Fałszywa faktura — kiedy wstrzymać przelew?

Fałszywa faktura opisuje transakcję, której nie było, albo bezprawnie wskazuje innego wystawcę. Bywa też narzędziem wyłudzenia zapłaty.
Zanim zlecisz przelew, ustal, czy zamawiałeś wskazany towar lub usługę. Sprawdź również, czy rozpoznajesz wystawcę.

• Porównaj fakturę z zamówieniem, umową i potwierdzeniem odbioru.
• Sprawdź dane wystawcy oraz numer rachunku.
• Wstrzymaj przelew, dopóki nie wyjaśnisz wątpliwości z kontrahentem przez znany Ci wcześniej kanał kontaktu.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, pozwala sprawdzić dane dokumentu. Nie potwierdza jednak, że transakcja naprawdę się odbyła. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje większość pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem m.in. najmniejszych firm. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Etapy wdrożenia KSeF 2.0” – ksef.podatki.gov.pl/etapy-wdrozenia-ksef).

Czym jest fałszywa faktura i jak odróżnić ją od pomyłki?

Pomyłka na fakturze dotyczy rzeczywistej sprzedaży: błędne są dane dokumentu, a nie informacja o wykonaniu transakcji. To rozróżnienie ma znaczenie przy rozliczaniu VAT. Art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT wyłącza odliczenie podatku z faktury stwierdzającej czynność, której nie dokonano. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf).

Najpierw ustal, czy doszło do transakcji opisanej na fakturze i kto wystawił dokument. Dopiero wtedy oceniaj błędy w jego danych. Jeśli pomyłka dotyczy jakiejkolwiek pozycji, podstawą wystawienia faktury korygującej jest art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT. Korekta poprawia dane rzeczywistej transakcji; nie potwierdza usługi, której nie wykonano. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf).

Ocenę transakcji i korekty opisuje również interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 czerwca 2026 r. Ma ona sygnaturę 0114-KDIP1-1.4012.344.2026.1.EW. (Źródło: inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007613045,Interpretacja-indywidualna-z-dnia-15-czerwca-2026-r-Dyrektor-Krajowej-Informacji-Skarbowej-sygn-0114-KDIP1-1-4012-344-2026-1-EW.html).

Jak mogą wyglądać fałszywe e-faktury?

Fałszywa e-faktura może być podrobionym plikiem PDF albo zmienioną wizualizacją dokumentu. Może też trafić do KSeF, choć opisana w niej transakcja nie istniała. Faktura ustrukturyzowana jest plikiem XML zgodnym ze strukturą FA(3); PDF stanowi jej wizualizację, a nie plik przesyłany do KSeF. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FA” – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa).

Sam format dokumentu nie dowodzi, że sprzedaż miała miejsce. Art. 108 ust. 1 ustawy o VAT nakazuje zapłacić podatek wykazany na wystawionej fakturze także wtedy, gdy wskazana sprzedaż nie nastąpiła. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf).

Czym jest faktura scamowa i jak nie dać się oszukać?

Faktura scamowa służy wyłudzeniu zapłaty, na przykład za niezamówioną usługę albo na rachunek podstawiony przez oszusta. Ktoś może podszyć się pod znanego Ci kontrahenta. Dlatego samo logo i nazwa firmy nie potwierdzają, że żądanie zapłaty jest zasadne.

Sprawdź kontrahenta i jego rachunek w wykazie podatników VAT, którego podstawą jest art. 96b ustawy o VAT. Potem potwierdź zobowiązanie oraz numer rachunku przez kanał kontaktu, z którego korzystałeś już wcześniej. Nie opieraj się wyłącznie na danych z otrzymanej wiadomości. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Wykaz podatników VAT” – podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka?s=5250007968).

