Zawieszenie działalności nie oznacza, że przestaniesz otrzymywać faktury od biura rachunkowego. Jak rozliczyć taką fakturę? Najpierw sprawdź, czego dotyczy usługa i czy wiąże się z firmą. Następnie osobno oceń koszt podatkowy oraz prawo do odliczenia VAT.
Art. 25 ust. 2 pkt 1 Prawa przedsiębiorców pozwala podczas zawieszenia podejmować czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. (Źródło: Źródło: Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/236/text.html)
- Sprawdź, jakiego okresu dotyczy usługa księgowa.
- Ustal, czy pomaga zachować źródło przychodów lub wykonać obowiązki firmy.
- Oceń oddzielnie zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów i odliczenie VAT.
Czym jest obsługa księgowa firmy w okresie zawieszenia działalności?
Obsługa księgowa w okresie zawieszenia może obejmować zdarzenia, które nadal trzeba udokumentować. Firma nie znika, a wcześniejsze zobowiązania pozostają. Księgowa może więc mieć pracę, choć nie prowadzisz bieżącej sprzedaży.
Art. 25 ust. 2 pkt 2 Prawa przedsiębiorców pozwala przyjmować należności i nakazuje regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem. (Źródło: Źródło: Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/236/text.html)
Możesz też sprzedać własne środki trwałe i wyposażenie. Nie możesz natomiast świadczyć bieżących usług ani sprzedawać nowych towarów w ramach zawieszonej działalności. To rozróżnienie wyznacza zakres prac księgowych.
Art. 25 ust. 2 pkt 3 Prawa przedsiębiorców pozwala w okresie zawieszenia zbywać własne środki trwałe i wyposażenie. (Źródło: Źródło: Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/236/text.html)
Ustal z księgową, czy wpłyną zaległe płatności i czy trzeba opłacić wcześniejsze zobowiązania. Powiedz jej również o planowanej sprzedaży składników majątku. Wtedy dopasujecie obsługę do zdarzeń, zamiast zakładać, że przez całe zawieszenie nie będzie żadnych zapisów (Źródło: Biznes.gov.pl, „Księgowość przy zawieszeniu, wznowieniu i likwidacji firmy” – biznes.gov.pl/pl/portal/00244).
Czy podczas zawieszenia działalności można otrzymać fakturę za usługi księgowe?
Możesz otrzymać fakturę za usługi księgowe podczas zawieszenia działalności. Sama data wystawienia dokumentu nie rozstrzyga jednak, jak potraktować wydatek. Liczy się wykonana praca. Sprawdź, czy dotyczyła spraw firmy, czy bieżącej sprzedaży. Te sytuacje różnią się od siebie: (Źródło: Poradnik Przedsiębiorcy, „Zawieszenie działalności przez klienta biura rachunkowego” – poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zawieszenie-dzialalnosci-przez-klienta-biura-rachunkowego)
| Zakres usługi księgowej | Przykład | Związek z zawieszeniem |
|---|---|---|
| Obsługa spraw firmy | Ujęcie zapłaty należności sprzed zawieszenia | Dotyczy zdarzenia, które może wystąpić w okresie zawieszenia |
| Obsługa bieżącej sprzedaży | Księgowanie nowych usług wykonywanych w czasie zawieszenia | Dotyczy czynności, których zawieszona firma nie może wykonywać |
Faktura od biura rachunkowego potwierdza usługę, lecz nie zawsze wyjaśnia jej zakres. Zajrzyj do opisu na fakturze oraz do umowy. Dzięki temu ustalisz, jakie prace rzeczywiście wykonano (Źródło: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, interpretacja indywidualna z 7 maja 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2025.1.MPA – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006946960,Uprawnienia-do-wystawienia-faktury-VAT-w-okresie-zawieszenia-dzialalnosci-gospodarczej-Interpretacja-indywidualna-z-dnia-7-maja-2025-r-Dyrektor-Krajowej-Informacji-Skarbowej-sygn-0114-KDIP1-3-4012-188.html).
