Duplikat faktury ORLEN — podstawa: art. 106l ust. 3

Duplikat faktury ORLEN to faktura wystawiona ponownie. Możesz o nią wystąpić przez formularz ORLEN S.A. Warto wcześniej sprawdzić, jakie dane pomogą odnaleźć dokument i czy nie masz go już na swoim koncie. Jeśli faktura zaginęła lub papierowy egzemplarz uległ zniszczeniu, podstawą ponownego wystawienia jest art. 106l ust. 3 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – tekst przepisu w INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.l&rodzaj=29).

Uzyskanie duplikatu faktury ORLEN krok po kroku

We wniosku o duplikat faktury ORLEN wskaż dokument, którego potrzebujesz, oraz adres e-mail do przesłania dokumentów.
Zanim wyślesz formularz, potwierdź, że masz upoważnienie do ich uzyskania.

Bez wskazania faktury i adresu do korespondencji ORLEN nie będzie miał kompletu danych do obsługi wniosku.

Jak uzyskać duplikat faktury z ORLEN?

Zgłoś wniosek o duplikat faktury z ORLEN i złóż wymagane oświadczenie. Na ponownie wystawionej fakturze musi znaleźć się data wystawienia – stanowi o tym art. 106l ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – tekst przepisu w INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.l&rodzaj=29).

• Otwórz formularz dotyczący duplikatu faktury ORLEN.
• Wskaż fakturę, której kopii potrzebujesz.
• Podaj adres e-mail do przesłania dokumentów.
• Oświadcz, że masz upoważnienie do uzyskania dokumentów i zgadzasz się na ich przesłanie w formie elektronicznej na adres podany we wniosku.
• Wyślij wniosek.

Po wysłaniu formularza zaglądaj do skrzynki e-mail wskazanej we wniosku. Dzięki temu nie przeoczysz wiadomości dotyczącej dokumentu.

Dane, które pomogą ORLEN odnaleźć fakturę

Numer NIP oraz szczegóły zakupu pomogą ORLEN znaleźć właściwą fakturę. Poszukaj ich w firmowej ewidencji albo na potwierdzeniu transakcji.
Polski NIP ma 10 cyfr; wpisz je bez spacji, kropek i myślników (Źródło: Ministerstwo Finansów – materiały szkoleniowe KSeF – ksef.podatki.gov.pl/media/2brlwcj3/srody-z-ksef_modul-vi_aplikacja-mobilna_ksef.pdf).

• Sprawdź NIP firmy, na którą wystawiono fakturę.
• Odszukaj datę zakupu i kwotę transakcji.
• Ustal, na której stacji paliw zrobiono zakupy.
• Jeśli formularz sygnalizuje problem z NIP, usuń z numeru znaki specjalne. Gdy NIP jest prawidłowy, postępuj zgodnie z komunikatem formularza i udaj się na stację paliw.

Podaj wszystkie dostępne szczegóły zakupu, by ORLEN mógł powiązać zgłoszenie z fakturą. Znasz jej numer? Dopisz go do wniosku. Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga numeru jednoznacznie identyfikującego dokument (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – tekst przepisu w INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.e&rodzaj=29).

Data, kwota i miejsce zakupu ułatwią odnalezienie właściwej faktury.

Pobranie online czy kontakt z obsługą: gdzie szukać duplikatu?

Najpierw zajrzyj na swoje konto w aplikacji e-Faktura. Być może potrzebny dokument już tam jest. Jeśli nie możesz uzyskać do niego dostępu, zwróć się do obsługi.
Tabela pokazuje, czego możesz oczekiwać w każdej z tych sytuacji.

Z e-Faktury ORLEN możesz korzystać bezpłatnie po zaakceptowaniu regulaminu i podpisaniu oświadczenia. Masz już dostęp? Sprawdź konto, zanim napiszesz do obsługi.
ORLEN potwierdza, że opłata za korzystanie z aplikacji e-Faktura wynosi 0 zł (Źródło: ORLEN – e-Faktura – orlen.pl/pl/dla-biznesu/narzedzia/e-faktura).

System e-FAKTURA ORLEN Flota przechowuje dokumenty elektronicznie przez co najmniej 7 lat. Jeśli z niego korzystasz, poszukaj tam dokumentu dotyczącego swojej transakcji (Źródło: ORLEN Flota, „e-FAKTURA nowoczesny system faktury elektronicznej” – flota.orlen.pl/uslugi-dodatkowe/e-faktura).

Najprostsza kolejność jest taka: sprawdź konto w aplikacji, a jeśli nie znajdziesz dokumentu, skontaktuj się z obsługą.

Jak skontaktować się z ORLEN w sprawie duplikatu faktury?

