Błędnie zaksięgowana faktura kosztowa — kto poprawia zapis?

Błędnie zaksięgowana faktura kosztowa wymaga poprawienia zapisu. Jeśli dokument nie potwierdza rzeczywistego zakupu, nie ujmuj go jako kosztu, zobowiązania ani podstawy odliczenia VAT. Jak odróżnić błąd w księgach od niesłusznie wystawionej faktury? Poniżej znajdziesz sposób postępowania w obu sytuacjach, także wtedy, gdy pomyłka trafiła już do rozliczenia (Źródło: Crowe Polska, „Nieprawidłowa faktura w KSeF? 5 kroków, które warto podjąć” – crowe.com/pl/insights/nieprawidlowa-faktura-w-ksef).

Czym jest błędnie zaksięgowana faktura kosztowa i jakie ma skutki?

Błędnie zaksięgowana faktura kosztowa to dokument zakupu, którego zapis nie odpowiada treści faktury lub zasadom rozliczenia. Pomyłka może dotyczyć kwoty, okresu, konta księgowego albo odliczenia VAT. Nie zawsze trzeba wtedy kontaktować się z wystawcą. Jeśli błędny jest wyłącznie zapis, poprawia go firma, która wprowadziła fakturę do ksiąg (Źródło: „Korygowanie błędnych zapisów księgowych”, Księgowość Spółki z o.o – ksiegowoscspolki.pl/korygowanie-blednych-zapisow-ksiegowych).

Nieprawidłowy zapis zmienia obraz kosztów firmy. Może też wpłynąć na rozliczenie podatkowe. Zakres poprawki zależy od tego, czy błąd pozostał w księgach, czy znalazł się również w wysłanej ewidencji (Źródło: AT Koncept, „Zaksięgowany błędny koszt – kiedy korygować PIT, CIT lub VAT?” – atkoncept.pl/zaksiegowany-bledny-koszt).

Jakie błędy zdarzają się przy księgowaniu kwoty, daty, konta i VAT?

Faktura kosztowa może trafić do ksiąg z niewłaściwą kwotą, datą, kontem albo sposobem ujęcia VAT. Sama zgodność sumy faktury z zapisem nie wystarczy więc do sprawdzenia dokumentu. Trzeba przyjrzeć się każdemu elementowi osobno. Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymienia wśród elementów dowodu księgowego wartość i datę operacji (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o rachunkowości – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/522/text.pdf).

Każdy element zapisu sprawdź oddzielnie. Wtedy łatwiej ustalisz, gdzie powstała pomyłka. Od tego zależy, czy wystarczy poprawić księgi, czy również rozliczenie.

Jak błędne księgowanie wpływa na koszty i podatki?

Błędnie zaksięgowana faktura kosztowa może zmienić wysokość kosztów i wynik rozliczenia podatku dochodowego. Pominięcie faktury kosztowej lub zaksięgowanie jej z opóźnieniem może oznaczać wyższy dochód i wyższy podatek.

Przy stawce CIT 19% pominięcie 1000 zł kosztu może zawyżyć podatek o 190 zł. Warunek jest jeden: koszt musiałby pomniejszać dochód opodatkowany tą stawką (Źródło: Ministerstwo Finansów – Stawki i limity CIT – podatki.gov.pl/podatki-firmowe/cit/cit-klasyczny/stawki-i-limity).

• Porównaj koszt zapisany w księgach z kwotą i opisem zakupu na fakturze.
• Ustal, czy koszt trafił do właściwego okresu i spełnia warunki ujęcia podatkowego.
• Sprawdź, czy błędna kwota znalazła się w złożonym rozliczeniu; jeśli tak, uwzględnij poprawiony wynik w korekcie (Źródło: AT Koncept, „Zaksięgowany błędny koszt – kiedy korygować PIT, CIT lub VAT?” – atkoncept.pl/zaksiegowany-bledny-koszt).

Najpierw trzeba ustalić prawidłowy koszt w księgach. To na tej podstawie obliczysz właściwy dochód. Dopiero wtedy możesz ocenić, czy rozliczenie podatkowe wymaga korekty (Źródło: INFORLEX, „Komentarz do PIT 2026 – Art. 22” – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007535001,Komentarz-do-PIT-2026-Art-22.html).

