Faktura proforma — definicja: to nie faktura VAT

Faktura pro forma pokazuje warunki planowanej transakcji: może być ofertą, potwierdzeniem zamówienia albo zapowiedzią właściwej faktury. Nie jest jednak fakturą VAT. Warto więc wiedzieć, jak traktować ją w księgowości i co zrobić, gdy klient zapłaci na jej podstawie.
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT właściwą fakturę wystawia się zasadniczo do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.i&rodzaj=29).

Czym jest faktura proforma i do czego służy?

Proforma przedstawia warunki planowanej transakcji, zanim sprzedawca wystawi właściwą fakturę. Dzięki niej obie strony mogą sprawdzić, czy tak samo rozumieją zamówienie. Gdy weryfikujesz ustalenia dotyczące towaru i ceny, sięgnij do art. 535 § 1 Kodeksu cywilnego, który określa obowiązki stron sprzedaży (Źródło: Kodeks cywilny – ISAP – isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19640160093/U/D19640093Lj.pdf).

W jednym dokumencie nabywca widzi informacje potrzebne do podjęcia decyzji o zakupie. Może sprawdzić zakres zamówienia, a sprzedawca – przygotować dalszą obsługę transakcji (Źródło: jpk.info.pl, „Faktura proforma – czym jest, wzór, różnice z fakturą VAT” – jpk.info.pl/faktury/faktura-proforma).

Sama proforma nie zastępuje ustaleń stron. To uzgodnione warunki rozstrzygają, czy ofertę przyjęto i czy powstał obowiązek zapłaty. Zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego propozycja zawarcia umowy jest ofertą, jeśli określa jej istotne postanowienia (Źródło: Kodeks cywilny – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.218.0001071,-1,USTAWA-z-dnia-23-kwietnia-1964-r-Kodeks-cywilny.html?dok=4343522&nr=66&rodzaj=29).

Krótko mówiąc: proforma zbiera warunki transakcji, ale o przyjęciu oferty i zapłacie decydują ustalenia stron.

Do czego służy proforma w transakcji?

Proforma zbiera warunki planowanej sprzedaży w jednym miejscu. Nabywca może dzięki niej sprawdzić przedmiot zamówienia, zanim sprzedawca przygotuje dokumenty sprzedażowe. Jeśli zakres zamówienia się zmieni, sprzedawca może poprawić proformę przed realizacją (Źródło: jpk.info.pl, „Faktura proforma – czym jest, wzór, różnice z fakturą VAT” – jpk.info.pl/faktury/faktura-proforma).

Kiedy przedsiębiorcy korzystają z faktury proforma?

Klient chce poznać warunki zakupu przed potwierdzeniem zamówienia? Właśnie wtedy przydaje się proforma. Sprzedawcy korzystają z niej również wtedy, gdy klient musi zaakceptować zakres towarów lub usług. Obie strony mają czas, by wyjaśnić rozbieżności przed rozpoczęciem realizacji.

Kiedy wystawić proformę i dlaczego warto to zrobić?

Wystaw proformę przed właściwą fakturą, jeśli warunki transakcji wymagają potwierdzenia. Następnie sprawdź dane i popraw je przed wystawieniem faktury VAT.
Tak unikniesz przeniesienia błędów z proformy do dokumentu sprzedaży (Źródło: faktoringdlafirm.com, „Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty? Nie sama” – faktoringdlafirm.com/blog/czy-faktura-proforma-zobowiazuje-do-zaplaty-nie-sama).

Jakie dane powinna zawierać faktura proforma?

Na proformie wpisz dane obu stron, towary lub usługi, ich cenę, stawkę VAT oraz proponowany termin płatności. Informacji powinno wystarczyć, by nabywca rozpoznał zamówienie i sprawdził jego warunki (Źródło: inFakt, „Faktura pro forma – zobacz kiedy warto wystawić” – infakt.pl/pro-forma).

• Sprzedawca i nabywca – wpisz dane, które pozwolą zidentyfikować obie strony.
• Towary lub usługi – podaj ich nazwy i zakres zamówienia (Źródło: PPPortal, „Faktura proforma – co to jest i kiedy ją wystawić?” – ppportal.pl/faktura-proforma-co-to-jest-i-kiedy-ja-wystawic).
• Cena i stawka VAT – pokaż kwoty oraz sposób wykazania podatku.
• Proponowany termin płatności – wskaż datę, do której sprzedawca oczekuje zapłaty na uzgodnionych warunkach.

