Akt notarialny a wystawienie faktury — akt jej nie zastąpi

Akt notarialny nie zwalnia sprzedawcy z wystawienia faktury. Przy sprzedaży nieruchomości innemu podatnikowi faktura jest co do zasady potrzebna, choć strony podpisały już akt. Kto ją wystawia, jak dostać dokument od notariusza i co oznacza jego brak? Obowiązek sprzedawcy wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, który dotyczy sprzedaży na rzecz innego podatnika (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Czy akt notarialny może zastąpić fakturę dokumentującą transakcję?

Akt notarialny potwierdza czynność prawną, a faktura dokumentuje sprzedaż na potrzeby rozliczenia VAT. To dwa dokumenty o różnych zadaniach, nawet jeśli dotyczą tej samej nieruchomości.
Na fakturze muszą znaleźć się określone dane, między innymi stawka i kwota podatku. Wymienia je art. 106e ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje zasadniczo wtedy, gdy nabywca uzyskuje prawo do rozporządzania nieruchomością jak właściciel. Zwykle dzieje się to przy podpisaniu aktu notarialnego.
Nabywca może jednak uzyskać taką możliwość wcześniej – wówczas obowiązek podatkowy może powstać już w dniu wydania nieruchomości. Zasadę rozliczenia podatku z chwilą dokonania dostawy określa art. 19a ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty przed dostawą nieruchomości? Obowiązek podatkowy powstaje wtedy od otrzymanej kwoty, więc podpisanie aktu nie zawsze wyznacza pierwszy moment rozliczenia VAT. Taką zasadę dotyczącą zapłaty przed dostawą przewiduje art. 19a ust. 8 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Sam podpis pod aktem nie wystarczy, jeśli sprzedawca ma obowiązek udokumentować sprzedaż fakturą.

W skrócie: akt potwierdza czynność prawną, faktura służy rozliczeniu sprzedaży.

Czy do aktu notarialnego wystawia się fakturę?

Akt i faktura mogą dotyczyć tej samej sprzedaży. Fakturę wystawia się jednak za transakcję, nie za podpisanie dokumentu u notariusza. Można to zrobić najwcześniej 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty (Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 7 – lexlege.pl/ustawa-o-podatku-od-towarow-i-uslug/art-106i).

Jeśli sprzedawca dostanie zapłatę przed podpisaniem aktu, termin wystawienia faktury liczy się w odniesieniu do miesiąca jej otrzymania. Fakturę za sprzedaż lub wcześniejszą zapłatę trzeba wystawić najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca. Chodzi o miesiąc następujący po sprzedaży albo otrzymaniu zapłaty (Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 1–2 – lexlege.pl/ustawa-o-podatku-od-towarow-i-uslug/art-106i).

Brak faktury mimo aktu notarialnego – możliwe skutki podatkowe i księgowe

Sam akt notarialny nie zastępuje faktury VAT i nie gwarantuje odliczenia podatku, choć brak faktury nie musi oznaczać utraty tego prawa. Akt potwierdza transakcję, ale nie zawiera wszystkich danych z faktury, między innymi kwoty podatku naliczonego. Utrudnia to udokumentowanie odliczenia i ujęcie zakupu w księgach. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego wiąże się z fakturami otrzymanymi przez podatnika (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

W sprawie dotyczącej VAT bez faktury WSA w Bydgoszczy uznał, że jej brak nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia, jeśli spełnił materialne warunki dotyczące transakcji i wykorzystania zakupu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wcześniej ocenił tę sprawę inaczej. Chodzi o wyrok WSA w Bydgoszczy z 10 stycznia 2023 r., sygn. I SA/Bd 592/22 (Źródło: Wyrok WSA w Bydgoszczy, INFORLEX – inforlex.pl/dok/tresc,WSA.2023.001.002003198,Wyrok-WSA-w-Bydgoszczy-z-dnia-10-stycznia-2023-r-sygn-I-SA-Bd-592-22.html).

Spór dotyczył różnicy między prawem do odliczenia a sposobem jego wykazania. Bez faktury przedsiębiorca musi przedstawić inne dowody i liczyć się z ryzykiem zakwestionowania rozliczenia przez organ podatkowy. Sam akt notarialny nie daje pewności, że odliczenie VAT zostanie zaakceptowane. Prawo do odliczenia przy braku faktur rozpatrywał także TSUE w wyroku C-664/16, Vădan (Źródło: Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, broszura tematyczna o odliczeniach VAT – curia.europa.eu/site/upload/docs/application/pdf/2021-06/tra-doc-pl-div-c-0000-2020-202000844-05_00.pdf).

W praktyce akt potwierdza transakcję, ale bez faktury możesz potrzebować innych dowodów na prawo do odliczenia.

Jak uzyskać fakturę od notariusza za czynność notarialną?