Jak poprawić rozliczenie VAT i plik JPK po wykryciu błędu?

Jeśli pomyłka dotyczy odliczenia, sprawdź ewidencję VAT i JPK_V7 – plik łączący ewidencję z częścią deklaracyjną. Zmiana zapisu w programie księgowym nie poprawi pliku, który trafił już do urzędu. Te dwa miejsca trzeba sprawdzić osobno (Źródło: „Jak korygować deklaracje i ewidencje VAT”, INFORLEX – inforlex.pl/dok/tresc,I79.2024.011.019000700,Jak-korygowac-deklaracje-i-ewidencje-VAT.html).

• Sprawdź, czy błąd dotyczy danych ewidencyjnych, kwoty odliczenia czy obu tych elementów.
• Ustal okres, w którym zakup powinien zostać wykazany zgodnie z zasadami odliczenia VAT.
• Popraw zapis w ewidencji i złóż korektę JPK_V7 za okres objęty błędem, jeśli plik został już wysłany (Źródło: „Korekta JPK_V7 – 14 dni na poprawienie ewidencji VAT”, Porada Podatkowa – poradapodatkowa.pl/korekta-jpk-v7-kiedy-i-jak-poprawic-ewidencje-vat,1797.phtml).
• Jeżeli poprawka zwiększa podatek do zapłaty, sprawdź także obowiązek uregulowania zaległości i odsetek (Źródło: „Korekta JPK_V7 – 14 dni na poprawienie ewidencji VAT”, Porada Podatkowa – poradapodatkowa.pl/korekta-jpk-v7-kiedy-i-jak-poprawic-ewidencje-vat,1797.phtml).

Poprawka w księgach to nie zawsze koniec pracy. Gdy plik został wysłany, jego dane również muszą być prawidłowe. Ewidencja i przekazany plik powinny się zgadzać (Źródło: „Jak korygować deklaracje i ewidencje VAT”, INFORLEX – inforlex.pl/dok/tresc,I79.2024.011.019000700,Jak-korygowac-deklaracje-i-ewidencje-VAT.html).

Dlaczego faktura kosztowa bywa księgowana nieprawidłowo?

Faktura kosztowa może trafić do ksiąg nieprawidłowo, gdy firma nie kontroluje przekazywania i opisywania dokumentów. Nieuporządkowany obieg dokumentów sprzyja podwójnemu księgowaniu, ujęciu kosztu bez opisu albo w złym okresie. Niejasne procedury dekretacji utrudniają też wybór właściwego konta. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości każde zdarzenie należy zapisać w księgach okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiło (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o rachunkowości – api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/522/text.pdf).

Podwójnego zapisu szukaj, porównując rejestr zakupów z dokumentami źródłowymi. Pomaga w tym numer jednoznacznie identyfikujący fakturę. Wymaga go art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (Źródło: Ministerstwo Finansów – Numer KSeF i zbiorczy identyfikator – ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/numer-ksef-i-zbiorczy-identyfikator).

• Wyszukaj zapisy o tym samym numerze faktury i numerze NIP wystawcy.
• Porównaj daty, kwoty oraz identyfikatory dokumentów w znalezionych zapisach.
• Sprawdź, czy dodatkowy wpis dotyczy odrębnego zakupu, czy ponownie wprowadzonej faktury; sam duplikat dokumentu nie oznacza kolejnego zakupu.

Porównanie dokumentów z zapisami pozwala oddzielić rzeczywisty koszt od pomyłki w księgach. Liczy się też zgodność dowodu z samą operacją. Wymaga jej art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Źródło: ISAP – ustawa o rachunkowości – isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf).

Sprawdź osobno dokument, zapis i rozliczenie. Błąd może występować tylko w jednym z tych miejsc. Poprawka powinna objąć właśnie to miejsce.

Czym jest niesłusznie wystawiona faktura i czy rodzi obowiązek zapłaty?

Niesłusznie wystawiona faktura to dokument sprzedaży, który nie odpowiada rzeczywistej transakcji albo wskazuje niewłaściwego odbiorcę. Jej otrzymanie nie tworzy samo w sobie obowiązku zapłaty. Znaczenie mają ustalenia stron i to, czy sprzedawca wykonał świadczenie. Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego fakty uzasadniające roszczenie musi udowodnić strona, która wywodzi z nich skutki prawne (Źródło: HWW – Art. 6 KC – hww.pl/przepisy/kodeks-cywilny/art-6).

