sam w sobie nie dowodzi, że towary opuściły UE (Źródło: Pomoc wfirma.pl, „Faktura sprzedaży dla zagranicznego kontrahenta” – pomoc.wfirma.pl/-faktura-sprzedazy-dla-zagranicznego-kontrahenta-jak-wystawic).

Jakie dane stron oraz informacje o towarach lub usługach wpisać na fakturze?

Na fakturze do USA podaj pełne dane obu stron i opisz każdą usługę lub pozycję towarową. Nadaj dokumentowi numer, dzięki któremu powiążesz go z zamówieniem. Przy pozycjach wpisz ilość, cenę i wartość.
Art. 106e ust. 1 pkt 8 i 9 ustawy o VAT wymaga podania miary i ilości towarów lub zakresu usług oraz ceny jednostkowej netto (Źródło: Tekst ustawy o VAT – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29).

Opis usługi powinien mówić kontrahentowi, co firma wykonała. Przy towarze podaj nazwę pozwalającą rozpoznać produkt bez sięgania po wewnętrzny symbol sprzedawcy. To ważne także przy odprawie. Przepis 19 CFR § 141.86(a)(3) wymaga szczegółowego opisu towaru, obejmującego m.in. jego nazwę, gatunek lub jakość oraz oznaczenia (Źródło: Electronic Code of Federal Regulations – ecfr.gov/current/title-19/chapter-I/part-141/subpart-F/section-141.86).

Jak podać walutę, termin i sposób płatności?

Warunki płatności zapisz tak, by odbiorca wiedział, ile i kiedy ma zapłacić. Potrzebuje też rachunku do przelewu. Polski numer rachunku w formacie IBAN ma 28 znaków: litery „PL” i 26 cyfr (Źródło: Europejskie Centrum Konsumenckie – konsument.gov.pl/faq/co-to-jest-numer-iban-i-numer-bic-swift-code).

• Podaj walutę faktury przy cenach oraz kwocie końcowej.
• Wpisz datę płatności albo termin liczony od wystawienia dokumentu. Przykładowa faktura spółki Sukces przewiduje 7 dni.
• Podaj nazwę odbiorcy przelewu, numer rachunku i dane banku potrzebne do przelewu międzynarodowego. Uwzględnij SWIFT/BIC, jeśli bank go używa.
• Ustal z kontrahentem, kto pokryje opłaty za przelew. Zapisz to w warunkach płatności.

Waluta, termin i instrukcja przelewu powinny tworzyć jasną całość. Dzięki temu klient może zapłacić zgodnie z fakturą.
Kod BIC, nazywany też kodem SWIFT, ma 8 albo 11 znaków alfanumerycznych (Źródło: PKO Bank Polski – pkobp.pl/klient-indywidualny/bankowosc-elektroniczna/kod-bic-swift-iban).

Jakie dane celne wpisać: kod HS, kraj pochodzenia i warunki Incoterms?

Wysyłasz towary do USA? W dokumentach handlowych uwzględnij kod HS identyfikujący produkt oraz kraj pochodzenia towaru. Wpisz też uzgodnioną regułę Incoterms, jeśli strony ją stosują. Kraj pochodzenia ustal według reguł celnych – adres sprzedawcy go nie zastępuje.
Międzynarodowa podpozycja kodu HS identyfikująca kategorię towaru ma 6 cyfr (Źródło: Komisja Europejska – Access2Markets – trade.ec.europa.eu/access-to-markets/pl/content/system-zharmonizowany-0).

Reguła Incoterms określa, jak sprzedawca i kupujący dzielą obowiązki związane z dostawą. Na dokumencie wpisz ją razem z uzgodnionym miejscem dostawy. Jeśli faktura dotyczy wyłącznie usługi, pomiń dane celne towarów. Incoterms 2020 obejmują 11 reguł, spośród których strony mogą wybrać właściwą dla uzgodnionej dostawy (Źródło: Polska Agencja Inwestycji i Handlu – Trade.gov.pl – trade.gov.pl/wiedza/incoterms-2020).

Dopasuj wzór faktury do tego, co sprzedajesz. Usługę opisz zrozumiale dla klienta. Przy eksporcie towaru dodaj dane potrzebne do odprawy.

VAT, waluta i terminy na fakturze do USA oraz innych fakturach międzynarodowych

Przy fakturze do USA ustal osobno sposób rozliczenia VAT, walutę sprzedaży i termin wystawienia. Zagraniczny adres kontrahenta nie przesądza o opodatkowaniu.
Na przykładzie spółki Sukces przy pozycjach widnieje „NP”, a podsumowanie podano w USD. „NP” oznacza sprzedaż niepodlegającą polskiemu VAT. To, czy oznaczenie jest właściwe, zależy od rodzaju transakcji i miejsca jej opodatkowania. Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT przy usługach B2B miejscem świadczenia jest co do zasady siedziba nabywcy (Źródło: Ministerstwo Finansów – podatki.gov.pl – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/poradniki-i-informatory/miejsce-swiadczenia-opodatkowania).

W jakich ewidencjach i deklaracjach wykazać fakturę zagraniczną?

