Konsekwencje faktury na nieistniejący podmiot — art. 108

Faktura na nieistniejący podmiot wskazuje jako nabywcę firmę lub osobę, która nie istnieje. Co zrobić z takim dokumentem? Najpierw ustal, czy sprzedaż rzeczywiście miała miejsce. Od tego zależą skutki w VAT, ewentualna korekta rozliczeń i ocena odpowiedzialności karnej skarbowej.
Nawet bez sprzedaży może powstać obowiązek zapłaty VAT wykazanego na fakturze. Wynika to z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

• Potwierdź, kto był rzeczywistym nabywcą.
• Porównaj fakturę z dokumentami sprzedaży.
• Ustal, czy trzeba poprawić dane nabywcy, czy rozliczenie transakcji. (Źródło: Grant Thornton Polska, „Nowe podejście do korekt w KSeF – kiedy nie trzeba już zerować faktury?” – grantthornton.pl/publikacja/nowe-podejscie-do-korekt-w-ksef-kiedy-nie-trzeba-juz-zerowac-faktury)

Czym jest faktura na nieistniejący podmiot i jakie są konsekwencje jej wystawienia?

Zacznij od ustalenia, czy doszło do sprzedaży. Ta odpowiedź przesądzi o rozliczeniu VAT i przychodu oraz o sposobie poprawienia dokumentu. Nie wystarczy więc spojrzeć na samą fakturę. (Źródło: (Źródła: Dyrektor KIS, interpretacja 0114-KDIP4-1.4012.375.2026.1.PS; Prawo.pl, „Korekta faktury nie zmienia daty powstania przychodu” – sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0114-kdip4-1-4012-375-2026-1-ps-rozliczenie-korekt-faktur-185330364)

Nieistniejący nabywca to nie to samo co literówka w nazwie działającej firmy. Sprawdź zamówienie, dokumenty wydania towaru lub wykonania usługi oraz ustalenia dotyczące płatności. Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymienia wśród danych faktury nazwę lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Jeżeli sprzedaż nastąpiła, błąd w danych nabywcy nie przekreśla transakcji. Jeśli jej nie było, faktura nie potwierdza czynności gospodarczej. Wykazany na niej VAT trzeba jednak ocenić osobno. Art. 108 ust. 1 ustawy o VAT wiąże obowiązek zapłaty z wykazaniem podatku na fakturze. Dlatego odtwórz rzeczywisty przebieg transakcji, zanim poprawisz rozliczenia. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Czy trzeba zapłacić VAT wykazany na fakturze wystawionej na nieistniejący podmiot?

Przy rzeczywistej sprzedaży rozlicz VAT od transakcji. A jeśli sprzedaży nie było? Oceń obowiązek wynikający z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.
Przepis wskazuje jako przesłankę wystawienie faktury z wykazaną kwotą podatku. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Fakturę wystawioną bez rzeczywistej transakcji można skorygować. Aby usunąć obowiązek z art. 108, trzeba wyeliminować ryzyko nieuprawnionego odliczenia podatku naliczonego. Możliwość korekty po usunięciu ryzyka utraty wpływów podatkowych potwierdza wyrok TSUE w sprawie C-454/98. (Źródło: Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, wyrok w sprawie C-454/98 – curia.europa.eu/juris/document/document_print.jsf?docid=45648&doclang=PL)

Jak taka faktura wpływa na rozliczenie przychodu i zapisy księgowe?

Faktura nie tworzy przychodu ze sprzedaży, której nie było. Jeśli jednak wydano towar lub wykonano usługę, rozlicz przychód według zasad właściwych dla tej transakcji. Co do zasady art. 14 ust. 1c ustawy o PIT wiąże datę przychodu z wydaniem rzeczy lub wykonaniem usługi. Data ta przypada nie później niż dzień wystawienia faktury albo zapłaty. (Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/163/text/O/D20250163.pdf)

• Sprawdź, czy towar wydano albo usługę wykonano.
• Ustal rzeczywistego nabywcę na podstawie zamówienia, umowy i potwierdzeń odbioru.
• Porównaj zapis w księgach z rzeczywistą transakcją i dokumentem sprzedaży.
• Popraw dokument oraz powiązane zapisy księgowe, zachowując ślad korekty. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Dostawca wystawił fakturę z błędną nazwą odbiorcy. Czy powinien wykazać taką fakturę w JPK_VAT?” – podatki-arch.mf.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/pytania-i-odpowiedzi/korekty-jpk-vat)

Uzgodnij dokument sprzedaży, przychód i zapisy w księgach. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Dokumenty powinny więc pokazywać to, co faktycznie wydarzyło się podczas transakcji. Sprawdź tę zgodność także po naniesieniu poprawek. (Źródło: Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/120/text.html)

Kiedy wystawienie faktury na nieistniejący podmiot grozi odpowiedzialnością karną skarbową?