Spór może wynikać z braku zamówienia, niewykonania usługi lub pomyłki przy wystawieniu faktury. Czym innym jest jednak zastrzeżenie do jakości usługi, która została wykonana. Takie świadczenie może nadal podlegać zapłacie. Art. 471 Kodeksu cywilnego przewiduje odpowiedzialność za szkodę wynikłą zarówno z niewykonania zobowiązania, jak i z jego nienależytego wykonania (Źródło: GOFIN – Art. 471 Kodeksu cywilnego – przepisy.gofin.pl/przepisy,6,29,9,204,404221,20231005,art-471-ustawa-z-dnia-23041964-r-kodeks-cywilny1.html).

Najpierw ustal, czy transakcja miała miejsce. Sprawdź, co strony uzgodniły i co zostało wykonane. Dopiero te ustalenia pozwolą ocenić żądanie zapłaty.

Kiedy faktura jest wystawiona bezpodstawnie lub przez pomyłkę?

Faktura wystawiona bezpodstawnie opisuje sprzedaż, do której nie doszło. Faktura wystawiona przez pomyłkę może natomiast dotyczyć rzeczywistej sprzedaży, ale zawierać błędne dane. Pierwszy przypadek to choćby dokument za usługę, której firma nie zamówiła i której nie wykonano. Pomyłką jest też wskazanie nabywcy innego niż strona transakcji. Gdy błąd dotyczy pozycji faktury, art. 106j ust. 1 ustawy o VAT przewiduje wystawienie faktury korygującej (Źródło: INFORLEX – Art. 106j ustawy o VAT – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.j&rodzaj=29).

Brak zapłaty nie dowodzi jeszcze, że fakturę wystawiono bez podstawy. Podobnie jest ze sporem o jakość usługi. W obu sytuacjach sprawdź ustalenia stron oraz zakres wykonanych prac. Nienależyte wykonanie może uzasadniać roszczenie odszkodowawcze z art. 471 Kodeksu cywilnego, ale nie oznacza samo w sobie braku transakcji (Źródło: GOFIN – Art. 471 Kodeksu cywilnego – przepisy.gofin.pl/przepisy,6,29,9,204,404221,20231005,art-471-ustawa-z-dnia-23041964-r-kodeks-cywilny1.html).

Jakie dokumenty potwierdzają, że faktura nie powinna zostać wystawiona?

Brak podstaw do wystawienia faktury pomagają potwierdzić dokumenty dotyczące zamówienia i przebiegu transakcji. Sprawdź przede wszystkim umowę, korespondencję, zamówienie i protokół odbioru. Umowa oraz zamówienie wskazują, kto miał kupić towar lub usługę. Protokół i korespondencja pozwalają ustalić, czy świadczenie wykonano, odwołano albo przypisano niewłaściwej firmie.

Zestaw treść faktury z zebranymi dowodami. Wskaż konkretną rozbieżność, zamiast kwestionować dokument bez uzasadnienia. W postępowaniu cywilnym art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego zobowiązuje strony do wskazywania dowodów na fakty, z których wywodzą skutki prawne (Źródło: OpenLEX – Art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-postepowania-cywilnego-16786199/art-232).

Kto odpowiada za bezpodstawnie wystawioną fakturę?

Za bezpodstawnie wystawioną fakturę odpowiada wystawca. To on dokumentuje sprzedaż i wyjaśnia błąd w swoim dokumencie. Odbiorca odpowiada z kolei za stanowisko wobec żądania zapłaty oraz za ujęcie faktury we własnych rozliczeniach. Art. 108 ust. 1 ustawy o VAT co do zasady zobowiązuje wystawcę do zapłaty podatku wykazanego na fakturze, także wystawionej bezpodstawnie (Źródło: OpenLEX – Art. 108 ustawy o VAT – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-108).

Samo stwierdzenie odbiorcy, że zaszła pomyłka, nie kończy sporu. Strony mogą inaczej oceniać wykonanie umowy. Wtedy trzeba wrócić do jej treści i dowodów wykonania lub niewykonania świadczenia.

