Faktura proforma zapłacona w całości — potwierdza dostawę?

Faktura pro forma zapłacona w całości oznacza, że sprzedawca otrzymał pełną kwotę wskazaną w dokumencie. Proforma może być ofertą, ale sama nie nakłada obowiązku zapłaty. Taki obowiązek może wynikać z umowy lub zaakceptowanego zamówienia.
Co dzieje się po wpłacie? Trzeba ustalić, na jakim etapie jest transakcja i jak ją udokumentować. Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego proforma może stanowić ofertę, jeśli określa istotne postanowienia proponowanej umowy (Źródło: Dziennik Ustaw – Kodeks cywilny – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/1071/text.pdf).

Co oznacza, że faktura proforma została zapłacona w całości?

Opis „opłacona” mówi o otrzymaniu pieniędzy przez sprzedawcę. Nie potwierdza jeszcze dostarczenia towaru ani wykonania usługi. Art. 19a ust. 1 ustawy o VAT wiąże zasadniczo obowiązek podatkowy z dostawą lub wykonaniem usługi, a nie z oznaczeniem proformy jako opłaconej (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Znaczenie wpłaty zależy od tego, kiedy nastąpiła. Jeśli firma otrzymała pieniądze przed realizacją zamówienia, jest to przedpłata na poczet przyszłej sprzedaży. Jeśli towar już dostarczono lub usługę wykonano, wpłata pokrywa uzgodnioną należność.
Wcześniejsza wpłata co do zasady powoduje jednak obowiązek podatkowy w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Pełna zapłata proformy rozlicza wskazaną na niej kwotę, ale nie dowodzi zakończenia całej transakcji.

Dlatego trzeba odróżnić wpłatę od wykonania zamówienia.

Czy opłacona proforma jest dokumentem księgowym i daje prawo do odliczenia VAT?

Opłacona faktura proforma nie jest dowodem księgowym i nie daje prawa do odliczenia VAT. Nie wpisujesz jej jako kosztu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nawet po zapłacie całej kwoty. Art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT odnosi podatek naliczony do kwot z otrzymanych faktur, nie z proformy (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Potwierdzenie przelewu dowodzi zapłaty, lecz nie zastępuje faktury dokumentującej transakcję. Do odliczenia VAT potrzebujesz właściwej faktury i spełnienia pozostałych warunków, w tym związku zakupu ze sprzedażą opodatkowaną.
Prawo do odliczenia nie powstaje wcześniej niż w okresie otrzymania faktury. Wskazuje na to art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Jeśli pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, sprzedawca dokumentuje przedpłatę fakturą zaliczkową. Dopisek „zapłacono” na proformie tego nie zmienia. Podstawą wystawienia faktury za przedpłatę jest art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, z uwzględnieniem przewidzianych tam wyjątków (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Przelew potwierdza więc wpłatę. Do rozliczenia transakcji potrzebny jest właściwy dokument.

Czy opłacona faktura proforma jest dowodem zakupu?

Opłacona proforma nie jest dowodem zakupu. Faktura VAT dokumentuje natomiast transakcję na potrzeby rozliczeń podatkowych. To różnica, o której warto pamiętać przy księgowaniu.
Właściwa faktura musi mieć kolejny numer, który jednoznacznie ją identyfikuje. Wymaga tego art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów o dacie ujęcia kosztu decyduje data wystawienia faktury VAT, nie data zapłaty proformy. Wcześniejszy przelew nie przenosi więc kosztu na dzień wpłaty.
Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT wskazuje dzień wystawienia faktury lub innego dowodu będącego podstawą ujęcia kosztu jako dzień jego poniesienia w KPiR (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/226/text.html).

Werdykt: przepływ pieniędzy potwierdza zapłatę, a właściwa faktura dokumentuje zakup do rozliczeń.

Co zrobić po pełnej zapłacie proformy, aby otrzymać właściwą fakturę?