Logo i pilny termin nie zastępują potwierdzenia zobowiązania. Nie możesz powiązać faktury z zamówieniem, umową ani odbiorem usługi? Wstrzymaj płatność. Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego fakt będący podstawą żądania zapłaty musi udowodnić osoba, która wywodzi z niego skutki prawne. (Źródło: Kodeks cywilny – eli.gov.pl/api/acts/DU/1964/93/text.html).

Jak sprawdzić, czy faktura jest próbą oszustwa?

Porównaj żądanie zapłaty z dokumentami zakupu i informacjami uzyskanymi bezpośrednio od kontrahenta. Zacznij od danych sprzedawcy – zwykle faktura musi zawierać jego numer identyfikacji podatkowej. Taki wymóg wynika z art. 106e ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf).

• Odszukaj zamówienie lub umowę odpowiadającą pozycji na fakturze.
• Zapytaj osobę odpowiedzialną za zakup, czy firma odebrała towar lub usługę.
• Porównaj rachunek z danymi otrzymanymi wcześniej od kontrahenta.
• Zadzwoń pod zapisany wcześniej numer, zamiast polegać tylko na kontakcie podanym w podejrzanej wiadomości.
• Sprawdź adres nadawcy. Podobna nazwa domeny nie dowodzi, że wiadomość wysłał kontrahent.

Nie zlecaj przelewu, jeśli nie możesz potwierdzić zakupu. Tak samo postąp, gdy kontrahent zaprzecza zmianie rachunku. Najpierw wyjaśnij rozbieżność.

Jak zgłosić fałszywą fakturę i jak weryfikuje ją administracja?

Jeśli ktoś próbuje wyłudzić pieniądze za pomocą dokumentu, zgłoś sprawę policji lub prokuraturze. Podejrzenie fikcyjnej transakcji przekaż właściwemu urzędowi skarbowemu. Zależnie od okoliczności wyłudzenie zapłaty fałszywą fakturą może stanowić oszustwo z art. 286 § 1 Kodeksu karnego. (Źródło: Kodeks karny – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/17/text.html).

• Zachowaj fakturę, wiadomość, adres nadawcy i numer rachunku wskazany do zapłaty.
• Opisz, dlaczego kwestionujesz transakcję, i dołącz dokumenty potwierdzające Twoje ustalenia.
• Złóż zawiadomienie na policji lub w prokuraturze, jeśli ktoś próbuje wyłudzić zapłatę.
• Przekaż informacje urzędowi skarbowemu, jeśli podejrzewasz fakturę za transakcję, której nie było.

Administracja skarbowa może porównać dane faktury z dokumentacją stron. W ramach czynności sprawdzających lub kontroli może też żądać wyjaśnień. Twoje zgłoszenie przekazuje podejrzenie, ale samo nie rozstrzyga, czy dokument jest fałszywy.

Co zrobić z fakturą scamową w KSeF?

Faktura widoczna w KSeF nie staje się przez to Twoim zakupem. Nie opłacaj jej ani nie ujmuj w rozliczeniach wyłącznie z powodu rejestracji w systemie. Zapisz numer KSeF – identyfikator nadany dokumentowi – i przekaż go właściwemu urzędowi skarbowemu wraz z opisem sprawy.

Jako odbiorca nie usuniesz samodzielnie faktury z KSeF. Nie wystawisz też korekty w imieniu wystawcy. Rejestracja dokumentu nie dowodzi, że zamawiałeś wskazany towar lub usługę. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia co do zasady podatnik, który wystawił fakturę pierwotną. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text.pdf).

Co zrobić po otrzymaniu podejrzanej faktury?

Najpierw zatrzymaj płatność i obieg dokumentu. Nie płać ani nie księguj faktury, dopóki nie wyjaśnisz jej pochodzenia. Powiadom osobę zatwierdzającą przelewy, żeby inny pracownik nie opłacił dokumentu.