Fakturę zagraniczną ujmij w ewidencjach właściwych dla danej sprzedaży. Będą to księgi przychodów, a gdy wymagają tego przepisy, również ewidencja VAT i plik JPK_V7. Sprzedaż poza polskim VAT wykazuje się inaczej niż eksport towarów. Decyduje charakter transakcji, nie waluta dokumentu.
Art. 41 ust. 4 i 6 ustawy o VAT przewiduje dla eksportu stawkę 0%, pod warunkiem otrzymania dokumentu potwierdzającego wywóz poza UE (Źródło: Tekst ustawy o VAT – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-41).

VAT-7 nie składa się dziś jako odrębnej deklaracji. Jej część deklaracyjną zastąpił JPK_V7. Sprawdź więc, czy oznaczenia na fakturze odpowiadają temu, jak ujmujesz sprzedaż w ewidencji.

Czym różnią się faktury międzynarodowe od krajowych?

Faktury międzynarodowe różnią się od krajowych przede wszystkim ustaleniem miejsca opodatkowania. Można je też wystawić w obcej walucie. Przy sprzedaży do USA oceń osobno usługę dla zagranicznego kontrahenta i dostawę towarów wywożonych poza UE.

Kwoty z faktury w walucie obcej trzeba przeliczyć na złote do celów księgowych. Kursu użytego do tego przeliczenia nie musisz jednak wpisywać na fakturze. Klient może więc zapłacić w uzgodnionej walucie, choć firma ujmie transakcję w księgach w złotych.

Jaką walutę wybrać na fakturze międzynarodowej?

Walutę faktury międzynarodowej dobierz do umowy i sposobu zapłaty. Gdy klient płaci w dolarach, odpowiedni będzie USD. PLN pozwala z kolei uniknąć przeliczania kwoty faktury z obcej waluty na potrzeby polskich ksiąg.

Do przeliczenia na potrzeby VAT zastosuj właściwy średni kurs Narodowego Banku Polskiego. Wybór kursu zależy od momentu powstania obowiązku podatkowego i wystawienia faktury.
Waluta płatności i kurs do rozliczeń księgowych to dwie różne sprawy.

Jakie terminy obowiązują przy wystawianiu faktur zagranicznych?

Fakturę za usługę dla zagranicznego kontrahenta wystaw co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu wykonania usługi. Termin płatności możesz uzgodnić z klientem osobno. Nie zmienia on terminu wystawienia dokumentu (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 1 i 3 – lexlege.pl/ustawa-o-podatku-od-towarow-i-uslug/art-106i).

W starszych materiałach można znaleźć limit 30 dni na wystawienie faktury przed wykonaniem usługi. Nie jest to już aktualny limit ogólny. Obecnie wynosi on 60 dni, choć przepisy przewidują wyjątki. Przy fakturze do USA ustal osobno datę wystawienia, termin płatności i zasady rozliczenia VAT (Źródło: Biznes.gov.pl, „Jak wystawiać faktury VAT” – biznes.gov.pl/pl/portal/00239).

Waluta, termin wystawienia i rozliczenie VAT wymagają osobnej decyzji. Każdą z nich dostosuj do rodzaju transakcji. Jedno ustalenie nie zastąpi pozostałych.

Faktury zagraniczne w sprzedaży i zakupach: język oraz rozliczenie VAT

Faktury zagraniczne możesz wystawiać po polsku, po angielsku albo w obu językach. O rozliczeniu VAT decyduje natomiast to, czy firma sprzedaje usługę, czy kupuje ją od zagranicznego kontrahenta. Przy sprzedaży usługi podatnikowi miejscem świadczenia jest co do zasady siedziba usługobiorcy.
Inna zasada dotyczy usługi świadczonej na rzecz jego stałego miejsca prowadzenia działalności.

Formularz ifirma „Świadczenie usług poza terytorium kraju” służy do dokumentowania usług dla podatników spoza Unii Europejskiej. Dotyczy to również firm ze Stanów Zjednoczonych. Wybór języka faktury nie zmienia miejsca opodatkowania usługi.

W jakim języku można wystawić fakturę zagraniczną?

Fakturę zagraniczną możesz przygotować po angielsku, jeśli jasno wskazuje strony i przedmiot sprzedaży. Wersja dwujęzyczna pomaga polskiej firmie sprawdzić dokument. Odbiorcy z USA ułatwia z kolei odczytanie opisu usługi i warunków transakcji.

Kiedy na fakturze zagranicznej stosuje się reverse charge?

Odwrotne obciążenie (reverse charge) oznacza, że podatek rozlicza nabywca zamiast sprzedawcy. Przy usłudze dla firmy z USA zacznij jednak od ustalenia miejsca świadczenia. W systemie wfirma.pl usługi świadczone poza terytorium kraju mają oznaczenie „nie podl.”, a na fakturze pojawia się opis „Odwrotne obciążenie”.
Nie oznacza to automatycznie, że polski sprzedawca rozlicza podatek według przepisów USA.

