Faktura za wypożyczenie pracownika — do 15. dnia miesiąca

Faktura za wypożyczenie pracownika jest podstawą rozliczenia między agencją pracy a firmą korzystającą z pracy tej osoby. Jak opisać usługę i obliczyć należność? Trzeba też sprawdzić, jak rozliczyć VAT.
Co do zasady wystaw fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Termin określa art. 106i ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o VAT – INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.i&rodzaj=29).

Jak wystawić fakturę za wypożyczenie pracownika i opisać usługę?

Fakturę wystaw za usługę wynajmu pracownika. Wskaż strony transakcji, okres pracy i sposób rozliczenia zapisany w umowie. Podaj też nazwę lub rodzaj usługi – wymaga tego art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT (Źródło: Podręcznik KSeF 2.0 – Ministerstwo Finansów – ksef.podatki.gov.pl/media/3zidazbw/podrecznik-ksef-2-0-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywane-faktur-w-ksef.pdf).

• Wpisz dane agencji i klienta, numer faktury oraz datę wystawienia.
• Podaj okres świadczenia usługi i datę wykonania usługi.
• Opisz usługę: liczbę przepracowanych godzin, stawkę godzinową, marżę agencji oraz koszty zakwaterowania, jeśli obejmuje je rozliczenie.
• Wykaż kwoty netto, VAT i brutto.
• Wpisz uzgodnione warunki płatności, w tym termin zapłaty.

Time2work na przykład nie pobiera zaliczki ani wynagrodzenia z góry za wynajem pracownika. Rozlicza usługę za miesięczny okres rozliczeniowy. Termin płatności wynosi 7 dni od daty wystawienia faktury (Źródło: Time2work, „Wynajem pracowników” – time2work.pl/szukam-pracownika/wynajem-pracownikow).

Klient powinien móc powiązać kwotę z pracą wykonaną w danym okresie. Dlatego opisz usługę konkretnie.
Gdy data jej wykonania jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, wpisz obie daty. Taki obowiązek wynika z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o VAT – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-106-e).

Opis faktury powinien odpowiadać umowie. Musi też wskazywać okres usługi i sposób jej rozliczenia.

Jak obliczyć kwotę na fakturze, uwzględniając koszty i marżę?

Kwotę na fakturze obliczysz, mnożąc przepracowane godziny przez stawkę godzinową, a następnie doliczając składniki przewidziane w umowie, marżę agencji i właściwy VAT. W Time2work należność zależy od liczby godzin, stawki oraz marży agencji pracy, która jest jej wynagrodzeniem za usługę. Podstawą opodatkowania VAT jest cała uzgodniona zapłata. Obejmuje ona również marżę i koszty dodatkowe pobierane od klienta (Źródło: Ustawa o VAT, art. 29a – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/dz-6).

Najpierw pomnóż liczbę przepracowanych godzin przez stawkę godzinową. Wynik potraktuj jako kwotę wyjściową, a nie automatycznie jako końcową należność za usługę. Przykład Time2work pokazuje wynagrodzenie pracownika, nie pełną kwotę, którą trzeba wpisać na fakturze.
W wyliczeniu Time2work pracownik otrzymuje 4800 zł za 160 godzin przy stawce 30 zł za godzinę. Ta kwota nie uwzględnia jeszcze wszystkich składników faktury, dlatego nie jest jej końcową wartością (Źródło: Time2work – Faktura za wypożyczenie pracownika – time2work.pl/dla-pracodawcow/faktura-za-wypozyczenie-pracownika).

Następnie sprawdź w umowie, które dodatkowe koszty agencja wlicza w cenę wynajmu pracowników tymczasowych. Nie zakładaj, że samo wynagrodzenie pracownika wyczerpuje tę cenę. Jednym z kosztów może być składka emerytalna finansowana przez pracodawcę. Wynosi 9,76% podstawy wymiaru; ustal na podstawie umowy, czy jest już uwzględniona w cenie, czy trzeba ją doliczyć (Źródło: Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Finansowanie składek na ubezpieczenia społeczne – zus.pl/en/pracujacy/system-ubezpieczen-spolecznych-w-polsce/finansowanie-skladek-na-ubezpieczenia-spoleczne). Sprawdź też pozostałe pozycje objęte kalkulacją:

• Składki ZUS i koszty administracyjne agencji.
• Zakwaterowanie, ubrania robocze i dojazdy do pracy – jeśli obejmuje je kalkulacja.

Do przyjętej podstawy oraz kosztów uwzględnionych zgodnie z umową dodaj uzgodnioną marżę agencji. Suma tych składników to kwota netto. Od niej oblicz VAT, a następnie wpisz na fakturze kwotę brutto.
Iloczyn godzin i stawki pokazuje więc tylko punkt wyjścia, nie całą należność od klienta. W przykładowym obliczeniu możesz zastosować podstawową stawkę VAT 23%, ale przed wystawieniem faktury potwierdź, że jest właściwa dla tej usługi (Źródło: Ustawa o VAT, art. 146ef – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-146-ef).

Końcowa kwota zależy od uzgodnionej podstawy, kosztów dodatkowych i marży. Do obliczonej w ten sposób kwoty netto dochodzi właściwy VAT.

Co dokumentuje faktura za wypożyczenie pracownika?