Zanim wystawisz fakturę, potwierdź z drugą stroną warunki zamówienia zapisane na proformie.

Czym jest proforma z punktu widzenia księgowości i jak wygląda?

Proforma jest dokumentem handlowym, nie zaś dokumentem księgowym do rozliczenia sprzedaży lub zakupu. Ponieważ może wyglądać jak zwykła faktura, wyraźnie oznacz jej rodzaj. Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT definiuje fakturę jako dokument zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (Źródło: Ministerstwo Finansów – Podręcznik KSeF 2.0 – ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf).

O traktowaniu proformy przesądza jej funkcja, a nie rozmieszczenie pól. Oddziel więc uzgodnienia z klientem od dokumentów, na których opierasz rozliczenia. Art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wskazuje, że podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (Źródło: Ustawa o rachunkowości – ELI – eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/522/text/U/D20260522Lj.pdf).

Proforma może wyglądać jak faktura, ale sam wygląd nie czyni jej podstawą zapisu w księgach.

Czy proformę trzeba księgować?

Faktury proforma nie księguje się ani nie wpisuje do ewidencji sprzedaży lub zakupów. Transakcję rozliczaną dokumentuje natomiast właściwa faktura. Art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wymaga, by ewidencja zawierała dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia podatku, w tym dane o dowodach sprzedaży i zakupów (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=109&rodzaj=29).

Sprawdź ustalenia stron dotyczące zapłaty. Samo otrzymanie proformy nie oznacza jeszcze, że trzeba zapłacić.

Czy proforma jest fakturą VAT i wywołuje skutki podatkowe?

Proforma nie jest fakturą VAT. Jej wystawienie nie powoduje obowiązku zapłaty VAT ani nie daje nabywcy prawa do odliczenia podatku. Pokazuje planowane warunki, lecz nie potwierdza zdarzenia rozliczanego podatkowo.
Sprzedawca nie wykazuje VAT tylko dlatego, że wysłał proformę; nabywca nie odlicza podatku na jej podstawie. Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wiąże kwotę podatku naliczonego z kwotami wynikającymi z faktur otrzymanych przez podatnika (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – OpenLEX – sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-86).

Gdzie znaleźć wzór i przykłady faktury proforma?

Wzór faktury proforma znajdziesz w programach do fakturowania oraz serwisach z szablonami dokumentów sprzedażowych. Upewnij się, że szablon pozwala oznaczyć dokument jako „faktura proforma” lub „pro forma”. Takie oznaczenie odróżnia go od właściwej faktury. Przed wysłaniem porównaj wzór z warunkami zamówienia klienta.

Czym proforma przypomina zwykłą fakturę?

Układ proformy przypomina zwykłą fakturę: widać na niej strony transakcji, pozycje zamówienia i kwoty. Podobny wygląd nie oznacza jednak tej samej funkcji. Kwota na proformie może się różnić od kwoty na ostatecznej fakturze, gdy strony zmienią warunki zamówienia. Z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podstawą opodatkowania jest co do zasady zapłata otrzymana lub należna za sprzedaż, nie nieaktualna kwota z proformy (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=29.a&rodzaj=29).

Proforma pomaga uzgodnić transakcję, ale nie zastępuje dokumentu potrzebnego do jej rozliczenia. Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT zobowiązuje podatnika do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz innego podatnika (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2025.167.0000775,-1,USTAWA-z-dnia-11-marca-2004-r-o-podatku-od-towarow-i-uslug.html?dok=4312442&nr=106.b&rodzaj=29).

Czym jest wpłata na podstawie proformy i jak ją rozliczyć?

Wpłata na podstawie proformy oznacza przekazanie pieniędzy na warunkach wskazanych w dokumencie handlowym. Sposób jej rozliczenia zależy od tego, czy klient zapłacił przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Wcześniejsza wpłata jest zaliczką – częścią lub całością ceny otrzymaną przed sprzedażą. Art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przewiduje fakturę dokumentującą wcześniejszą zapłatę za dostawę lub usługę, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków (Źródło: Ustawa o podatku od towarów i usług – Inforlex – inforlex.pl/wersje-fragmentu/tresc,DZU.2022.119.0000931,-1,.html?dok=3470194&nr=106.b&rodzaj=29).

