Faktura za badania okresowe na pracownika — kto płaci?

Faktura za badania okresowe wystawiona na pracownika nie oznacza, że to on ponosi ich koszt. Płaci pracodawca. Warto więc sprawdzić, kto powinien widnieć jako nabywca usługi medycyny pracy i jak poprawić błędny dokument przed rozliczeniem wydatku (Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy, „Kto ponosi koszty badań profilaktycznych?” – pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/kto-ponosi-koszty-badan-profilaktycznych).

Nabywca na fakturze za badania okresowe: pracodawca czy pracownik?

Przy badaniach okresowych nabywcą usługi na fakturze powinien być pracodawca. Pracownik jest osobą badaną, choć to jego nazwisko pojawi się w dokumentacji medycznej.
Udział w badaniu nie czyni go nabywcą usługi. Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga, by faktura zawierała nazwę lub imię i nazwisko nabywcy oraz jego adres (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf).

Trzeba odróżnić nabywcę od osoby wpłacającej. Wpłata pokazuje, kto uregulował rachunek; dane nabywcy wskazują natomiast, na kogo placówka wystawiła fakturę. Przy badaniu ze skierowania pracodawcy mogą to być dwie różne osoby.
Art. 229 § 6 Kodeksu pracy obciąża pracodawcę kosztem badań okresowych również wtedy, gdy pracownik płaci w placówce (Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy – pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/kto-ponosi-koszty-badan-profilaktycznych).

Werdykt: jako nabywcę na fakturze wpisuje się pracodawcę, nie badanego pracownika. Art. 229 § 6 Kodeksu pracy przypisuje pracodawcy koszt badań okresowych. Nie określa jednak, jakie dane nabywcy należy umieścić na fakturze (Źródło: Kodeks pracy, art. 229 § 6 – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2014/1662/text.html).

Osoba płacąca za badanie nie musi być nabywcą wskazanym na fakturze.

Na kogo faktura za badania okresowe?

Faktura za badania medycyny pracy powinna być wystawiona na pracodawcę, nawet gdy pracownik zapłacił gotówką. Poproś placówkę o wpisanie danych pracodawcy jako nabywcy. Podaj też dane pracownika, by można było ustalić, kogo dotyczy badanie.
Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga nazwy i adresu nabywcy, a nie wpisania osoby badanej w jego miejsce (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf).

Jakie skutki ma faktura za badania okresowe wystawiona na pracownika?

Faktura za badania okresowe wystawiona na pracownika wskazuje innego nabywcę niż pracodawca. Przy rozliczaniu wydatku firmy trzeba więc wyjaśnić rozbieżność: z samej faktury nie wynika wprost, że usługę zamówił pracodawca.
Błędne oznaczenie nabywcy nie przekreśla jednak możliwości wykorzystania dokumentu w rachunkowości. Art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT pozwala wystawić fakturę korygującą po wykryciu pomyłki w dowolnej pozycji faktury (Źródło: Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług z 29 października 2021 r – eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/2076/text/O/D20212076.pdf).

Faktura może być dowodem księgowym do celów bilansowych, jeśli zawiera wymagane elementy, z uwzględnieniem dopuszczonych uproszczeń. Wymogi dotyczące treści takiego dowodu określa art. 21 ustawy o rachunkowości.
Pracodawca powinien też wykazać, że wydatek dotyczy badania pracownika skierowanego przez firmę. Art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości wymaga wskazania w dowodzie księgowym stron operacji, ich nazw i adresów (Źródło: Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/522/text/O/D20260522.pdf).

Wniosek: błędne dane nabywcy trzeba wyjaśnić, lecz nie wykluczają one automatycznie ujęcia wydatku w księgach. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości błędy w obcych dowodach źródłowych koryguje się dokumentem sprostowania. Taki dokument wysyła się kontrahentowi wraz z uzasadnieniem (Źródło: Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity; właściwy jest ust. 2, nie ust. 3 – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/522/text/O/D20260522.pdf).

Nie zakładaj więc od razu, że błąd uniemożliwia rozliczenie wydatku. Wyjaśnij go i zachowaj dokumentację.

Jak uzyskać korektę faktury wystawionej na pracownika?

Jeśli otrzymasz fakturę za badania okresowe wystawioną na pracownika, zwróć się do placówki medycyny pracy o korektę. Dane nabywcy powinny zostać zmienione na dane pracodawcy.
Podstawą wystawienia faktury korygującej błędne dane nabywcy jest art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług z 29 października 2021 r – eli.gov.pl/api/acts/DU/2021/2076/text/O/D20212076.pdf).

• Przygotuj numer błędnej faktury.
• Przekaż placówce prawidłowe dane pracodawcy.
• Poproś o wystawienie faktury korygującej wskazującej pracodawcę jako nabywcę.
• Poproś o imienne wskazanie pracownika, którego dotyczyło badanie.
• Przekaż skorygowany dokument pracodawcy.