Czy odbiorca musi zapłacić za fakturę wystawioną niesłusznie?

Odbiorca faktury nie musi płacić tylko dlatego, że dostał dokument. Obowiązek zapłaty zależy od podstawy roszczenia sprzedawcy. Czy uzgodnione świadczenie zostało faktycznie wykonane?

Na podstawie art. 6 Kodeksu cywilnego sprzedawca dochodzący zapłaty musi wykazać fakty uzasadniające roszczenie. Sama faktura może do tego nie wystarczyć (Źródło: HWW – Art. 6 KC – hww.pl/przepisy/kodeks-cywilny/art-6).

Niesłusznie wystawiona faktura nie zastępuje dowodu sprzedaży. Nie przekreśla też należności, jeśli ta rzeczywiście istnieje. O zapłacie rozstrzyga transakcja, a nie samo wystawienie dokumentu.

Oddziel więc dwie sprawy: poprawność faktury i istnienie należności. Błąd w dokumencie nie zawsze oznacza brak podstaw do zapłaty. Każdą z tych kwestii trzeba sprawdzić osobno.

Jak poprawić błędnie zaksięgowaną fakturę kosztową lub niesłusznie wystawiony dokument?

Błędnie zaksięgowaną fakturę kosztową popraw w księgach. Jeśli problem tkwi w treści dokumentu, wyjaśnij go z wystawcą. Najpierw ustal, czy nieprawidłowy jest zapis, dane na fakturze, czy podstawa jej wystawienia.

Od tego zależy wybór dokumentu do poprawki. To ustalenie pokaże też, czy trzeba zmienić rozliczenia podatkowe (Źródło: AT Koncept, „Zaksięgowany błędny koszt – kiedy korygować PIT, CIT lub VAT?” – atkoncept.pl/zaksiegowany-bledny-koszt).

Najpierw znajdź źródło błędu, potem wybierz sposób poprawy. Korekta zapisu nie poprawi treści faktury. Jeśli błędne są oba elementy, zadbaj o oba.

Co zrobić z niesłusznie wystawioną fakturą w księgach i rozliczeniach podatkowych?

Niesłusznie wystawioną fakturę, która trafiła już do ksiąg, popraw przez zapis korygujący. Oprzyj go na rzetelnym dowodzie księgowym, czyli dokumencie uzasadniającym zmianę. Zachowaj pierwotny zapis i opisz przyczynę poprawki. Nie usuwaj wpisu bez śladu: księgi powinny pokazywać zarówno pierwsze ujęcie, jak i korektę (Źródło: „Korygowanie błędnych zapisów księgowych”, Księgowość Spółki z o.o – ksiegowoscspolki.pl/korygowanie-blednych-zapisow-ksiegowych).

Osobno sprawdź, czy zaksięgowanie dokumentu wpłynęło na złożone rozliczenia podatkowe. Jeśli tak, sama poprawka w księgach nie wystarczy. Uwzględnij zmianę także w odpowiednim rozliczeniu (Źródło: AT Koncept, „Zaksięgowany błędny koszt – kiedy korygować PIT, CIT lub VAT?” – atkoncept.pl/zaksiegowany-bledny-koszt).

Jak zakwestionować fakturę i uzyskać jej korektę?

Fakturę budzącą zastrzeżenia zakwestionuj u wystawcy. Wskaż dokładnie, które dane nie zgadzają się z ustaleniami stron. Poproś o wyjaśnienie, a jeśli faktura zawiera błąd – o korektę. Wystawienie faktury korygującej przewiduje art. 106j ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: INFORLEX – Art. 106j ustawy o VAT – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.j&rodzaj=29).

• Porównaj kwestionowane pozycje z umową, zamówieniem i dowodami wykonania świadczenia.
• Zgłoś rozbieżności wystawcy na piśmie i wskaż pozycje wymagające wyjaśnienia.
• Powiadom księgowość o sporze, aby mogła prawidłowo ocenić otrzymany dokument.
• Poproś wystawcę o odpowiedź oraz właściwą korektę, jeśli potwierdzi błąd.

Ogólne stwierdzenie, że faktura jest błędna, niewiele wyjaśnia. Wskaż konkretną pozycję i powód zastrzeżeń. Wystawca będzie mógł odnieść się do tej części dokumentu.