Fakturę od notariusza za czynność notarialną otrzymasz w kancelarii, która sporządziła akt. Poproś o dokument dotyczący taksy notarialnej – wynagrodzenia notariusza za usługę.
Fakturę za usługę wystawia się zasadniczo do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej wykonania. Termin ten wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Podaj kancelarii dane nabywcy usługi: nazwę firmy i NIP, jeśli faktura ma trafić do rozliczeń przedsiębiorstwa. Zachowaj ją razem z aktem, by móc powiązać koszt czynności z transakcją.
Obowiązek podania na fakturze numeru identyfikacyjnego nabywcy określa art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Sprawdź też osobno kwoty pobrane przez notariusza, w tym podatek od czynności cywilnoprawnych i opłaty sądowe. Choć płacisz je przy podpisaniu aktu, nie stają się przez to wynagrodzeniem notariusza na fakturze.
Dokument z kancelarii dotyczy usługi notarialnej, a nie każdej wpłaconej tam kwoty. Stawka PCC od sprzedaży nieruchomości podlegającej temu podatkowi wynosi co do zasady 2%, zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o PCC (Źródło: Ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/295/text.html).

Oddziel więc koszt usługi notarialnej od pozostałych kwot pobranych przy podpisaniu aktu.

Jak zaksięgować fakturę za akt notarialny?

Fakturę za czynność notarialną zaksięguj stosownie do celu wydatku i jego związku z działalnością firmy. Zanim wybierzesz sposób ujęcia kosztu, przypisz go do właściwej transakcji. Pomogą w tym poniższe kroki.

• Sprawdź nabywcę na fakturze. Porównaj dane firmy na dokumencie z aktem notarialnym.
• Ustal cel czynności. Powiąż opłatę z nabyciem nieruchomości, zawarciem umowy albo innym zdarzeniem gospodarczym.
• Oddziel pozycje na dokumentach. Nie traktuj podatku i opłat sądowych jako usługi notariusza tylko dlatego, że pobrała je ta sama kancelaria.
• Dobierz sposób ujęcia kosztu. Sprawdź, czy wydatek zwiększa wartość nabywanego składnika majątku, czy jest kosztem bieżącej działalności (Źródło: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22g ust. 1 i 3 – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311/art-22-g).
• Zweryfikuj VAT naliczony. Oceń prawo do odliczenia na podstawie przeznaczenia usługi i danych na fakturze.

Przechowuj fakturę razem z aktem. Łatwiej wtedy wykazać związek kosztu usługi notarialnej z transakcją.

Kto wystawia fakturę za sprzedaż potwierdzoną aktem: sprzedawca czy notariusz?

Fakturę za sprzedaż nieruchomości wystawia sprzedawca, nie notariusz sporządzający akt. W tabeli widać, jakie dokumenty wystawia każdy z nich.
Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nakłada obowiązek wystawienia faktury na podatnika dokonującego sprzedaży (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity – eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/361/text.html).

Przy sprzedaży nieruchomości zwolnionej z VAT sprzedawca wystawia fakturę na żądanie nabywcy. Może ją wystawić również bez takiego żądania.
Jeśli nabywca zgłosi je po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zapłaty, sprzedawca ma na wystawienie faktury 15 dni od zgłoszenia żądania (Źródło: ustawa o podatku od towarów i usług, art. 106i ust. 6 pkt 2 – lexlege.pl/ustawa-o-podatku-od-towarow-i-uslug/art-106i).

Podział ról jest prosty: sprzedawca dokumentuje sprzedaż nieruchomości, a notariusz – swoją usługę.

Na kogo wystawić fakturę, gdy akt wskazuje nabywcę jako osobę fizyczną, ale nieruchomość kupuje on do działalności? W opisanym przypadku zakupu pawilonu handlowego wskazano możliwość wystawienia faktury na działalność tej osoby. Osoba fizyczna prowadząca działalność pozostaje tym samym nabywcą. Przed wystawieniem dokumentu sprawdź jej dane firmowe, w tym NIP.

Fakturę za nieruchomość uzyskasz od sprzedawcy. Po fakturę za czynność notarialną zwróć się do kancelarii, która wykonała usługę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy podpisanie aktu zawsze wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego w VAT?

Nie. Jeśli nabywca uzyskał prawo do rozporządzania nieruchomością wcześniej, obowiązek może powstać już przy jej wydaniu.

Czy zapłata otrzymana przed dostawą nieruchomości wpływa na rozliczenie VAT?

Tak. Obowiązek podatkowy powstaje wtedy w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Czy osoba prowadząca działalność może kupić nieruchomość firmowo, jeśli akt wskazuje ją jako osobę fizyczną?

Tak. Nabywcą pozostaje ta sama osoba; przed wystawieniem faktury należy sprawdzić jej dane firmowe, w tym NIP.

Czy PCC i opłaty sądowe pobrane przy podpisaniu aktu są wynagrodzeniem notariusza na fakturze?

Nie. Faktura notariusza dotyczy jego usługi, a PCC i opłaty sądowe należy od niej oddzielić.

Czy przy sprzedaży nieruchomości zwolnionej z VAT faktura może być wystawiona bez żądania nabywcy?

Tak. Sprzedawca może wystawić ją bez żądania, choć co do zasady ma obowiązek wystawić ją na żądanie nabywcy.