Zapłacona proforma nie staje się automatycznie właściwą fakturą. Wyślij sprzedawcy potwierdzenie przelewu i poproś o dokument odpowiedni do etapu transakcji. Będzie to faktura zaliczkowa, jeśli zapłata poprzedziła dostawę lub usługę, albo faktura sprzedaży, jeśli nastąpiła po ich wykonaniu.
Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę za przedpłatę wystawia się co do zasady do 15. dnia następnego miesiąca (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

W wiadomości podaj numer proformy, dane nabywcy do faktury oraz informację, czego dotyczy wpłata. Sprzedawca łatwiej przypisze wtedy przelew do zamówienia i sprawdzi, czy faktura już powstała. Jeśli posługujesz się numerem identyfikującym Cię na potrzeby podatku, przekaż go sprzedawcy. Podanie tego numeru na fakturze przewiduje art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Przy pełnej przedpłacie sprzedawca co do zasady nie wystawia osobnej faktury końcowej po realizacji zamówienia, jeśli faktura zaliczkowa dokumentuje całą należność. Jedna wpłata nie oznacza więc automatycznie dwóch faktur.
Art. 106f ust. 3 ustawy o VAT przewiduje fakturę po sprzedaży, gdy wcześniejsza faktura za przedpłatę nie obejmowała całej zapłaty (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Sprawdź, czy sprzedawca otrzymał pieniądze przed realizacją sprzedaży, czy po niej. Od tego zależy rodzaj faktury.

Najpierw ustal moment wpłaty względem realizacji zamówienia. Potem poproś o odpowiedni dokument.

Kiedy należy wystawić fakturę po zapłaceniu faktury pro forma?

Termin wystawienia faktury zależy od chwili otrzymania wpłaty albo dokonania sprzedaży, nie od daty na proformie. Jeśli sprzedawca dostał pieniądze przed dostawą lub usługą, punktem odniesienia jest otrzymanie przedpłaty. Przy zapłacie po realizacji liczy się dostawa towaru lub wykonanie usługi.
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po dostawie towaru lub wykonaniu usługi (Źródło: Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Nie masz jeszcze dokumentu? Poproś sprzedawcę o jego wystawienie albo przesłanie. Podaj datę wpłaty i realizacji zamówienia, aby mógł ustalić rodzaj faktury oraz termin jej wystawienia.

Jak sprawdzić, czy płatność pokryła całą kwotę proformy?

Płatność za proformę pokrywa całą kwotę, gdy suma wpłat przypisanych do zamówienia równa się kwocie wskazanej do zapłaty. Porównaj wpływy na rachunku z proformą. Sam status w systemie nie wystarczy.

• Sprawdź kwotę i walutę do zapłaty wskazane na proformie.
• Znajdź wpływy na rachunku po danych płatnika, tytule przelewu lub numerze zamówienia.
• Zsumuj wpłaty dotyczące tej proformy i porównaj wynik z kwotą do zapłaty.
• Jeśli kwoty się nie zgadzają, ustal ze sprzedawcą, czy pozostała niedopłata, czy powstała nadpłata.

W systemie DESKTOMY dokument typu ProForma może mieć Status: „zapłacony”, „niezapłacony” albo „częściowo zapłacony”. Gdy potwierdzisz wpływ całej kwoty, otwórz proformę i wybierz „Oznacz jako zapłacone”. Nie rób tego wyłącznie na podstawie samej proformy – najpierw sprawdź rachunek.

Pełną zapłatę potwierdza porównanie sumy wpływów z kwotą proformy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura pro forma zawsze jest tylko informacją o płatności?

Nie. Może stanowić ofertę, jeśli określa istotne postanowienia proponowanej umowy.

Czy sama proforma nakłada obowiązek zapłaty?

Nie. Obowiązek zapłaty może wynikać z umowy lub zaakceptowanego zamówienia.

Czy przedpłata otrzymana przed realizacją zamówienia wpływa na obowiązek podatkowy?

Tak. Co do zasady powoduje obowiązek podatkowy w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Czy po fakturze zaliczkowej obejmującej całą należność wystawia się osobną fakturę końcową?

Co do zasady nie. Faktura po sprzedaży jest przewidziana, gdy wcześniejsza faktura za przedpłatę nie obejmowała całej zapłaty.

Jakie dane nabywcy przekazać sprzedawcy do faktury?

Podaj dane nabywcy, a jeśli posługujesz się numerem identyfikującym na potrzeby podatku, przekaż również ten numer.