Sprawdź w systemie księgowym, czy faktura trafiła już do ewidencji. Jeśli tak, przekaż księgowemu swoje zastrzeżenia. Ustal też, czy firma odliczyła z niej VAT lub zaliczyła wydatek do kosztów podatkowych. Nie zmieniaj samodzielnie treści faktury wystawionej przez inny podmiot.

Jeśli przelew już wyszedł, od razu skontaktuj się z bankiem i złóż dyspozycję odzyskania środków. Zapisz godzinę zgłoszenia i zachowaj potwierdzenie transakcji.
Bank oceni, czy może zatrzymać przelew lub spróbować odzyskać pieniądze.

Firma przekazała fakturę do finansowania? Poinformuj także faktora, czyli firmę finansującą faktury. Faktor będzie mógł sprawdzić dokument przed dalszymi czynnościami.

Ile grozi za wystawianie lewych faktur?

Za wystawienie faktury poświadczającej nieprawdę grozi od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności. Taką karę przewiduje art. 271a § 1 Kodeksu karnego, jeśli kwota należności ogółem na fakturze lub fakturach przekracza 200 000 zł. Nieprawda musi przy tym dotyczyć okoliczności istotnych dla rozliczeń podatkowych. Przepis obejmuje również używanie takich faktur.

Przy innych kwotach lub okolicznościach odpowiedzialność ocenia się według właściwych przepisów, w tym Kodeksu karnego skarbowego. Samo otrzymanie cudzego dokumentu nie oznacza jego wystawienia. Odpowiedzialność zależy od czynu, a nie od potocznej nazwy „lewa faktura”.

Fałszywe faktury w KSeF: które zabezpieczenia pomagają je wykryć?

KSeF rejestruje wystawcę, nadaje dokumentom unikalne numery i przechowuje ich ustrukturyzowane dane. Możesz dzięki temu sprawdzić pochodzenie oraz treść faktury, ale nie samo wykonanie transakcji. Uwierzytelnianie potwierdza tożsamość osoby lub podmiotu korzystającego z systemu. Nie wyklucza jednak bezprawnego wykorzystania uzyskanych uprawnień. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „KSeF w pigułce” – ksef.podatki.gov.pl/media/ocgbq2xp/ksef-w-pigulce.pdf).

Zabezpieczenia systemu pomagają sprawdzić dokument, lecz nie zastępują dowodów realizacji transakcji. Porównaj dane z KSeF z zamówieniem oraz dowodami dostawy lub wykonania usługi. Jeśli dostałeś wizualizację poza systemem, sprawdź, czy odpowiada zarejestrowanej fakturze. Zabezpieczenia KSeF pomagają ustalić, jaki dokument zarejestrowano; wykonanie transakcji potwierdzają dowody jej realizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Co grozi za fałszywą fakturę?

Może grozić odpowiedzialność karna lub karna skarbowa, w tym grzywna i kara pozbawienia wolności. Sankcja zależy m.in. od wartości faktury, skali działania i zamiaru sprawcy.

Co grozi za bezpodstawne wystawienie faktury?

Wystawca może być zobowiązany do zapłaty wykazanego na niej VAT, a w razie umyślnego działania ponieść również odpowiedzialność karną lub karną skarbową.

Gdzie zgłosić fałszywą fakturę?

Podejrzenie naruszeń podatkowych można zgłosić do Krajowej Administracji Skarbowej. Jeśli faktura wiąże się z podejrzeniem przestępstwa, zawiadom także policję lub prokuraturę.

Czy można odliczyć VAT z faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji?

Nie — sama faktura nie daje prawa do odliczenia VAT, jeśli nie potwierdza rzeczywistej transakcji. Nie ujmuj jej w odliczeniu, a jeśli została już rozliczona, skoryguj ewidencję.

Czy sama faktura oznacza, że trzeba zapłacić za niezamówioną usługę?

Nie. Faktura sama w sobie nie dowodzi zawarcia umowy ani wykonania usługi; zakwestionuj ją na piśmie i zachowaj dokumenty dotyczące sprawy.