Dane kontaktowe znajdziesz na oficjalnej stronie ORLEN. Napisz, że potrzebujesz duplikatu faktury, i podaj szczegóły pozwalające rozpoznać zakup. Opisz też problem z dostępem do dokumentu oraz zapytaj, jak przekazać zgłoszenie.

Gdy nie możesz pobrać faktury przez e-Fakturę, obsługa pomoże Ci ustalić, co zrobić dalej.

Duplikat a korekta faktury ORLEN – kiedy potrzebujesz którego dokumentu?

Jeśli nie masz faktury wystawionej przez ORLEN, poproś o duplikat odtwarzający jej treść; jeśli dane na fakturze wymagają zmiany, zgłoś potrzebę wystawienia dokumentu korygującego. Podstawą wystawienia faktury korygującej w razie pomyłki jest art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – tekst przepisu w INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.j&rodzaj=29).

Nie myl wniosku klienta z wysyłaniem faktur do ORLEN przez dostawcę. Instrukcja ORLEN dla wystawców, czyli podmiotów wystawiających faktury dla spółki, zalicza duplikat do przekazywanych jej dokumentów elektronicznych. Wymienia cztery rodzaje dokumentów: fakturę, fakturę korygującą, duplikat faktury i notę księgową. Nie dotyczy klienta szukającego kopii faktury wystawionej przez ORLEN (Źródło: ORLEN – instrukcja przesyłania e-faktur przez wystawców – orlen.pl/content/dam/internet).

Wystawca przekazujący ORLEN duplikat e-faktury wysyła plik PDF na [email protected] z adresu zadeklarowanego w Porozumieniu. Plik z e-fakturą i dodatkowymi stronami może mieć maksymalnie 10 MB. Adres i limit dotyczą wysyłki dokumentów przez wystawcę do ORLEN, a nie wniosku klienta o duplikat (Źródło: ORLEN, „Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej” wraz z instrukcją – orlen.pl/content/dam/internet).

Art. 106l ustawy o VAT dotyczy ponownego udostępnienia lub wystawienia zaginionej faktury, a art. 106j – korekty jej treści (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – tekst przepisów w INFORLEX – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.l&rodzaj=29).

Decydujące jest to, czy brakuje Ci faktury, czy trzeba poprawić jej treść. Wysyłanie faktury do ORLEN przez jej wystawcę to osobna sprawa.

Sprawdzenie statusu wniosku i wysyłki duplikatu

Status wniosku o duplikat faktury ORLEN ustalisz na podstawie potwierdzenia zgłoszenia i późniejszej korespondencji.
Samo potwierdzenie wysłania formularza nie znaczy jeszcze, że dokument do Ciebie dotarł.

• Nie masz potwierdzenia zgłoszenia: sprawdź, czy formularz pokazał komunikat o przyjęciu wniosku. Przejrzyj też skrzynkę odbiorczą i folder spamu.
• Masz potwierdzenie, ale nie dokument: wyszukaj w poczcie słowa „ORLEN” i „faktura”. Sprawdź również foldery z odfiltrowanymi wiadomościami.
• Wiadomość przyszła bez załącznika: przeczytaj ją w całości. Być może zawiera informację, jak udostępniono dokument.

Jeśli po tych sprawdzeniach nadal nie masz duplikatu, skontaktuj się z obsługą ORLEN. Podaj dane identyfikujące zgłoszenie i poproś o potwierdzenie, czy przyjęto wniosek oraz wysłano dokument.

Potwierdzenie zgłoszenia lub odpowiedź ORLEN pozwolą Ci ustalić status wniosku. Dostarczenie duplikatu potwierdzisz dopiero wtedy, gdy odnajdziesz dokument.

Najczęściej zadawane pytania

Czy duplikat faktury ORLEN jest wystawiany ponownie?

Tak. Duplikat to faktura wystawiona ponownie.

Jaka jest podstawa prawna ponownego wystawienia faktury, która zaginęła?

Wskazany w artykule art. 106l ust. 3 ustawy o VAT dotyczy ponownego wystawienia faktury, gdy dokument zaginął lub papierowy egzemplarz został zniszczony.

Czy można ubiegać się o duplikat, gdy papierowa faktura uległa zniszczeniu?

Tak. Artykuł wskazuje zniszczenie papierowego egzemplarza jako jedną z sytuacji uzasadniających ponowne wystawienie faktury.

Czy wniosek może złożyć osoba bez upoważnienia?

Nie. Przed wysłaniem wniosku trzeba potwierdzić, że ma się upoważnienie do uzyskania dokumentów.

Czy ponownie wystawiona faktura musi zawierać datę wystawienia?

Tak. Zgodnie z art. 106l ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT na ponownie wystawionej fakturze musi znaleźć się data wystawienia.