Zwrot kosztów badań lekarskich powinien nastąpić po przedłożeniu faktury na pracodawcę, z imiennym wskazaniem osoby badanej. Dzięki skorygowanemu dokumentowi można powiązać wydatek firmy z konkretnym pracownikiem.
Art. 229 § 6 Kodeksu pracy obciąża pracodawcę kosztem badań okresowych. Nie wymaga jednak faktury wystawionej na pracodawcę (Źródło: Kodeks pracy, art. 229 § 6 – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2014/1662/text.html).

Popraw dane nabywcy, ale zachowaj też informację, którego pracownika dotyczyło badanie.

Jak pracodawca może rozliczyć koszt badań przy fakturze na pracownika?

Przy rozliczaniu refundacji kosztów badania lekarskiego zbierz dowody wydatku pracownika, jego związku z pracą oraz zwrotu pieniędzy. Faktura imienna nie wyklucza ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego. Sama jednak nie potwierdza, że koszt poniósł pracodawca.
U podatnika CIT art. 15 ust. 1 uzależnia uznanie wydatku za koszt od związku z osiągnięciem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów (Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/278/text/O/D20250278.pdf).

• Poproś pracownika o fakturę lub inny dokument potwierdzający wydatek na badania do pracy – będzie potrzebny do zwrotu.
• Dołącz skierowanie na badania, by powiązać usługę z pracą u danego pracodawcy.
• Zwróć pracownikowi poniesiony wydatek i zachowaj potwierdzenie przelewu albo pokwitowanie wypłaty.
• Przekaż księgowości komplet dokumentów do oceny ujęcia kosztów badań profilaktycznych.

Faktura imienna wystawiona na pracownika może posłużyć do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Badanie musi jednak dotyczyć działalności pracodawcy, a dokumentację powinny uzupełniać dodatkowe dowody poniesienia kosztu – na przykład dowód zwrotu pieniędzy pracownikowi.
U pracodawcy będącego podatnikiem PIT art. 22 ust. 1 wymaga poniesienia kosztu w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła (Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/163/text/T/D20250163L.pdf).

Udokumentowany zwrot pozwala powiązać wydatek pracownika z kosztem poniesionym przez firmę. Dowód księgowy potwierdzający zwrot powinien zawierać opis operacji i jej wartość. Wymaga tego art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości (Źródło: Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/522/text/O/D20260522.pdf).

Komplet dokumentów pokazuje, że firma zwróciła pracownikowi pieniądze za badanie.

Jak sprawdzić dane nabywcy na fakturze za badania okresowe?

Sprawdź dane nabywcy na fakturze za badania okresowe i porównaj je z danymi pracodawcy na skierowaniu. To skierowanie wskazuje, kto wysłał pracownika na badanie.
Wzór skierowania z załącznika nr 3a do rozporządzenia z 30 maja 1996 r. zawiera pole na nazwę i adres pracodawcy (Źródło: Rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/607/text.html).

• Znajdź na fakturze pole „Nabywca” i odczytaj wpisaną w nim nazwę.
• Porównaj nazwę i adres nabywcy z danymi pracodawcy na skierowaniu.
• Jeśli na fakturze widnieje identyfikator podatkowy nabywcy, sprawdź jego zgodność z danymi firmy.
• Ustal, czy nazwisko pracownika oznacza osobę badaną, a nie zastępuje danych nabywcy.
• Każdą rozbieżność zgłoś placówce medycyny pracy przed przekazaniem dokumentu do rozliczenia.

Porównanie faktury ze skierowaniem pomaga wychwycić błędne oznaczenie nabywcy. Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga podania jego nazwy i adresu. Te dane możesz sprawdzić na skierowaniu (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf).

Jeśli dane się nie zgadzają, wyjaśnij rozbieżność przed rozliczeniem faktury.

Najczęściej zadawane pytania

Czy nazwisko pracownika można podać na fakturze obok danych firmy?

Tak. Imienne wskazanie pracownika pomaga ustalić, kogo dotyczyło badanie, ale nie zastępuje danych nabywcy.

Czy art. 229 § 6 Kodeksu pracy określa dane, które mają znaleźć się na fakturze?

Nie. Przepis przypisuje pracodawcy koszt badań okresowych, ale nie określa danych nabywcy na fakturze.

Jak skierowanie pomaga udokumentować badanie?

Pozwala powiązać usługę z pracą u danego pracodawcy i z konkretnym pracownikiem.

Jak potwierdzić, że pracodawca zwrócił pracownikowi koszt badania?

Zachowaj potwierdzenie przelewu albo pokwitowanie wypłaty.

Co powinien zawierać dowód księgowy potwierdzający zwrot pieniędzy?

Powinien opisywać operację i wskazywać jej wartość.