Faktura za wypożyczenie pracownika potwierdza odpłatną usługę wynikającą z umowy agencji z firmą korzystającą z pracy tej osoby. Dokumentuje należność za usługę, nie wypłatę wynagrodzenia pracownikowi. Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nakazuje wystawić fakturę przy sprzedaży usługi innemu podatnikowi (Źródło: Ustawa o VAT – INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.b&rodzaj=29).

Wypożyczenie pracownika między pracodawcami, zwane też leasingiem pracowniczym, opiera się na innych zasadach. Potrzebne są pisemna zgoda pracownika i porozumienie pracodawców. Pracownik pracuje wtedy u drugiego pracodawcy podczas urlopu bezpłatnego udzielonego przez dotychczasowego. Wypożyczenie może być odpłatne lub nieodpłatne. Podstawą urlopu jest art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy, który wymaga zgody pracownika i porozumienia pracodawców (Źródło: Kodeks pracy, art. 174¹ – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-174-1).

O treści faktury przesądzają rodzaj umowy i odpłatność uzgodniona przez strony. Zakres usługi oraz zapłatę strony mogą ustalić samodzielnie. Art. 353¹ Kodeksu cywilnego wyznacza granice tej swobody: naturę stosunku, ustawę i zasady współżycia społecznego (Źródło: Kodeks cywilny, art. 353¹ – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-cywilny-16785996/art-353-1).

Najpierw ustal rodzaj współpracy i jej warunki. Dopiero wtedy wiadomo, jaką należność potwierdza dokument.

Jakich błędów unikać przy fakturowaniu wypożyczenia pracownika?

Nie nazywaj na fakturze należności za usługę wynagrodzeniem wypłacanym pracownikowi. Nie dopisuj też kosztów, których strony nie uzgodniły. Porównaj fakturę z umową i potwierdzeniem wykonanej pracy (Źródło: Time2work, „Faktura za wypożyczenie pracownika” – time2work.pl/dla-pracodawcow/faktura-za-wypozyczenie-pracownika).

Obowiązek odprowadzania składek ZUS za wynajmowanych pracowników spoczywa na agencji pracy, nie na firmie korzystającej z usługi. Składki mogą wpływać na jej cenę. Jeśli tak jest, sprawdź, czy agencja nie naliczyła ich ponownie jako odrębnej należności.

Przed wysłaniem faktury zestaw uzgodnioną cenę z kwotą do zapłaty. Jeśli się różnią, wyjaśnij rozbieżność przed przekazaniem dokumentu.

Wystarczy sprawdzić umowę i naliczone koszty. Tak wychwycisz różnice, zanim faktura trafi do klienta.

Jak sprawdzić poprawność wystawionej faktury i rozliczenia VAT?

Sprawdź, czy faktura odpowiada umowie i wykonanej usłudze oraz czy prawidłowo naliczono podatek VAT. Przy odpłatnym wypożyczeniu pracownika między firmami zwrot kosztów zatrudnienia jest zapłatą za usługę podlegającą VAT. Nie zmienia tego nazwa rozliczenia ani wysokość zwracanej kwoty.

• Porównaj strony transakcji i opis świadczenia na fakturze z umową.
• Potwierdź wykonanie usługi na podstawie ewidencji pracy i uzgodnionego zakresu współpracy.
• Sprawdź, czy wystawca potraktował odpłatny zwrot kosztów zatrudnienia jako wynagrodzenie za usługę, a nie rozliczenie poza VAT.
• Zweryfikuj stawkę VAT dla konkretnej usługi. Materiał Time2work wskazuje 23% jako stawkę zazwyczaj stosowaną do wynajmu pracowników (Źródło: Time2work, „Faktura za wypożyczenie pracownika” – time2work.pl/dla-pracodawcow/faktura-za-wypozyczenie-pracownika).
• Przelicz VAT od kwoty netto i sprawdź, czy suma odpowiada kwocie brutto na fakturze.

Przy kontroli sprawdź podstawę naliczenia VAT. Zestaw też fakturę z pracą faktycznie wykonaną w rozliczanym okresie (Źródło: Time2work, „Faktura za wypożyczenie pracownika” – time2work.pl/dla-pracodawcow/faktura-za-wypozyczenie-pracownika).

Umowa, wykonana praca, podstawa VAT i końcowa suma muszą się zgadzać. Sprawdź je przed wysłaniem faktury.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wynajem pracownika przez agencję to to samo co leasing pracowniczy?

Nie. Wynajem przez agencję jest usługą świadczoną firmie, a leasing pracowniczy polega na udostępnieniu pracownika przez dotychczasowego pracodawcę drugiemu pracodawcy.

Czy pracownik musi zgodzić się na udostępnienie go innemu pracodawcy?

Tak. Przy wypożyczeniu między pracodawcami potrzebna jest pisemna zgoda pracownika.

Czy przy wypożyczeniu między pracodawcami potrzebne jest porozumienie?

Tak. Pracodawcy muszą zawrzeć porozumienie dotyczące udostępnienia pracownika.

Czy pracownik wykonuje wtedy pracę u drugiego pracodawcy podczas urlopu bezpłatnego?

Tak. Dotychczasowy pracodawca udziela mu urlopu bezpłatnego na podstawie porozumienia i zgody pracownika.

Czy strony mogą samodzielnie ustalić warunki współpracy?

Tak, mogą ustalić zakres usługi i zapłatę, z zachowaniem granic wynikających z prawa i zasad współżycia społecznego.