Faktura PayPal to żądanie zapłaty, które sprzedawca wysyła klientowi przez PayPal. Utworzenie i wysłanie dokumentu kosztuje 0 zł. Opłata pojawia się dopiero po otrzymaniu płatności online. (Źródło: PayPal – paypal.com/pl/business/accept-payments/invoice)
- Ustal, czy chcesz wysłać dokument klientowi, czy pobrać dokument otrzymany od sprzedawcy.
- Sprawdź status płatności na koncie PayPal.
- Porównaj dane dokumentu z danymi transakcji.
Czym jest faktura PayPal i jak ją wystawić lub pobrać?
W dokumencie podajesz dane odbiorcy, pozycje sprzedaży, kwotę i termin płatności. Sprawdź te informacje przed wysyłką.
Zaloguj się na firmowe konto PayPal i otwórz sekcję faktur. Utwórz dokument i wpisz dane sprzedaży. Sprawdź kwotę oraz adres e-mail klienta, zanim wyślesz fakturę.
Nazwy przycisków mogą się różnić w przeglądarce i aplikacji.
Chcesz pobrać fakturę? Otwórz dokument z wiadomości sprzedawcy albo znajdź go na koncie PayPal. Pobierz go lub wydrukuj, a kopię zachowaj dla księgowości. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT faktury przechowuje się do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zwykle oznacza to 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
(Źródło: INFORLEX, Komentarz do VAT 2026 – art. 112 – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007433580,Komentarz-do-VAT-2026-Art-112.html)
Czy faktura PayPal jest fakturą VAT, czy tylko potwierdzeniem transakcji?
Sama nazwa nie czyni dokumentu z PayPal fakturą VAT. Sprawdź, czy zawiera dane wymagane przy danej sprzedaży.
Potwierdzenie transakcji dowodzi płatności, ale nie zastępuje wystawienia faktury VAT. Wymagane dane wskazuje w szczególności art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
(Źródło: Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl/media/3zidazbw/podrecznik-ksef-2-0-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywane-faktur-w-ksef.pdf)
| Dokument | Co sprawdzić | Do czego służy |
|---|---|---|
| Faktura utworzona w PayPal | Dane stron i elementy wymagane przy danej sprzedaży | Pokazuje klientowi pozycje sprzedaży i kwotę do zapłaty |
| Faktura VAT | Zgodność z wymogami ustawy o VAT | Dokumentuje sprzedaż na potrzeby rozliczenia VAT |
| Potwierdzenie transakcji PayPal | Kwotę, strony i identyfikator płatności | Potwierdza przepływ pieniędzy |
Porównaj dokument z PayPal z wymogami dotyczącymi Twojej sprzedaży. Jeśli brakuje danych, wystaw prawidłową fakturę. Potwierdzenie zapłaty jej nie zastąpi. Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga na przykład kolejnego numeru, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
(Źródło: Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl/media/rronoxyt/podrecznik-ksef-20-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-06082026.pdf)
Kiedy wysłać fakturę przez PayPal, a kiedy prośbę o płatność?
Najpierw ustal, czy odbiorca potrzebuje zestawienia sprzedaży, czy samego żądania zapłaty. Potem wybierz odpowiednią opcję.
| Opcja | Kiedy ją wybrać | Co przekazuje klientowi |
|---|---|---|
| Faktura PayPal | Gdy klient potrzebuje zestawienia produktów lub usług | Pozycje sprzedaży, kwotę i termin zapłaty |
| Prośba o płatność | Gdy wystarczy żądanie zapłaty | Kwotę do uregulowania |
Osobno sprawdź obowiązek wystawienia faktury podatkowej. Wybór narzędzia PayPal nie znosi tego obowiązku. Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT faktura powinna wskazywać nazwę lub rodzaj towaru albo usługi.
(Źródło: Ministerstwo Finansów, Podręcznik KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl/media/3zidazbw/podrecznik-ksef-2-0-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywane-faktur-w-ksef.pdf)
PayPal pomaga wysłać żądanie zapłaty. Nie zwalnia jednak z obowiązku prawidłowego udokumentowania sprzedaży.
Nie wiesz, jakie dane podać przy sprzedaży krajowej lub zagranicznej? Ustal to z księgową przed wysyłką. PayPal ułatwia pobranie płatności, ale o poprawności dokumentu sprzedaży decyduje jego treść. (Źródło: PayPal PL, „Jak skonfigurować dane mojej firmy na fakturze?” – paypal.com/pl/cshelp/article/jak-skonfigurowa%C4%87-dane-mojej-firmy-na-fakturze-help304)
Faktura PayPal: płatności, wynagrodzenie i najczęstsze problemy
Wysłanie faktury nie oznacza jeszcze, że pieniądze dotarły. W PayPal możesz osobno śledzić dokumenty opłacone i nieopłacone. (Źródło: PayPal, Czym jest fakturowanie PayPal i jak działa? – paypal.com/pl/cshelp/article/what-is-paypal-invoicing-and-how-does-it-work-ts2137)
| Obszar kontroli | Co sprawdzić |
|---|---|
| Status faktury | Czy PayPal oznaczył dokument jako opłacony |
| Historia transakcji | Płatność, pobrane opłaty i otrzymaną kwotę |
| Dane dokumentu | Adres odbiorcy i treść faktury |
Jeśli kwoty się różnią, sprawdź prowizję PayPal – opłatę za obsługę płatności – oraz przewalutowanie. Przy krajowej płatności komercyjnej w PLN standardowa opłata wynosi 2,90% kwoty i 1,35 PLN. Niektóre formy płatności mają inne stawki. (Źródło: PayPal, Konto dla firm – opłaty za transakcje i usługi – paypal.com/pl/business/paypal-business-fees)
Jak sprawdzić, czy faktura PayPal została opłacona?