Przykładowa faktura spółki Sukces dla klienta z USA wykazuje podatek w kwocie 0,00 USD. Na tym dokumencie nie naliczono więc podatku. Sama kwota nie potwierdza jednak, że każdą usługę dla amerykańskiego klienta rozliczono prawidłowo.

Kiedy naliczyć i odliczyć VAT od faktury zagranicznego kontrahenta?

Polski nabywca rozlicza VAT od faktury zagranicznego kontrahenta, gdy zakup stanowi import usług opodatkowany w Polsce. Podatek należny ujmuje za okres powstania obowiązku podatkowego. Odliczenie podatku naliczonego zależy od wykorzystania usługi do czynności opodatkowanych. Trzeba też spełnić pozostałe warunki odliczenia.

Sama faktura od dostawcy z USA nie tworzy obowiązku naliczenia polskiego VAT. Nie daje też automatycznie prawa do jego odliczenia. Znaczenie mają rodzaj zakupu, miejsce świadczenia i sposób wykorzystania usługi przez firmę.

Język dokumentu nie rozstrzyga o VAT. O sposobie rozliczenia decydują rodzaj transakcji i miejsce jej opodatkowania. Sprawdź je niezależnie od wersji językowej faktury.

Jak uzupełnić podstawowe dane we wzorze faktury do USA?

Uzupełnij wzór faktury do USA z myślą o obu stronach. Nabywca powinien rozpoznać sprzedawcę, zamówione pozycje i kwotę do zapłaty. Polska firma musi zaś móc powiązać dokument ze swoją ewidencją.

• Nadaj numer faktury i wpisz datę jej wystawienia.
• Uzupełnij pełną nazwę i adres sprzedawcy oraz jego NIP.
• Dodaj dane nabywcy. W systemie wfirma.pl przy kontrahencie spoza UE zmień rodzaj identyfikatora z „NIP” na „INNY”. Następnie wpisz nazwę, adres i kraj.
• Wpisz pozycje sprzedaży. W formularzu ifirma dla usługi podaj jej nazwę, cenę jednostkową w wybranej walucie, ilość i jednostkę.
• Wskaż sposób płatności. Jeśli klient zapłaci przelewem, umieść na fakturze rachunek bankowy, korzystając z formularza ifirma.
• Obejrzyj dokument przed wysłaniem. ifirma udostępnia 6 szablonów PDF do wystawienia faktury.

Poniższy układ pokazuje, gdzie umieścić dane stron i pozycje sprzedaży. Nie trzeba przy tym dopisywać niepotwierdzonych numerów ani dat. Wpisz je dopiero wtedy, gdy znasz właściwe dane.

Gotowy dokument zbiera w jednym miejscu dane stron, pozycje sprzedaży i instrukcję płatności. Dzięki temu odbiorca widzi, czego dotyczy należność. Wie też, jak ją opłacić.

Jak wybrać język faktury dla zagranicznego odbiorcy?

Język faktury dla zagranicznego odbiorcy dobierz do potrzeb obu stron. Klient z USA powinien rozumieć opis sprzedaży, a polska firma musi móc sprawdzić dokument. Faktura dwujęzyczna pozwala opisać tę samą pozycję po polsku i angielsku.

• Sprawdź w zamówieniu lub umowie, jakiego języka dokumentu oczekuje odbiorca.
• Użyj angielskiego w nazwach pól i opisach potrzebnych klientowi do zatwierdzenia płatności.
• Jeśli firma wybiera wersję dwujęzyczną, zapisz nazwę usługi w obu językach, np. „Projekt strony internetowej / Website design”.
• Przed wysłaniem porównaj oba opisy. Muszą wskazywać ten sam zakres usługi (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Podręcznik KSeF 2.0, cz. II – Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” – ksef.podatki.gov.pl/media/qzlha3vx/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-20260209.pdf).

Fakturownia udostępnia 38 języków dla faktur międzynarodowych. Po wyborze szablonu przeczytaj opis usługi z perspektywy odbiorcy. Powinien być zrozumiały i zgodny z zamówieniem.
W obu językach musi oznaczać to samo.

Najczęściej zadawane pytania

Jak wystawić fakturę do Stanów Zjednoczonych?

Podaj pełne dane stron, kolejny numer dokumentu, daty, opis sprzedaży, kwoty, walutę i warunki płatności. Przy eksporcie towarów uwzględnij też informacje potrzebne do odprawy; sposób rozliczenia VAT ustal zależnie od rodzaju transakcji.

Czy sam adres nabywcy w USA potwierdza eksport towaru?

Nie. Do zastosowania stawki 0% przy eksporcie potrzebujesz dokumentu potwierdzającego wywóz poza UE.

Czy na fakturze za usługę dla klienta z USA trzeba podać kod HS?

Nie. Kod HS dotyczy towarów i nie wpisuje się go na fakturze za samą usługę.

Czy kurs waluty trzeba umieścić na fakturze?

Nie. Kursu użytego do przeliczenia kwot na złote na potrzeby księgowe nie musisz podawać na fakturze.

Czy numer faktury może być dowolny?

Numer musi być kolejny i jednoznacznie identyfikować fakturę.