Jak poprawić błąd formalny na fakturze?

Błąd formalny na fakturze popraw dokumentem odpowiednim do rodzaju pomyłki. Znaczenie ma to, czy zmiana dotyczy danych opisowych, czy wartości na fakturze. Porównaj zakres obu rozwiązań: (Źródło: „Likwidacja noty korygującej. Jak korygować faktury?”, Poradnik Przedsiębiorcy – poradnikprzedsiebiorcy.pl/-likwidacja-noty-korygujacej-a-ksef-jak-poprawiac-bledy-na-fakturze)

Sprawdź poprawiony dokument razem z fakturą pierwotną. Musi być jasne, której transakcji dotyczy zmiana. Przekaż księgowości oba dokumenty, zamiast zastępować jeden drugim bez wyjaśnienia.

Jak udokumentować sprzeciw wobec faktury, której nie należy opłacać?

Sprzeciw wobec faktury powinien wskazywać konkretne żądanie zapłaty. Zapisz też, dlaczego firma je kwestionuje. Dzięki temu treść sprzeciwu będzie można zestawić z dokumentami dotyczącymi transakcji.

• Wskaż numer faktury, wystawcę i kwestionowany zakres należności.
• Opisz fakty uzasadniające odmowę zapłaty, bez ograniczania się do stwierdzenia, że faktura jest błędna.
• Dołącz dokumenty potwierdzające stanowisko firmy.
• Zachowaj treść sprzeciwu, załączniki, potwierdzenie doręczenia oraz odpowiedź wystawcy.

Zachowane pisma i załączniki pokazują przebieg sporu. Pozwalają też sprawdzić, na czym firma oparła odmowę płatności. Ważne, by sprzeciw i dołączone dowody dotyczyły tej samej należności.

Zapis księgowy poprawiasz w księgach, a błąd faktury wyjaśniasz z wystawcą. To odrębne działania. Jeśli pomyłka wpłynęła na złożone rozliczenie, uwzględnij zmianę również tam.

Jak sprawdzić fakturę kosztową i wybrać właściwy sposób jej poprawienia?

Najpierw sprawdź, czy faktura kosztowa dotyczy rzeczywistego zakupu. Potem ustal, gdzie leży błąd: w księgowaniu, treści dokumentu czy samej transakcji. Taki podział pozwoli wybrać właściwą poprawkę. Nie pomylisz zmiany zapisu w księgach z poprawieniem faktury przez sprzedawcę.

Rodzaj błędu wyznacza dalsze działanie. Czasem wystarczy skorygować zapis. W innych przypadkach trzeba skontaktować się ze sprzedawcą albo sprawdzić podstawę zakupu.

Jak sprawdzić, czy faktura kosztowa została prawidłowo zaksięgowana?

Porównaj fakturę kosztową z dowodami zakupu i zapisem księgowym. W ten sposób sprawdzisz zarówno samą transakcję, jak i jej ujęcie. Nie ograniczaj kontroli do kwoty końcowej.

• Porównaj fakturę z umową, zamówieniem oraz potwierdzeniem wykonania usługi lub dostawy towaru.
• Sprawdź, czy wystawca, nabywca i opis zakupu odpowiadają ustaleniom stron.
• Porównaj kwoty na fakturze z kwotami w zapisie księgowym.
• Ustal, czy dokument przypisano do właściwego okresu i rodzaju kosztu.

Po kontroli będzie wiadomo, czego dotyczy rozbieżność. Poprawy może wymagać zapis albo faktura. Możliwe też, że najpierw trzeba wyjaśnić sam zakup.

Kiedy wystarczy korekta, a kiedy można anulować fakturę lub skorygować ją do zera?

Sposób poprawienia faktury zależy od tego, czy dokument trafił do obrotu i czy sprzedaż miała miejsce. Anulowanie faktury dotyczy dokumentu, który nie trafił do obrotu, gdy transakcja nie nastąpiła. Fakturę przekazaną nabywcy sprzedawca poprawia fakturą korygującą.

Jeśli cała sprzedaż nie powinna być rozliczona, korekta do zera sprowadza wartość rozliczenia do 0 zł (Źródło: INFORLEX, „Komentarz do VAT 2026 – Art. 106j” – inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000007425870,Komentarz-do-VAT-2026-Art-106j.html).