- Otwórz wysłaną fakturę i odczytaj jej status.
- Znajdź odpowiadającą jej płatność w historii transakcji.
- Porównaj kwotę płatności z kwotą faktury i sprawdź, czy klient zapłacił całość.
- Zapisz identyfikator transakcji, aby powiązać wpłatę z dokumentem.
Zapłatę potwierdź w historii konta, nie tylko na podstawie wiadomości e-mail o wpłacie.
Wtedy możesz powiązać informację o płatności bezpośrednio z transakcją.
Jak udokumentować wynagrodzenie otrzymane przez PayPal?
Wynagrodzenie otrzymane przez PayPal udokumentuj dokumentem sprzedaży i zapisem płatności. Co do zasady art. 106i ust. 1 ustawy o VAT nakazuje wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.
(Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i – tekst w INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.i&rodzaj=29)
- Zachowaj fakturę lub inny dokument sprzedaży właściwy dla transakcji.
- Pobierz szczegóły transakcji albo zestawienie operacji z PayPal.
- Powiąż wpłatę z dokumentem przez kwotę, datę i identyfikator transakcji.
- Wyodrębnij opłaty PayPal. Kwota po ich potrąceniu nie jest pełną kwotą zapłaconą przez klienta.
- Przy płatności w walucie obcej zachowaj dane przewalutowania. Różnice kursowe wynikają z kursów walut zastosowanych przy rozliczeniu.
Przekaż księgowości dokument sprzedaży, potwierdzenie wpłaty i dane o pobranych opłatach.
Pozwoli to zestawić kwotę sprzedaży z rzeczywistym wpływem na konto.
Co zrobić, gdy faktura nie dotarła lub nie widać jej na koncie PayPal?
Jeśli wysyłasz fakturę, znajdź ją na swoim koncie i sprawdź adres e-mail odbiorcy. Gdy dokument już istnieje, wyślij go ponownie lub przekaż klientowi dostępny link do płatności.
Jeśli jesteś odbiorcą, sprawdź adres, na który sprzedawca wysłał fakturę, oraz folder spamu. Poproś nadawcę o ponowną wysyłkę. Zanim zapłacisz, zweryfikuj nadawcę i szczegóły żądania bezpośrednio w PayPal.
Jak poprawić błędne dane na fakturze PayPal?
Otwórz dokument i sprawdź jego status. Od tego zależy, co możesz zrobić z błędnymi danymi sprzedaży. (Źródło: KSeF, „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” – ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20)
| Status dokumentu | Co zrobić |
|---|---|
| Wersja robocza | Popraw błędne pola i sprawdź dane przed wysyłką. |
| Wysłany, nieopłacony | Sprawdź, czy możesz go edytować. Jeśli nie, anuluj błędny dokument i wystaw nowy. |
| Opłacony | Zachowaj historię transakcji i ustal z księgowością, czy błąd wymaga faktury korygującej. |
Przekaż odbiorcy poprawny dokument. Wskaż też, którego wcześniejszego dokumentu dotyczy zmiana. (Źródło: KSeF, „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” – ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20)
Zachowaj powiązanie poprawionego dokumentu sprzedaży z opłaconą transakcją. (Źródło: Pracownia Rachunkowości, „Jak księgować Stripe, PayPal, PayU i Przelewy24?” – pracowniarachunkowosci.pl/blog/ksiegowanie-stripe-paypal-payu-przelewy24.html)
Najczęściej zadawane pytania
Czy odbiorca musi mieć konto PayPal, aby opłacić fakturę?
Niekoniecznie — w niektórych przypadkach może zapłacić kartą bez logowania. Dostępność tej opcji zależy od kraju i ustawień PayPal.
Czy PayPal pobiera opłatę za wystawienie faktury?
Samo utworzenie i wysłanie faktury jest zwykle bezpłatne. Opłata może zostać naliczona za przyjęcie płatności, zgodnie z cennikiem PayPal.
Czy fakturę PayPal można wystawić w obcej walucie?
Tak, podczas tworzenia faktury możesz wybrać jedną z dostępnych walut. Przy przewalutowaniu mogą obowiązywać dodatkowe koszty.
Czy można anulować fakturę PayPal?
Zwykle możesz anulować nieopłaconą fakturę z poziomu jej szczegółów. Jeśli płatność została już zrealizowana, anulowanie faktury nie zastępuje zwrotu pieniędzy.
Porównaj finansowanie dla swojej firmy
Zostaw kontakt i opisz, czego potrzebujesz. Pomożemy Ci porównać warunki dostępnych ofert.
Poproś o pomoc w wyborze →