Co do zasady obowiązek podatkowy w VAT od wpłaconej kwoty powoduje otrzymanie zaliczki, a nie wystawienie proformy. Rozlicz faktyczną płatność i późniejszą sprzedaż. Samej proformy nie traktuj jako dokumentu rozliczeniowego.

Trzeba więc odróżnić dokument opisujący warunki zamówienia od przedpłaty, która rzeczywiście wpłynęła.

Jak rozliczyć wpłatę z proformy fakturą zaliczkową i końcową?

Przy rozliczaniu wpłaty z proformy sprawdź dwie rzeczy: datę otrzymania pieniędzy i kwotę faktycznie zapłaconą przez klienta.

• Ustal, czy pieniądze wpłynęły przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi oraz jaką część ceny obejmują.
• Po otrzymaniu zaliczki co do zasady wystaw fakturę zaliczkową, która potwierdza przedpłatę. Według mikroPorady.pl termin wystawienia faktury VAT po opłaceniu proformy to 15. dzień następnego miesiąca (Źródło: mikroPorady.pl, „Rozliczenie płatności za proformę z inną fakturą” – mikroporady.pl/pytania-do-eksperta/porady-eksperta/rozliczenie-platnosci-za-proforme-z-inna-faktura).
• Po zakończeniu transakcji sprawdź, czy klient musi jeszcze coś dopłacić. Jeśli tak, wystaw fakturę końcową, która rozlicza sprzedaż z uwzględnieniem zaliczki.

Rozlicz przedpłatę oraz pozostałą część ceny, nie naliczając ponownie kwoty już zapłaconej. Liczą się otrzymane pieniądze i przebieg sprzedaży, nie samo wystawienie proformy.

Faktura proforma w przepisach i codziennej praktyce

Ustawa o VAT nie definiuje proformy ani nie narzuca jej obowiązkowej treści. To dokument handlowy, więc dostosuj jego układ do transakcji. Zadbaj przy tym o czytelne oznaczenie.

Na co dzień proforma pomaga powiązać ustalenia z konkretnym zamówieniem. Zachowaj ją w dokumentacji handlowej, jeśli później możesz potrzebować warunków przekazanych klientowi.

Proforma może zatem porządkować dokumentację handlową, choć nie trafia do ewidencji księgowej.

Czy proformy trzeba ujmować w ewidencji?

Proformy nie wpisuje się do ewidencji księgowej, ale można zachować ją w rejestrze dokumentów handlowych. Ewidencja służy rozliczeniom; rejestr handlowy pozwala wrócić do uzgodnień.

Jak proforma działa w praktyce? Przykłady transakcji?

Proforma pokazuje klientowi warunki konkretnego zamówienia jeszcze przed jego realizacją. Sposób jej użycia dopasuj do przebiegu transakcji:

• Przy zamówieniu towaru pokaż klientowi wybraną ilość i uzgodniony zakres dostawy (Źródło: Comarch ERP Enterprise, „Wprowadzenie: Sprzedaż” – pomoc.comarch.pl/cee/index.php/documentation/wprowadzenie-sprzedaz).
• Przy usłudze opisz prace, które klient ma zaakceptować przed rozpoczęciem realizacji (Źródło: Biznes Freelancera, „Zakres współpracy z klientem – co ustalić?” – biznesfreelancera.pl/zakres-wspolpracy-z-klientem).
• Gdy zamówienie się zmieni, porównaj nowe ustalenia z proformą przekazaną wcześniej.

W każdym z tych przypadków strony mogą wrócić do tej samej wersji zamówienia.

Jakie zasady wystawiania proformy obowiązują obecnie?

Przygotuj proformę tak, by obie strony mogły ją łatwo odczytać. Pamiętaj jednak o właściwej fakturze, gdy powstanie obowiązek jej wystawienia. Krajowy System e-Faktur (KSeF) obsługuje faktury ustrukturyzowane, czyli faktury w wymaganym formacie elektronicznym; proformy nie wystawia się ani nie przechowuje w tym systemie.
Nie wysyłaj jej więc do KSeF zamiast właściwej faktury.

Jak wystawić proformę w wFirma.pl?

W wFirma.pl proformę przygotujesz podczas wystawiania dokumentów sprzedażowych. Wybierz typ dokumentu „faktura pro forma”, gdy chcesz pokazać klientowi warunki zamówienia przed wystawieniem właściwej faktury.