Jako nabywca nie anuluj w swoich księgach faktury wystawionej przez sprzedawcę. Zgłoś mu błąd. Własne zapisy popraw na podstawie właściwych dokumentów.

Jakie znaczenie mają termin wystawienia, anulowanie i faktura zerowa?

Termin wystawienia faktury pomaga powiązać ją ze zdarzeniem gospodarczym. Sama data nie potwierdza jednak wykonania usługi ani dostawy. Sprawdź datę wystawienia, datę sprzedaży i dowody wykonania. O możliwości anulowania decyduje przede wszystkim to, czy faktura weszła do obrotu i czy transakcja nastąpiła.

Określenie „faktura zerowa” nie zastępuje oceny dokumentu. Jeśli trzeba wyeliminować rozliczenie z faktury przekazanej nabywcy, sprawdź dokument korygujący. Ustal też, czy poprawnie odnosi się do faktury pierwotnej.

Jakie zasady wystawiania faktur VAT pomagają uniknąć błędów?

Faktury VAT powinny opisywać rzeczywistą sprzedaż i wskazywać właściwe strony transakcji. Przed wystawieniem potwierdź dane nabywcy, zakres świadczenia oraz uzgodnione warunki. Zanim przekażesz dokument, porównaj jego treść z dokumentacją transakcji.

Taka kontrola pomaga wychwycić pomyłkę przed wysłaniem faktury. Zmniejsza też ryzyko sporu o to, czego dotyczy dokument. Sprawdź zwłaszcza, komu została przypisana sprzedaż.

Kontrola faktury obejmuje dokument, zakup i zapis w księgach. Każdy z tych elementów może wymagać innego działania. Najpierw ustal miejsce błędu, potem dobierz poprawkę.

Faktura kosztowa przypisana do niewłaściwego odbiorcy – na czym polega błąd?

Faktura kosztowa przypisana do niewłaściwego odbiorcy wskazuje jako nabywcę podmiot inny niż rzeczywisty kupujący. Pomyłka może powstać przy wystawieniu dokumentu. Może też pojawić się później, gdy firma przypisze otrzymaną fakturę do niewłaściwej jednostki w księgach. Sprawdź, kto zawarł umowę i otrzymał świadczenie, zanim zdecydujesz, co poprawić.

Jeśli sprzedawca wskazał na fakturze niewłaściwego nabywcę, zgłoś mu błąd. Poproś o prawidłowe udokumentowanie sprzedaży. Gdy dane na fakturze są poprawne, a pomylono jedynie odbiorcę w systemie księgowym, zmień przypisanie w księgach. Samo przesłanie faktury do firmy nie dowodzi, że to ona dokonała zakupu.

O sposobie korekty decyduje miejsce pomyłki: faktura albo księgi. Ustal więc rzeczywistego nabywcę. To pozwoli poprawić właściwy dokument lub zapis.

Najczęściej zadawane pytania

Jak skorygować podwójnie zaksięgowaną fakturę?

Usuń lub skoryguj powtórny zapis w księgach, porównując go z dokumentem źródłowym. Jeśli duplikat wpłynął na wysłany JPK_V7, popraw również plik za właściwy okres.

Czy otrzymanie duplikatu faktury oznacza, że trzeba ponownie ująć koszt?

Nie. Sam duplikat dokumentu nie oznacza kolejnego zakupu ani podstawy do ponownego zapisu kosztu.

Jak sprawdzić, czy powtórny wpis dotyczy tej samej faktury?

Porównaj numer faktury i NIP wystawcy, a także daty, kwoty oraz identyfikatory dokumentów. Następnie ustal, czy wpis dotyczy odrębnego zakupu, czy ponownego wprowadzenia tej samej faktury.

Czy poprawienie zapisu w programie księgowym koryguje wysłany JPK_V7?

Nie. Jeśli plik został już wysłany, sprawdź jego dane i złóż korektę JPK_V7, gdy zawiera błąd.

Jak ograniczyć ryzyko ponownego zaksięgowania tej samej faktury?

Porównuj rejestr zakupów z dokumentami źródłowymi i wyszukuj powtarzające się numery faktur oraz NIP wystawcy.