Jak prowadzić uproszczoną księgowość w okresie zawieszenia działalności?
Uproszczona księgowość w okresie zawieszenia działalności obejmuje zdarzenia, które wystąpiły mimo przerwy w bieżącej sprzedaży. Prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)? Nie wpisuj transakcji tylko dlatego, że przed zawieszeniem pojawiały się co miesiąc. Najpierw sprawdź, czy faktycznie do nich doszło.
Art. 25 ust. 1 Prawa przedsiębiorców zabrania podczas zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej i osiągania z niej bieżących przychodów. (Źródło: Źródło: Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/236/text.html)
- Sprawdź datę rozpoczęcia zawieszenia we wpisie do CEIDG.
- Zbierz dokumenty dotyczące należności i zobowiązań powstałych przed tą datą.
- Oddziel wpływy z wcześniejszych transakcji od nowych przychodów z bieżącej działalności.
- Przekaż księgowej dokumenty sprzedaży środków trwałych lub wyposażenia, jeśli do niej doszło.
Jak zawieszenie działalności wpływa na rozliczenie karty podatkowej?
Za dni zawieszenia płacisz niższy podatek w formie karty podatkowej. W tej formie kwotę podatku ustala urząd skarbowy w decyzji. Nie każdy może jednak z niej korzystać: od 2022 r. nowi podatnicy nie mogą jej wybrać (Źródło: Biznes.gov.pl, „Karta podatkowa” – biznes.gov.pl/pl/portal/00242).
- Sprawdź, czy Twoja firma nadal korzysta z karty podatkowej.
- Ustal liczbę dni zawieszenia przypadających na każdy miesiąc.
- Pomniejsz miesięczną kwotę podatku o 1/30 za każdy dzień zawieszenia.
Gdy zawieszenie obejmuje wszystkie dni miesiąca, nie płacisz za niego podatku w formie karty podatkowej. Jego kwota wynosi wtedy 0 zł (Źródło: Infor.pl, „Przerwa w prowadzeniu działalności w formie karty podatkowej” – ksiegowosc.infor.pl/podatki/ryczalt/karta-podatkowa).
Zakres księgowości dopasuj do tego, co rzeczywiście dzieje się w firmie podczas zawieszenia. Przygotuj dokumenty dotyczące tych zdarzeń i na ich podstawie ustal potrzebną obsługę (Źródło: Biznes.gov.pl, „Księgowość przy zawieszeniu, wznowieniu i likwidacji firmy” – biznes.gov.pl/pl/portal/00244).
Jak rozliczyć koszt i odliczyć VAT z faktury za usługi księgowe podczas zawieszenia działalności?
Fakturę za usługi księgowe rozpatrz w dwóch krokach. Najpierw ustal, czy wydatek może być kosztem podatkowym. Następnie sprawdź, czy przysługuje Ci odliczenie VAT naliczonego. Samo wystawienie faktury podczas zawieszenia nie wyklucza żadnego z tych rozliczeń.
Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT zalicza zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów do celów poniesienia kosztu podatkowego. (Źródło: Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/163/text/O/D20250163.pdf)
| Rozliczenie | Co sprawdzić | Jak postąpić |
|---|---|---|
| Koszt podatkowy | Czy usługę wykonano dla firmy i czy służy uzyskiwaniu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła | Zachowaj fakturę, umowę lub opis prac. Samo otrzymanie faktury nie wystarcza, by uznać wydatek za koszt. |
| Ujęcie kosztu w PKPiR | Jaka data ujęcia wynika z zasad właściwych dla tej ewidencji | Sprawdź datę wystawienia faktury – co do zasady jest ona datą ujęcia kosztu. |
| Odliczenie VAT | Czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, usługa służy czynnościom opodatkowanym i nie występuje ustawowe ograniczenie odliczenia | Jeśli chcesz odliczyć podatek podczas zawieszenia, złóż JPK_V7 za okres, w którym korzystasz z tego prawa. Przy działalności zwolnionej z VAT odliczenie nie przysługuje. |
Za pełne okresy zawieszenia możesz być zwolniony ze składania JPK_V7. Nie oznacza to zakazu złożenia pliku, gdy chcesz odliczyć podatek. Pamiętaj też, że uznanie wydatku za koszt nie daje automatycznie prawa do odliczenia VAT.
Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT wiąże to prawo z wykorzystaniem nabytych usług do czynności opodatkowanych. (Źródło: Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/O/D20250775.pdf)
Koszt podatkowy i odliczenie VAT wymagają osobnej oceny. Sprawdź warunki każdego rozliczenia, choć oba dotyczą tej samej faktury. Wynik nie musi być taki sam.
Zawieszenie działalności a koszty uzyskania przychodów: które wydatki można rozliczyć?
Podczas zawieszenia możesz ponosić wydatki potrzebne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Mogą być kosztami uzyskania przychodów, jeśli spełniają warunki podatkowe. Samo zawieszenie nie sprawia jednak, że każda firmowa opłata staje się kosztem.
Art. 25 ust. 2 pkt 1 Prawa przedsiębiorców dopuszcza podczas zawieszenia czynności potrzebne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. (Źródło: Źródło: Prawo przedsiębiorców, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/236/text.html)
Sprawdź, po co ponosisz wydatek i jaki dokument go potwierdza. Porównaj też jego cel z sytuacjami w tabeli:
| Wydatek | Możliwość rozliczenia | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Czynsz za lokal firmowy lub rata leasingu | Może stanowić koszt | Czy umowa i wydatek pozostają związane z działalnością firmy |
| Ubezpieczenie majątku firmowego lub opłata za rachunek firmowy | Może stanowić koszt | Czy wydatek służy ochronie majątku lub utrzymaniu firmy |
| Zakup towarów do nowej, bieżącej sprzedaży | Nie wynika z dozwolonej bieżącej działalności w czasie zawieszenia | Czy zakup nie służy prowadzeniu sprzedaży mimo zawieszenia |
| Wydatek prywatny przedsiębiorcy | Nie stanowi kosztu firmowego | Czy ma rzeczywisty związek z działalnością |
Oddziel bieżące opłaty od odpisów amortyzacyjnych. Gdy nie używasz składnika majątku wskutek zawieszenia, nie amortyzujesz go od następnego miesiąca.
Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie pomniejszasz przychodu o koszty, choć nadal możesz płacić za utrzymanie firmy. Zgodnie z art. 22c pkt 5 ustawy o PIT amortyzacja składników nieużywanych wskutek zawieszenia ustaje od miesiąca następującego po miesiącu zawieszenia. (Źródło: Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/163/text/O/D20250163.pdf)
O rozliczeniu wydatku decydują jego cel i rzeczywisty związek z firmą. Sprawdź też swoją formę opodatkowania oraz zasady amortyzacji. Zachowaj dokument potwierdzający każdy wydatek.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zawieszenie działalności automatycznie rozwiązuje umowę z biurem rachunkowym?
Nie. Umowa nadal obowiązuje, chyba że zostanie wypowiedziana lub jej warunki przewidują inne zasady na czas zawieszenia.
Czy trzeba zapłacić biuru rachunkowemu za usługę wykonaną przed zawieszeniem firmy?
Tak, samo zawieszenie nie zwalnia z uregulowania zobowiązań powstałych wcześniej. Obowiązuje termin płatności wskazany na fakturze lub w umowie.
Czy w okresie zawieszenia można zmienić biuro rachunkowe?
Tak. Należy wypowiedzieć dotychczasową umowę zgodnie z jej warunkami i uzgodnić przekazanie dokumentacji nowemu biuru.
Czy trzeba poinformować biuro rachunkowe o wznowieniu działalności?
Tak, warto zrobić to niezwłocznie, aby biuro mogło uwzględnić wznowienie przy dalszej obsłudze i pilnowaniu terminów rozliczeń.
Porównaj finansowanie dla swojej firmy
Zostaw kontakt i opisz, czego potrzebujesz. Pomożemy Ci porównać warunki dostępnych ofert.
Poproś o pomoc w wyborze →