• Otwórz moduł sprzedaży i wybierz wystawienie nowego dokumentu.
• Wybierz fakturę pro forma, a następnie wpisz kontrahenta i pozycje zamówienia.
• Sprawdź podsumowanie, zapisz dokument i przekaż go klientowi wybraną metodą.

Zachowaj proformę przy zamówieniu. Łatwiej będzie do niej wrócić podczas dalszej obsługi sprzedaży.

Proforma zapisuje ustalenia handlowe, lecz nie zastępuje właściwej faktury wymaganej do rozliczenia transakcji.

Proforma w handlu i usługach: od oferty po platformy online

Proforma przedstawia warunki sprzedaży towarów i usług. To, jak ją wykorzystasz, zależy od przebiegu transakcji. W handlu międzynarodowym może też poświadczać wartość towarów na potrzeby celne.

Możesz przekazać proformę bezpośrednio kontrahentowi albo przygotować ją w narzędziu do obsługi sprzedaży. Przed wysłaniem sprawdź zakres zamówienia. Upewnij się też, że dokument odpowiada zasadom rozliczenia na danej platformie.

Niezależnie od kanału sprzedaży proforma przedstawia warunki konkretnej transakcji.

Jak proforma pełni rolę oferty handlowej?

Proforma może być ofertą zawarcia umowy, a zapłata kontrahenta – oznaczać jej przyjęcie. Żeby klient znał proponowane warunki:

• Opisz towar lub usługę oraz zakres świadczenia (Źródło: ITBPS, „Faktura pro forma w praktyce” – itbps.pl/blog/faktura-pro-forma-w-praktyce).
• Wpisz cenę i warunki, na których proponujesz realizację zamówienia.
• Ustal sposób przyjęcia propozycji przez klienta i zachowaj potwierdzenie jego decyzji.

Zachowaj treść oferty, by obie strony mogły później porównać ją z realizacją zamówienia.

Czy proforma może wspierać promocję usług?

Proforma może wspierać promocję usługi: zmienia ogólną propozycję w warunki skierowane do konkretnego klienta. Poniższe zestawienie pokazuje, co odbiorca dowiaduje się z każdej formy komunikacji.

Proforma nie zastąpi reklamy. Pomoże za to klientowi ocenić propozycję, gdy zainteresuje się usługą.

Jak przygotować proformę w zistemo?

W zistemo wybierz dokument pro forma w narzędziu do obsługi sprzedaży i wpisz warunki zamówienia. Przygotuj go, gdy klient chce sprawdzić propozycję przed realizacją.

• Wybierz klienta, którego dotyczy dokument.
• Dodaj pozycje odpowiadające oferowanym towarom lub usługom.
• Przed wysłaniem sprawdź kwoty, dane odbiorcy i oznaczenie dokumentu.

Przekaż klientowi proformę, którą będzie mógł porównać z uzgodnionym zamówieniem.

Jak działa proforma w Useme?

W Useme proforma wskazuje płatność wymaganą w procesie rozliczenia przed wystawieniem faktury VAT. Samo jej otrzymanie co do zasady nie zobowiązuje odbiorcy do zapłaty. W rozliczeniu przez Useme opłacenie proformy jest jednak warunkiem wystawienia tej faktury.

• Sprawdź dane transakcji i kwotę na dokumencie udostępnionym w Useme.
• Opłać proformę zgodnie z instrukcją płatności na platformie.
• Po zaksięgowaniu wpłaty sprawdź dokument wystawiony w ramach rozliczenia.

W procesie Useme opłacenie proformy prowadzi do etapu wystawienia faktury VAT.

Proforma pomaga uzgodnić warunki handlowe. Jej znaczenie dla płatności zależy od przyjętego sposobu rozliczenia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura proforma musi iść do KSeF?

Nie, proforma jest dokumentem handlowym, a nie fakturą VAT. Nie stanowi więc faktury do rozliczenia w KSeF.

Czy fakturę proforma można wrzucić w koszty?

Nie. Proforma nie jest dokumentem księgowym ani podstawą zapisu zakupu w księgach.

Czy można odliczyć VAT od faktury proforma?

Nie. Proforma nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT; potrzebna jest właściwa faktura.

Czy przepisy określają urzędowy wzór faktury proforma?

Nie. Ustawa o VAT nie definiuje proformy ani nie narzuca jej obowiązkowej treści.

Czy sam tytuł dokumentu przesądza, że jest on proformą?

Nie. O traktowaniu dokumentu decyduje jego funkcja, a nie sam układ pól czy wygląd.