Odpowiedzialność karna skarbowa może powstać przy wystawieniu nierzetelnej faktury lub posłużeniu się nią w rozliczeniach. Chodzi o dokument niezgodny z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Sam błąd w danych nabywcy nie przesądza jeszcze o popełnieniu czynu zabronionego.
Art. 62 § 2 KKS dotyczy zarówno wystawienia nierzetelnej faktury, jak i posłużenia się takim dokumentem. (Źródło: Kodeks karny skarbowy, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/628/text.html)

• Sprawdź, czy faktura dokumentuje sprzedaż, która w ogóle nie nastąpiła.
• Ustal, czy fikcyjnego nabywcę wskazano świadomie, aby ukryć rzeczywistego kontrahenta.
• Zweryfikuj, czy fakturę ujęto w rozliczeniach niezgodnie ze stanem faktycznym.

Zachowaj umowę, korespondencję i dowody wykonania świadczenia. Jeśli ustalenia wskazują na celowe wystawienie pustej faktury lub nieprawidłowe rozliczenie podatku, skonsultuj dokumenty przed złożeniem korekt. Zwróć się wtedy do doradcy podatkowego albo prawnika.
Art. 112 ustawy o VAT nakazuje przechowywać faktury i dokumenty związane z rozliczeniem do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Jak poprawić fakturę wystawioną na błędny podmiot?

Ustal faktycznego nabywcę i zakres pomyłki. Dopiero potem wybierz sposób poprawienia dokumentu. Musi on odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi sprzedaży. (Źródło: Ministerstwo Finansów, „Podręcznik KSeF 2.0”, część II, pkt 1.6.3–1.6.4 – ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf)

Po poprawieniu dokumentów porównaj dane nabywcy i kwoty z zapisami w ewidencji. Sprawdź również, czy korekta odpowiada temu, co faktycznie sprzedano. O sposobie jej przeprowadzenia nie decyduje wyłącznie treść błędnej faktury. (Źródło: Dyrektor KIS, interpretacja 0112-KDIL1-3.4012.269.2026.1.KK – sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0112-kdil1-3-4012-269-2026-1-kk-skutki-podatkowe-korekty-185325031)

Otrzymanie faktury od nieistniejącego podmiotu – problemy z ujęciem w księgach

Faktura otrzymana od nieistniejącego podmiotu nie wystarcza do odliczenia VAT ani do wykazania kosztu w księgach. Ustal, kto faktycznie sprzedał towar lub wykonał usługę. Brak sprzedawcy w wykazie podatników VAT sam w sobie nie dowodzi jednak, że podmiot nie istnieje.
Art. 96b ust. 1 ustawy o VAT obejmuje wykazem podmioty zarejestrowane i wykreślone. Obejmuje też podmioty, których nie zarejestrowano jako podatników VAT. (Źródło: Ustawa zmieniająca ustawę o podatku od towarów i usług – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2019/1018/text.html)

• Sprawdź dane wystawcy w CEIDG albo KRS i zachowaj wynik weryfikacji.
• Zweryfikuj numer NIP oraz status sprzedawcy w wykazie podatników VAT na dzień transakcji.
• Porównaj fakturę z umową, zamówieniem i potwierdzeniem odbioru towaru lub wykonania usługi.
• Ustal odbiorcę płatności na podstawie potwierdzenia przelewu.
• Zażądaj od rzeczywistego sprzedawcy dokumentu odpowiadającego przebiegowi transakcji.

Art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a ustawy o VAT wyklucza odliczenie podatku naliczonego z faktury wystawionej przez podmiot nieistniejący. Koszt oceń osobno: sprawdź dowody poniesienia wydatku i jego związek z działalnością. Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wiąże ocenę kosztu z celem osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. (Źródło: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/163/text/O/D20250163.pdf)

Dopóki nie wyjaśnisz danych wystawcy, nie opieraj odliczenia VAT ani zapisu kosztu wyłącznie na otrzymanej fakturze. Art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT uzależnia moment odliczenia od otrzymania faktury. Samo jej otrzymanie nie potwierdza jednak transakcji.
Sprawdź, czy dokument odpowiada rzeczywistemu zakupowi. (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – Dziennik Ustaw – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html)

Najczęściej zadawane pytania

Czy można wystawić fakturę na inny podmiot niż nabywca?

Co do zasady faktura powinna wskazywać rzeczywistego nabywcę. To, że za zakup płaci inna osoba lub firma, nie zmienia danych nabywcy.

Czy można wystawić fakturę na zamkniętą firmę?

Jeśli podmiot został wykreślony i przestał istnieć przed transakcją, nie należy wystawiać na niego faktury. Wyjątkiem może być spółka w likwidacji, która nadal istnieje prawnie.

Czy można wystawić fakturę na firmę, która zamknęła działalność?

Przy jednoosobowej działalności jej zamknięcie nie oznacza, że przestała istnieć osoba fizyczna. Faktura może wskazywać tę osobę, jeśli to ona była rzeczywistym nabywcą.

Czy oddział firmy można wskazać na fakturze jako nabywcę?

Zwykle nabywcą jest spółka, a oddział nie ma odrębnej osobowości prawnej. Dane oddziału można podać dodatkowo, ale nie powinny zastępować danych spółki.